Despesas corporativas: o que são, tipos, desafios, dicas e mais
As despesas corporativas representam uma parte essencial da gestão financeira de qualquer empresa, pois influenciam diretamente a rentabilidade e a eficiência operacional.  Neste texto, vamos explorar o conceito de despesas corporativas, os tipos mais comuns e dicas práticas para otimizar esse processo. Também discutiremos a diferença entre despesas reembolsáveis e não reembolsáveis, a importância de […]
8 de julho de 2024
8 min de leitura

As despesas corporativas representam uma parte essencial da gestão financeira de qualquer empresa, pois influenciam diretamente a rentabilidade e a eficiência operacional. 

Neste texto, vamos explorar o conceito de despesas corporativas, os tipos mais comuns e dicas práticas para otimizar esse processo.

Também discutiremos a diferença entre despesas reembolsáveis e não reembolsáveis, a importância de um controle eficiente e os desafios que as empresas enfrentam. 

Por fim, vamos falar sobre a implementação de estratégias de gestão de despesas e as ferramentas que podem auxiliar nesse processo, garantindo um controle mais rigoroso e eficiente.

Quer se aprofundar nesse tema tão importante para as rotinas diárias da sua empresa?

Continua a leitura para captar insights valiosos!

O que são despesas corporativas?

Despesas corporativas são todos os gastos incorridos por uma empresa para manter suas operações diárias e cumprir seus objetivos estratégicos. 

Esses gastos abrangem uma ampla gama de categorias, incluindo aluguel de escritório, contas de serviços públicos, materiais de escritório, despesas de viagem, marketing e publicidade, entre outros. 

Em essência, qualquer custo necessário para que a empresa funcione de maneira eficiente pode ser considerado uma despesa corporativa. 

Essas despesas são fundamentais para a operação contínua da empresa, mas também requerem uma gestão cuidadosa para evitar excessos e desperdícios que possam prejudicar a saúde financeira do negócio. 

A compreensão detalhada e o controle rigoroso das despesas corporativas permitem que a empresa mantenha um fluxo de caixa saudável, maximize a lucratividade e esteja melhor preparada para enfrentar desafios financeiros. 

Ao categorizar e monitorar essas despesas, os gestores podem tomar decisões informadas, identificar áreas de economia potencial e garantir que os recursos da empresa sejam usados de maneira eficaz.

O que a legislação brasileira diz sobre despesas corporativas?

A legislação brasileira estabelece diretrizes específicas para a contabilização e dedução das despesas corporativas. 

De acordo com a Lei nº 6.404/1976, conhecida como Lei das Sociedades por Ações, e o Regulamento do Imposto de Renda (RIR/2018), as empresas devem registrar todas as despesas de forma precisa e transparente em seus demonstrativos financeiros. 

As despesas operacionais, necessárias para a atividade-fim da empresa, podem ser deduzidas da receita bruta para a apuração do lucro tributável, desde que sejam comprovadas e estejam de acordo com a natureza da atividade empresarial. 

Despesas não comprovadas ou inadequadamente justificadas podem ser glosadas pela Receita Federal, resultando em autuações fiscais e penalidades. 

Além disso, é preciso que as companhias reembolsem as despesas corporativas necessárias e feitas pelos seus funcionários durante as atividades profissionais.

Portanto, é crucial que as empresas mantenham um controle rigoroso e documentação adequada de todas as despesas para garantir conformidade com as exigências legais e evitar problemas fiscais.

Qual é a diferença entre custos e despesas?

A diferença entre custos e despesas reside principalmente na relação desses gastos com a produção e operação da empresa.

Custos são todos os gastos diretamente relacionados à produção de bens ou serviços, como matérias-primas, mão de obra direta e outros insumos necessários para a fabricação de produtos.

Despesas, por outro lado, são gastos relacionados à manutenção e operação do negócio, mas que não estão diretamente ligados à produção, como aluguel, marketing, salários e serviços de utilidade pública.

Ciente dessa diferença, vamos trazer, na sequência, a classificação das despesas corporativas e como elas podem ser gerenciadas para otimizar a saúde financeira.

Como são classificados os gastos de uma empresa?

Os gastos de uma empresa são classificados de maneira a facilitar o entendimento e a gestão financeira. Essa classificação é importante para que gestores possam identificar, monitorar e controlar os custos e as despesas de maneira eficiente, otimizando os recursos disponíveis.

Em geral, os gastos são divididos em custos e despesas, cada um com suas próprias subcategorias.

Custos

  • Custos fixos: são aqueles que não variam com o nível de produção ou venda. Esses custos permanecem constantes independentemente do volume de produção ou vendas. Exemplos: aluguel de instalações, seguros e depreciação de ativos.
  • Custos variáveis: mudam diretamente com o nível de produção ou venda. Exemplos incluem matérias-primas, comissões de vendas e custos de energia. Quanto maior a produção ou vendas, maiores serão esses custos.

Exemplos incluem matérias-primas, comissões de vendas e custos de energia. Quanto maior a produção ou vendas, maiores serão esses custos.

Despesas

  • Despesas fixas: não variam com o volume de vendas ou produção, semelhantes aos custos fixos. Exemplos incluem salários administrativos, aluguel de escritório e despesas com utilidades.
  • Despesas variáveis: flutuam com o nível de atividade da empresa, como as despesas com marketing, transporte e serviços de terceiros, que aumentam ou diminuem conforme a atividade empresarial.
  • Despesas de capital: referem-se a investimentos em ativos de longo prazo, como compra de equipamentos, imóveis ou veículos. Essas despesas são capitalizadas e amortizadas ao longo do tempo.
  • Despesas correntes: relacionam-se aos gastos necessários para a operação diária da empresa e são geralmente recorrentes, como aluguel e materiais de escritório.
  • Despesas operacionais: são todas as despesas necessárias para manter as operações diárias da empresa, incluindo tanto as despesas fixas quanto as variáveis.
  • Despesas não operacionais: referem-se a gastos não relacionados diretamente à atividade principal da empresa, como juros sobre empréstimos, multas e perdas em investimentos.

A classificação detalhada dos gastos permite uma visão clara e precisa da saúde financeira da empresa, facilitando a tomada de decisões estratégicas e a implementação de controles eficientes.

Quais são as diferenças entre despesas reembolsáveis e não reembolsáveis?

As despesas corporativas podem ser classificadas como reembolsáveis ou não reembolsáveis, dependendo de sua natureza e do tratamento contábil aplicável a elas.

Despesas reembolsáveis 

São aquelas que os funcionários ou terceiros pagam inicialmente com recursos próprios, mas que posteriormente são reembolsadas pela empresa. Exemplos comuns incluem despesas de viagem, hospedagem, controle de combustível, alimentação durante viagens corporativas e compras pequenas necessárias para a execução de atividades empresariais.

O reembolso dessas despesas requer a apresentação de comprovantes, como recibos e faturas, e geralmente está sujeito a políticas específicas da empresa que definem quais tipos de despesas são elegíveis para reembolso e os limites máximos permitidos.

Despesas não reembolsáveis

São despesas que a empresa não reembolsa, geralmente porque são consideradas de caráter pessoal ou não estão previstas nas políticas de reembolso.

Elas podem incluir gastos pessoais dos funcionários que não têm relação direta com as atividades corporativas, como compras pessoais, entretenimento fora do escopo de negócios e despesas de viagem não autorizadas.

Em outras palavras, essas despesas não impactam diretamente os relatórios financeiros operacionais da empresa.

Por isso, é fundamental ter políticas claras para diferenciar as despesas reembolsáveis das não reembolsáveis, evitando assim disputas e confusões entre funcionários e administração financeira. 

Gerenciar adequadamente as despesas reembolsáveis e não reembolsáveis é relevante para manter a integridade financeira e a transparência dentro da empresa, além de assegurar a conformidade com regulamentos fiscais e contábeis.

Qual é a importância de um controle eficiente das despesas corporativas?

Um controle eficiente das despesas corporativas é vital para a sustentabilidade e o sucesso em longo prazo de qualquer empresa. Gerenciar adequadamente os gastos traz uma série de benefícios que impactam positivamente a saúde financeira da organização.

A seguir, confira os benefícios de uma gestão eficaz. 

Redução de desperdícios

Um controle rigoroso das despesas permite identificar e eliminar gastos desnecessários, otimizando o uso dos recursos e aumentando a eficiência operacional, o que também pode proporcionar insights para estratégias de investimento e crescimento.

Melhoria no fluxo de caixa 

Com um controle eficiente, a empresa pode planejar melhor seus desembolsos, evitando surpresas desagradáveis e garantindo que haja sempre capital disponível para as necessidades operacionais e investimentos estratégicos.

Tomada de decisões

Dados precisos e atualizados sobre as despesas permitem aos gestores tomar decisões informadas e estratégicas, como cortes de custos ou redirecionamento de investimentos para áreas mais rentáveis.

Conformidade legal e fiscal 

Manter um registro detalhado e organizado das despesas é importante para a conformidade com as leis fiscais e regulatórias. Isso evita problemas com auditorias e fiscalizações, além de possíveis multas e penalidades.

Transparência e responsabilidade 

Um sistema de controle de despesas robusto promove a transparência dentro da empresa, responsabilizando os funcionários por seus gastos e incentivando uma cultura de responsabilidade financeira.

Impacto na saúde financeira

O controle eficiente das despesas corporativas impacta diretamente a saúde financeira da empresa, contribuindo para a estabilidade e o crescimento sustentável. Ao reduzir desperdícios e otimizar o uso de recursos, a empresa consegue aumentar sua lucratividade.

Além disso, uma gestão financeira sólida melhora a reputação da empresa junto a investidores, credores e outras partes interessadas, facilitando o acesso a financiamento e parcerias estratégicas.

Por isso, a implementação de um bom controle das despesas corporativas é uma prática essencial para garantir que a empresa opere de maneira eficiente, mantenha sua saúde financeira e esteja preparada para aproveitar oportunidades de crescimento e enfrentar desafios econômicos.

Quais são os maiores desafios na gestão de despesas corporativas?

A gestão de despesas corporativas é uma tarefa complexa que envolve diversas responsabilidades e exige uma abordagem detalhada e estratégica.

Apesar de sua importância, os gestores frequentemente enfrentam uma série de dificuldades que podem dificultar a administração eficiente desses gastos.

Alguns dos maiores desafios na gestão de despesas corporativas incluem:

Identificação de fraudes e abusos

Detectar e prevenir fraudes e abusos nas despesas é um dos maiores desafios. Isso inclui despesas fraudulentas, reembolsos indevidos e a manipulação de registros financeiros.

Adaptação a mudanças regulatórias

As leis e regulamentações fiscais e contábeis estão em constante mudança. Manter-se atualizado e garantir que a empresa esteja em conformidade com as novas normas é uma tarefa contínua e desafiadora.

Monitoramento e controle em tempo real

Manter um controle atualizado e em tempo real das despesas pode ser difícil, especialmente em grandes organizações com múltiplos departamentos e centros de custo.

Gestão de despesas de funcionários

Controlar as despesas de funcionários, especialmente aquelas relacionadas a viagens e entretenimento, exige políticas claras e mecanismos de controle eficazes.

Integração de sistemas e dados

Integrar diferentes sistemas de gestão financeira e assegurar a consistência e precisão dos dados pode ser um desafio, especialmente em empresas que utilizam múltiplas plataformas de software.

Controle de despesas não planejadas

Despesas inesperadas podem surgir a qualquer momento, e gerenciar essas surpresas financeiras requer um planejamento cuidadoso e a criação de reservas apropriadas.

Educação e treinamento de funcionários

Garantir que todos os funcionários compreendam e sigam as políticas de despesas da empresa é fundamental. Isso inclui treinamentos regulares e uma comunicação clara sobre as expectativas e procedimentos.

Manutenção da transparência

Promover a transparência nas despesas corporativas é crucial para construir confiança e evitar conflitos internos. Isso pode ser desafiador, especialmente em empresas grandes ou em crescimento rápido.

Abordar esses desafios de maneira proativa e com estratégias bem definidas ajuda a empresa a manter um controle eficaz das despesas, protegendo seus recursos financeiros e promovendo um ambiente de responsabilidade e transparência.

Por que e como implementar uma política de despesas corporativas?

Uma política de despesas corporativas é um conjunto de diretrizes que define como os funcionários devem gerenciar e reportar as despesas incorridas no desempenho de suas funções.

Essas políticas especificam quais tipos de despesas são permitidas, os limites de gastos, as formas de pagamento, os procedimentos para solicitação de reembolso e os requisitos de documentação.

Implementar uma política clara e bem definida é importante para assegurar conformidade, prevenir fraudes e abusos, e promover uma gestão financeira eficiente.

Confira em detalhes os principais benefícios!

Controle e transparência

Políticas de despesas bem definidas ajudam a manter o controle sobre os gastos e promovem a transparência dentro da organização. Elas garantem que todos os funcionários estejam cientes das regras e expectativas, reduzindo o risco de erros e fraudes.

Conformidade legal

Uma política de despesas bem estruturada assegura conformidade com regulamentações fiscais e contábeis.

Eficiência operacional

Com diretrizes claras, os processos de aprovação e reembolso de despesas se tornam mais eficientes, economizando tempo e recursos administrativos.

Responsabilidade e prestação de contas

Uma política de despesas incentiva a responsabilidade financeira entre os funcionários, assegurando que os recursos da empresa sejam usados de maneira adequada.

Comunicação e treinamento dos colaboradores

Implementar uma política de despesas corporativas eficaz requer uma comunicação clara e treinamento adequado dos colaboradores. É essencial que todos os funcionários compreendam as diretrizes e saibam como aplicá-las em suas atividades diárias. Para isso, a empresa deve:

  • realizar workshops e treinamentos periódicos para explicar as políticas e procedimentos de despesas;
  • disponibilizar documentos detalhados que descrevam a política de despesas e exemplos práticos;
  • estabelecer canais de comunicação para que os funcionários possam esclarecer dúvidas e receber orientação sobre as políticas de despesas.

Exemplo prático

Uma empresa de consultoria decide implementar uma política de despesas corporativas para controlar melhor os custos de viagem de seus funcionários. A política estabelece que todas as despesas de viagem devem ser aprovadas pelo supervisor imediato antes da viagem, e os reembolsos só serão processados mediante a apresentação de recibos e um relatório detalhado dos gastos.

A empresa também define um limite diário para despesas com alimentação e hospedagem. Após a implementação da política, a empresa realiza uma sessão de treinamento para todos os funcionários e disponibiliza um guia detalhado na intranet corporativa.

Como resultado, a empresa observa uma redução significativa nas despesas de viagem e uma maior conformidade com as diretrizes estabelecidas.

Por que investir em ferramentas e tecnologias para gestão de despesas corporativas?

Investir em ferramentas para a gestão de despesas corporativas é relevante para empresas que buscam eficiência, precisão e controle aprimorado sobre seus gastos.

Com o avanço da tecnologia, diversas soluções no mercado oferecem funcionalidades que facilitam o gerenciamento de despesas, reduzindo o trabalho manual e minimizando erros, além de gerar análises e relatórios avançados que ajudam na tomada de decisões estratégicas.

Conheça as soluções da VExpenses

A VExpenses é a maior plataforma de gestão de despesas corporativas da América Latina. Com a nossa ferramenta, você centraliza todo o controle dos processos de reembolsos, adiantamentos, cartões corporativos e outros gastos operacionais, transformando as despesas da sua empresa em estratégia.

Conheça os principais recursos:

  • garantia do cumprimento das regras e políticas da empresa;
  • dashboards e relatórios personalizados para tomadas de decisões sobre o orçamento;
  • controle financeiro: investimento vs. gastos;
  • otimização nos processos de reembolsos e adiantamentos;
  • segurança na aprovação de despesas com auditoria fiscal automatizada;
  • prevenção contra possíveis fraudes;
  • precisão sobre o reembolso de km rodado;
  • eliminação de travas no processo de prestação de contas;
  • integração entre sistemas gerenciais para mais controle de dados contábeis;
  • controle da gestão de despesas de cada filial separadamente.

Mais eficiência na gestão de despesas corporativas

Gerenciar as despesas corporativas de maneira eficiente é um componente central para o sucesso e a sustentabilidade financeira de qualquer empresa. Compreender as diferenças entre custos e despesas, classificar corretamente os gastos e implementar políticas claras são passos importantes para manter o controle financeiro.

Além disso, adotar tecnologias avançadas, como as oferecidas pela VExpenses, pode transformar a maneira como as empresas lidam com suas finanças, promovendo maior transparência, eficiência e conformidade.

Ao investir em tecnologias, as empresas otimizam seus processos internos e ganham uma visão estratégica que apoia a tomada de decisões informadas e a sustentabilidade financeira em longo prazo.

Quer experimentar todos os benefícios de uma gestão de despesas corporativas automatizada e eficiente? Teste gratuitamente a plataforma VExpenses e descubra como nossas soluções podem transformar o controle financeiro da sua empresa!

Tarina Lemmi
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