Descubra como o VExpenses minimizou o ciclo de validação de reembolso dos colaboradores da Copag, viabilizando maior emprego de tempo no core business da empresa.
Departamento Financeiro na Copag
“[…] Eu diria que o VExpenses é um produto genial, que reúne uma interface auto intuitiva a mecanismos de controle necessários para qualquer organização que se preocupe em otimizar seus processos.”
O que você verá nesse case?
Um dos maiores empecilhos no processo de reembolso de despesas corporativos é a perda de comprovantes dos gastos dos colaboradores.
Adicionado a isso, notas que apagam o conteúdo, acúmulo de documentos que dificultam o arquivamento e erros de cálculo de relatórios manuais, são os fatores mais famosos por atrasar o ciclo desse processo.
Século XXI, ano 2019, esse cenário parece incabível dado o avanço tecnológico. Se você se identificou com esse antiquado cenário de processo administrativo, acompanhe este caso até o fim e descubra como você pode fazer como a Copag, e inovar no processo de reembolso de despesas corporativas!
Sobre a Copag
Com mais de 100 anos de existência, a Copag é pioneira no mercado brasileiro na produção de cartas para jogar e se transformou em uma das maiores empresas do mundo no segmento de baralhos.
A empresa produz desde jogo de cartas personalizados a mecânicas de jogos exclusivas para o produto ou serviço dos seus clientes, além de também oferecer soluções interativas para deixar o jogo ainda mais atrativo.
No Brasil, a Copag conta com um amplo portfólio de jogos infantis, juvenis e cartas personalizadas, proporcionando opções de diversão para todos os gostos.
O Desafio
Dentro da Copag, o processo de reembolso tinha um ciclo relativamente longo, que despendia muito tempo e energia dos colaboradores.
David Medina, membro da equipe financeira da empresa, relatou que o maior contratempo era, entre outros, a conferência das despesas.
Nesta etapa, precisavam recalcular as despesas dos relatórios recebidos em planilhas, além da questão de os comprovantes serem muitas vezes perdidos, ou, em um outro extremo, o relatório exibir um volume tão significativo de documentos anexados, que dificultava o manuseio e arquivamento.
Em relação aos colaboradores viajantes, a maior dor de cabeça era guardar todos os recibos das despesas e confeccionar relatórios que exigiam um gasto expressivo de tempo.
O Processo
Participando de uma palestra sobre tecnologia, Ana Carolina Gonçalves, atual CEO da Copag, descobriu o VExpenses.
Sabendo da necessidade de melhoria do processo de reembolso da empresa, Ana Carolina repassou para a equipe financeira a responsabilidade de contatar-nos, e então nossa parceria de sucesso começou.
“A simplicidade e objetividade do software, sem sombra de dúvidas, foram os fatores decisivos pela escolha. Pois, a eficácia em mudar hábitos organizacionais requer um alicerce conciso e que seja de fácil implementação.”
David ainda declarou que a implementação da nova tecnologia na empresa ocorreu de maneira simples e rápida, graças à assistência da equipe do VExpenses.
Resultados
Segundo David, dentro da Copag o que compõe a tríade de sucesso do VExpenses são as funções de apontamento de km por GPS, reconhecimento automático dos dados do recibo e funcionamento off-line.
“[…] Hoje se tornou muito mais simples enxergarmos os montantes gastos com cada tipo de despesa, bem como compreender quais setores mais representam o quadro de despesas, e assim viabilizar uma análise no que tange a conscientização e otimização dessas despesas quando fazemos um comparativo de gastos.”
O processo de reembolso de despesas dos funcionários dentro da Copag tornou-se muito mais rápido e com otimização do tempo gasto pelos colaboradores envolvidos, tanto dos que são responsáveis por aprovar os relatórios, quanto dos que são responsáveis por elaborá-los.
Essa foi a trajetória de vantagens que o VExpenses proporcionou para a Copag, e a próxima pode ser da sua empresa! Experimente os benefícios de ser cliente VExpenses você também!
