Cartão Corporativo: tudo o que um gestor precisa saber

Cartão corporativo é uma solução usada por empresas para facilitar o pagamento de despesas profissionais, garantindo agilidade, rastreabilidade e conformidade com as regras internas.

A rotina de quem cuida das finanças de uma empresa exige equilíbrio entre controle, agilidade e praticidade. Afinal, a forma como as despesas são geridas afeta diretamente a produtividade das equipes, a previsibilidade do caixa e a segurança financeira do negócio. É nesse contexto que o cartão corporativo se destaca como uma ferramenta poderosa.

Com ele, a empresa ganha mais controle sobre os pagamentos realizados no dia a dia, sem travar a operação nem sobrecarregar o time financeiro. Os colaboradores têm autonomia para cumprir suas tarefas com agilidade e a gestão acompanha tudo com visibilidade em tempo real.

Neste conteúdo, reunimos tudo o que você precisa saber para usar cartões corporativos com eficiência, evitar riscos e transformar a rotina da sua empresa.

Boa leitura!

O que é cartão corporativo?

Cartão corporativo é um meio de pagamento fornecido pelas empresas aos seus colaboradores para cobrir despesas relacionadas à atividade profissional, como transporte e alimentação em viagens corporativas, e compras operacionais.

O uso do cartão permite controlar as despesas empresariais em tempo real, com mais transparência e agilidade. Ele pode ser emitido no nome do colaborador ou de um departamento, com valores e políticas definidos conforme a necessidade da empresa.

Ao integrar o cartão a uma plataforma de gestão de despesas, você centraliza informações, reduz riscos e garante que tudo esteja dentro da sua política de cartão corporativo. Além disso, é possível configurar permissões, controlar responsabilidades de aprovação e facilitar a conciliação dos gastos com poucos cliques.

Essa é uma alternativa para empresas que querem descomplicar processos, aumentar a eficiência e dar um passo à frente na gestão das despesas corporativas.

Conheça os 5 melhores cartões corporativos de 2025.

Quem pode ter um cartão corporativo?

O cartão corporativo é indicado para empresas de todos os portes e setores — de startups a grandes corporações. O que muda é o nível de controle e configuração das permissões de uso, que pode ser ajustado conforme a complexidade da operação e os perfis de usuários

Na prática, qualquer empresa que deseja organizar as despesas empresariais, evitar adiantamentos em dinheiro e otimizar o tempo do time financeiro pode adotar esses cartões. Eles são especialmente úteis para equipes que viajam, executam compras recorrentes ou precisam de autonomia para decisões rápidas.

Isso inclui desde cartão corporativo para funcionários de áreas operacionais até cartões vinculados a projetos, unidades de negócio ou áreas administrativas. O mais importante é contar com uma estrutura que permita acompanhar os gastos com segurança, e que dê suporte para uma gestão mais inteligente do orçamento.

O que pode ser comprado com Cartão Corporativo?

O cartão corporativo permite a realização de compras diretamente ligadas às atividades profissionais, oferecendo praticidade para colaboradores e visibilidade para quem administra as finanças.

Essa solução facilita o pagamento de diversos tipos de despesas corporativas, como transporte, alimentação, hospedagem, passagens e gastos operacionais do dia a dia. A flexibilidade de uso depende da configuração feita pela empresa, respeitando a política de cartão corporativo vigente.

É possível definir valores por perfil, categoria ou projeto, de modo a garantir controle sem travar o andamento das atividades. O ideal é que todas as compras estejam alinhadas às necessidades reais do negócio e possam ser justificadas com clareza.

A seguir, mostramos como o cartão pode ser usado em diferentes situações comuns da rotina empresarial.

Continue a leitura!

Alimentação em viagens a trabalho

Durante uma viagem a trabalho, o colaborador precisa se alimentar e a empresa deve garantir que esse gasto esteja coberto com praticidade, sem depender de reembolsos. 

O cartão corporativo para funcionários resolve isso com facilidade. Assim, refeições em restaurantes, pedidos por aplicativo e alimentação em aeroportos são exemplos clássicos de despesas que podem ser cobertas nesse contexto.

Com o uso do cartão, o pagamento de refeições se torna mais rápido, sem a necessidade de uso de dinheiro vivo ou registro manual posterior. Além disso, a empresa mantém visibilidade total do gasto, podendo analisar valores, horários e estabelecimentos utilizados.

Essa transparência é fundamental para garantir o cumprimento da política de cartão corporativo, reduzindo riscos e evitando surpresas no fechamento do mês. Para o colaborador, essa agilidade no processo gera mais autonomia, conforto e foco nas entregas durante a viagem.

Transporte corporativo (táxi, apps de transporte)

O deslocamento em compromissos profissionais faz parte da rotina de muitos colaboradores — seja para visitar clientes, participar de eventos ou se locomover em viagens. Nesse cenário, o cartão para despesas corporativas é a forma mais eficiente de cobrir esses custos.

Ele permite o pagamento direto de serviços como táxi, aplicativos de transporte e até aluguel de veículos, com praticidade tanto para quem usa quanto para quem administra os gastos. Tudo é feito de forma segura, com registro automático das despesas e acesso ao extrato em tempo real.

Além de eliminar o reembolso, essa prática ajuda a empresa a identificar padrões de uso, otimizar o orçamento e reforçar sua política de cartão corporativo, evitando fraudes ou excessos.

Na prática, é mais agilidade para o colaborador e mais controle para o time financeiro. E isso vale tanto para trajetos curtos no dia a dia quanto para deslocamentos em viagens empresariais.

Passagens e hospedagem em viagens empresariais

Viagens corporativas envolvem etapas que precisam de organização: pesquisa, reserva, pagamento e prestação de contas. Com o cartão corporativo, a empresa centraliza tudo em um processo fluido, sem precisar passar por múltiplas etapas manuais.

Reservas de passagens aéreas, hospedagem em hotéis e até taxas de serviço podem ser pagas diretamente com o cartão, respeitando os valores definidos por perfil, projeto ou centro de custo. Isso facilita o controle orçamentário e garante que a compra esteja dentro dos parâmetros da empresa.

O uso do cartão também agiliza a conciliação das despesas de viagem, especialmente quando o processo está integrado a uma plataforma de gestão. Assim, a empresa evita adiantamentos desnecessários e elimina riscos de compras fora da política.

Esse tipo de uso é comum em cartões corporativos utilizados por equipes comerciais, operacionais e executivas, que realizam deslocamentos frequentes.

Almoço com clientes

Reuniões presenciais com clientes, fornecedores ou parceiros costumam ser acompanhadas de refeições estratégicas. Para esses momentos, o uso do cartão para despesas corporativas é uma forma prática e segura de realizar o pagamento sem comprometer o orçamento pessoal do colaborador.

Além de representar bem a empresa nesses encontros, o colaborador ganha agilidade no processo e elimina a necessidade de solicitar reembolso. Já o time financeiro mantém a visibilidade sobre o gasto, podendo verificar valor, local e justificativa da despesa.

Esse tipo de uso é especialmente comum em áreas comerciais e de relacionamento, que demandam mais flexibilidade no dia a dia. Com a correta configuração de valores e categorias, é possível manter os gastos sob controle e alinhados à política de cartão corporativo.

O resultado é uma experiência mais fluida, que evita imprevistos e reforça a organização nas despesas corporativas relacionadas a relacionamento com stakeholders.

O que não pode ser comprado com cartão corporativo?

Mesmo sendo uma solução flexível, o cartão corporativo não deve ser usado para qualquer tipo de compra. Para garantir uma gestão segura e evitar riscos fiscais e operacionais, é fundamental que os gastos estejam sempre alinhados às necessidades da empresa.

Itens de uso pessoal, compras fora da política de cartão corporativo e despesas sem comprovação adequada devem ser evitados. O uso indevido do cartão pode gerar prejuízos financeiros e comprometer a credibilidade da organização.

Por isso, a definição de regras claras, a comunicação com os colaboradores e o acompanhamento constante dos lançamentos são etapas essenciais.

Na sequência, explicamos os principais tipos de compras que não devem ser realizadas com o cartão.

Itens sem finalidade corporativa

O cartão corporativo para funcionários existe para cobrir despesas que fazem parte da rotina de trabalho e não para pagar itens pessoais ou sem vínculo com a atividade profissional.

Compras como roupas, eletrônicos para uso pessoal, presentes, alimentos para consumo doméstico ou qualquer outro gasto que não esteja diretamente conectado à operação da empresa são considerados inadequados. Mesmo que o valor pareça pequeno, esses usos comprometem o controle financeiro e aumentam os riscos de uso indevido.

A presença de compras não justificadas também pode atrapalhar auditorias e gerar desconfiança entre os times. O ideal é que a empresa deixe claro, na política de cartão corporativo, quais itens são permitidos e quais devem ser evitados, reduzindo dúvidas e protegendo o orçamento.

Compras fora da política da empresa

Ter um cartão à disposição não significa ter liberdade ilimitada de uso. Toda empresa deve definir uma política de cartão corporativo que determine quais tipos de despesas são aceitáveis, quais são os valores por categoria e quais fornecedores devem ser priorizados.

Quando o colaborador realiza compras que não seguem essas diretrizes, como gastos acima do permitido, fora do horário ou em estabelecimentos não autorizados, há uma quebra de processo. Esse cenário impacta tanto o controle financeiro quanto a governança da empresa.

Essas situações também dificultam a conciliação e a justificativa da despesa, gerando retrabalho para os times de finanças. O uso de cartões corporativos precisa estar sempre alinhado às regras da empresa para garantir eficiência, segurança e conformidade fiscal.

Itens sem comprovantes

Por mais que o uso do cartão para despesas corporativas traga agilidade, ele não elimina a necessidade de comprovar os gastos. Toda despesa precisa estar acompanhada de um documento fiscal válido, com data, valor e descrição do serviço ou produto adquirido.

Sem o comprovante, é impossível validar a natureza da despesa e garantir que ela esteja dentro da política de cartão corporativo. Essa falha também compromete auditorias, impede o correto lançamento contábil e pode gerar problemas quanto às obrigações fiscais.

Na prática, o comprovante é o que transforma a transação em uma despesa formal. É importante que os colaboradores sejam orientados a guardar, fotografar ou anexar os documentos diretamente na plataforma de gestão, facilitando o acompanhamento das despesas empresariais em tempo real.

Leia também: Aprenda a diferença entre cartão corporativo e empresarial e qual o ideal

Quais as vantagens do uso do cartão corporativo?

O uso do cartão corporativo oferece uma série de vantagens para as empresas e para os colaboradores. Com ele, é possível substituir processos burocráticos por soluções mais ágeis, modernas e alinhadas à realidade da operação.

Para o time financeiro, significa mais controle e menos retrabalho. Para quem usa no dia a dia, representa praticidade, clareza e menos atrito na prestação de contas. Tudo isso contribui para uma gestão de despesas corporativas mais estratégica e eficiente.

Entenda como essa solução impacta positivamente a empresa como um todo!

Para a empresa

Quando a empresa incorpora o cartão corporativo à sua rotina, os ganhos vão além da praticidade nos pagamentos. O negócio passa a ter acesso a dados em tempo real, consegue reduzir falhas operacionais e toma decisões com base em informações confiáveis.

Além disso, essa ferramenta viabiliza a automação de tarefas que antes dependiam de conferência manual, minimizando riscos e retrabalho. Ao integrar o cartão a uma plataforma de gestão, todos os gastos ficam centralizados e as análises se tornam mais rápidas e efetivas.

Essa combinação de visibilidade, velocidade e segurança melhora a governança e permite acompanhar de perto a aplicação do orçamento da empresa — especialmente em áreas com alto volume de despesas empresariais, como marketing, viagens e operações.

Centralização da gestão

O uso do cartão corporativo permite descentralizar os pagamentos e, ao mesmo tempo, centralizar o controle. Isso porque a empresa consegue dar autonomia aos times sem abrir mão da visibilidade sobre os gastos.

Na prática, ele permite fazer uma gestão financeira centralizada, com informações integradas para uma melhor política e acompanhamento de despesas. Dessa forma, é possível oferecer mais independência aos funcionários, mas o controle dos gastos continua com a empresa.

Agilidade nos processos de compras

Com o cartão corporativo, a empresa ganha velocidade nas pequenas e médias compras do dia a dia — aquelas que, se dependessem de adiantamentos ou processos tradicionais, travariam a operação.

A possibilidade de pagamento imediato, com alocação rápida de valores e regras definidas por perfil, facilita o atendimento a demandas urgentes sem comprometer o controle financeiro. Isso vale tanto para compras administrativas quanto para despesas em campo, em viagens ou eventos.

A agilidade também está na integração com a plataforma de gestão, que cria automaticamente as despesas após cada transação. Assim, o tempo do time financeiro é poupado e a operação flui melhor.

No fim, isso representa menos burocracia, mais eficiência e maior capacidade de resposta frente às necessidades reais da empresa.

Facilita a auditoria interna

Auditar despesas pode ser um processo moroso quando os dados estão dispersos e sem padronização. O cartão corporativo, aliado a uma solução de gestão bem estruturada, transforma essa realidade.

Todas as transações ficam registradas com data, valor e comprovante, o que garante rastreabilidade completa. Além disso, é possível configurar alertas automáticos para identificar gastos fora da política de cartão corporativo ou em duplicidade.

Essa visibilidade simplifica a conferência, reduz fraudes e facilita a conformidade com normas internas e exigências fiscais. Para a auditoria, significa menos esforço para validar informações e mais clareza sobre os padrões de gasto.

Com processos mais estruturados, a empresa fortalece sua governança e toma decisões baseadas em dados confiáveis.

Para os colaboradores

O cartão corporativo também traz benefícios diretos para quem está na linha de frente da operação. Ao eliminar a necessidade de desembolsar do próprio bolso e descomplicar a prestação de contas, ele melhora a experiência de quem precisa representar a empresa em viagens e visitas ou realizar compras pontuais.

O cartão também dá mais agilidade à rotina, evita atrasos e reduz o estresse com burocracias desnecessárias. É uma forma de oferecer mais conforto, clareza e autonomia para o colaborador cumprir suas funções com foco total no que realmente importa.

A seguir, mostramos como o uso do cartão no dia a dia impacta positivamente o trabalho de quem utiliza.

Não há necessidade de solicitar reembolso

Com o cartão para despesas corporativas, o colaborador não precisa mais tirar dinheiro do próprio bolso para realizar tarefas da empresa — e muito menos esperar dias (ou semanas) para receber o reembolso.

Esse modelo elimina o constrangimento de ter que antecipar valores altos e reduz o desgaste com preenchimento de formulários e envio de comprovantes por e-mail. O pagamento é feito diretamente pelo cartão e as informações da transação são registradas em tempo real na plataforma.

Para o colaborador, isso representa mais praticidade e menos preocupação com prazos, comprovantes extraviados ou falhas no processo. Para a empresa, é mais controle e menos volume de solicitações no financeiro.

Essa autonomia operacional torna o processo mais fluido e humanizado, especialmente em áreas com alto volume de despesas corporativas.

Facilita a prestação de contas

Prestar contas é uma obrigação, mas não precisa ser um processo difícil. Com o uso do cartão corporativo, o colaborador tem acesso a ferramentas que tornam essa etapa muito mais simples e eficiente.

Como cada gasto já vem automaticamente vinculado ao cartão, a prestação de contas passa a ser apenas uma etapa de conferência e categorização — sem necessidade de digitar valores, datas ou justificativas manualmente. O comprovante pode ser anexado pelo app ou pela web com poucos cliques.

Esse fluxo reduz erros, evita retrabalho e agiliza a liberação dos relatórios. A experiência se torna mais intuitiva, e o colaborador sente que tem uma solução feita para facilitar sua rotina, e não para complicar.

Além disso, essa agilidade fortalece a cultura de conformidade sem gerar frustração para quem precisa seguir a política de despesas da companhia.

Mais autonomia para resolver problemas

Imprevistos acontecem e o cartão corporativo permite que o colaborador resolva boa parte deles com mais autonomia. Seja para pagar um novo transporte após o cancelamento de um voo, almoçar em outro restaurante quando o cliente muda de agenda ou comprar um item emergencial durante um projeto, o cartão dá flexibilidade com responsabilidade.

Essa liberdade operacional é possível porque o uso do cartão segue regras claras, limites definidos e pode ser monitorado em tempo real pela gestão financeira. Assim, o colaborador não precisa “pedir permissão” a todo momento para agir.

O resultado é um time mais ágil, engajado e seguro para tomar decisões no dia a dia, sem perder o alinhamento com a política de cartões da empresa.

Cartão corporativo e reembolso de despesas

O reembolso de despesas continua sendo uma prática comum em muitas empresas — e, quando bem estruturado, pode funcionar de forma eficiente. No entanto, isso não significa que não existam formas de melhorar o processo. 

O cartão corporativo surge como uma alternativa viável para quem deseja mais fluidez, controle e agilidade na gestão financeira do dia a dia.

A boa notícia é que as duas soluções podem coexistir. Tudo depende das particularidades da operação, do perfil dos colaboradores e do grau de maturidade da gestão de despesas corporativas.

A seguir, entenda como cada modelo funciona e por que o uso do cartão pode ser uma adição estratégica mesmo quando o reembolso já está consolidado!

Como funciona o reembolso de despesas

O reembolso normalmente exige que o colaborador antecipe um valor do próprio bolso para cumprir uma atividade relacionada à empresa, como almoçar com um cliente ou se deslocar para um compromisso profissional.

Depois, ele precisa reunir os comprovantes e enviar um relatório para o time financeiro aprovar e ressarcir o valor. Esse processo exige organização, comunicação clara sobre prazos e regras e, muitas vezes, um esforço operacional maior do que o previsto.

Quando bem implementado, o reembolso funciona. Mas ele pode se tornar desgastante em operações com alto volume de transações ou colaboradores externos.

Onde o cartão corporativo pode ajudar

Com o cartão corporativo, a empresa realiza o pagamento diretamente, sem depender do bolso do colaborador. Isso reduz o atrito no dia a dia, evita esquecimentos, elimina processos paralelos e aumenta a visibilidade sobre os gastos.

O cartão é especialmente útil quando a empresa quer padronizar categorias de despesas, controlar valores por equipe ou automatizar a prestação de contas. Mas o ponto mais importante é que ele não exclui o reembolso — apenas oferece uma alternativa mais prática para determinadas situações.

Quando usar cada modelo

A combinação das duas abordagens permite flexibilidade. Colaboradores que viajam com frequência ou precisam de agilidade se beneficiam do cartão, já o reembolso pode continuar atendendo a demandas pontuais ou específicas.

Veja a comparação:

Cartões corporativos em Wallet Digital

A tecnologia também está modernizando o uso do cartão corporativo. Hoje, muitas empresas já utilizam cartões integrados a carteiras digitais como Google Pay e Samsung Pay, oferecendo mais praticidade para os colaboradores no dia a dia.

Com essa funcionalidade, é possível realizar pagamentos por aproximação diretamente pelo celular, sem depender do cartão físico. Isso é especialmente útil em viagens, deslocamentos ou situações emergenciais em que a agilidade faz a diferença.

Além da conveniência, o uso via wallet digital mantém os benefícios de controle: os gastos seguem vinculados à plataforma de gestão, com registros automáticos, categorização e integração com a política de cartão corporativo.

O colaborador tem mais liberdade para agir com rapidez, enquanto a empresa continua garantindo segurança e rastreabilidade nas despesas empresariais.

Confira também: [PLANILHA] Controle de Gastos com Cartão Corporativo 

O que é uso indevido de cartão corporativo?

O uso indevido do cartão corporativo acontece quando ele é utilizado para fins que não estão de acordo com a política da empresa. Isso inclui compras pessoais, gastos fora dos limites permitidos, ausência de comprovantes ou transações sem justificativa válida.

Mesmo quando o valor parece pequeno, esse tipo de uso pode gerar problemas sérios, como perda de controle orçamentário, falhas em auditorias ou risco fiscal. Por isso, é essencial que todos os usuários saibam o que é permitido e o que é proibido.

O uso indevido também pode indicar falhas na comunicação interna ou ausência de ferramentas de monitoramento eficazes. Empresas que desejam mitigar esse risco devem investir em orientação, automação e visibilidade.

E, claro, contar com uma política de cartão corporativo bem estruturada é o primeiro passo para evitar esse tipo de ocorrência.

Como evitar o uso indevido do  cartão corporativo na empresa?

O uso indevido do cartão corporativo pode ser evitado com uma combinação de estratégia, comunicação e tecnologia. Não basta distribuir cartões e esperar que tudo funcione perfeitamente: é preciso garantir que cada colaborador saiba o que pode ou não fazer, que as regras estejam claras e que exista uma estrutura para acompanhar os gastos em tempo real.

Empresas que conseguem esse equilíbrio protegem seus recursos, reduzem riscos de fraude e tornam a rotina financeira mais eficiente para todos os envolvidos.

Nos tópicos a seguir, mostramos como isso pode ser colocado em prática!

Alinhamento com os colaboradores

A primeira etapa para evitar o uso indevido é garantir que todos os colaboradores saibam como o cartão corporativo deve ser usado. Isso vai além de enviar um manual por e-mail: é necessário criar uma cultura de responsabilidade e transparência.

Reuniões de alinhamento, treinamentos rápidos e uma comunicação constante sobre boas práticas fazem toda a diferença. Quando os times entendem o objetivo da ferramenta e como ela ajuda a empresa, o engajamento é maior e os erros diminuem.

Vale também abrir espaço para perguntas e revisar o uso dos cartões periodicamente, com foco educativo, e não punitivo. Esse tipo de acompanhamento cria um ambiente de confiança e evita mal-entendidos sobre as regras de utilização.

Políticas claras de uso

Uma política de cartão corporativo bem definida é o pilar de uma gestão segura. Ela deve deixar claro o que pode ser comprado, os limites de gastos, os tipos de comprovantes aceitos e quais categorias de despesas são permitidas por perfil de usuário.

Além disso, a política precisa ser acessível, simples e revisada com frequência. Empresas que transformam essas regras em processos práticos — com alertas, fluxos de aprovação e parametrizações automáticas — reduzem drasticamente o risco de uso indevido.

Outra boa prática é envolver diferentes áreas na construção da política, para garantir que ela seja realista e aplicável à rotina de quem usa o cartão. Quando bem construída, essa política deixa de parecer um controle rígido e vira um aliado da gestão.

Auditoria automatizada com IA

Mesmo com regras claras e alinhamento, é natural que ocorram desvios ou falhas humanas. Por isso, contar com tecnologia de auditoria inteligente é essencial para garantir a conformidade com a política de cartão corporativo.

A VExpenses oferece esse suporte com o Hórus, a inteligência artificial que analisa os lançamentos automaticamente e alerta sobre irregularidades. Ela identifica comprovantes duplicados, despesas com palavras proibidas, valores fora do padrão e qualquer outro ponto configurado pela empresa.

Com isso, a aprovação de despesas fica mais segura e baseada em dados concretos, reduzindo o tempo gasto com conferência manual e aumentando a precisão nas decisões. Essa automação transforma a prevenção em um processo contínuo e eficaz.

Quem pode solicitar um cartão corporativo para a empresa?

A solicitação de um cartão corporativo costuma ser feita por quem tem poder de decisão sobre finanças ou controle de gastos dentro da empresa. Isso inclui CFOs, controllers, coordenadores financeiros, diretores administrativos ou gestores responsáveis pela área de compras e despesas.

Esse processo envolve a análise das necessidades da operação, definição de quem usará o cartão e quais regras deverão ser seguidas. É comum que o time financeiro lidere essa etapa, já que será responsável por configurar os limites, categorizar os perfis de uso e acompanhar os lançamentos no dia a dia.

Com o cartão certo, a empresa consegue automatizar processos, reduzir erros e criar uma estrutura mais inteligente para lidar com as despesas empresariais.

Como começar a usar cartões corporativos na empresa?

Para começar a usar cartões corporativos, o primeiro passo é entender quais áreas da empresa mais se beneficiariam dessa solução. Viagens, marketing, compras operacionais e equipes externas costumam ser os primeiros candidatos.

Em seguida, é hora de escolher o melhor cartão corporativo para empresas, e isso vai além da bandeira ou do modelo físico. O ideal é contar com um cartão que esteja integrado a uma plataforma de gestão de despesas corporativas, como o Cartão VExpenses. 

Dessa forma, você conta com funcionalidades como criação automática de despesas, controle de limite por perfil e conciliação em tempo real.

Depois da escolha, a empresa define as regras de uso, treina os colaboradores e ativa os cartões. A implementação pode ser gradual, começando por um grupo menor de usuários e expandindo conforme a maturidade da operação.

Esse início estruturado ajuda a criar uma cultura de uso responsável e permite que a empresa aproveite todos os benefícios do melhor cartão corporativo para empresas.

Baixe gratuitamente: Guia do Cartão Corporativo: Boas Práticas e Regras de Uso

4 dicas para um bom uso dos cartões corporativos

Ter um cartão corporativo em mãos é só o começo. Para garantir que essa solução traga resultados reais, é essencial que ela esteja inserida em processos bem definidos, com visibilidade total dos gastos, regras claras e apoio da tecnologia.

Confira boas práticas que ajudam a manter a gestão dos cartões corporativos eficiente, segura e alinhada à realidade da sua empresa!

1. Faça a gestão e análise dos gastos

A boa gestão do cartão corporativo vai além de conferir extratos. É preciso acompanhar o uso em tempo real, entender padrões de consumo e analisar o impacto dos gastos no orçamento da empresa.

Com uma plataforma de gestão integrada, você consegue visualizar todas as movimentações por centro de custo, projeto ou colaborador. Isso permite agir rápido quando algo sai do padrão e identificar oportunidades de economia de forma proativa.

Também é possível gerar relatórios automáticos para auditoria, tomar decisões mais estratégicas e reforçar a governança financeira da empresa. A análise de dados deixa de ser um desafio e se torna uma rotina acessível, visual e inteligente.

2. Estabeleça fluxos de aprovação bem definidos

Fluxos de aprovação bem estruturados são a base para o uso responsável do cartão para despesas corporativas. Eles evitam excesso de burocracia, mas garantem que nenhuma despesa passe despercebida ou fora das regras da empresa.

Você pode configurar aprovações por valor, tipo de despesa, centro de custo ou perfil do colaborador. Isso permite que cada gasto siga um caminho coerente, com os responsáveis certos analisando o que deve ser liberado ou não.

Quando automatizados dentro da plataforma, esses fluxos reduzem erros humanos, eliminam etapas manuais e aumentam a eficiência do time financeiro. Tudo isso sem travar o dia a dia de quem precisa usar o cartão.

O ideal é que os fluxos sejam simples de configurar, fáceis de revisar e adaptáveis conforme a estrutura da empresa evolui. O resultado é uma operação mais segura, transparente e alinhada à sua política de cartão corporativo.

3. Automatize a conciliação de despesas

A conciliação de despesas pode ser um dos maiores gargalos do financeiro, especialmente quando feita manualmente. Automatizar esse processo traz ganhos imediatos de tempo, precisão e controle.

Ao integrar os cartões corporativos a uma plataforma inteligente, cada transação feita com o cartão é reconhecida automaticamente. A despesa é criada com os dados da compra, e o colaborador só precisa complementar com informações adicionais, como o comprovante e a categoria.

Isso reduz o risco de erro humano, evita atrasos e melhora a rastreabilidade de cada gasto. Ainda, permite que o time financeiro concentre esforços em análises mais estratégicas, em vez de tarefas operacionais.

A conciliação automática também ajuda a garantir o cumprimento da política de cartão corporativo, com alertas sobre valores fora do padrão ou itens indevidos. É tecnologia aplicada para manter o financeiro no controle, sem perder a agilidade.

4. Use um cartão integrado à plataforma de gestão de despesas

Como dito, para aproveitar ao máximo o uso do cartão corporativo, o ideal é que ele esteja conectado a uma plataforma completa de gestão de despesas empresariais. Sem essa integração, a empresa perde a chance de automatizar processos e manter o controle em tempo real.

Quando o cartão é nativamente vinculado à plataforma, cada gasto já entra no sistema com os dados da compra, facilitando a prestação de contas e a conciliação. Isso elimina retrabalho e aumenta a transparência nas movimentações.

Você também pode aplicar regras de uso diretamente no cartão, como valores personalizados, categorias permitidas, bloqueios automáticos e alertas sobre desvios. Tudo isso sem depender de processos paralelos ou conferências manuais.

O resultado é uma operação mais fluida, com menos riscos e mais inteligência. Integrar o cartão à gestão de despesas é o que transforma a ferramenta em um verdadeiro aliado da governança financeira.

Conforme você aprendeu, o cartão corporativo é mais do que um meio de pagamento: é uma ferramenta estratégica para empresas que buscam eficiência, controle e simplicidade na gestão de despesas. Quando aliado a uma plataforma inteligente, ele elimina burocracias, reduz riscos e facilita o dia a dia financeiro.

Na VExpenses, o cartão corporativo faz parte de uma solução integrada que une prestação de contas, reembolso, conciliação e auditoria em um só lugar. Tudo é pensado para empresas que querem crescer com agilidade, sem abrir mão da segurança.

Fale com a VExpenses e descubra como transformar a gestão de despesas da sua empresa!