Cartão Empresarial: como reduzir reembolsos e retrabalho

O cartão empresarial é uma ferramenta financeira destinada a cobrir despesas processuais e administrativas, como pagamentos de fornecedores, compras de materiais e outras transações necessárias para o funcionamento do negócio. 

Administrar um negócio não é algo simples, afinal, são muitos setores que precisam de atenção para que tudo funcione corretamente. Vale ressaltar que a gestão financeira é um dos pontos mais importantes de uma empresa. 

À medida que há um crescimento, a tarefa de administrar as finanças acaba ficando mais complexa. Por isso, cada vez mais, os gestores têm optado por soluções que facilitam o dia a dia, como o cartão empresarial, por exemplo. 

Neste artigo, falaremos mais sobre essa ferramenta do setor financeiro, como ela funciona e em que situações pode ser utilizada. Para saber mais, continue a leitura!

O que é um cartão empresarial?

O cartão empresarial é semelhante ao cartão tradicional, porém voltado para pessoas jurídicas. O objetivo é utilizá-lo para o pagamento de despesas corporativas. 

Um dos seus principais benefícios é que as organizações podem utilizar essa modalidade de pagamento para diversas transações comerciais, inclusive na compra de insumos, equipamentos e assinaturas.

Qual é a diferença entre cartão empresarial e cartão corporativo?

Cartão corporativo é o termo amplo para cartões usados no pagamento de despesas da empresa. No mercado, “cartão corporativo” e “cartão empresarial” também podem aparecer como sinônimos, porque a nomenclatura varia conforme o emissor.

Quando os termos são usados para distinguir dois formatos, o cartão empresarial costuma atender a gastos de uma área, projeto ou unidade, como assinaturas de software, anúncios e compras de materiais. Já o cartão corporativo de uso individual é atribuído a um colaborador para despesas que ele realiza a trabalho, como refeições, estacionamento e deslocamentos.

Na VExpenses, esses formatos correspondem a duas modalidades. O Cartão VExpenses Empresarial é vinculado à empresa e pode ser destinado, por exemplo, às compras da equipe de marketing. O Cartão VExpenses Corporativo Individual é vinculado a um colaborador, como um vendedor que precisa pagar despesas durante visitas a clientes. Veja mais no comparativo entre cartão corporativo e empresarial. 

Onde usar o cartão empresarial?

O cartão de crédito empresarial é uma solução importante para o gerenciamento das finanças da empresa e prestação de contas operacionais. Como falamos acima, ele é utilizado para diversos gastos relacionados às necessidades contínuas do negócio. A seguir, confira mais exemplos de uso do cartão empresarial! 

• Pagamento de fornecedores, serviços, assinaturas, equipamentos e materiais: pagar empresas que fornecem equipamentos, materiais de escritório e demais recursos necessários para a rotina do negócio.

• Despesas com marketing e publicidade: investimentos em marketing e publicidade são muito importantes para aumentar a visibilidade e crescimento de uma empresa. O cartão pode ser usado para o pagamento de campanhas publicitárias, serviços de design, publicidade digital, entre outras iniciativas promocionais. 

• Despesas de escritório: é possível ainda pagar contas recorrentes do escritório, como eletricidade, internet, telefonia e outras utilidades. Essa é uma forma de manter o controle dos custos operacionais regulares, garantindo que as contas estejam em dia. 

• Manutenção e reparos de equipamentos e instalações: o cartão empresarial pode ser utilizado para cobrir custos com manutenção, reparos de equipamentos e outros serviços necessários para manter a infraestrutura da empresa em boas condições.

Quais são os benefícios do cartão empresarial?

O uso do cartão empresarial traz muitas benefícios. Afinal, o sucesso de um negócio passa diretamente pela forma como suas finanças são administradas. Saiba um pouco mais sobre essas vantagens! 

Gestão simplificada das finanças

O cartão é uma forma de simplificar as finanças da sua empresa. Isso é possível porque os gestores podem centralizar as despesas operacionais em uma única forma de pagamento. 

Facilidade na separação de despesas

Separar as despesas é outra vantagem no uso do cartão de crédito empresarial. Ele permite que as empresas separem claramente as despesas operacionais de outras categorias de gastos, o que torna mais fácil o controle e a categorização das transações.

Segurança e proteção

O uso de um cartão empresarial é uma segurança extra contra possíveis tentativas de fraudes. Nesse caso, diversas instituições financeiras oferecem ferramentas que monitoram e alertam em caso de operações suspeitas. Além disso, há o suporte para contestação de transações fraudulentas.

Relatórios detalhados

Os gestores têm acesso a relatórios detalhados sobre os valores gastos. Esses números incluem informações sobre cada tipo de despesa, frequência de uso e gastos totais. Com isso, fica mais fácil a análise de padrões de consumo, além de identificar áreas de melhoria. 

Controle e monitoramento

O cartão empresarial, quando integrado a uma plataforma de gestão de despesas corporativas, permite acompanhar em tempo real os gastos realizados. Também é possível definir limites de uso, ajustar permissões e muito mais. 

Esse é o caso dos cartões corporativos e empresariais da VExpenses, como mostraremos a seguir! 

Como funciona o Cartão VExpenses Empresarial?

Com o Cartão VExpenses Empresarial, a empresa pode pré-alocar valores para compras de uma área, projeto ou unidade e ajustá-los conforme a necessidade. Assim, a equipe pode pagar despesas autorizadas diretamente com recursos da empresa, reduzindo a necessidade de adiantar dinheiro do próprio bolso e pedir reembolso.

Quando uma compra é aprovada, a despesa é criada automaticamente na plataforma VExpenses. A pessoa responsável pela prestação de contas pode complementar o registro com as informações exigidas pela empresa. O financeiro acompanha as movimentações em tempo real e pode configurar regras de uso ou bloquear o cartão em caso de perda, roubo ou uso indevido.