Política de viagens corporativas: guia definitivo e atualizado

Aprenda a criar uma política de viagens corporativas eficiente e descubra como economizar em todo o processo de gestão com o VExpenses Viagens!
4 de fevereiro de 2025
12 min de leitura

A política de viagens corporativas são as normas estabelecidas por uma empresa para padronizar e otimizar a gestão de deslocamentos a trabalho. Ela define regras sobre passagens, hospedagem, transporte, reembolsos, cartões corporativos e limites de gastos, entre outros.

Uma política de viagens corporativas bem estruturada garante controle financeiro, conformidade com regras internas e mais segurança para os colaboradores. Empresas que investem nesse documento conseguem reduzir custos, otimizar processos e evitar inconsistências nos reembolsos.

Neste artigo, vamos mostrar como construir um modelo de política de viagens corporativas eficaz, incluindo diretrizes essenciais para uma gestão mais organizada e moderna.

Aproveite o conteúdo! 

O que é uma política de viagens?

A política de viagens corporativas é um conjunto de regras e diretrizes que define como os gestores e colaboradores devem planejar, reservar e justificar viagens a trabalho. 

Esse documento estabelece padrões para despesas e reembolsos, assim como boas práticas para evitar gastos desnecessários. 

Além disso, a política serve como um guia para garantir que os deslocamentos ocorram de maneira eficiente, segura e alinhada aos interesses da empresa.

Mas uma boa política de viagens vai além do controle de gastos. Ela define os processos de reserva de transporte, passagens e hospedagem, os custos que a empresa cobrirá, regras sobre diárias de viagem, boas práticas para os viajantes, condutas proibidas, medidas de segurança e outras orientações essenciais. 

Ao estabelecer essas normas, a empresa assegura conformidade, reduz riscos e melhora a experiência dos colaboradores em deslocamento.

Dessa forma, uma política de viagens bem estruturada deve considerar:

  • o objetivo da viagem — definir quando e por que uma viagem a trabalho é necessária;
  • o orçamento e o controle de custos — determinar limites de despesas e critérios para aprovação;
  • a transparência e a conformidade — assegurar que todos os colaboradores sigam as diretrizes estabelecidas;
  • a facilidade de gestão — implementar ferramentas que simplifiquem processos de reserva, pagamento e reembolso;
  • a segurança e o bem-estar do colaborador — garantir suporte em casos de emergências e situações inesperadas;
  • as regras de conduta — definir diretrizes sobre comportamento esperado dos viajantes em nome da empresa.

Com uma política bem definida, as empresas conseguem:

  • padronizar processos e reduzir burocracias;
  • evitar reembolsos indevidos ou excessivos;
  • garantir que todas as viagens tenham um propósito estratégico;
  • melhorar a previsibilidade dos custos de deslocamento;
  • aumentar a transparência na gestão financeira;
  • proteger a integridade dos colaboradores e da empresa durante deslocamentos corporativos.
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O que se enquadra como despesas de viagem?

Para implementar uma política de viagens eficiente, é preciso, inicialmente, definir quais tipos de despesas podem ser consideradas para reembolso. Isso evita mal-entendidos e garante que os colaboradores sigam as regras estabelecidas. 

As despesas de viagem geralmente incluem gastos com:

  • transporte: passagens aéreas, bilhetes de trem, ônibus ou aluguel de veículos;
  • hospedagem: hotéis, pousadas e acomodações temporárias em serviços como Airbnb;
  • alimentação: refeições durante o período da viagem, respeitando limites estabelecidos;
  • transporte local: táxis, aplicativos de mobilidade, transporte público e estacionamento;
  • taxas e tarifas adicionais: bagagens despachadas, taxas de câmbio e seguro viagem.

Além disso, a política deve deixar claro quais despesas não serão reembolsadas, como, por exemplo, gastos pessoais, upgrades de categoria em passagens e consumo de minibar nos hotéis. 

Definir essas regras evita surpresas desagradáveis e facilita a gestão financeira da empresa.

Como fazer um planejamento de viagens?

Planejar uma viagem corporativa vai muito além de comprar passagens e reservar hospedagens.

Um bom planejamento garante que os deslocamentos sejam realmente necessários, reduz custos, otimiza o tempo dos colaboradores e melhora a experiência da viagem

Empresas que estruturam um processo organizado conseguem evitar imprevistos e alinhar os gastos às suas políticas internas.

A seguir, confira algumas das melhores práticas para um planejamento de viagens corporativas eficiente!

1. Definir a necessidade da viagem

Nem toda viagem é indispensável. Antes de aprovar um deslocamento, avalie se as reuniões podem ser realizadas virtualmente e se a presença física é realmente necessária. 

A empresa pode estabelecer diretrizes que determinam em quais situações as viagens são justificáveis, priorizando deslocamentos mais estratégicos e de alto impacto.

2. Escolher os meios de transporte e hospedagem

A escolha do transporte e da hospedagem deve levar em conta fatores como custo-benefício, conforto e segurança. 

Recomendamos sempre comparar os preços de diferentes companhias aéreas, hotéis e serviços de transporte para escolher a melhor opção.

Além disso, é importante definir padrões para seleção de classe de voo, tipo de acomodação e limite de diárias de hospedagem conforme o cargo e a duração da viagem.

3. Criar um orçamento detalhado

Um orçamento organizado e claro evita gastos excessivos e garante maior previsibilidade financeira. Ele deve incluir limites claros para despesas com transporte, alimentação, hospedagem e outros possíveis custos. 

A recomendação é que a política de viagens da empresa estabeleça valores máximos para cada categoria e diretrizes para a solicitação de adiantamentos, caso necessário.

4. Antecipar reservas

Reservar passagens e hospedagem com antecedência pode gerar economias significativas. Além de garantir tarifas mais vantajosas, a reserva antecipada evita imprevistos, como a indisponibilidade de acomodações e voos. 

Para otimizar esse processo, algumas empresas adotam sistemas automatizados que recomendam as melhores opções com base na política de viagens vigente.

5. Utilizar ferramentas de gestão

Plataformas especializadas simplificam a gestão de viagens corporativas, permitindo a centralização das reservas, o acompanhamento dos gastos em tempo real e a automação dos processos de reembolso. 

6. Garantir suporte ao viajante

A segurança e o bem-estar do colaborador durante a viagem devem ser prioridades. Para isso, a empresa deve disponibilizar um canal de suporte para emergências, fornecer seguro viagem e orientar os colaboradores sobre protocolos de segurança, principalmente em deslocamentos internacionais. 

Estabelecer um plano de contingência para cancelamentos ou mudanças de última hora também é uma boa prática.

Como criar um modelo de política de viagem corporativa?

Para criar um modelo de política de viagens eficiente, você deve estabelecer diretrizes objetivas e alinhadas às necessidades da empresa — e então registrar essas informações em um documento acessível a todos os colaboradores. 

Confira o passo a passo a seguir!

1. Estrutura do documento

Uma política de viagens eficiente precisa ser bem organizada e acessível para todos os colaboradores. O documento deve incluir seções essenciais como objetivos, escopo, diretrizes para reservas, regras de reembolso e fluxos de aprovação. 

Além disso, deve ser apresentado de maneira clara, utilizando uma linguagem objetiva para evitar ambiguidades e garantir sua fácil compreensão.

O ideal é que essa política seja disponibilizada em um formato digital, permitindo atualizações ágeis e comunicação eficaz das mudanças aos colaboradores. 

A implementação de um portal interno ou plataforma para consultas rápidas também contribui para o cumprimento da política.

2. Diretrizes para reservas e pagamentos

Definir as diretrizes de reserva é essencial para evitar problemas operacionais e garantir conformidade com a política da empresa. 

A organização deve estabelecer quais plataformas ou fornecedores oficiais devem ser utilizados para reservas de passagens, hospedagem e transportes terrestres. 

Além disso, os métodos de pagamento aceitos devem ser claramente especificados. Algumas empresas optam por cartões corporativos, enquanto outras permitem adiantamentos ou reembolsos mediante comprovação de despesas. 

Para evitar fraudes ou mau uso, use sistema de aprovação prévia das reservas, garantindo que cada viagem esteja alinhada às diretrizes estabelecidas.

3. Critérios para aprovação

A política de viagens deve definir claramente quem tem autoridade para aprovar deslocamentos corporativos e sob quais critérios essa autorização será concedida. 

O ideal é que haja uma estrutura hierárquica que distribua a responsabilidade de aprovação conforme os níveis da empresa. 

Por exemplo, viagens nacionais podem ser aprovadas por gerentes diretos, enquanto deslocamentos internacionais exigem a validação de diretores ou do departamento financeiro.

Outro ponto importante é o controle de orçamento. Definir limites de gastos por cargo ou tipo de viagem evita despesas desnecessárias e garante que as aprovações sejam concedidas de forma consciente.

Para simplificar esse processo, muitas empresas utilizam sistemas de solicitação digital, que permitem o monitoramento e aprovação rápida, sem burocracia excessiva.

4. Procedimentos para reembolso

Um processo de reembolso eficiente deve ser transparente e de fácil execução pelos colaboradores. A política deve especificar quais despesas são reembolsáveis, quais documentos são necessários como comprovantes e qual é o prazo para envio das solicitações. 

Além disso, deve definir um tempo máximo para a análise e processamento dos reembolsos, evitando que os funcionários fiquem sem reembolso por períodos prolongados.

O uso de plataformas automatizadas pode agilizar esse fluxo, permitindo que os colaboradores digitalizem notas fiscais e insiram informações diretamente no sistema da empresa. Dessa forma, é possível reduzir erros, fraudes e o tempo gasto na conferência de cada solicitação.

Baixe gratuitamente: [Planilha] Relatório de Despesas de Viagens. Nessa planilha, você encontra: resumo gráfico das despesas, agrupamento por tipo de despesas, previsor de adiantamentos e conversor de moedas para despesas internacionais. 

5. Regras para emergências e cancelamentos

Imprevistos podem acontecer, e uma boa política de viagens precisa contemplar diretrizes claras sobre como proceder em casos de cancelamento, reagendamentos e emergências durante deslocamentos. 

Isso inclui o reembolso de despesas inesperadas, cobertura de seguros de viagem e canais de suporte que os funcionários podem acionar quando necessário.

Lembre-se de que, para a segurança dos seus colaboradores, eles devem ter acesso a um suporte 24/7 para casos de emergência, minimizando quaisquer possíveis impactos negativos da viagem.

6. Atualizações e conformidade

A política de viagens não deve ser estática. O ambiente corporativo está em constante mudança, e as necessidades da empresa podem evoluir ao longo do tempo. 

Revise regularmente o documento para que ele continue alinhado às melhores práticas e aos interesses da organização.

Sempre que houver atualizações, os colaboradores devem ser informados de maneira clara, por meio de comunicados internos ou treinamentos rápidos. 

Uma prática recomendada é a realização de auditorias periódicas para garantir a conformidade com a política e identificar possíveis melhorias no processo.

7. Utilização de tecnologia para gestão de viagens

Empresas modernas já adotam plataformas de gestão de viagens corporativas. Esses sistemas permitem que todas as etapas do processo — reserva de passagens e hotel,  reembolso e prestação de contas — sejam realizadas em um só lugar, reduzindo o tempo gasto com burocracias e aumentando a transparência.

Esses softwares possibilitam o acompanhamento em tempo real dos gastos de viagem, a digitalização de notas fiscais e relatórios automatizados que facilitam a análise financeira. A automação desses processos reduz erros humanos e melhora a experiência geral do colaborador.

Baixe gratuitamente o nosso Planejador de Orçamento de Viagem Corporativa e preveja os gastos de maneira estratégica e otimizada! 

Simplifique a política de viagens corporativas da sua empresa com o VExpenses Viagens

Criar e gerenciar uma política de viagens corporativas eficiente pode ser um desafio, mas, com o VExpenses Viagens, sua empresa tem uma solução completa para garantir mais eficiência, economia e segurança em todas as etapas de uma viagem corporativa. 

Ao cadastrar a política de viagens diretamente na plataforma, sua empresa garante que todas as regras e diretrizes sejam seguidas sem complicações. 

Nossa tecnologia automatiza alertas inteligentes em caso de descumprimento da política, proporcionando mais conformidade e controle sobre os gastos.

E vale ressaltar que a nossa plataforma all-in-one permite centralizar todo o processo de gestão de viagens, como a reserva de passagens e hotéis, o aluguel de veículos e até mesmo a prestação de contas final! 

Principais benefícios do VExpenses Viagens para sua política de viagens

Eficiência e economia — compare, em tempo real, os preços de múltiplos fornecedores e encontre as melhores opções de passagens e hospedagens com total transparência.

Segurança e conformidade — defina e cadastre a política de viagens da sua empresa na plataforma, garantindo que todas as reservas e gastos sigam as normas estabelecidas.

Experiência aprimorada para colaboradores — oferecemos um fluxo de aprovação automatizado, notificações de status das viagens e suporte 24/7 para emergências e cancelamentos.

Cartão Viagens exclusivo — centralize os pagamentos e tenha mais controle sobre as transações, com geração automática de números virtuais por operação.

Menos burocracia e mais controle — automatize a prestação de contas, digitalize comprovantes e reduza fraudes e erros no processo de reembolso.

Com o VExpenses Viagens, sua empresa pode reduzir custos, eliminar processos manuais e proporcionar uma experiência de viagem mais tranquila e eficiente para seus colaboradores.

Pronto para transformar a gestão de viagens da sua empresa? Fale com um de nossos especialistas e descubra como o VExpenses Viagens pode otimizar sua política de viagens corporativas!

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Amanda Bomfim
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