A troca do reembolso pelo cartão corporativo é o movimento de substituir o ressarcimento retroativo de despesas por um meio de pagamento integrado, que dá à empresa visibilidade e controle no momento em que o gasto acontece.
Durante anos, o reembolso foi tratado como o caminho natural para despesas corporativas no Brasil. O colaborador pagava do próprio bolso, guardava os comprovantes, preenchia um relatório e aguardava a devolução do valor. Até que o volume de despesas cresceu, o financeiro ficou sobrecarregado e os dados começaram a mostrar outro movimento: as empresas brasileiras estão trocando o reembolso pelo cartão corporativo e essa inversão, pela primeira vez, aparece confirmada em números.
O estudo Cenário de Despesas Corporativas no Brasil 2025, da VExpenses, analisou mais de 53 milhões de transações em 4.858 empresas e registrou que as despesas pagas com cartão corporativo ultrapassaram as despesas via reembolso pela primeira vez na série histórica. A mudança representa uma tendência que vem se consolidando ao longo dos últimos cinco anos.
Ao longo deste artigo, você vai entender o que está por trás dessa mudança, quais são os gargalos do reembolso que aceleraram a migração e o que essa movimentação revela sobre a maturidade financeira das organizações no país.
Para levar em conta
- A queda do reembolso nas empresas entre 2021 e 2025 mostra que o modelo perde relevância à medida que o volume de despesas escala.
- O principal gargalo do reembolso não é o custo da operação, mas a visibilidade tardia, pois o financeiro só enxerga a despesa depois que ela já aconteceu.
- Combinar cartão corporativo com reembolso para cenários pontuais pode ser mais eficiente do que adotar um único modelo para todas as situações.
- A conciliação automática entre cartão e plataforma de gestão é o que transforma o meio de pagamento em dado estruturado para decisões financeiras.
- Começar com uma área piloto antes de distribuir cartões para toda a empresa reduz resistência, permite ajustes na política e acelera a adoção.
O reembolso como padrão histórico das despesas corporativas
O modelo de reembolso acompanhou a rotina financeira das empresas brasileiras durante décadas. Para entender por que as empresas brasileiras estão trocando o reembolso pelo cartão corporativo, vale primeiro observar como esse ciclo funciona na prática e por que se manteve como referência por tanto tempo.
Como o modelo de reembolso funciona na prática?
O ciclo do reembolso corporativo segue uma sequência conhecida pela maioria dos times financeiros:
- O colaborador paga a despesa com recursos próprios (alimentação, transporte, hospedagem, entre outras);
- Guarda o comprovante fiscal da transação;
- Preenche um relatório de despesas, anexando cada comprovante;
- Envia o relatório para aprovação do gestor ou do financeiro;
- Após a análise e aprovação, a empresa devolve o valor gasto ao colaborador.
Esse modelo nasceu em um contexto de menor volume de transações e menor disponibilidade de tecnologia para gestão financeira. Quando o número de colaboradores em campo era pequeno e os gastos eram esporádicos, o fluxo funcionava de forma razoável. O problema aparece quando o volume de despesas cresce e a complexidade operacional acompanha esse avanço.
Por que o reembolso foi o padrão por tanto tempo?
A resposta está em três fatores práticos que favoreciam a adoção do reembolso:
- baixo custo inicial de implantação: não exige contratação de plataformas, emissão de cartões ou integração com sistemas de gestão. Basta uma planilha e um fluxo de e-mails;
- familiaridade dos times: tanto colaboradores quanto gestores já conhecem o processo. Teoricamente, não há necessidade de treinamento ou mudança de cultura;
- sem dependência de infraestrutura bancária: diferente do cartão corporativo, o reembolso não demanda acordo com instituições financeiras ou emissão de meios de pagamento adicionais.
Esses três fatores explicam por que o reembolso dominou por tanto tempo. Em 2021, 95% das empresas analisadas pelo estudo da VExpenses utilizavam o reembolso como forma de pagamento, o que o tornava praticamente universal.
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Por que o reembolso perdeu espaço nas empresas?
O cenário mudou. Em 2025, o uso do reembolso como forma de pagamento caiu para 77% das empresas, de acordo com o estudo Cenário de Despesas Corporativas no Brasil 2025. Entender por que as empresas brasileiras estão trocando o reembolso pelo cartão corporativo passa por identificar os gargalos operacionais que o modelo de reembolso apresenta quando a operação ganha escala.
A seguir, os principais pontos que explicam essa transição!
Dependência do colaborador como intermediário financeiro
No modelo de reembolso corporativo, o colaborador antecipa recursos pessoais para cobrir despesas da empresa. Isso pode parecer um detalhe operacional, mas gera uma série de efeitos práticos na gestão de despesas corporativas, como:
- desconforto financeiro: nem todo colaborador tem disponibilidade para antecipar valores, especialmente em viagens corporativas mais longas ou com múltiplas despesas;
- dúvidas sobre o que é reembolsável: sem regras claras e acessíveis, o colaborador pode evitar gastos legítimos ou, ao contrário, registrar despesas que não estão dentro da política;
- atrasos na prestação de contas: quando o processo depende de o colaborador reunir comprovantes e preencher relatórios, a tendência é que a entrega demore, o que impacta diretamente o fechamento do financeiro.
Um exemplo recorrente: em conversas com empresas que migraram para o cartão corporativo, relatos apontam que a adoção do cartão foi positiva, porque até então o recurso era disponibilizado na conta do colaborador, exigindo que ele usasse dinheiro próprio para despesas da empresa e depois aguardasse a devolução.
Visibilidade tardia dos gastos
A empresa só enxerga a despesa depois que o colaborador conclui a prestação de contas corporativa. Até que o relatório seja enviado, aprovado e processado, o financeiro opera com informações incompletas, o que compromete o controle de despesas empresariais.
As consequências desse atraso incluem:
- dificuldade para controlar orçamento: sem dados em tempo real, o gestor financeiro depende de estimativas ou do histórico de meses anteriores, o que reduz a previsibilidade;
- identificação tardia de desvios: gastos fora da política, valores acima do esperado ou despesas em categorias atípicas só são detectados dias ou semanas depois de acontecerem;
- falta de rastreabilidade por área ou projeto: sem integração entre meio de pagamento e plataforma de gestão, mapear despesas por centro de custo ou projeto exige trabalho manual.
Quando a gestão de despesas corporativas depende de informações que só chegam depois do fato, a capacidade de tomar decisões rápidas fica comprometida.
Mais retrabalho para o time financeiro
O modelo de reembolso concentra uma carga operacional considerável no time financeiro. Cada relatório precisa ser conferido, cada comprovante precisa ser validado e os valores precisam ser conciliados antes de a empresa devolver o montante ao colaborador.
Na prática, o ciclo se repete assim:
- Receber o relatório do colaborador;
- Conferir se os comprovantes estão corretos e dentro da política;
- Identificar e devolver relatórios com inconsistências;
- Aprovar e processar o pagamento;
- Conciliar os valores no sistema financeiro.
Quando esse processo envolve dezenas ou centenas de colaboradores, o financeiro acaba dedicando uma parcela significativa do seu tempo a tarefas operacionais que poderiam ser automatizadas. Isso reduz o espaço para atividades estratégicas, como análise de dados, planejamento orçamentário e identificação de oportunidades de redução de custos.
Por que o cartão corporativo ganhou protagonismo?
Os dados do estudo Cenário de Despesas Corporativas no Brasil 2025 mostram uma virada relevante e ajudam a explicar por que as empresas brasileiras estão trocando o reembolso pelo cartão corporativo: as despesas pagas com cartão saíram de 26% de representatividade para 51% em cinco anos, ultrapassando o reembolso pela primeira vez na série histórica.
Ao mesmo tempo, o cartão corporativo para empresas alcançou presença em 77% das organizações analisadas, igualando-se ao reembolso em adoção.
Essa mudança aconteceu porque o cartão corporativo resolve, de forma direta, vários dos gargalos que o reembolso apresenta. Confira os principais fatores:
- eliminação da antecipação pelo colaborador: com o cartão, a empresa disponibiliza o saldo diretamente. O colaborador não precisa usar recursos próprios, e a empresa mantém o controle sobre os valores disponíveis;
- visibilidade em tempo real: cada transação aparece na plataforma de gestão no momento em que acontece. Isso muda a dinâmica do financeiro, que passa a acompanhar os gastos à medida que ocorrem, e não apenas quando a prestação de contas chega;
- conciliação automática: quando o cartão está integrado a uma plataforma de gestão de despesas, as transações são registradas automaticamente, reduzindo o trabalho manual de conferência e os riscos de erro;
- aplicação automática de políticas: é possível configurar regras de uso, como categorias permitidas e valores definidos, diretamente na plataforma, sem depender da boa vontade ou do conhecimento do colaborador sobre a política.
Além desses fatores, as formas de pagamento corporativo estão se diversificando. Em 2025, 47% das empresas já operavam com duas formas de pagamento corporativo combinadas e 11% utilizavam três ou mais modalidades. A tendência é combinar cartão corporativo com outras opções, como Pix Corporativo, de acordo com o perfil de cada operação.
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O que essa mudança revela sobre a maturidade financeira das empresas?
O movimento de empresas brasileiras trocando o reembolso pelo cartão corporativo revela uma evolução na forma como as organizações encaram a gestão de despesas corporativas: menos reativa, mais estruturada e com foco em governança.
Entenda o que esse comportamento indica!
Menos reação, mais prevenção
Com o modelo de reembolso, o financeiro atua, na maioria das vezes, depois que a despesa já aconteceu: analisa comprovantes, identifica desvios e tenta corrigir o que já foi gasto. Com meios de pagamento mais integrados, a lógica se inverte:
- regras aplicadas antes do gasto: quando a empresa utiliza uma plataforma que integra cartão e gestão de despesas, as políticas de uso são verificadas de forma automática, o que reduz a incidência de gastos fora da política;
- saldo definido conforme a necessidade: a empresa aloca o valor de acordo com a viagem, o projeto ou o período, evitando tanto a subutilização quanto o excesso de recursos disponíveis;
- fluxos preventivos em vez de corretivos: alertas automáticos, travas de valor e aprovação em tempo real permitem que o financeiro identifique e resolva problemas enquanto ainda há tempo de agir.
Essa mudança de postura transforma a área financeira. Em vez de consumir tempo conferindo relatórios e buscando comprovantes, o time ganha espaço para se concentrar em análises e abordagens que impactam diretamente o resultado da empresa.
Dados precisos para decisões financeiras
Meios de pagamento mais integrados geram dados mais confiáveis. Quando cada transação é registrada automaticamente, com informações como categoria de gasto, centro de custo, fornecedor e data, o financeiro deixa de trabalhar com estimativas e passa a contar com uma base real para suas análises.
Com essa base, é possível:
- identificar categorias de gasto que estão crescendo acima do esperado;
- comparar o comportamento de consumo entre diferentes equipes, unidades ou projetos;
- mapear oportunidades concretas de otimização, como renegociação com fornecedores ou ajuste de políticas de valor;
- fundamentar decisões orçamentárias com dados verificáveis, e não apenas com percepções.
O relatório Cenário de Despesas Corporativas no Brasil 2025 traz um exemplo prático: entre as empresas analisadas, as categorias com maior representatividade nos gastos foram Alimentação (20%), Combustível (19%) e Hospedagem (12%). Ter esse nível de detalhamento só é possível quando os meios de pagamento alimentam diretamente uma plataforma de gestão com dados estruturados.
Como avaliar se sua empresa está pronta para essa transição
Nem toda empresa precisa eliminar o reembolso por completo. O modelo ainda faz sentido em cenários específicos, como despesas esporádicas de colaboradores que não viajam com frequência ou contextos em que o volume de transações é baixo. A questão é avaliar se o reembolso está gerando mais atrito do que deveria.
Confira como realizar essa análise.
Sinais de que o reembolso está gerando atrito demais
Se você se identifica com um ou mais dos cenários abaixo, pode ser hora de considerar a transição:
- volume alto de relatórios mensais: quando o financeiro precisa processar dezenas (ou centenas) de relatórios por mês, o custo operacional do reembolso se torna significativo;
- colaboradores reclamando de atraso no reembolso: a insatisfação dos times é um indicador claro de que o modelo está impactando a experiência do colaborador e, possivelmente, a produtividade;
- fechamento financeiro demorado: se o ciclo de prestação de contas atrasa sistematicamente o fechamento do mês, o problema não está nas pessoas, e sim no processo;
- dificuldade para auditar gastos por área ou projeto: quando a empresa não consegue rastrear facilmente quem gastou o quê, em qual projeto e com qual finalidade, a visibilidade de gastos em tempo real se torna uma necessidade e não um diferencial.
Primeiros passos para migrar para o cartão corporativo
A transição do reembolso para o cartão corporativo não precisa acontecer de uma vez. Na verdade, as empresas que fazem essa migração de forma gradual costumam ter mais sucesso na adoção. A ideia é tratar a mudança como um projeto, com etapas definidas e critérios claros.
Veja as orientações práticas para começar!
Defina a política de uso
Antes de distribuir cartões, formalize as regras por meio de políticas de despesas corporativas. Quais categorias de gasto são permitidas? Quais são os valores definidos por tipo de despesa? Quem aprova solicitações de saldo adicional? Essas definições evitam ambiguidades e facilitam a gestão.
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Escolha uma plataforma que integre cartão e gestão de despesas
O ganho real do cartão corporativo está na integração. Quando o meio de pagamento está conectado à plataforma de prestação de contas corporativa, a conciliação acontece de forma automática, as políticas são aplicadas no momento do gasto e o financeiro ganha visibilidade de gastos em tempo real.
Comunique as regras ao time
Qualquer mudança de processo exige comunicação. Explique aos colaboradores como o cartão funciona, quais são as políticas, como solicitar saldo e como será a prestação de contas. Quanto mais claro o processo, menor a resistência.
Comece com uma área piloto:
Escolha um departamento ou uma equipe para iniciar a operação. Isso permite ajustar políticas, testar o fluxo de aprovação e identificar pontos de melhoria antes de expandir para toda a empresa.
Acompanhe os resultados e ajuste
Monitore indicadores como volume de relatórios processados, tempo de fechamento, conformidade com a política e satisfação dos colaboradores. Use esses dados para refinar o processo e expandir gradualmente.
Além disso, a comparação entre cartão corporativo vs reembolso não precisa ser binária. Muitas empresas mantêm ambos os modelos em paralelo, direcionando o cartão para os cenários de maior volume e mantendo o reembolso para situações pontuais. O mais importante é que a escolha seja orientada por dados e pela realidade operacional de cada organização.
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Baixe o Cenário de Despesas Corporativas no Brasil 2025
Os dados e tendências apresentados neste artigo fazem parte do estudo Cenário de Despesas Corporativas no Brasil 2025, o maior e mais completo levantamento sobre despesas corporativas do país, produzido pela VExpenses.
O relatório completo traz:
- série histórica de 5 anos (2021 a 2025), com a evolução das formas de pagamento, categorias de despesas e políticas adotadas pelas empresas.
- dados de 4.858 empresas, de diferentes portes e setores, distribuídas por todo o Brasil.
- análises detalhadas sobre alimentação, combustível, hospedagem, quilometragem, ferramentas de IA e o impacto da Reforma Tributária na gestão de despesas;
- e mais.
O material ajuda gestores financeiros e lideranças a compararem seus processos com o que o mercado vem praticando. Se você quer entender onde a sua empresa está em relação às tendências do setor, o download é gratuito.
Conclusão
A trajetória dos últimos anos mostra que as empresas brasileiras estão trocando o reembolso pelo cartão corporativo por razões práticas e mensuráveis. O reembolso corporativo, que representava o padrão quase universal em 2021, perdeu espaço para um modelo que oferece mais controle de despesas empresariais, previsibilidade e gestão em tempo real.
Essa evolução reflete um amadurecimento na gestão de despesas corporativas no Brasil. As empresas que adotaram o cartão corporativo não mudaram isso apenas para simplificar pagamentos. Fizeram porque precisavam de dados estruturados, governança financeira e processos que escalassem junto com a operação.
Ao mesmo tempo, o reembolso ainda pode ter espaço em contextos específicos e a VExpenses oferece suporte completo para empresas que utilizam esse modelo. Porém, os dados indicam que o cartão corporativo vem se consolidando como a solução mais alinhada a operações que exigem integração, rastreabilidade e controle de despesas empresariais em tempo real.
