Guia de como otimizar a Prestação de Contas na empresa
Compreender o que é a prestação de contas e como otimizar esse processo é importante para que empresas evitem sofrer com possíveis fraudes e irregularidades. A prestação de contas de funcionários é uma prática essencial nas empresas, porém em muitas empresas esse processo não é feito de maneira otimizada.  Se a sua empresa possui uma […]
7 de dezembro de 2023
11 min de leitura

Compreender o que é a prestação de contas e como otimizar esse processo é importante para que empresas evitem sofrer com possíveis fraudes e irregularidades.

A prestação de contas de funcionários é uma prática essencial nas empresas, porém em muitas empresas esse processo não é feito de maneira otimizada. 

Se a sua empresa possui uma equipe externa, o processo de reembolso de despesas certamente é uma atividade que já faz parte da sua rotina. 

Aliás, você já deve ter certa familiaridade com a prestação de contas de viagem, certo? 

Mesmo em companhias que usam uma política de reembolso de despesas com frequência, a prestação de contas ainda é um ponto sensível para muitos gestores. 

E isso pode se tornar um grande problema, pois quando a gestão apresenta falhas, ela se torna vulnerável e mais suscetível a sofrer com fraudes e irregularidades.

Para evitar que isso aconteça, aqui neste artigo, você vai entender como a prestação de contas pode afetar cada setor da empresa e aprender as melhores práticas para otimizar esse processo. Acompanhe!

O que é Prestação de Contas?

Sempre que você recebe ou empresta determinada quantia a alguém para uma despesa específica, é preciso informar como, quando e para qual finalidade tal dinheiro foi usado. 

Isso acontece tanto no contexto empresarial como no contexto pessoal e é o que chamamos de prestação de contas.

Ou seja, um balanço financeiro no qual são apresentadas todas as movimentações e transações de âmbito financeiro realizadas durante um determinado período, no qual é comprovado que o dinheiro investido foi, de fato, usado na finalidade correta e dentro das diretrizes pré-estabelecidas.

No caso das viagens corporativas, por exemplo, a prestação de contas de diárias de viagem envolve todos os gastos do funcionário com alimentação, acomodação, deslocamento e outras atividades necessárias para que ele possa exercer o que lhe foi desempenhado. 

Isso deve ser feito por meio da apresentação de um relatório de viagem, onde são especificadas e anexadas todas as notas fiscais e comprovante de despesas dos gastos realizados.

Essa prestação é, então, um importante instrumento de transparência é fundamental para que todos os setores envolvidos na administração possam estar cientes das operações financeiras realizadas na empresa. 

Por isso, vale a pena dar mais atenção e dedicar um tempo a mais para estruturar o processo de forma a conter e evitar qualquer falha potencial.

Leia também: Despesas de viagens de funcionários: tudo o que você precisa saber

O que é Prestação de Contas de funcionários? 

No geral, podemos dizer que a prestação de contas é o ato de demonstrar como certos recursos foram gastos nas empresas. 

Em alguns tipos de negócios, esse processo é obrigatório, como no caso de empresas públicas. Nesses tipos de organizações, é necessário que um relatório detalhado seja gerado com todas as transações financeiras que foram realizadas. 

Porém, quando se trata do mundo corporativo, não são somente as empresas que precisam prestar contas, mas também os seus colaboradores. 

Portanto, a prestação de contas dos funcionários trata-se de um processo em que os colaboradores precisam descrever e comprovar os gastos que tiveram em determinados períodos ou atividades. 

A prestação de contas dos funcionários proporciona diversas informações importantes para o setor financeiro da empresa. Algumas delas são:

  • Quanto foi gasto de dinheiro para a realização de determinada atividade ou projeto;
  • Quais são os gastos realizados e que não estavam previstos no orçamento, bem como os motivos para que eles existam;
  • Documentos fiscais necessários para a comprovação de despesa;
  • Se os gastos são devidos;
  • Se o uso da verba está de acordo com a política de reembolso da empresa. 

A partir do momento que existe o controle dessas informações, a empresa pode fazer um melhor controle financeiro, fiscalizar os gastos feitos pelos colaboradores e evitar que ocorram desvios de recursos (fraudes). 

É importante deixar claro que é obrigatório que os colaboradores façam esse tipo de prestação – quando necessário –, mas também é essencial que as empresas tenham diretrizes bem definidas para esse processo. 

Por isso, ao longo deste artigo, você compreenderá como o processo de prestação de contas deve ser feito dentro das  empresas.

Qual o objetivo da Prestação de Contas?

O principal objetivo da prestação de contas dentro das empresas é garantir transparência e responsabilidade na gestão dos recursos financeiros e patrimoniais. 

Além disso, a prestação de contas também contribui para a organização interna das empresas, já que esse processo requer uma estruturação dos registros contábeis e financeiros da empresa. 

Assim, a análise dos dados e a tomada de decisões futuras é facilitada.

Ao realizar esse processo de forma eficiente, as empresas conseguem  centralizar suas informações financeiras, facilitando, proporcionando uma visão abrangente das operações e da saúde financeira da organização.

Outra finalidade da prestação de contas é cumprir leis e regulamentos internos e externos, já que esse processo é realizado em conformidade com normas contábeis, fiscais e regulamentações específicas do setor, mitigando riscos de penalidades legais.

Somado a isso, ao ter um processo de prestação de contas transparente, é possível detectar irregularidades ou atividades suspeitas, garantindo a integridade e a ética nos negócios.

Como funciona o processo de Prestação de Contas de funcionários? 

As empresas são obrigadas a arcar com qualquer tipo de despesa corporativa que os colaboradores tenham. 

Por esse motivo, caso um colaborador tenha algum custo para realizar a sua atividade de trabalho, ele precisa prestar contas para solicitar o reembolso da despesa.

Vamos supor, por exemplo, que um funcionário precisou fazer uma viagem para visitar um cliente da empresa. Enquanto viajava, ele teve gastos com táxi e com alimentação. 

Neste caso, ao retornar da visita ao cliente, ele deverá prestar contas de suas despesas para que possa solicitar o seu reembolso. 

Para fazer isso, é importante que ele disponibilize as seguintes informações: 

  • Como os gastos foram feitos;
  • Quando as despesas ocorreram;
  • Qual a finalidade para o uso do dinheiro. 

Além disso, o colaborador também deve apresentar documentos comprobatórios, como cupom ou nota e recibo fiscal

Quem tem o dever de prestar contas?

Várias entidades e indivíduos têm o dever de prestar contas em diferentes contextos. Por exemplo: as empresas precisam fazer isso geralmente com relatórios anuais, demonstrativos financeiros e outras formas de divulgação.

Além disso, organizações sem fins lucrativos, governos e demais entidades do setor público, instituições financeiras e reguladores têm o dever de prestar contas. 

Ou seja, em geral, qualquer organização ou pessoa que administra recursos, exerce poder ou toma decisões que afetam outros indivíduos é responsável por essa prestação.

Porém, algumas empresas privadas não precisam fazer um relatório financeiro detalhado de prestação de contas, como:

  • Eirelli (Empreendedor Individual de Responsabilidade Limitada);
  • MEI (Microempreendedor Individual);
  • EI (Empreendedor Individual).

Quais as consequências de uma Prestação de Contas mal feita?

A prestação de contas é um processo que envolve diversos setores, desde o financeiro, recursos humanos, comercial, entre outros. Sendo assim, o impacto das ações desse processo acaba se perpetuando.

Uma prestação de contas inadequada pode provocar erros contábeis e inconsistências de dados, gerando imprecisão nas demonstrações financeiras que, por sua vez, pode comprometer a credibilidade da instituição junto aos investidores, acionistas, etc. 

Prestar contas de maneira inadequada também pode levar a escolhas estratégicas equivocadas, já que normalmente, as decisões são baseadas em informações contábeis e, se elas não estão corretas, isso pode prejudicar significativamente os negócios.  

Uma prestação de contas incorreta pode afetar a saúde financeira da empresa e comprometer o seu desempenho operacional em escalas diferentes.  

Além do âmbito financeiro, uma prestação de contas inadequada pode desencadear investigações regulatórias e legais, podendo gerar penalidades e multas. Sem contar que a falta de conformidade com normas contábeis pode resultar em uma série de auditorias demoradas e com custos elevados.

Leia mais: Saiba como lançar o reembolso de despesas na contabilidade

O que deve constar na Prestação de Contas?

A prestação de contas completa e adequada deve incluir uma série de elementos importantes, como:

  • demonstrações financeiras, incluindo balanço patrimonial, demonstração do resultado do exercício, fluxo de caixa e notas explicativas;
  • informações sobre receitas e despesas, como origem e finalidade;
  • se a organização tem investimentos financeiros, é importante incluir detalhes sobre tipos, valores, rendimentos, riscos associados e qualquer outra informação relevante;
  • informações sobre governança e gestão, como estrutura, composição do conselho de administração, remuneração dos executivos, políticas de ética e compliance, gestão de riscos etc;
  • cumprimento de regulamentações e obrigações legais, como informações sobre impostos pagos, conformidade com normas contábeis, leis trabalhistas e ambientais, e outras obrigações legais;
  • desempenho e impacto, como métricas e indicadores relacionados aos objetivos estratégicos.

Como fazer uma Prestação de Contas simples e eficiente?

Para fazer uma prestação de contas eficiente, implemente um sistema de arquivamento e organização de documentos, como notas fiscais, recibos e extratos bancários de maneira clara e acessível.

O ideal é tornar esse processo digitalizado, evitando a utilização de papéis e, claro, o extravio de documentos importantes.

Tenha também um registro preciso de dados a partir da implementação de padrões rigorosos para a entrada de informações contábeis, garantindo consistência e precisão na prestação de contas

Adote uma política de prestação de contas transparente e de fácil acesso a todos os colaboradores envolvidos neste processo. Sendo assim, o ideal é documentar procedimentos, prazos e responsabilidades, tornando a estrutura mais sólida e segura, garantindo que todos tenham conhecimento das suas funções, direitos e obrigações.

Dessa forma, a empresa garante uma padronização e uniformidade na prestação de contas, reduzindo erros, inconsistências e outros problemas. 

A adoção de softwares de gestão de despesas, como o  VExpenses, também é fundamental nesse processo, pois esse sistema auxilia na otimização e eficiência da prestação de contas, otimizando a gestão de despesas corporativas de maneira ampla, desde a comprovação do gasto até a análise de adequação às políticas de despesas e lançamento contábil.

Com o VExpenses, é possível tornar os processos de reembolsos automatizados, seguros, confiáveis e transparentes em todas as etapas, simplificando todo o processo, minimizando erros manuais e proporcionando maior visibilidade sobre os fluxos financeiros.

Além disso, o VExpenses proporciona também uma visão abrangente das despesas corporativas, facilitando a identificação de padrões, controle de orçamento e conformidade com políticas internas.

Sem contar que o software de gestão de despesas disponibiliza o recebimento de notas fiscais por meio de fotografias tiradas pelo próprio celular, onde o colaborador pode incluir a nota no sistema assim que a transação é realizada, evitando um acúmulo de documentos.

A prestação de contas é um processo imprescindível na gestão financeira de uma empresa, já que ela garante a transparência, responsabilidade e conformidade com normas internas e externas. 

Além disso, uma prestação de contas correta promove a confiança em investidores, clientes e parceiros. 

Se você deseja ter uma política de prestação de contas mais segura e eficiente, com garantia de menos dores de cabeça para os gestores, essa é a ferramenta que falta na gestão da sua empresa.

Acesse o site do VExpenses e solicite um pedido de trial da mais completa ferramenta de prestação de contas de despesas corporativas!

Tarina Lemmi
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