Viajar a trabalho é uma parte essencial da rotina de muitas empresas, seja para fechar negócios, participar de eventos ou alinhar estratégias com filiais e parceiros. No entanto, a forma como essas viagens são planejadas, aprovadas e geridas impacta diretamente os custos, a produtividade e até a segurança financeira da organização.
É nesse contexto que o sistema de viagens corporativas ganha destaque, oferecendo automação, controle e conformidade para todo o processo, da reserva ao reembolso.
Também surgiram alternativas como o open booking, modelo em que o colaborador tem autonomia total para escolher e reservar passagens e hospedagens por conta própria, fora de um sistema centralizado. Embora essa prática prometa flexibilidade, ela traz desafios significativos para o controle de despesas, compliance e eficiência operacional.
Neste artigo, você vai entender como funcionam esses dois modelos, suas principais diferenças e por que empresas que buscam escalabilidade e governança têm migrado para soluções integradas como o VExpenses Viagens.
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Entendendo os dois modelos de reserva corporativa
Toda empresa que realiza viagens a trabalho precisa escolher como vai gerenciar esse processo. E, nesse ponto, surgem dois caminhos distintos: o open booking e o sistema de viagens corporativas.
O open booking é um modelo descentralizado, no qual o próprio colaborador realiza as reservas diretamente em sites ou aplicativos de sua escolha. Já o sistema de viagens corporativas centraliza todo o fluxo em uma única plataforma, conectando solicitações, aprovações, pagamentos e prestação de contas.
Em outras palavras, trata-se de escolher entre autonomia sem controle centralizado e gestão estruturada com visibilidade total. Enquanto o open booking oferece liberdade operacional, o sistema corporativo garante eficiência, conformidade e segurança financeira, fatores essenciais para empresas que buscam escalar sem perder governança.
O que é um sistema de viagens corporativas
Um sistema de viagens corporativas é uma plataforma que centraliza todo o processo de gestão de viagens, desde a solicitação e aprovação até a reserva, o pagamento e a prestação de contas. Ele atua como uma agência digital integrada, reunindo tecnologia, atendimento especializado e inteligência financeira em um só ambiente.
Na prática, esse tipo de sistema automatiza as etapas que antes dependiam de vários sites de reserva, trocas de e-mails, planilhas e reembolsos manuais. Com ele, o gestor aprova solicitações em poucos cliques, visualiza relatórios consolidados e mantém conformidade com a política de viagens da empresa.
Soluções como o VExpenses Viagens vão além da reserva: elas conectam o processo de viagem à gestão de despesas, integrando cartões corporativos, dashboards inteligentes e IA antifraude para uma experiência totalmente segura e automatizada.
O que é o open booking e como ele funciona
O open booking é um modelo descentralizado de gestão de viagens, em que o colaborador tem autonomia para fazer suas reservas em qualquer site, aplicativo ou agência de preferência. Depois, ele segue o processo definido pela empresa, que geralmente envolve enviar os comprovantes para prestar contas e solicitar o reembolso das despesas.
À primeira vista, essa liberdade parece vantajosa. Afinal, o profissional pode buscar o melhor preço ou escolher acomodações mais convenientes. No entanto, quando analisamos sob a ótica da governança corporativa, o open booking se mostra um modelo difícil de controlar e caro de administrar.
As limitações do open booking para empresas
Empresas que adotam o open booking enfrentam diversos desafios práticos:
- Falta de visibilidade dos gastos: as informações ficam dispersas entre diferentes plataformas e e-mails, dificultando o acompanhamento em tempo real.
- Risco de não conformidade: sem políticas automatizadas, é comum que as reservas não sigam regras internas de valor, categoria ou antecedência mínima.
- Retrabalho para o time financeiro: o processo de reembolso exige conferência manual, análise de notas e conciliação individualizada.
- Ausência de dados consolidados: sem integração entre sistemas, torna-se quase impossível medir indicadores como custo médio por viagem ou retorno sobre o investimento (ROI).
Ou seja, o open booking pode funcionar para empresas pequenas com poucas viagens, mas rapidamente se torna inviável em organizações em crescimento.
Sistema de viagens corporativas vs open booking: principais diferenças
Para decidir entre os dois modelos, é importante observar o impacto que cada um tem sobre a governança, a eficiência operacional e a experiência dos colaboradores.
Governança e conformidade
No open booking, as políticas de viagem não são aplicadas de forma automática, o que aumenta o risco de reservas fora dos parâmetros definidos pela empresa. Já os sistemas de viagens corporativas asseguram conformidade desde o início, com regras e limites configurados na própria plataforma, garantindo compliance e controle orçamentário.
Centralização de dados e relatórios
Enquanto o open booking dispersa informações, o sistema centraliza todos os dados em uma única plataforma. Isso permite gerar relatórios personalizados, acompanhar despesas em tempo real e facilitar auditorias. No VExpenses Viagens, por exemplo, o gestor tem acesso a um dashboard exclusivo, com visão completa de gastos, tempo médio de aprovação e total de reservas.
Experiência do colaborador
Em um sistema moderno, o colaborador continua tendo liberdade para escolher opções de voo e hotel, mas dentro de um ambiente que já valida automaticamente as políticas da empresa. O resultado é uma experiência fluida, com menos burocracia e mais segurança.
Custos e eficiência operacional
O open booking pode gerar custos ocultos, como horas gastas com conciliação. Já o sistema de viagens corporativas elimina essas ineficiências com automação, cashback em reservas e integração direta com cartões corporativos, como o Cartão VExpenses.
Por que migrar para um sistema de viagens corporativas integrado
Migrar para um sistema de viagens corporativas é mais do que trocar de ferramenta: é transformar a forma como a empresa enxerga e gerencia seus deslocamentos profissionais.
Políticas de viagem automatizadas
Com políticas configuradas diretamente no sistema, cada solicitação e reserva segue as regras definidas pela empresa, de valores máximos por trecho a restrições de categoria de hotel. Isso reduz erros, evita gastos fora da política e fortalece o compliance.
Aprovação e pagamentos centralizados
Em vez de depender de múltiplos e-mails, o sistema permite aprovar viagens em poucos cliques, com notificações automáticas e histórico completo das decisões. Os pagamentos são processados dentro da própria plataforma, garantindo rastreabilidade e eliminando a necessidade de reembolsos manuais.
Integração com cartões corporativos e controle de despesas
O sistema ideal conecta o módulo de viagens ao cartão corporativo e à gestão de despesas. No caso do VExpenses, essa integração permite que cada reserva seja paga com o Cartão Viagens VExpenses, que oferece cashback e número de cartão dinâmico a cada transação, garantindo máxima segurança.
Como a VExpenses transforma a gestão de viagens corporativas
O VExpenses Viagens é mais do que uma plataforma: é uma agência digital de viagens corporativas all in one, que cuida de tudo: da compra das passagens à prestação de contas.
Solicitação e aprovação de viagens no mesmo sistema
O colaborador solicita a viagem, o gestor aprova e a reserva é feita dentro do mesmo ambiente. A plataforma oferece busca simplificada de voos e hotéis, sem cobrança de taxa de serviço (fee), além de agentes de viagem disponíveis 24/7 para demandas específicas, como locação de veículos ou reservas internacionais.
Pagamentos com Cartão VExpenses e integração total
As reservas são pagas com o Cartão Viagens VExpenses, que centraliza os gastos, elimina adiantamentos e garante conciliação automática. Cada pagamento gera cashback e um novo número de cartão — recurso que reforça a proteção antifraude e assegura o uso exclusivo para despesas aprovadas.
Lançamento automático de despesas com o Assistente VExpenses (IA)
Com o Assistente VExpenses, o registro de gastos é instantâneo. O colaborador pode lançar despesas por voz, texto ou foto, e a inteligência artificial preenche os campos automaticamente. Isso elimina erros, acelera a prestação de contas e mantém as informações organizadas na nuvem.
Benefícios estratégicos para o time financeiro
Do ponto de vista do financeiro, o sistema de viagens corporativas é um divisor de águas. Ele reduz retrabalho dos aprovadores, melhora a precisão dos dados e fortalece o controle sobre o orçamento.
Com o dashboard unificado da VExpenses, é possível visualizar gastos por centro de custo, projeto ou unidade de negócio, e identificar padrões de consumo. Além disso, a integração com o ERP permite exportar dados automaticamente, reduzindo o tempo de fechamento e aumentando a confiabilidade das informações.
Outro diferencial está na IA antifraude, que identifica inconsistências em tempo real, evitando duplicidade de lançamentos ou despesas fora da política. Assim, a auditoria deixa de ser reativa e passa a ser preventiva.
Conclusão: o futuro das viagens corporativas é inteligente e centralizado
As viagens corporativas deixaram de ser apenas uma questão logística — elas são parte estratégica da gestão financeira. Modelos descentralizados, como o open booking, podem parecer flexíveis, mas comprometem o controle e a eficiência no longo prazo.
Sistemas integrados, como o VExpenses Viagens, unem tecnologia, automação e atendimento humano para transformar a experiência de viagem de ponta a ponta. É a evolução natural de um mercado que exige agilidade sem abrir mão da governança.
Conheça o sistema de viagens corporativas da VExpenses e descubra como simplificar toda a gestão de viagens da sua empresa.
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