Armazenar os documentos da empresa, sejam físicos ou digitais, é imprescindível para manter tanto o jurídico quanto a contabilidade em ordem.
A principal dúvida que surge entre gestores e colaboradores em relação ao armazenamento de documentação é: por quanto tempo devo guardar os documentos da empresa?
Por ser um tópico de extrema importância, existe uma legislação vigente que prevê determinações sobre o tempo de armazenamento sobre cada tipo de conta e recibo.
Por isso, para não correr nenhum risco, é preciso saber quais documentos podem ou não ser descartados e por quanto tempo cada um deve ser armazenado.
Fizemos este artigo para te ajudar com esse tema. Descubra agora por quanto tempo você deve guardar comprovantes de pagamento.
Boa leitura!
Qual a importância de guardar os documentos dos funcionários?
Por conta do grande volume de papel gerado diariamente, muitas pessoas acabam descartando notas fiscais, comprovantes de pagamentos e recibos para evitar o acúmulo de documentos.
Entretanto, esses papéis são essenciais para a comprovação de serviços, produtos e até mesmo direitos ligados aos funcionários que estão na empresa ou que já passaram por ela.
Por isso, é essencial saber o período certo de armazenamento de cada documento.
Mesmo sendo uma prática comum, é necessário tomar alguns cuidados na hora de liberar espaço de armazenamento.
Muitos documentos são comprovantes de extrema importância e simplesmente jogar fora alguns papéis pode trazer problemas legais para a empresa e gerar processos trabalhistas.
Dessa forma, quando o armazenamento não é feito pelo tempo correto, o seu negócio corre o risco de ser taxado novamente pela Receita Federal ou, até mesmo, ser multado por não apresentar o comprovante requisitado.
Além disso, dependendo do processo que esteja em curso, a falta de comprovação de documentos pode acarretar na dificuldade de defesa da empresa durante alguma fiscalização de caráter fiscal ou trabalhista.
E você, sabe por quantos anos devemos guardar comprovantes de pagamentos?
Acompanhe nosso artigo para saber mais sobre o assunto.
Quais são os métodos de arquivamento de documentos?
Acima de tudo, para arquivar todos os documentos necessários para o bom funcionamento de qualquer empresa é preciso organização.
Você sabe como guardar comprovantes de pagamentos?
Nesse cenário, o ideal é que seja criado um planejamento, no qual o gestor responsável consiga organizar todos os documentos e mantenha uma rotina de armazenamento dos mesmos.
Quando falamos em guardar registros corporativos de maneira física, é preciso tomar alguns cuidados, tais como:
- Manter os papéis organizados em pastas setorizadas;
- Em um lugar adequado (longe do sol e em local seco e arejado);
- De fácil acesso pelo gestor responsável.
Além disso, também é indicado que as pastas com documentos contenham arquivos organizados de acordo com o que for mais interessante para a empresa.
Nesses casos, é bastante comum encontrar uma organização feita por data de admissão ou até mesmo por ordem alfabética.
Afinal, não é nenhum segredo que manter uma gestão organizada da sua empresa é essencial para o bom funcionamento da mesma.
Qual a melhor forma de guardar documentos trabalhistas?
Com o passar dos anos e o avanço da tecnologia, as ações do dia a dia foram se tornando cada vez mais práticas. Uma delas com certeza é o armazenamento de documentos, tanto na vida pessoal, quanto na profissional.
Atualmente, grandes, médias e pequenas empresas já podem contar com a implementação da digitalização de documentos.
Essa ação vem sendo cada vez mais empregada, principalmente por conta da praticidade oferecida às companhias.
Você pode encontrar essa praticidade e segurança, principalmente, em tecnologias que oferecem armazenamento em nuvem, como os Google Drive, por exemplo.
O VExpenses é outro exemplo de tecnologia que utiliza o armazenamento em nuvem. Na plataforma de gestão de prestação de contas de funcionários, os comprovantes fiscais ficam armazenados em nuvem e podem ser acessados a qualquer hora pelo gestor.
Com certeza, manter os documentos obrigatórios bem guardados em nuvens durante o tempo necessário alivia – e muito – a necessidade de um espaço físico adequado.
Além de diminuir certos riscos que podem prejudicar não só os arquivos, como o futuro da empresa.
Por quanto tempo devo guardar os documentos da empresa?
Como já dissemos anteriormente, manter certos documentos armazenados de forma correta é crucial para o bom andamento e funcionamento legal de qualquer empresa.
Assim, para cada tipo de arquivo é necessário um tempo diferente e é essencial saber por quanto tempo guardar comprovantes de pagamentos, por exemplo:
- Imposto de renda: 5 anos;
- Água, luz e telefone: 5 anos;
- IPTU, IPVA e outros: 5 anos;
- Aluguel e taxas de condomínio: 3 anos;
- Faturas de cartão: 1 ano;
- Multas: 2 anos;
- INSS: até ser realizado o pedido de aposentadoria;
- Seguro: 1 ano;
- Financiamentos e dívidas: até o fim de todas as quitações.
Quantos anos a empresa tem que guardar documentos de funcionários?
Além dos arquivos gerais que fazem parte integrante de qualquer empresa, os documentos trabalhistas devem receber uma atenção especial.
Os mesmos podem ser divididos em quatro períodos de armazenamento diferentes, que variam de acordo com a importância de cada um.
Hoje em dia, no Brasil, é necessário guardar documentos referentes aos trabalhadores por até 30 anos.
Entretanto, existem outros de períodos mais curtos, como dois ou cinco anos.
Você sabe por quanto tempo a empresa deve guardar documentos de funcionários? Confira mais abaixo!
Quais documentos guardar e por quanto tempo?
Os documentos de maior importância para a vida do trabalhador devem ser guardados durante 30 anos, sendo eles:
- Fundo de Garantia de Tempo de Serviço (FGTS);
- Guia de recolhimento do FGTS e informações à Previdência Social (GFIP);
- Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social (GRFC).
Outros comprovantes relacionados aos funcionários também devem ser objeto de atenção, tais como aqueles relacionados à folha de pagamento e sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários. É indicado que estes sejam guardados por 10 anos.
Os demais comprovantes diretamente relacionados aos funcionários possuem uma validade menor, mas nem por isso podem ser negligenciados, confira:
- Contribuição previdenciária (GPS): 5 anos;
- Contribuição sindical (GRCSU): 5 anos;
- Recibo de pagamento de salário, 13o salário, férias e controle de ponto: 5 anos;
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED): 5 anos;
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS): 5 anos;
- Termos de rescisão de contrato de trabalho: 2 anos;
- Pedido de demissão: 2 anos,
- Aviso prévio: 2 anos.
Já no caso dos documentos envolvidos no processo de contratação devem ser armazenados por prazo indeterminado, como contrato de trabalho ou livro de registro do funcionário.
Como organizar e arquivar documentos de uma empresa?
Sem dúvidas a melhor maneira de armazenar arquivos em qualquer empresa hoje em dia é através da nuvem.
A tecnologia já ocupa todos os espaços da nossa vida e deve ser vista e utilizada como uma ferramenta que veio para ajudar a otimizar processos e baixar os custos.
1. Armazenamento na nuvem
Ao guardar documentos tão importantes e por tanto tempo na nuvem os negócios conseguem economizar não somente com espaço, como também tempo e dinheiro.
Já que, de maneira geral, o armazenamento na nuvem reduz gastos desnecessários com softwares tradicionais, além de ser bem mais barato que manter um espaço físico para a manutenção dos documentos.
Além disso, outro ponto positivo importante é a facilidade de acesso aos documentos. Os mesmos podem ser alcançados desde um computador, celular ou tablet, basta somente ter uma conexão com a internet.
Dessa forma, qualquer funcionário consegue ter acesso aos documentos de qualquer lugar.
2. Arquivos digitais
Atualmente, a proteção de dados tem se tornado tópico essencial para qualquer empresa.
Ao optar pelo armazenamento de dados na nuvem, a segurança das informações está garantida pelo sistema de criptografia, impedindo vazamentos e invasões.
Em um momento no qual o home office tem se tornado cada vez mais frequente nas empresas, aquelas que investiram na digitalização dos seus documentos saíram na frente.
Se a sua empresa ainda não conta com o arquivamento dos documentos de forma digitalizada e virtual, não se desespere! Ainda há tempo de facilitar esse processo e garantir maior segurança para o futuro da sua empresa.
Agora que você já sabe quantos anos devemos guardar comprovantes de pagamentos, aproveite para assinar nossa newsletter e ficar por dentro de todos os assuntos de gestão empresarial e financeira!
