Informações claras e regras bem definidas beneficiam não só o seu negócio, mas também os seus funcionários. Tudo o que puder ser antecipado no quesito “gastos”, preserva a relação entre empregado e empregador.
Ainda, ter um planejamento financeiro e processos estabelecidos evita o desgaste das relações trabalhistas e pode ajudar a diminuir a rotatividade de funcionários de uma empresa.
Algumas normas de reembolso de despesas para funcionários são estabelecidas pelas leis trabalhistas e essas são inegociáveis. Mas, outras podem ser personalizadas de acordo com as necessidades e cargos de cada funcionário.
Confira, neste artigo, tudo o que você precisa saber sobre reembolso de despesas de viagem!
O que é o reembolso de despesas de viagem?
Qualquer deslocamento ou gasto que um funcionário faça em nome da empresa não deve gerar custos para ele. Ou seja, quando seu colaborador for viajar a trabalho, as despesas de locomoção, alimentação, estadia e eventos devem ser custeados pela corporação.
Esse tipo de gasto, segundo a lei, não pode ser descontado do salário do funcionário e nem de suas comissões e bonificações. Conforme a legislação prevê, esse reembolso é isento de Imposto de Renda, mas isso não significa que não devem ser contempladas na documentação enviada.
O que é considerado despesa de viagem?
Em resumo, é qualquer gasto que o trabalhador tenha e que seja necessário para a realização do seu trabalho fora do escritório. A norma de despesa de viagem varia de acordo com cada negócio e necessidade, mas o funcionário não pode ser onerado de nenhuma forma por fazer uma viagem a trabalho.
A lei serve para proteger o trabalhador de ter gastos extras causados por viagens profissionais. Para que a empresa não sofra financeiramente e possa ter uma previsão de gastos, é preciso fazer uma boa gestão de despesas, principalmente voltada ao controle de reembolso desses valores.
Algumas das despesas consideradas reembolsáveis, são:
- Transporte – táxi, carros de aplicativos, passagem aérea e aluguel de carro;
- Quilômetro rodado – caso o carro seja de uso particular;
- Alimentação;
- Vistos e outros gastos com burocracia;
- Hospedagem;
- Telefonia, internet e tecnologias;
- Entrada em eventos.
Algumas das despesas consideradas não-reembolsáveis por muitas empresas, são:
- Bebidas alcoólicas;
- Compras pessoais e souvenirs;
- Multas – seja de trânsito ou por atrasos.
O que a CLT diz sobre o assunto?
O artigo 457 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) diz que “as diárias para viagem e os prêmios não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao contrato de trabalho e não constituem base de incidência de encargo trabalhista e previdenciário.”
Neste caso, as diárias de viagens são a antecipação dos valores e deve estar acordado previamente em contrato e, por ser um valor pré-calculado, a lei não exige prestação de contas.
Já o reembolso serve para suprir a necessidade de devolver o dinheiro que o colaborador gasta em atividades externas da empresa. A lei obriga a empresa a ressarcir qualquer gasto extra que o empregado tenha para realizar seu trabalho, mas, neste caso, o funcionário tem obrigatoriedade de prestar contas.
Qualquer valor que saia do bolso do funcionário para que ele possa realizar seu trabalho deve entrar na política de reembolso da empresa. Geralmente este modelo é mais frequentemente usado por vendedores externos, que precisam almoçar, jantar ou tomar um café com clientes com o objetivo de prospecção.
Como contabilizar reembolso de despesas de viagem?
Cada empresa tem uma necessidade de reembolso diferente da outra, dependendo do seu modelo de negócio. A etapa de contabilização dessas despesas é extremamente importante, pois afeta a parte tributária da empresa e pode gerar multa ou um processo por omissão de receitas pelo Fisco.
O primeiro passo é saber como classificar os reembolsos, que geralmente ficam no formato de “despesas”. Ou seja, o gasto deve ser lançado na conta de passivos.
Ainda que você possa aceitar recibos, cupons fiscais e notas de débito, a recomendação é que o funcionário preste contas por meio de notas fiscais com o CNPJ da empresa.
Na mesma hora que o comprovante de pagamento for entregue, o responsável deve conferir se o gasto está de acordo com a política de reembolso da empresa e armazenar de maneira adequada.
Além disso, sugerimos que você faça um recibo para que o funcionário assine o recebimento do pagamento do reembolso de despesas. Este documento deve conter o valor, a descrição da despesa e a data, assim, em caso de contestação por parte do colaborador, a empresa estará segura.
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Pode efetuar reembolso sem recibo?
A lei não tem nenhuma definição sobre a exigência de recibo físico ou digital, quem faz essa regra é a própria empresa. O importante é que se tenha algum registro documentado, seja físico ou via aplicativos. Vale lembrar que a exigência do papel impresso pode trazer alguns imprevistos, e esse é mais um caso em que a tecnologia pode ajudar a evitar problemas.
O funcionário deve solicitar o reembolso de acordo com a política definida pela empresa.
Se a empresa seguir o regime de Lucro Real, os funcionários são obrigados a apresentar o comprovante de pagamento e, caso não apresentem, a companhia fica impossibilitada de realizar os reembolsos, por questões legais.
Neste caso, a instituição deve guardar os comprovantes para caso o Fisco faça alguma auditoria com fins de verificar fraudes. Também é preciso que seja emitida a nota fiscal, pois apenas o recibo não é considerado comprovante de pagamento.
Já para as empresas que optam pelo Simples Nacional ou Lucro Presumido, a apresentação de comprovantes não é obrigatória segundo a legislação, mas a companhia pode contemplar essa regra na sua política de reembolso.
Qual o prazo para reembolsos?
Esse é outro tópico que a lei não aborda, mas na prática do mercado, o valor é pago logo após o retorno do funcionário.
Muitas empresas usam como data máxima de reembolso de despesas de viagem a do próximo pagamento de salário, mas uma coisa não está necessariamente atrelada a outra, e o prazo de reembolso também deve constar na política de despesas.
Como fazer o reembolso de despesas de viagem?
O reembolso é realizado depois que o gasto é feito pelo funcionário. A empresa também pode optar por colocar em contrato o adiantamento de despesas ou diárias de viagem.
No caso do reembolso de despesas de viagem, o colaborador deve, primeiramente, estar ciente da política praticada na empresa. Depois, ao retornar, deve apresentar as notas fiscais para o setor responsável que, por sua vez, vai cadastrar no sistema contábil como despesa.
A seguir, o pagamento deve ser feito junto à assinatura do recibo por parte do empregado.
Como evitar problemas com o reembolso de despesas de viagem?
Como a lei não detalha um método, valor e nem prazo para o pagamento desses gastos, a melhor maneira para evitar problemas é construir um bom processo de reembolso.
Você pode usar viagens feitas anteriormente como base para definir os limites diários e, assim, evitar gastos desnecessários.
O principal é ter uma boa política orçamentária sobre quanto cada área ou cada cargo pode gastar em um compromisso corporativo externo.
É importante se antecipar a todas as despesas que podem acontecer e padronizar, por exemplo: o que fazer quando um vendedor levar um possível cliente para jantar? Um profissional de marketing vai pagar a entrada de um evento? Um cargo de diretoria deve ter mais benefícios do que um colaborador pleno?
Tenha essas informações em mente para poder estabelecer uma política de reembolso de despesas de viagem clara e funcional.
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