Reembolso de km rodado

Algumas dúvidas são comuns a quem usa carro para trabalho, seja ele próprio ou fornecido pela empresa. Como custear esses deslocamentos? O que é de responsabilidade da empresa e o que deve ser pago pelo funcionário?

O reembolso de km rodado é uma prática utilizada para ressarcir os gastos que os funcionários têm com o deslocamento a trabalho, usando veículo próprio. 

Empresas que trabalham com saídas externas ou que precisam visitar filiais e clientes em outros estados vivem, constantemente, tendo que reembolsar os seus funcionários. Principalmente quando eles usam veículos próprios para essas atividades.

Por isso é um dos tópicos do reembolso de despesas corporativas que mais geram dúvidas e interesse em empresas que trabalham com viagens corporativas. Afinal, trata-se de um pilar fundamental na otimização da gestão das despesas de viagem.

Seja para realizar uma viagem a trabalho ou um simples deslocamento à disposição da empresa, saber realizar o reembolso de quilometragem corretamente é muito importante para uma gestão financeira assertiva.

Por isso, reunimos neste super guia as respostas para todas as dúvidas mais comuns relacionadas ao reembolso de km rodado! Acompanhe!

O que é considerado usar o carro para trabalho?

Há duas situações distintas quando se fala em usar o carro para trabalho e ambas são legais:

  • Quando você não usa transporte público e vai trabalhar com carro;
  • Quando você trabalha com veículo próprio para exercer alguma atividade para a empresa.

No primeiro caso, você não está a serviço da empresa e apenas faz o trajeto casa-trabalho e vice-versa com seu veículo.

Diferente do que ocorre com a oferta de vale transporte, a lei não dispõe sobre a obrigatoriedade do auxílio combustível. A decisão de oferecer um auxílio combustível é mais uma questão de benefício.

Já o segundo caso é bem diferente, pois o veículo próprio está sendo usado à serviço da empresa.

Nessas situações, a Justiça do Trabalho entende que a empresa tem obrigações legais para com seus funcionários em relação aos custos decorrentes da utilização de veículo próprio.

Isso inclui gastos com combustíveis e, até mesmo, com a manutenção e revisão do carro (art. 896 da CLT).

Uma vez que a empresa opta por deixar os seus funcionários utilizarem seus carros particulares para exercício da atividade profissional, ela tem que ficar atenta aos custos e despesas que precisa arcar.

Uma das formas de fazer isso é optando pelo reembolso por km rodado.

O que é km rodado?

O km rodado nada mais é do que a distância percorrida pelo veículo em determinado trajeto, ou em todo o tempo de uso. 

É uma unidade de medida que pode ser observada no odômetro, instrumento que mede as distâncias percorridas, presente no painel de todo automóvel.

O monitoramento do km rodado – apesar de não ser a única variável a ser considerada – é fundamental para fazer o cálculo do custo do valor do reembolso ao funcionário.

E, isso significa, incluir essa despesa no planejamento financeiro da empresa para que não haja risco de impactar negativamente o caixa da organização.

O reembolso de km rodado é obrigatório?

As empresas têm obrigação de arcar com as despesas de trabalho, uma vez que a legislação define que o custo do trabalho não deve ser totalmente transferido ao empregado.

Assim, fica determinado que a empresa ou empregador tem a obrigação de cobrir os gastos relacionados ao seu negócio.

Além disso, na maior parte dos casos, as despesas de trabalho não possuem natureza salarial, e sim indenizatória, e por isso devem ser pagas à parte.

Para arcar com essas despesas, as empresas possuem algumas possibilidades, sendo elas:

  • Pagar diárias de viagem;
  • Realizar reembolso de despesas;
  • Liberar adiantamento.

Sendo o km rodado um dos tipos de despesas de trabalho que os viajantes corporativos costumam ter, caso o funcionário não receba as diárias de viagem, é obrigatório que a empresa realize o reembolso de quilometragem.

Claro que sempre deve haver a prestação de contas da despesa previamente ao pagamento.

Aliás, o método de reembolso de km acaba sendo mais vantajoso para a empresa por permitir um controle financeiro mais eficiente dos gastos com km rodado, uma vez que o valor reembolsado será exatamente o valor gasto.

Como é o processo de reembolso de km rodado?

O processo de reembolso pode ser dividido em algumas etapas, sendo elas:

  1. Mensuração do km rodado;
  2. Cálculo do reembolso de km;
  3. Elaboração do relatório de reembolso de quilometragem; 
  4. Aprovação da prestação de conta do km rodado;
  5. Pagamento do reembolso.

1. Mensuração da quilometragem

Na mensuração da quilometragem rodada, a precisão é muito importante.

O ideal é utilizar ferramentas de geolocalização (GPS), por possuírem uma precisão rigorosa e evidenciarem, em detalhes, a rota realizada pelo colaborador.

Mensurar a quilometragem com a ajuda de aplicativo que calcula em tempo real a rota percorrida otimiza esse processo, além de garantir que o reembolso de km seja justo tanto para a empresa, quanto para o funcionário.

3. Elaboração do relatório de reembolso de quilometragem

Apenas mensurar e calcular o valor do km rodado para reembolso não é o suficiente.

Como falamos anteriormente, a etapa da prestação de contas é essencial para manter a organização da gestão financeira da empresa, além de evitar irregularidades e fraudes.

Para isso, é preciso que o colaborador organize suas despesas em um relatório de reembolso de quilometragem e anexe ao documento, todos os comprovantes das despesas.

Para otimizar este processo, você pode oferecer ao seus colaboradores um formato padronizado de relatório de reembolso de quilometragem, ou mesmo aderir ao uso de softwares de reembolso, como o VExpenses por exemplo, que possuem um sistema de aprovação de despesas mobile.

2. Cálculo do valor do km rodado para reembolso

É só contabilizar o valor gasto com o combustível e dividir pela quantidade de km rodado? Nada disso!

No cálculo completo do reembolso de quilometragem diversas variáveis influenciam: modelo do veículo, preço do combustível, depreciação, revisões, alinhamento e balanceamento e manutenção.

Isso precisa estar bem definido e comunicado também com a sua política de reembolso de despesas. Além de deixar claro quais são as diretrizes para esse processo, esse documento evita brechas e fraudes, e torna o processo mais justo e sério.

4. Aprovação da prestação de conta do km rodado

É neste momento que deve ser realizada a conferência das despesas segundo as diretrizes da política de gastos da empresa.

Para ter eficiência neste passo, é preciso:

  • Contar com uma política de reembolso de despesas corporativas completa;
  • Ter uma alçada de aprovação bem definida;
  • Realizar um processo de auditoria entre as despesas e os documentos comprobatórios.

5. Pagamento do reembolso

E quando estiver tudo certo, o último passo é o pagamento do valor do km rodado como reembolso para o colaborador.

Lembre-se: o reembolso de despesas possui caráter indenizatório. Assim, não deve constar esse valor na folha de pagamento do funcionário.

Como calcular o valor do reembolso de quilometragem?

É só contabilizar o valor gasto com o combustível e dividir pela quantidade de km rodado? Nada disso!

Calcular o custo do km rodado não é tão simples assim, existem mais variáveis que devem ser consideradas nesse cálculo.

Mas não se assuste, calcular o valor do km rodado para reembolso não é nenhum bicho de sete cabeças.

Confira!

O que compõe o custo do km rodado?

Três fatores são cruciais para iniciar o cálculo: 

  • O modelo do veículo; 
  • O período que ele rodará a trabalho;
  • A quilometragem que será percorrida.

Como as pessoas possuem diferentes veículos dentro de uma empresa, para efeitos de cálculo, sugerimos que você adote um modelo padrão intermediário.

Outra possibilidade que a empresa pode adotar, para ter mais exatidão no valor do reembolso do km rodado, é adotar valores diferentes para seus funcionários.

Mas, para completar com sucesso essa tarefa, outros custos, além dos três que já citamos, devem ser levados em consideração:

1. Combustível

O reembolso da despesa com consumo de gasolina – ou qualquer outro tipo de combustível – diz respeito ao valor utilizado para indenizar o colaborador depois que ele já arcou com os gastos de abastecimento do veículo para deslocamentos à disposição da empresa.

E assim, por se tratar de um custo operacional, a empresa é obrigada a arcar com o gasto de gasolina em viagem a trabalho.

Verifique o consumo de combustível do veículo (km/L) e o preço do combustível em si.

É importante ficar de olho nas variações do preço de combustível, e programar uma revisão do seu valor de reembolso de km rodado com uma periodicidade padrão (anual, semestral, bimestral).

2. Depreciação

A depreciação é um fator relevante que compõe o custo do km rodado.

A depreciação pode ser calculada com base na desvalorização do veículo na Tabela Fipe, sendo possível obter um percentual médio de desvalorização.

4. Alinhamento e balanceamento

Estabeleça a periodicidade em que serão realizados, de acordo com uma quantia de km rodado, e projete qual será o gasto total com alinhamento e balanceamento para que o veículo funcione com tranquilidade.

3. Revisões

A revisão é outro custo necessário para que um veículo funcione adequadamente.

Neste caso, faça uma projeção dos valores gastos com revisões do veículo no período de tempo em que ele rodará a trabalho.

5. Manutenção

Mesmo levando em conta a depreciação do veículo, é importante também estimar um percentual destinado à manutenção em determinado período, levando em conta gastos como troca de pneus, correias, entre outros.

Mãos à obra: planilha reembolso km rodado!

Para fins de reembolso, o cálculo do valor do reembolso por km rodado deve contabilizar apenas aquilo que o viajante paga de seu próprio bolso.

No entanto, mesmo que o viajante não arque com algumas despesas do veículo, é essencial levantar todos os gastos que compõem o custo do km rodado para melhor gestão financeira.

Baixe nossa planilha gratuita de cálculo do custo do km rodado para reembolso para te ajudar neste momento!

Aplicando em nossa planilha, você pode deixar as abas dos gastos que ficam a cargo da empresa em branco. Assim, é possível calcular com mais precisão o valor que sua empresa terá de reembolsar ao funcionário.

1. Cálculo de km rodado

Como falamos anteriormente, para que o reembolso de km ocorra da maneira correta, é necessário que a mensuração de quantos quilômetros foram percorridos na viagem seja exata.

Assim, é garantido que nem o funcionário receberá valores maiores ou menores do que foi gasto, e nem a saúde financeira da empresa ficará prejudicada com pagamentos excessivos.

Por isso, é recomendado utilizar serviços de geolocalização, como o Google Maps, para km rodado.

Desse modo, fica muito mais fácil calcular km rodado total e repassar à gestão o número correto para o reembolso.

Além disso, o controle via mapa mostra, de maneira antecipada, qual será a distância percorrida, auxiliando na projeção de gastos para elaboração de orçamentos de viagem

Através do Google Maps, isso pode ser feito de maneira bem simples, prática e rápida. Basta realizar o seguinte passo a passo:

  • Em primeiro lugar, baixe o aplicativo do Google Maps em seu smartphone (existem versões disponíveis tanto para Android, quanto para iOS);
  • Depois, abra o aplicativo e selecione o ponto de partida (sua cidade de origem);
  • Depois, coloque o local de destino, incluindo todas as paradas que irá realizar, mesmo que elas sejam dentro do caminho principal;
  • Ao terminar, na parte inferior será mostrada a distância total entre os dois destinos, assim como o tempo estimado entre eles.

Uma das vantagens de usar o serviço de geolocalização do Google Maps é que ele salva sua rota, podendo ser acessada posteriormente. Algumas outras vantagens do Google Maps são:

  •  Sempre mostra a rota mais eficiente;
  • Indica em quais locais estarão os pedágios, traçando até mesmo rotas alternativas;
  • Acompanhamento constante durante a rota.

Sabendo como ver km no Google Maps por meio desse processo, todos os seus relatórios de reembolso de quilometragem e combustível ficarão mais exatos.

2. Cálculo do valor do reembolso de combustível

Para calcular o reembolso de combustível alguns passos devem ser seguidos para que o resultado seja o mais exato possível.

Assim, para fazer este cálculo, é preciso ter em mãos as seguintes informações:

  • quantos km o veículo percorre por litro (consumo médio = distância percorrida / quantidade de litros utilizada);
  • distância que será percorrida;
  • valor médio de consumo na estrada;
  • valor médio de consumo na cidade.

Agora, vamos para o cálculo:

Combustível necessário = distância até o destino/consumo médio do carro.

Por exemplo, considerando que o consumo médio do automóvel é de 10km/L e a distância percorrida é de 200km, a conta ficaria assim:

Combustível necessário para a viagem: 200/10 = 20 litros 

Essa é a quantidade de litros necessários para o trajeto. Falta saber o valor desse combustível:

Combustível necessário X valor de preço médio do combustível.

Seguindo o mesmo exemplo, e considerando o preço do combustível a R$4,10, o valor do combustível para essa viagem seria de R$82,00 (20 litros x 4,10).

Pronto! Agora você já tem o valor do reembolso do gasto de combustível!

Os benefícios do cálculo preciso do custo do KM rodado

Nas empresas em que há representantes comerciais, consultores e vendedores que viajam a trabalho, uma das questões fundamentais da gestão financeira é como calcular o custo do km rodado para reembolso.

Afinal, esse valor deve entrar no custo de aquisição de cliente (CAC) ou mesmo no preço da prestação de serviços.

Para a empresa, a precisão desse cálculo é essencial para:

  • Garantir uma boa gestão de reembolsos;
  • Fornecer dados para verificar a viabilidade do serviço prestado;
  • Possibilitar a otimização da gestão financeira e rentabilidade da operação a curto e longo prazo.

Para o colaborador, o cálculo preciso é importante para que haja uma política justa de reembolso, capaz de prevenir qualquer impacto financeiro negativo a suas contas pessoais.

Qual o valor médio de mercado pago por km rodado?

Para que a empresa e o trabalhador possam ter controle do valor devido, é fundamental que a política de reembolso defina qual o valor médio do km rodado de quem trabalha com o próprio veículo.

Esse é um levantamento que deve ser feito pela própria empresa considerando fatores como:

  • Tipo de automóvel; 
  • Desgastes e manutenção;
  • Preço do combustível utilizado (etanol, gasolina ou diesel).

Para se ter uma ideia, em São Paulo, o valor médio de mercado para reembolso por km rodado nas empresas em 2020 foi na faixa de R$0,62 a R$0,88 para veículos de passeio e R$0,25 a R$0,35, para motos.

Com o passar do tempo, os fatores que implicam no valor do km rodado sofrem alteração, e por isso é fundamental rever esses números com frequência de, pelo menos, uma vez ao ano.

Além disso, diverge entre os estados, principalmente considerando preço do combustível e questões geográficas.

Ajuda de custo por km rodado ou reembolso de despesas por km?

Constantemente, o departamento financeiro das empresas que lidam com viagens corporativas e gestão de equipes externas costuma se questionar sobre: 

É melhor optar pela ajuda de custo por km rodado ou pelo reembolso de despesas por km?

Acontece que ambas as alternativas são vantajosas e bastante usadas, e a escolha por uma delas, na verdade, irá depender das características do seu negócio.

Antes de mais nada, é importante compreender algo simples: 

É preciso ter equilíbrio entre o valor pago ao profissional e o orçamento do caixa, sem que exista prejuízo para ele ou para a empresa.

O que é a ajuda de custo por km rodado?

A ajuda de custo por km rodado nada mais é do que estipular uma quantia fixa e única para cobrir os gastos com quilometragem rodada por mês, independente das particularidades dos carros utilizados ou do percurso realizado.

Ao optar pela ajuda de custo, é necessário que você pré-estabeleça uma estimativa de quilômetros rodados por mês e chegue a um valor de ajuda de custo fixa.

A maior vantagem apresentada por esse modelo é a facilidade no gerenciamento, uma vez que estamos falando de valor fixo e pré-estabelecido. 

Esse pagamento pode ser feito todo final do mês sem a necessidade de uma apuração prévia de cada um dos gastos.

No que você deve ficar atento: 

  • Caso o consumo médio estipulado esteja abaixo do valor verdadeiramente gasto pelos seus funcionários, a ajuda de custo por km rodado não vai cobrir os custos que eles têm, deixando-os no prejuízo.
  • Caso o valor esteja acima da média dos gastos reais, sua empresa estará desperdiçando recursos, e aí você é quem ficará no prejuízo.

O cálculo do custo por km rodado que explicamos anteriormente pode ser aplicado tanto para a opção de ajuda de custo por km rodado, quanto para a modalidade do reembolso de km.

Ao optar pelo método da ajuda de custo por km rodado de veículos na sua empresa, você deve redobrar a atenção a alguns pontos ao calcular o custo do km:

  • Preço do combustível;
  • Depreciação do veículo.

Com as médias dos fatores do cálculo estabelecidas – com base nos registros dos últimos meses – a sua empresa consegue elaborar um valor equilibrado.

Contudo, é importante se atentar a um infortúnio que recai sobre a opção da ajuda de custo por km rodado: 

Esse tipo de custeio dos gastos de viagens abre espaços para que a empresa arque com mais despesas do que o necessário.

Um exemplo de situação adversa que pode ocorrer é:

Os funcionários podem acabar usando o veículo para muitas outras tarefas além dos itinerários comumente percorridos para as viagens a trabalho. E, assim, a empresa acaba acumulando desperdícios continuamente.

Investir em ajuda de custo por km rodado ou reembolso de km?

Tudo depende das características e objetivos da sua empresa!

Ao optar pela ajuda de custo por km rodado, tenha em mente que você deve conhecer o itinerário dos profissionais muito bem para que a média estabelecida faça sentido

E também, quando se fala sobre gestão, garantir um valor fixo a ser pago periodicamente garante que menos imprevistos ocorram no momento do acerto de contas.

Porém, apesar de o reembolso de km rodado ser um pouco mais trabalhoso – exige a elaboração e conferência de relatórios de despesas – esse método permite rotas mais variáveis. Ou seja, é um método mais flexível.

Além de ser o mais justo tanto para o caixa da sua empresa, quanto para o seu colaborador em viagem, já que o profissional vai receber exatamente aquilo que foi gasto no período registrado.

Auxílio combustível, vale transporte ou reembolso de despesas?

Compreender com exatidão a diferença entre esses termos é crucial para o bom planejamento financeiro da empresa e, é claro, para a satisfação dos colaboradores que dependem do auxílio para executar suas funções. 

O que é auxílio combustível?

O vale-combustível (ou auxílio combustível) é um benefício oferecido ao funcionário que utiliza seu carro particular para realizar atividades à disposição da empresa:

  • Se locomover até a empresa;
  • Se locomover em viagens corporativas e atendimentos externos.

Não importando, nesta última situação, se o deslocamento é feito em carro particular ou da empresa.

Ao dispor sobre o vale combustível, a legislação diz que todo trabalhador que se desloca para o trabalho em veículo próprio e abdica do vale transporte tem o direito de receber ajuda combustível pela CLT. 

Porém, esse direito fica condicionado à empresa oferecer esse tipo de benefício e ser acordado entre as partes.

Quanto ao valor desse auxílio, é relativo e depende de alguns fatores:

  • Quando substitui o vale transporte, é comum que as empresas estipulem a mesma quantia para custear o vale combustível.
  • Quando o vale combustível é oferecido para ser usado no exercício da atividade profissional, o caso deve ser visto à parte.

Algumas empresas adotam a prática de oferecer a quantia do combustível de acordo com o km rodado: leva-se em conta apenas a quantia exata do combustível gasto nos deslocamentos para fins comerciais.

Qual a diferença entre vale transporte e vale combustível?

Ambos são benefícios concedidos pelas empresas, porém, com aplicações diferentes pela lei:

  • O vale-transporte é um direito obrigatório e estabelecido pela CLT para todos os funcionários que possuem carteira assinada; 
  • O vale-combustível é um substituto que a empresa pode oferecer àqueles que utilizam transporte particular para se deslocar.

O auxílio transporte está relacionado ao uso de meios de transporte públicos para a locomoção casa-trabalho e vice-versa.

O vale combustível não é um auxílio obrigatório.

Vale combustível pode substituir o reembolso de despesas?

O custeio do combustível para funcionários que utilizam veículo particular à trabalho pode ser realizado das duas maneiras. Mas, existem algumas diferenças entre essas práticas: 

  • Vale-combustível: é um cartão com saldo pré-pago, oferecido pela empresa antes do deslocamento acontecer. É comumente usado como um benefício oferecido pela empresa em substituição ao vale transporte;
  • Reembolso de combustível: ocorre após o gasto ter ocorrido, com natureza indenizatória. Ou seja, o funcionário paga pelo combustível, guarda a nota fiscal e depois solicita o reembolso.

Além disso, segundo o art. 457 da CLT, quanto o art. 458, assim como o reembolso, o vale combustível não integra salário quando está relacionado ao ressarcimento do funcionário. Uma vez que o objetivo é apenas fazer o pagamento de despesas que são de responsabilidade da própria empresa.

A escolha entre auxílio combustível ou reembolso de despesas depende de fatores como: 

  • Planejamento da empresa, 
  • Acordo entre empregador e empregado;
  • Cada situação particular.

Se o auxílio combustível for oferecido em substituição ao vale transporte, pode ser melhor manter a estratégia da oferta de vale combustível mesmo.

Mas, se o pagamento do combustível é para cobrir deslocamentos com compromisso da própria empresa, o reembolso apresenta a vantagem do pagamento do valor exato relativo ao gasto.

E não podemos ignorar que, ligado a isso, está um controle mais efetivo dos custos da empresa.

Como calcular quanto de combustível será gasto em uma viagem?

O controle de combustível envolve a gestão do consumo e do gasto de combustível na empresa, seja numa viagem corporativa ou em um serviço de transporte.

A volatilidade dos preços dos combustíveis torna o controle essencial para realizar planejamento e projeções, de modo que o custo de abastecimento não interfira de maneira inesperada no fluxo de caixa da empresa

Além disso, o controle de gasto de combustível pode ajudar a reduzir custos relacionados a abastecimento e reembolsos de km rodado.

Como já explicamos anteriormente, basicamente o cálculo de combustível que será gasto em uma viagem envolve duas principais variáveis:

  • O consumo médio de combustível do veículo;
  • A distância que será percorrida.

A forma mais simples de controlar o custo do combustível para sua empresa é utilizando planilhas de Excel como ferramenta.

O Excel não é a forma ideal de fazer o controle, porém ele pode ajudá-lo a se familiarizar com indicadores importantes e a iniciar o controle. 

Na planilha, é interessante registrar:

  • Identificação da viagem;
  • Data do abastecimento;
  • Horário do abastecimento;
  • Identificação do veículo;
  • Identificação do motorista;
  • Identificação do posto de combustível onde o veículo foi abastecido;
  • Tipo de combustível;
  • Quantidade de combustível (L);
  • Distância que está marcando no hodômetro no momento do abastecimento;
  • Distância percorrida entre o abastecimento atual e o anterior (subtração entre a distância marcada no hodômetro no momento do abastecimento atual e a distância marcada no abastecimento anterior).

À partir desses registros, é possível calcular indicadores interessantes como:

  • Consumo médio por veículo como vimos acima;
  • Total de consumo de combustível por período (diário, semanal, mensal), em litros;
  • Total do gasto de combustível por período, em reais.

À partir desse controle de combustível é possível:

  • Controlar as datas e os responsáveis pelos abastecimentos;
  • Projetar os gastos de combustível por período e por viagem;
  • Fundamentar auxílio combustível e/ou reembolsos de combustível;
  • Identificar quais veículos são mais econômicos e se eles estão com a autonomia esperada.

Como economizar combustível na estrada

1. Etanol x Gasolina

Este também é um cálculo específico que deve ser feito e que faz muita diferença na hora de somar os custos.

O cálculo é o seguinte:

preço do litro do etanol ÷ preço do litro da gasolina. 

  • Se o resultado for inferior a 0,7, o álcool é mais vantajoso. 
  • Se o resultado for superior a 0,7, a gasolina é a melhor opção.

Esse índice de comparação baseia-se no fato de que é mais vantajoso abastecer com etanol se o valor do litro for até 70% do preço da gasolina. Uma vez que, geralmente, a perda de eficiência do álcool em comparação com a gasolina é em torno de 30%.

A Agência Nacional do Petróleo disponibiliza, em seu site, resumos e pesquisas que revelam a média do preço de combustível pagos pelos consumidores.

2. Qualidade do combustível

Busque sempre saber sobre a qualidade do combustível que você está comprando.

A performance do carro responde muito a esta questão, além da reputação da marca e do posto em específico, e isso pode afetar a média de combustível que o seu carro gasta por trecho.

Considere a fidelização a um único lugar. Além de garantir a qualidade do produto, você ainda pode aproveitar algumas vantagens.

3. Manutenção

Quando a revisão é feita com a frequência correta, a troca de óleo, filtros e peças garante que o carro se mantenha em uma performance de excelência. 

Muitas vezes, uma revisão sai muito mais em conta do que a troca de uma peça extremamente desgastada.

4. GPS

Encurtar caminhos otimiza o tempo e aumenta a produtividade do trabalho. 

Por isso, consulte sempre o GPS antes de iniciar uma viagem ou um deslocamento.

Além dessas, listamos algumas outras boas práticas para que o motorista também consiga economizar combustível na hora da viagem:

  • Evite acelerar ou frear de maneira brusca;
  • Não desça declives em ponto morto;
  • Distribua bem o peso dentro do veículo;
  • Use ar-condicionado quando realmente for necessário;
  • Faça a troca de marcha corretamente;
  • Evite deixar seu veículo muito tempo ocioso;
  • Caso você tenha que planejar sua própria rota, dê preferência para estradas em boas condições;
  • Mantenha os pneus em boas condições e calibrados.

Como tornar o processo de reembolso de km rodado mais eficiente na prática?

Para tornar o reembolso de quilometragem mais eficiente, primeiramente é essencial mapear e estruturar este processo para entender onde estão e quais são as falhas que estão ocorrendo no processo da sua empresa.

Para realizar essa análise, questione:

  • O processo de reembolso de km é informal demais?
  • Como os viajantes corporativos solicitam o reembolso de quilometragem atualmente?
  • Como é feita a mensuração da quilometragem rodada?
  • Você está considerando todas as despesas envolvidas no cálculo do valor de reembolso de quilometragem?
  • O valor km rodado em sua empresa está entre os padrões de mercado?
  • Existe prestação de contas? Como ela é feita?
  • Quem é o responsável pela análise dos reembolsos solicitados
  • O fluxo de trabalho neste processo está fluindo bem? Quais problemas são enfrentados?
  • Você conhece as tecnologias disponíveis no mercado para facilitar o reembolso de km rodado?

Depois de realizar esse diagnóstico, você estará apto a ir atrás de ações de otimização capazes de melhorar 100% a eficiência do seu processo de reembolso de km.

Listamos algumas dicas importantes para tornar mais eficiente o processo de reembolso de quilometragem:

  • Entenda sobre a obrigatoriedade e as questões legais envolvidas no reembolso de quilometragem e outras despesas de viagem.
  • Estabeleça uma política de reembolso bem estruturada. 
  • Comunique a política de reembolso para os viajantes corporativos;
  • Preocupe-se com a precisão na mensuração da quilometragem rodada e no cálculo do reembolso de km;
  • Formalize o processo de prestação de contas;
  • Faça da tecnologia uma aliada: existem diversas soluções no mercado – tanto genéricas, quanto mais especializadas – que podem facilitar e automatizar o que for possível no processo de reembolso de quilometragem. 

Porém, é sempre recomendável dar preferência aos softwares de reembolso de despesas, que são soluções especializadas em melhorar o processo, do início ao fim, de forma centralizada.

Quais são os benefícios da automação do processo de reembolso de quilometragem?

A automatização de processos é um excelente caminho para quem deseja otimizar os processos administrativos da empresa e parar de perder tempo com burocracias.

Assim, a automatização do processo de reembolso de quilometragem:

  • Aprimora o controle financeiro e a precisão; 
  • Reduz fraudes; 
  • Gera economia; 
  • Otimiza a gestão de tempo e tarefas.

Um sistema ou aplicativo para calcular viagem não deve servir apenas como um app para medir distâncias em quilômetros entre um ponto e outro. Ele também deve conter funções como:

  1. Cálculo de distância percorrida em tempo real;
  2. Integração com sistema de solicitação de reembolso de despesas;
  3. Geração de relatórios de despesa de viagem.

É válido lembrar que para calcular viagem, não deve ser considerado apenas a distância percorrida e o combustível consumido. 

Além de saber o custo do km rodado, o ideal é usar um app para calcular distância percorrida. 

Já que um aplicativo para calcular viagem pode ser útil tanto para os funcionários – que serão reembolsados adequadamente pelos deslocamentos – quanto para a empresa – que terá mais controle sobre a gestão financeira dessas despesas. 

Além disso, a empresa poderá:

  • Automatizar o fluxo de prestação de contas; 
  • Controlar despesas de maneira eficiente e monitorá-las por centros de custos, projetos, etc;
  • Contar com um dashboard de gestão e relatórios automatizados. 

Em resumo, as principais vantagens de escolher um aplicativo para calcular viagem que apoie a gestão de despesas de viagem, são:

1. Mobilidade

Os colaboradores conseguem acessar o sistema de qualquer lugar, por meio do celular (Android ou iOS) ou computador.

2. Precisão

A função de geolocalização faz com que o app calcule automaticamente o percurso e comprove a rota, permitindo reembolso justo para km percorridos e evitando fraudes no processo de reembolso.

3. Praticidade

Automatiza o processo de solicitação de reembolso de despesas de viagem, com workflow completo desde o registro das despesas até a aprovação do reembolso.

4. Minimização de erros no processo de prestação de contas

O preenchimento automático de relatórios de prestação de contas, minimiza possíveis erros de digitação e informações faltantes.

5. Rapidez

Devido à praticidade e mobilidade, os colaboradores gastam menos tempo preenchendo relatórios/planilhas de despesas, e a gestão financeira também gasta menos tempo conferindo e aprovando os reembolsos.

6. Otimização da gestão financeira

Além de tornar o reembolso de km mais preciso, esse tipo de app gera relatórios completos para a gestão financeira, sendo possível observar despesas por centros de custos, projetos, funcionários e outros filtros.

Como escolher o melhor aplicativo de quilometragem para a empresa?

Vimos que usar um software ou um aplicativo para calcular viagem pode gerar diversos benefícios para as empresas. 

No entanto, como escolher um app para cálculo de viagem que atenda todas as necessidades da sua empresa?

Quais características são essenciais? Acompanhe a seguir!

1. Cálculo da distância percorrida

O aplicativo para calcular viagem deve ter como função básica a capacidade de calcular a distância percorrida em um trajeto. 

O VExpenses, por exemplo, possui integração com o Google Maps. Assim, permite medir distâncias em quilômetros em poucos segundos. 

Basta selecionar no mapa, o local de origem e o local de destino, e assim, obter o registro do percurso realizado no mesmo instante.

4. Fluxo completo para reembolso de km

Para ter uma solução completa, é preferível que o app integre o cálculo de viagem com o reembolso de km.

O VExpenses, por exemplo, permite que a empresa cadastre o valor de reembolso por km rodado que praticam, obedecendo suas políticas de reembolso de despesas. 

O colaborador, além de calcular a distância percorrida dentro do próprio app, já envia uma solicitação de reembolso – sem precisar preencher planilhas e calcular os gastos da viagem manualmente. 

Após o envio da solicitação de reembolso, a gestão financeira pode analisá-la e aprová-la dentro da própria plataforma

Além disso, os gestores ainda conseguem acompanhar relatórios completos sobre as despesas de viagem. 

7. Suporte e atendimento ao cliente

Outra característica essencial para escolher um aplicativo de quilometragem para a empresa – ou qualquer outro produto/serviço – é o suporte e atendimento ao cliente

No VExpenses, contamos com suporte online com tempo médio de resposta de até 2 minutos e possuímos central de ajuda completa com materiais e perguntas frequentes, para tirar qualquer dúvida.

Além disso, temos uma equipe inteiramente voltada para Customer Success. Ou seja, estamos sempre em contato com nossos clientes, desenvolvendo melhorias e atualizações para o app. 

2. Função GPS

Se você deseja um app para calcular distância percorrida de maneira ainda mais precisa, é interessante escolher um que possua função de GPS.

O VExpenses, por exemplo, conta com ferramenta de localização de alta precisão para potencializar o controle de km da sua empresa. 

Para o colaborador, essa função é ainda mais prática para a elaboração do relatório de km rodado, bastando 2 cliques para fazê-lo. 

Para a empresa, a função GPS melhora ainda mais a precisão e segurança no processo de reembolso de km, assegurando total compliance com a política de reembolso de quilometragem.

5. Apoio à gestão de outros tipos de despesas de viagem

Em viagens corporativas, não se gasta apenas com o deslocamento. Por isso, pode ser interessante usar um app que também permita o cadastramento de outros tipos de despesas de viagem. 

Com o Intelliscan do app VExpenses, por exemplo, o colaborador tira uma foto do comprovante de despesa, o aplicativo reconhece os dados da notinha e os utiliza para gerar um relatório automático, que será enviado ao responsável por aprovar o reembolso. 

Assim, o colaborador não perde tempo com a burocracia envolvida na produção de relatório de prestação de contas

É possível gerenciar, em um único aplicativo, as despesas de deslocamento e outras despesas de viagem, como:

  • Alimentação; 
  • Hospedagem;
  • Estacionamento;
  • Outras.

8. Facilidade de usar

Outro fator essencial para escolher o melhor app é a facilidade para utilizá-lo, do ponto de vista do viajante corporativo ao do gestor financeiro. 

O VExpenses, por exemplo, conta com cadastro rápido, layout intuitivo e ainda possui um guia de como usar o app.

3. Praticidade para monitorar trechos frequentes

Sua empresa realiza visitas frequentes a um mesmo lugar? 

Se sim, existem apps de quilometragem que permitem pré cadastrar esses trechos frequentes.

Dessa forma, o colaborador ganha tempo na prestação de contas, evita-se desvio de percurso e melhora-se a previsão de custos com reembolso de km em sua empresa.

Novamente o VExpenses é um exemplo de app que possui essa funcionalidade, além de apresentar funções completas para reembolso de quilometragem. 

6. Integrações

É possível usar um aplicativo para calcular viagem que se alinhe não só com o processo de reembolso, como também se integre com o sistema ERP de sua empresa

Assim, os dados de relatórios de despesas de viagens que tiverem reembolso aprovado são enviados automaticamente para o sistema ERP e alocados nas contas contábeis corretas.

9. Testagem gratuita

Não adianta você ler na internet sobre as funcionalidades essenciais e o melhor app para calcular viagem. 

O que importa é como eles funcionam na prática!

Por isso, o VExpenses possui período de teste gratuito. 

É muito importante procurar sempre optar por soluções que te oferecem esse tipo de serviço. Assim você tem a oportunidade de garantir que o software atende todas as necessidades da sua empresa na prática.

Vamos falar desses benefícios na prática?

Como você pode perceber, a precisão é essencial e vantajosa para ambas partes. 

Conte com a tecnologia como grande aliada: teste gratuitamente o VExpenses, plataforma que auxilia no processo de prestação de contas e gestão de reembolso.

O VExpenses, possui funcionalidade de GPS, para os viajantes marcarem automaticamente a quilometragem percorrida.

Entre suas outras funcionalidades, permite:

  • Cadastrar o valor de reembolso de quilometragem da empresa;
  • Escolher se o viajante pode ou não alterar esse valor ao lançar um percurso;
  • Deixar trechos recorrentes cadastrados, para facilitar o controle da quilometragem a ser reembolsada e o lançamento do trajeto para o viajante;
  • Cadastrar diferentes políticas de quilometragem para áreas e cargos da empresa;
  • Controlar adiantamentos;
  • Cadastrar a forma de pagamento utilizada no pagamento das despesas de viagem corporativa para melhor controle de cartões corporativos.

Não para por aí! O VExpenses possui workflow completo para todas as etapas do reembolso de quilometragem:

  • Além das funcionalidades para reembolso de km, o VExpenses faz o reconhecimento dos dados de notas fiscais de outras despesas e preenche relatórios automaticamente;
  • O app verifica automaticamente se as políticas de reembolso da empresa estão sendo cumpridas e emite alertas para os responsáveis;
  • Os responsáveis recebem relatórios de despesas para aprovação pelo próprio app e acompanham os gastos dos funcionários onde quer que estejam;
  • A área financeira da empresa monitora todo o processo em tempo real e analisa as informações de maneira inteligente, para otimizar a gestão financeira;
  • Os analistas conseguem otimizar sua gestão de tempo para se dedicar a tarefas estratégicas e implantar mais práticas de uma gestão financeira moderna.

Histórias de sucesso de automação de reembolso de km rodado

Quer ver como funciona na prática?

Teste o VExpenses com todas as funcionalidades e comece a melhorar seu reembolso de quilometragem!