Cartão Corporativo: Confira o guia completo sobre o assunto!
O cartão corporativo é usado tanto no setor público quanto no privado. O objetivo é dar mais transparência e simplificar a gestão de gastos relacionados ao trabalho. O cartão corporativo é uma espécie de cartão empresarial que pode ser usado por alguns funcionários para determinados tipos de gastos.  Esses pagamentos têm regras específicas relacionadas tanto […]
14 de março de 2024
29 min de leitura

O cartão corporativo é usado tanto no setor público quanto no privado. O objetivo é dar mais transparência e simplificar a gestão de gastos relacionados ao trabalho.

O cartão corporativo é uma espécie de cartão empresarial que pode ser usado por alguns funcionários para determinados tipos de gastos. 

Esses pagamentos têm regras específicas relacionadas tanto ao limite que pode ser utilizado quanto ao tipo de despesa.

Apesar de ter se popularizado no setor público, o setor privado também tem se beneficiado dessa ferramenta, empregando-a com objetivo de simplificar a contabilidade no quesito reembolsos, e até para facilitar o dia a dia do colaborador.

Acompanhe nosso artigo até o final para descobrir mais sobre o que é o cartão corporativo, como solicitá-lo e quais as suas vantagens para as empresas.

O que é Cartão Corporativo?

O cartão corporativo é um cartão, de débito ou crédito, que pode ser usado pelo colaborador em despesas relacionadas à empresa. A intenção é que haja mais controle e menos trabalho na hora de fazer a contabilidade dos gastos da corporação.

Para empresas menores, como MEI ou microempresas, o cartão corporativo pode ajudar o empreendedor a separar as contas da pessoa física e da pessoa jurídica. 

É comum que as duas coisas se misturem — uma vez que cerca de 50% dos empreendedores mesclam contas pessoais e profissionais — e isso pode prejudicar tanto na hora de declarar o imposto de renda quanto na parte operacional, como, por exemplo: definir o preço do produto, saber o custo de aquisição de um cliente e organizar as finanças pessoais.

O que pode ser comprado com Cartão Corporativo?

Isso depende das políticas de compras da empresa e das restrições impostas pelo emissor do cartão. 

Porém, normalmente, os cartões corporativos são usados para comprar itens relacionados às atividades da empresa, como suprimentos de escritório, equipamentos eletrônicos, etc. 

Ou seja, gastos relacionados à empresa e que não são dever do funcionário arcar com os custos. 

Algumas corporações permitem que os funcionários usem o cartão para comprar apenas certos tipos de produtos ou serviços, enquanto outras são mais flexíveis.

Além disso, os emissores do cartão corporativo podem ter limitações e restrições em relação ao tipo de compra realizada com o cartão.

E ainda, é possível que as corporações exijam dos funcionários aprovação prévia antes de usar o cartão. Outras podem ter um sistema de controle de despesas que permite aos gerentes monitorar as compras feitas em tempo real.

O que não pode ser comprado no Cartão Corporativo?

O que não pode ser adquirido com o cartão corporativo também depende das políticas da empresa e restrições do emissor do cartão. Porém, existem algumas categorias que são normalmente proibidas. Conheça mais sobre elas!

Produtos para uso pessoal 

É o caso de roupas, produtos de beleza, entre outros. Entretanto, algumas empresas podem permitir o cartão corporativo para despesas de pequeno valor, como materiais de higiene pessoal, relacionadas a viagens de negócios.

Despesas de entretenimento 

Essas são consideradas excessivas ou extravagantes, como jantares caros em restaurantes de luxo ou viagens de férias. 

No entanto, despesas de entretenimento podem ser permitidas em reuniões de negócios, eventos corporativos ou jantares com clientes importantes. Nesses casos, é preciso que elas sejam apropriadas e dentro do bom senso. 

Produtos de consumo proibido no trabalho 

Esses itens podem prejudicar a produtividade e tornar o ambiente de trabalho inseguro. É o caso de bebidas alcoólicas, cigarros ou produtos com tabaco.

Logo, é fundamental esclarecer as regras ao colaborador. Afinal, o mau uso do cartão corporativo pode resultar em medidas disciplinares, danificar a reputação da empresa e até levar a consequências legais.

Alimentação fora do expediente e em atividades pessoais 

O colaborador viajou a negócios ou outras atividades relacionadas ao trabalho, como uma conferência ou reunião com clientes? 

Nesse caso, é possível que a empresa libere o cartão corporativo para pagar refeições e até outras despesas relacionadas. Contudo, é sempre recomendado que ele evite gastos extravagantes.

Por outro lado, se o funcionário estiver em atividades pessoais, como jantar com amigos ou familiares, é improvável que a empresa permita o uso do cartão.

Gasolina do próprio veículo para dirigir em situações comuns

Se o funcionário precisar dirigir o veículo para trabalhar, como visitar clientes, a empresa pode liberar o cartão corporativo para pagar a gasolina.

Porém, é importante que as políticas sejam claras em relação a esses tipos de despesas. Em muitos casos, pode ser necessário manter os registros de quilometragem e apresentar recibos de pagamento.

No entanto, dificilmente é possível usar o cartão corporativo para pagar a gasolina em atividades pessoais, que não agregam diretamente ao trabalho.

Quais as vantagens de oferecer um Cartão Corporativo?

Como visto, em vez do funcionário pagar pela compra com o próprio dinheiro e depois pedir reembolso, ele pode usar o cartão corporativo. Isso traz diversos pontos positivos para o negócio. 

A seguir, destacamos alguns pontos. Confira!

Maior controle e transparência

A empresa pode ver todas as transações feitas com o cartão e comprovar gastos. Por isso, passa a ter um maior controle sobre as despesas de seus funcionários. 

Isso ajuda a evitar gastos desnecessários e fraudes. Afinal, todas as compras são registradas e podem ser analisadas pela equipe financeira da empresa.

Por exemplo, imagine que um colaborador usou o cartão corporativo para comprar um item sem relação com o trabalho. Com ele, fica fácil dos gestores detectarem essa compra e garantir que o colaborador seja responsabilizado pela despesa.

Facilidade de gerenciamento

Com o cartão, a empresa pode ter uma visão geral das despesas dos funcionários, o que facilita o gerenciamento financeiro. 

Por exemplo, é possível definir limites de gastos, escolher categorias de despesas permitidas e, se desejar, restringir certos tipos de transações.

Além disso, os dados das compras realizadas são armazenados eletronicamente, facilitando a análise e o relatório das despesas. Desse jeito, a companhia tem acesso a relatórios detalhados, contendo informações como quem gastou o quê, quando e onde. 

Com esses dados em posse, a empresa consegue detectar padrões de despesas e identifica áreas onde se pode economizar.

Aumento da eficiência

O cartão corporativo permite que os colaboradores façam compras relacionadas ao trabalho de maneira rápida e fácil, diminuindo as solicitações de reembolso. Isso pode ser especialmente útil em situações emergenciais. 

Esse benefício também ajuda a reduzir a carga administrativa dos departamentos financeiros e a liberar tempo para outras demandas. Logo, a equipe desse setor tende a elevar a produtividade.

Melhor controle de orçamento

Com o cartão, o negócio consegue definir limites de gastos para cada funcionário, o que ajuda a manter os custos dentro do orçamento. 

Além disso, é possível configurar alertas de gastos, que avisam aos funcionários quando estão se aproximando dos limites estabelecidos.

Essa funcionalidade é ainda mais benéfica para gerenciar despesas recorrentes, como viagens de negócios e suprimentos de escritório. 

Outra vantagem do cartão corporativo é a possibilidade de organizar os gastos em um único lugar. Isso facilita o monitoramento do orçamento e ajuda a empresa a identificar áreas onde pode economizar. 

Com as informações de gastos em mãos, ela consegue negociar melhores preços com fornecedores e tomar decisões financeiras mais bem embasadas.

Benefícios para os funcionários

Ter um cartão corporativo é mais conveniente para o colaborador, principalmente em viagens de negócio, onde é difícil prever exatamente os gastos. Assim, ele não precisa usar seu próprio dinheiro para despesas relacionadas ao trabalho.

Isso ajuda a reduzir o estresse financeiro dos funcionários e melhorar a sua satisfação no trabalho. Consequentemente, esse benefício tende a atrair e reter talentos, que sabem da flexibilidade na hora da compra. 

Como funciona o Cartão de Crédito Corporativo?

O cartão de crédito corporativo funciona da mesma maneira que o da pessoa física. É muito comum encontrar diferentes modalidades de cartão, que se modificam de acordo com seu objetivo principal. 

Ou seja, existem tanto cartões corporativos generalistas — aplicáveis a qualquer tipo de despesa, quanto cartões que podem ser exclusivos para pagamento de combustível, adiantamentos, premiações e presentes.

Usar o cartão de crédito pode trazer benefícios para a empresa pois não onera o funcionário, como ocorre no reembolso de despesas, e melhora a gestão dos gastos, que ficam centralizadas em uma única fatura.

Além disso, como o fluxo de gastos no cartão ocorre primeiro com o funcionário gastando e, no mês seguinte, a empresa pagando, se colocado de forma correta no planejamento, isso pode ajudar no fluxo de caixa da empresa.

O empresário também pode procurar um cartão que dê recompensas de pontos (ou milhas) para o uso do cartão de crédito. O bônus pode ser usado tanto para auxiliar nos gastos de viagens corporativas, quanto para presentear funcionários em campanhas pontuais.

Assim como na pessoa física, o cartão de crédito corporativo exige um bom planejamento e regras bem definidas para que seu uso não seja prejudicial à saúde financeira da empresa.

Também é importante ressaltar que os gastos no cartão corporativo ou empresarial não dispensam a necessidade da prestação de contas. Caso contrário, você poderá ficar à mercê dos “gastos fantasmas” que prejudicam a empresa.

Quem pode solicitar Cartão Corporativo?

Geralmente, quem solicita a abertura de conta ou o pedido de cartão são as pessoas previamente autorizadas pelos donos da empresa. Procuradores, gestores financeiros, CEOs ou o próprio empresário. Nem sempre é preciso ter uma conta PJ para conseguir um cartão empresarial.

Para solicitar um cartão corporativo você pode seguir por dois caminhos:

  • Instituições financeiras convencionais, como bancos físicos, digitais e corretoras;
  • Empresas financeiras alternativas, como fintechs especializadas em gestão de despesas corporativas.

As primeiras opções exigem a abertura de conta PJ para emitir o cartão corporativo. Já as fintechs, como é o caso do VExpenses, oferecem mais facilidades para conseguir um cartão corporativo e empresarial

Essas empresas concedem menores tarifas de gerenciamento do cartão e melhor atendimento do que o oferecido pelas instituições financeiras tradicionais. 

Tudo isso, mantendo o nível de segurança oferecido pelos bancos, sem qualquer risco para sua empresa.

O VExpenses ainda traz outro benefício: o gerenciamento e organização das prestações de conta da sua empresa. É possível ter múltiplos cartões e usuários, controlar os gastos por categoria, deixar um cartão disponível para cada departamento, entre outros.

Quais as vantagens do Cartão Corporativo?

Há muitas vantagens de ter um cartão corporativo. Entenda mais quais são elas:

1. Centralização das contas

O cartão corporativo permite descentralizar as compras e centralizar o controle. 

Ou seja, acabar com o microgerenciamento e dar mais liberdade para que o funcionário possa cumprir suas funções sem que o gestor financeiro tenha que abrir mão da administração de gastos.

Com ele é possível fazer uma gestão financeira centralizada, com informações integradas para uma melhor política e acompanhamento de despesas. 

Dessa forma, principalmente quando se trata de um cartão corporativo do tipo pré-pago, é dada mais independência aos funcionários, mas o controle dos gastos continua com a empresa.

2. Simplifica as despesas em viagens a trabalho

Em comparação ao processo de reembolso de despesas, usar o cartão corporativo para custear despesas com alimentação, transporte e hospedagem possui o benefício de que o custo é descontado diretamente da conta da empresa, sem gerar nenhum ônus ao colaborador.

Usar o cartão corporativo para esses tipos de despesas não dispensa a obrigatoriedade de prestação de contas por parte do funcionário, mas agiliza o processo e poupa tempo dos envolvidos. 

A empresa é obrigada a custear os gastos previstos em lei e em sua política de reembolso de despesas, enquanto o colaborador estiver a serviço da corporação.

3. Melhor planejamento e controle financeiro

Como uma consequência do benefício da centralização das contas, a adoção do cartão corporativo auxilia na melhora do planejamento e controle financeiro dentro das empresas.

A fatura do cartão permite um registro histórico dos gastos, que facilita a realização de projeções baseadas em dados confiáveis. Essas informações podem auxiliar nos momentos de redução de despesas e planejamento financeiro para os próximos períodos.

Outra vantagem oferecida pelo cartão corporativo à gestão financeira da empresa é a capacidade de controle online em tempo real. Ou seja, os melhores cartões corporativos permitem acesso online às transações e conferência em tempo real. Além de aumentar a comodidade do setor financeiro, também melhora, e muito, a segurança das operações.

4. Conciliação contábil mais fácil

A conciliação contábil é o processo de auditoria entre os valores que saíram e entraram na conta de uma instituição, além dos impostos devidos em cada operação. 

O uso do cartão corporativo facilita esse processo, visto que as despesas são apresentadas de uma maneira organizada e integrada.

Com organização, é possível saber quanto custa cada área da sua empresa e, além disso, o cartão corporativo pode auxiliar as auditorias de contabilidade. 

Quais tipos de Cartão Corporativo existem?

Existem 2 tipos de cartão corporativo: o cartão pré-pago e o cartão pós-pago. No cartão pré-pago é depositado um determinado valor para que o colaborador possa usufruir, como se fosse um cartão de débito 

Já no cartão corporativo pós-pago a fatura chega na empresa para pagamento posterior à realização dos gastos, como um cartão de crédito.

Para escolher entre um e outro, é necessário que o gestor entenda as necessidades de cada área e funcionário. 

Cartão de crédito Corporativo pré-pago

O cartão de crédito pré-pago possui um teto de gastos que é previamente delimitado pelo usuário e, para ser possível realizar novos gastos, será necessária outra recarga.

Por se assemelhar ao sistema de adiantamento, essa modalidade oferece mais controle sobre os gastos do colaborador e, por isso, melhora a provisão financeira.

Em termos estratégicos, ao utilizar um cartão corporativo pré-pago é possível provisionar um valor mensal para esses gastos de forma mais segura, evitando que eles saiam do controle. 

Caso o funcionário vá ultrapassar o limite mensal, é necessário que peça autorização ao gestor responsável para realizar mais uma recarga.

Outra vantagem é que, por não se tratar de uma operação de crédito com a possibilidade de inadimplência, a burocracia é menor nessa modalidade de cartão. 

O dinheiro que será gasto já está na conta e a empresa financeira não sofre com o risco de atraso ou insolvência.

Cartão de crédito Corporativo pós-pago

Conforme citado anteriormente, o cartão pós-pago funciona como um cartão de crédito comum e, por isso, é preciso que a empresa conte com uma boa Política de Gastos de Cartão Corporativo a fim de dispor de um controle eficiente.

Além disso, ao optar pelo uso de cartões corporativos pós-pagos, após o fechamento de cada fatura, é preciso realizar a conciliação bancária com objetivo de auditar e garantir o compliance das despesas realizadas por cada funcionário.

Cartão corporativo pré-pago x pós-pago: principais diferenças

Veja abaixo um comparativo entre as principais vantagens e desvantagens desses dois tipos de cartão corporativo:

O cartão de crédito pré-pago possui um teto de gastos previamente delimitado. Para que seja possível realizar novos gastos, será necessária uma nova recarga.

Por se assemelhar ao sistema de adiantamento, essa modalidade oferece mais controle sobre os gastos do colaborador.

Além disso, ao adotar o cartão pré-pago é possível eliminar as “caixinhas”, que nada mais são do que fundos fixos mantidos em forma de dinheiro no caixa da empresa para custear alguns gastos administrativos, por exemplo. Essa prática da “caixinha” não é considerada muito segura e pode acabar até mesmo saindo do controle.

Em termos mais estratégicos, ao utilizar um cartão corporativo pré-pago é possível provisionar um valor mensal para esses gastos de forma mais segura, evitando que eles saiam do controle.

Já o cartão pós-pago não oferece isso. 

Conforme citado acima, ele funciona como um cartão de crédito comum e, por isso, é preciso que a empresa conte com uma boa Política de Gastos de Cartão Corporativo a fim de dispor de um controle eficiente dos gastos.

Além disso, ao optar pelo uso de cartões corporativos pós-pagos, após o fechamento de cada fatura, é preciso realizar a conciliação bancária com objetivo de auditar e garantir o compliance das despesas realizadas por cada funcionário.

Para adquirir um cartão de crédito corporativo pré-pago, é preciso pagar uma taxa. Porém, essa taxa é bem menor do que o valor cobrado de anuidade nos cartões pós-pagos pelos bancos públicos e privados.

Isso faz com que o custo-benefício dos cartões pré-pagos seja muito maior do que dos cartões pós-pagos.

Outro benefício a favor da modalidade pré-paga é que os empresários individuais e pequenos empresários não precisam cumprir com o excesso de burocracia das instituições bancárias. 

Para obter um cartão corporativo pré-pago para sua empresa, basta ter uma conta PJ em qualquer instituição financeira que ofereça serviços de pagamento.

Existem hoje, no mercado, algumas plataformas de gestão de reembolso de despesas que oferecem acesso ao cartão corporativo, e que já disponibilizam a integração automática das despesas do cartão aos relatórios de prestação de contas.

Esse tipo de ferramenta é capaz de aumentar ainda mais o custo-benefício do cartão pré-pago, principalmente, já que agiliza todo o processo de prestação de contas, torna as auditorias mais certeiras e seguras e ajuda a tornar esse processo financeiro mais eficiente.

Cartão Corporativo e reembolso de despesas

Agora que você já sabe o que é cartão corporativo, saiba que ele pode facilitar muito a vida do setor administrativo e financeiro da empresa. 

Apesar de apresentar o contratempo da falta de detalhamento dos gastos, o cartão corporativo ajuda a tornar a prestação de contas mais ágil, bem como facilita a conferência de despesas realizadas pelo colaborador em algum trabalho externo.

Mas lembre-se de sempre exigir a apresentação do comprovante fiscal do gasto para realizar a conferência das despesas corporativas do cartão.

Entenda mais sobre o que é cartão corporativo dentro da esfera financeira da companhia:

  • Nele você verá quais compras foram feitas e em que foi gasto tais valores;
  • Recomendamos para viagens corporativas fora do Brasil, o uso do cartão corporativo pré-pago. Isso porque ele permite a compra da moeda do país de destino para abastecimento do cartão, o que deixa mais simples e certeiro o planejamento orçamentário da viagem, uma vez que evita a “surpresa” de variação do câmbio;
  • No momento de fazer o relatório de despesas, existe facilidade em ver o que entrou e o que saiu durante a viagem do colaborador. Desse modo, existe uma centralização dos gastos e facilidade de identificação dos mesmos;
  • É mais seguro e garante que o funcionário tenha mais controle de seus gastos.

Por fim, temos uma dica bônus para auxiliar sua gestão de viagens corporativas: nossa Biblioteca de Materiais conta com diversas ferramentas gratuitas para te ajudar no controle dos gastos corporativos de funcionários.

Quais as vantagens do Cartão pré-pago Corporativo?

Entenda as vantagens do cartão pré-pago corporativo nos tópicos abaixo:

1. Segurança

O cartão pré-pago é mais seguro do que o uso de dinheiro em viagens corporativas e até mesmo no dia a dia. Caso haja perda ou roubo do cartão, é possível bloqueá-lo rapidamente e recuperar o saldo. 

2. Controle financeiro

Como funciona a base de recarga, é necessário prever os gastos que serão realizados neste tipo de cartão.  Por isso, o cartão pré-pago pode agregar mais no controle financeiro do que o cartão pós-pago. 

Ao estabelecer tetos de despesas com viagens, atividades externas e reposição de materiais do escritório, o cartão pré-pago também tende a reduzir gastos inapropriados, evitando fraudes empresariais

Além disso, pode ser utilizado em substituição ao adiantamento de diárias de viagem para viagens corporativas. Embora agregue no controle financeiro, é importante sempre ter em mente que o cartão pré-pago não dispensa a necessidade de processos de prestação de contas e auditoria. 

3. Facilidades nas viagens corporativas

Alguns cartões pré-pagos oferecem vantagens para viagens corporativas como proteção de bagagem e assistência global de emergência — normalmente oferecidas em seguro viagem — além de promoções em serviços e estabelecimentos parceiros. 

4. Praticidade em viagens internacionais

A empresa tem a possibilidade de solicitar um cartão pré-pago internacional, para que os funcionários que viajam para outros países possam se deslocar de maneira segura e sem imprevistos. Funciona como um cartão de débito que pode ser usado em uma moeda específica.

O benefício para a empresa é que a taxa de câmbio utilizada é a mesma que está sendo praticada no mercado na hora de colocar o saldo no cartão. Isso dá previsibilidade de gastos durante a viagem, além de possibilitar o saque em caixas eletrônicos.

Algumas empresas cobram taxa de emissão e IOF (consultar valor vigente). Após solicitar o cartão pode ser carregado via boleto ou transferência bancária. Caso precise colocar mais saldo no cartão, é possível fazer o carregamento pela internet.

5. Menos burocratização

Normalmente, as instituições demandam uma série de exigências para liberar cartão de crédito corporativo. Por não envolver crédito e possibilidade de inadimplência, o cartão pré-pago é mais fácil de adquirir.

Como controlar os gastos com Cartão Corporativo?

Para que o uso de cartão corporativo nas empresas seja benéfico é imprescindível que as pessoas que o utilizam estejam cientes das regras e limites que envolvem esse processo.

1. Processo de prestação de contas eficiente e consolidado

Na fatura, os gastos com o cartão corporativo aparecem apenas com o nome do estabelecimento e o valor da despesa. 

Assim, somente o controle dos gastos com cartão corporativo via fatura não permite uma análise completa das despesas por departamento ou colaborador. 

Para evitar que ocorra qualquer tipo de fraude ou irregularidade, é imprescindível que haja um processo de prestação de contas bem estruturado, onde os funcionários possam detalhar todos os gastos. 

O VExpenses, por exemplo, é uma plataforma de gestão que permite o escaneamento de notas fiscais e o preenchimento automático de despesas com base nessas notas. 

Também reúne as despesas em relatórios que podem ser enviados diretamente para os gestores dentro da plataforma, ou também pelo aplicativo, de forma prática e rápida.

2. Controle o fluxo de caixa e conciliação contábil 

Conforme explicamos acima, no fluxo de caixa você identifica e documenta todas as entradas e saídas das contas da empresa. 

Deve-se considerar os gastos com o cartão corporativo e os prazos para pagamento para manter o controle e a saúde do caixa. Nesse processo, a conciliação contábil é essencial para não lançar nenhum valor incorreto. 

Lembre-se: no fluxo de caixa, o lançamento dos gastos com cartão corporativo deve ser feito para a data de vencimento da fatura. 

3. Analise os gastos com Cartão Corporativo

Para controlar melhor os gastos com cartão corporativo, inclua no processo do setor financeiro uma etapa para fazer a análise das faturas.  

Um exemplo é verificar quais despesas são recorrentes, quais gastos são fixos ou variáveis. Isso é essencial para o planejamento de contas. É durante a análise que se observa também os gastos por centros de custo.

É válido lembrar que os gastos com o cartão corporativo não devem ser computados como uma única categoria no plano de contas, afinal, o cartão corporativo é um meio de pagamento e não a conta em si. 

No plano de contas, deve-se projetar as despesas– como os gastos com hospedagem, deslocamento corporativo, estoque, itens de escritório, entre outros. 

4. Construa sua política de uso de Cartão Corporativo

Esse é o item que pode mudar a maneira como um empresário se relaciona com os seus funcionários. É a aplicação da frase “o combinado não sai caro”. Faça e comunique de maneira assertiva a política de uso do cartão corporativo

Nela, devem ser definidas as regras para uso do cartão corporativo como: limites, quais gastos podem ou não ser feitos, exceções aceitáveis, consequências para quem quebra as regras, de que maneira informar os gastos ao gestor, como inserir as notas no aplicativo, entre outros. 

Cada empresa demanda uma política diferente da outra. É preciso conter nesse processo quais cargos podem utilizar os cartões e o limite para cada um deles. 

A comunicação é fundamental para evitar dor de cabeça tanto para o empreendedor quanto para o funcionário. Além disso, é interessante também criar um termo de responsabilidade de uso de cartão corporativo.

6 dicas práticas para uma boa política de Cartão Corporativo

Para te ajudar a implementar uma boa política de cartão corporativo, é preciso seguir algumas práticas essenciais. Confira!

1. Cartão sem saque

É essencial que todas as despesas sejam descritas na fatura e, se o cartão permitir saques, esse controle pode se perder. Por isso, é mais seguro quando a opção de saque é desativada do cartão.

Caso haja essa opção, deixe claro que só poderá ser utilizada em casos de emergência e com autorização prévia. Nessas situações, o processo de prestação de contas deve ocorrer da maneira convencional para ser possível realizar a conciliação bancária posteriormente.

2. Estabeleça um teto de gastos

É crucial que exista um limite de gastos previamente avisado aos colaboradores. Algumas empresas delimitam o teto por setor ou mesmo por funcionário. 

Todavia, companhias e organizações maiores permitem que seus executivos e funcionários de alto escalão tenham um cartão corporativo ilimitado.

Todas essas diretrizes e exceções devem constar tanto na política de gastos com cartão corporativo, quanto na política de reembolso de despesas da empresa. Esses documentos devem ser amplamente divulgados para que todos os funcionários saibam de suas regras e limites.

3. Defina como poderá ser utilizado

Defina as situações em que o cartão corporativo poderá ser utilizado, por exemplo, em circunstâncias como: reuniões, almoços ou jantares com clientes. 

Mas se houver algo excepcional (como necessidade de compra de roupas em uma viagem da empresa), o usuário precisa saber se pode ou não usar o cartão.

4. Determine quem terá acesso ao cartão

O mais comum é que o cartão corporativo não fique acessível a todos os funcionários da empresa, sendo utilizado preferencialmente pelos seus executivos. Porém, nada impede que a companhia disponibilize para os demais colaboradores caso seja necessário.

5. Fiscalize

Assim como no processo de reembolso de despesas, todas os gastos realizados com o cartão corporativo devem ser justificados com a apresentação de documentos fiscais. Para todas as despesas realizadas, o usuário deve apresentar um relatório de prestação de contas com todos os recibos e notas fiscais.

Além disso, todos os gastos devem ficar sujeitos à aprovação do gestor e do departamento financeiro, garantindo total controle sobre o uso do cartão corporativo na sua empresa.

Dessa forma, é garantido o cumprimento do compliance da organização e a mesma se previne de qualquer tipo de dor de cabeça futura.

6. Use a tecnologia a seu favor

O VExpenses, por exemplo, utiliza o armazenamento em nuvem para a segurança dos dados, o que pode gerar economia financeira no processo de prestação de contas.

Além disso, aplicativos de gestão de despesas são práticos e agilizam o fluxo de informações, aprovações e controle de gastos. 

Como escolher o melhor Cartão Corporativo pré-pago para minha empresa?

Para saber qual é o melhor cartão corporativo pré-pago, você precisa observar características das opções do mercado conforme as necessidades da sua empresa. 

Veja abaixo as principais características para definir o melhor cartão pré-pago. 

1. Tarifas de manutenção

Embora sem anuidade, os cartões pré-pagos podem cobrar outros tipos de tarifa de gerenciamento do cartão, como:

  • Aquisição;
  • Mensalidade;
  • Saques;
  • Taxa para recarga;
  • Taxa de renovação;
  • Taxa de reemissão;
  • Taxa para uso internacional.  

Há opções no mercado que não cobram grande parte dessas taxas, sendo as mais comuns a de aquisição e a de saque. Por isso, contextualize as tarifas conforme as necessidades da sua empresa e a sua política de uso de cartão corporativo.

De qualquer maneira, as tarifas para cartão pré-pago costumam ser menores do que as de cartão pós-pago corporativo. 

2. Quantidade mínima de cartão

Verifique se há a necessidade de adquirir uma quantidade mínima de cartões pré-pagos corporativos. Se houver, veja se essa quantidade se adequa ao contexto da empresa. 

3. Objetivo de uso

Um dos passos essenciais para ter um cartão corporativo e controlar bem seus gastos, é definir seu objetivo de uso. Para viagens corporativas, por exemplo, o melhor cartão pré-pago pode ser um que conte com programa de pontos, por causa dos gastos recorrentes com passagens aéreas. 

4. Abrangência

Verifique se o cartão é aceito para pagamentos online e físicos, conforme as necessidades da empresa. Além disso, atente-se à bandeira do cartão. A bandeira determina os estabelecimentos nos quais o cartão pré-pago é aceito. 

Pode ser interessante priorizar as bandeiras mais conhecidas e optar, por exemplo, por cartão pré-pago Mastercard ou cartão pré-pago Visa. Essas bandeiras são aceitas no Brasil e em diversos outros países, na maior parte dos estabelecimentos. 

5. Facilidade para aquisição

Alguns cartões corporativos demandam a existência de uma conta PJ na instituição – o que torna o processo de aquisição mais lento. 

6. Valor de recarga e saque

Alguns cartões possuem recarga mínima e máxima. Para que seja o melhor cartão pré-pago para a empresa, o valor de recarga máxima deve ser igual ou maior ao que o negócio precisa. 

7. Integração com sistemas de gestão

Para ter melhor controle das despesas e facilitar a contabilização, pode ser interessante fazer um cartão pré-pago que integre com sistemas de gestão ERP. O Cartão VExpenses é 100% integrado à nossa plataforma de prestação de contas e gestão de despesas corporativas. 

Além disso, assim que uma despesa é aprovada, o VExpenses a envia automaticamente para o ERP na conta contábil e centro de custos correto. 

Integramos com os principais ERPs do mercado para que as empresas parem de se preocupar em classificar e lançar manualmente cada despesa realizada pelos colaboradores.

8. Controle de gastos

Há a possibilidade de solicitar cartão pré-pago que facilite o controle de gastos na empresa. O cartão corporativo pode ser um aliado dos gestores por deixar a prestação de contas mais rápida e prática. 

Porém, é preciso ter ou criar processos bem definidos e sistemas que possam automatizar relatórios por tipo de gasto, área ou até mesmo funcionários.

Esperamos que este conteúdo tenha suprido todas as suas dúvidas sobre o assunto. Até a próxima!

Tarina Lemmi
Curtiu o conteúdo? Compartilhe nosso artigo!
Comentários

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Mais lidos da semana
Histórias de Sucesso

Saiba como o BRASAS reduziu em 75% o tempo da gestão de despesas com os cartões VExpenses

O BRASAS revolucionou a gestão das despesas das unidades do Rio de Janeiro utilizando os cartões VExpenses. Com isso, a empresa conquistou uma redução de 75% no tempo gasto no processo completo, desde a prestação de contas até a reposição de valores aos cartões. Ampliando horizontes por meio da língua inglesa Com 58 anos de […]
Juliana Vasconcelos
12/06/2024
7 min de leitura
Viagens Corporativas

OBTs: como usar essas ferramentas na gestão de viagens corporativas?

Descubra como as Online Booking Tools (OBTs) revolucionam a gestão de viagens corporativas, automatizando processos, oferecendo controle e proporcionando economia de tempo e recursos. Saiba como escolher a melhor OBT para sua empresa e otimize suas operações de viagem hoje! No mundo das viagens corporativas, otimização e controle são fundamentais para o sucesso operacional. Uma […]
Tarina Lemmi
11/06/2024
8 min de leitura
Controle de Combustível

Gestão de combustível: economia e eficiência para a sua empresa

Na dinâmica do mundo empresarial moderno, em que a gestão eficaz dos recursos é extremamente importante para o sucesso operacional e financeiro, o combustível se destaca como um elemento fundamental, especialmente para empresas que contam com frotas de veículos. Neste artigo, vamos mostrar o que é a gestão de combustível e como ela pode impulsionar […]
Tarina Lemmi
06/06/2024
8 min de leitura
Receba as notícias mais relevantes sobre finanças diretamente no seu e-mail!
Fique por dentro de tudo que acontece no mercado financeiro e receba em primeira mão informações sobre as novidades.

    Ao enviar este formulário, declaro que li e aceito a Política de Privacidade.