Cartão corporativo

No Brasil, o cartão corporativo é muito utilizado pelo setor público. Devido a fraudes financeiras cometidas por alguns funcionários públicos, o cartão corporativo acaba sendo associado à ineficiência e irregularidade no imaginário popular.

Porém, o setor privado tem se beneficiado cada vez mais dessa ferramenta, empregado-a com objetivo de simplificar a contabilidade no quesito reembolsos, e até para facilitar o dia-a-dia do colaborador.

Acompanhe nosso artigo até o final para descobrir mais sobre o que é cartão corporativo, quais suas vantagens para empresas, como funciona, como fazer um cartão de crédito empresarial, entre outras informações.

Boa leitura!

O que é o pagamento corporativo?

De maneira simplificada, pagamento corporativo é um pagamento realizado em nome da empresa ou pela própria empresa é um pagamento corporativo.

Alguns tipos de gastos comumente realizados pelas empresas são:

  • Compra de insumos;
  • Reposição de estoque;
  • Materiais para escritório;
  • Despesas de viagens corporativa;
  • Almoço com clientes;
  • Gratificações;
  • Comissões.

Segundo o princípio da alteridade, previsto no art. 2º da CLT, as empresas são obrigadas a arcar com custos e despesas necessários para as suas atividades.

Ou seja, se um funcionário arca com uma despesa de trabalho por conta própria, ele deverá ser reembolsado. 

As despesas de trabalho podem incluir:

  • Hospedagem;
  • Alimentação;
  • Passagens rodoviárias ou aéreas;
  • Traslados;
  • Km rodado;
  • Almoços com clientes;
  • Custos de emissão de visto de trabalho;
  • Entre outras.

Dessa maneira, os pagamentos corporativos podem incluir tanto os pagamentos realizados diretamente para fornecedores, como também para colaboradores. 

Na maior parte dos casos, as despesas de trabalho não possuem natureza salarial, e sim indenizatória

A maneira com que a empresa realizará o pagamento corporativo desse tipo de despesa pode variar e ser acordado com os funcionários. 

Os pagamentos corporativos podem ocorrer de 3 principais formas:

  • O funcionário arcará com o gasto e solicitará reembolso para a empresa;
  • O funcionário usará um cartão corporativo;
  • O funcionário fará o pagamento usando adiantamento recebido (em dinheiro, em sua própria conta bancária ou via cartão pré-pago corporativo)

O que é o cartão corporativo?

De maneira direta e simplificada, o cartão corporativo é um cartão de débito ou de crédito que pode ser usado pelo colaborador em gastos relacionados à empresa.

Assim como os cartões utilizados por pessoas físicas, o cartão corporativo também apresenta:

  • Taxa de anuidade;
  • Limites de compras;
  • Modalidade nacional e/ou internacional.

Além disso, esse meio de pagamento corporativo pode ser usado por organizações de qualquer área de atuação, faturamento ou mesmo de qualquer porte, no custeamento de despesas como:

  • Gastos despendidos em ações externas da empresa;
  • Reuniões com clientes (jantares, cafés e almoços, por exemplo);
  • Compras de itens de estoque;
  • Dentre demais gastos.

Qual a diferença entre os cartões corporativo e empresarial?

Apesar de parecerem apenas sinônimos, existe uma diferença entre essas duas modalidades de cartão de crédito: o faturamento da companhia.

Um cartão empresarial funciona da mesma forma que um cartão corporativo, mas o cartão corporativo é voltado para empresas com faturamento mensal maior do que as que usam o cartão empresarial.

Como funciona o cartão corporativo?

O cartão de crédito corporativo funciona de maneira similar ao cartão de crédito de pessoa física. 

A única diferença é que as compras realizadas por ele serão faturadas para a empresa e não para o colaborador que as realizar.

Como funciona o cartão empresarial?

O cartão de crédito empresarial funciona da mesma maneira que um cartão corporativo, o seu grande diferencial está no público alvo.

Dessa forma, o cartão empresarial pode servir a diferentes propósitos, a depender das necessidades de cada companhia e da forma como forem utilizados.

Normalmente, essa ferramenta é utilizada para cobrir diversos gastos empresariais, variando desde viagens corporativas até refeições entre colaboradores.

É muito comum encontrar diferentes modalidades de cartão, que se modificam de acordo com a função, podendo ser exclusivos para pagamento de combustível, adiantamentos, premiações e presentes.

Quem pode solicitar cartão de crédito empresarial?

Nem sempre é preciso ter uma conta PJ para conseguir um cartão empresarial. Para solicitar um cartão de crédito empresarial você pode seguir por dois caminhos:

  • Instituições financeiras tradicionais, como bancos físicos e digitais;
  • Empresas financeiras alternativas, como as empresas especializadas em gestão de despesas corporativas.

As empresas de soluções financeiras, como o VExpenses, oferecem mais facilidades para conseguir um cartão de crédito empresarial.

Essas empresas concedem menores tarifas de gerenciamento do cartão e melhor atendimento do que o oferecido pelas instituições financeiras tradicionais.

Tudo isso mantendo o mesmo nível de segurança oferecido pelos bancos, sem oferecer risco nenhum para sua empresa.

Se você quer eliminar a burocracia da sua gestão de despesas corporativas desde o momento da aquisição dos cartões, a melhor escolha é procurar por uma dessas soluções.

Caso contrário, é possível contar com os cartões oferecidos pelos bancos tradicionais e digitais.

Ao escolher essa opção, antes de mais nada, é preciso ter uma conta bancária para então solicitar um cartão de crédito empresarial.

Quando a empresa já é correntista em uma instituição, por exemplo, se torna possível até mesmo solicitar o cartão de crédito empresarial online.

Entretanto, é sempre indicado realizar uma pesquisa de mercado para ter certeza que você está contratando o que melhor atende às necessidades da sua empresa.

Assim, quem pode solicitar o cartão empresarial são os sócios, o representante legal da companhia ou pessoas previamente autorizadas a realizar tal operação.

Quais as vantagens do cartão corporativo/empresarial?

1. Centralização das contas

O cartão corporativo permite descentralizar as compras e centralizar o controle.

Ou seja, com o cartão corporativo os próprios funcionários podem realizar os gastos, que serão centralizados na fatura do cartão, controlados e geridos pelo responsável financeiro da empresa.

Dessa forma, principalmente quando se trata de um cartão corporativo do tipo pré-pago, é dada mais independência aos funcionários, mas o controle dos gastos e despesas continua com a empresa.

3. Melhor planejamento e controle financeiro

Como uma consequência do benefício da centralização das contas, a adoção do cartão corporativo auxilia na melhora do planejamento e controle financeiro dentro das empresas.

A fatura do cartão permite um registro histórico mais certeiro dos gastos, facilitando a realização de projeções baseadas em dados claros e confiáveis, utilizadas na elaboração do planejamento orçamentário. 

Outra vantagem oferecida pelo cartão corporativo à gestão financeira da empresa é a capacidade de controle online em tempo real.

Ou seja, os melhores cartões corporativos permitem acesso online às transações e uma conferência em tempo real. Além de aumentar a comodidade do setor financeiro, também melhora, e muito, a segurança dessas operações.

2. Simplifica as despesas em viagens a trabalho

Em comparação ao processo de reembolso de despesas, usar o cartão corporativo para custear despesas com alimentação, transporte e hospedagem possui o benefício de que o custo é descontado diretamente da conta da empresa, sem gerar nenhum ônus ao colaborador.

Ao contrário do processo comum de reembolso de despesas, no qual é necessário que o colaborador arque com os custos no primeiro momento, para depois ser reembolsado.

Assim, elimina-se uma etapa e torna-se o processo mais rápido.

Porém, usar o cartão corporativo para esse tipo de despesa não dispensa a obrigatoriedade de prestação de contas do lado do funcionário. 

Afinal, a empresa apenas é obrigada a custear os gastos previstos em lei e em sua política de reembolso de despesas, enquanto o colaborador se encontrava à disposição da empresa.

4. Conciliação contábil mais fácil

Deve-se entender como conciliação contábil o processo de auditoria entre os valores que saíram e entraram na conta.

O uso do cartão corporativo facilita esse processo, uma vez que a divisão das despesas apresentada de forma centralizada na fatura, garante que não ocorra uma mistura nos gastos, melhorando o poder de auditoria da contabilidade.

Quem pode usar cartão corporativo?

No geral, todo colaborador de uma empresa está apto a ser usuário de um cartão corporativo

Assim, a decisão final de quem terá ou não acesso a um cartão corporativo é da própria empresa, que julgará conforme seus interesses.

Quais tipos de cartão corporativo existem?

Existem 2 tipos de cartão corporativo: o cartão pré-pago e o cartão pós-pago

No cartão pré-pago é depositado um determinado valor para que o colaborador possa usufruir. 

Já o cartão corporativo pós-pago funciona como um cartão de crédito comum de pessoa física. Ou seja, a fatura chega na empresa para pagamento posteriormente à realização dos gastos.

Cartão corporativo pré-pago ou pós-pago?

Cartão de crédito corporativo pré-pago

O cartão de crédito pré-pago possui um teto de gastos que é previamente delimitado pelo usuário. Para que seja possível realizar novos gastos, será necessária uma nova recarga.

Por se assemelhar ao sistema de adiantamento, essa modalidade oferece mais controle sobre os gastos do colaborador.

Em termos mais estratégicos, ao utilizar um cartão corporativo pré-pago é possível provisionar um valor mensal para esses gastos de forma mais segura, evitando que eles saiam do controle.

Para adquirir um cartão de crédito corporativo pré-pago, é preciso pagar uma taxa. Porém, essa taxa é bem menor do que o valor cobrado de anuidade nos cartões pós-pagos pelos bancos públicos e privados.

Isso faz com que o custo-benefício dos cartões pré-pagos seja muito maior do que dos cartões pós-pagos.

Outro benefício a favor da modalidade pré-paga é que os empresários individuais e pequenos empresários não precisam cumprir com o excesso de burocracia das instituições bancárias. 

Cartão de crédito corporativo pós-pago

Já o cartão pós-pago não oferece esse controle mais prático do valor provisionado. 

Conforme citado anteriormente, o cartão pós-pago funciona como um cartão de crédito comum e, por isso, é preciso que a empresa conte com uma boa Política de Gastos de Cartão Corporativo a fim de dispor de um controle eficiente dos gastos.

Além disso, ao optar pelo uso de cartões corporativos pós-pagos, após o fechamento de cada fatura, é preciso realizar a conciliação bancária com objetivo de auditar e garantir o compliance das despesas realizadas por cada funcionário.

Para obter um cartão corporativo pré-pago para sua empresa, não necessariamente é preciso ter uma conta PJ aberta em algum banco. 

Na realidade, basta contratar os serviços de qualquer instituição financeira que ofereça serviços de pagamento, como o VExpenses, por exemplo.

O VExpenses é uma plataforma de gestão de reembolso de despesas que oferece acesso ao cartão corporativo, e que disponibiliza a integração automática das despesas do cartão aos relatórios de prestação de contas.

Sem falar da conciliação automática das despesas realizadas com o Cartão Corporativo VExpenses, o que deixa o processo ainda mais ágil e eficiente.

O que é cartão pré-pago?

O cartão de crédito pré-pago é um tipo de cartão ao qual você atribui o valor de crédito desejado, e será essa quantia que será consumida ao realizar algum pagamento.

Ou seja, o cartão de crédito pré-pago funciona de forma semelhante a um celular pré-pago, no qual você primeiro insere a carga para depois consumir. 

Os pagamentos feitos com o cartão pré-pago devem ser feitos à vista e não é possível parcelar com um cartão pré-pago. 

Geralmente, as taxas cobradas por cartão pré-pago são menores do que as de cartões de crédito tradicionais. 

Como funciona cartão pré-pago?

O funcionamento do cartão pré-pago é bem simples:

  • Você solicita um cartão pré-pago;
  • Desbloqueia, como é feito com os cartões de crédito tradicionais;
  • Faz uma recarga e pronto, basta utilizá-lo.

A recarga pode ser feita por diversos meios como: 

  • saldo em conta;
  • transferência para a conta ao qual ele está vinculado; 
  • boleto bancário;
  • débito online;
  • depósito em conta.

O valor da recarga é transformado em saldo no cartão e o saldo pode ser utilizado para compras online, em estabelecimentos físicos, e até mesmo é possível sacar dinheiro em caixas da rede Banco24Horas, sem precisar de conta bancária. 

Quais as vantagens do cartão pré-pago corporativo?

1. Segurança

O cartão pré-pago é mais seguro do que o uso de dinheiro em viagens corporativas e no dia a dia. 

Além disso, caso haja perda ou roubo do cartão, é possível bloquear o cartão rapidamente e recuperar o saldo. 

O uso de cartão pré-pago também pode evitar a necessidade de manter dinheiro em caixa na empresa, agregando também na segurança e transparência dos processos financeiros do negócio. 

4. Facilidades nas viagens corporativas

Alguns cartões pré-pago oferecem vantagens para viagens corporativas como proteção de bagagem e assistência global de emergência – normalmente oferecidas em seguro viagem – além de promoções em serviços e estabelecimentos parceiros. 

5. Menos burocratização

Normalmente, as instituições demandam uma série de exigências para liberar cartões/crédito corporativo. 

O cartão pré-pago viabiliza o limite e a quantidade de créditos que a empresa precisar – além de ser fácil de se adquirir. 

2. Praticidade em viagens internacionais

Até março de 2020, uma grande vantagem do cartão pré-pago era usar a cotação do dia da compra, enquanto os cartões de crédito tradicionais usavam a cotação do dia do fechamento da fatura.

No entanto, essa regra mudou com uma nova circular do Banco Central a partir deste período. 

Mesmo assim, o cartão pré-pago internacional empresarial pode ser vantajoso para viagens internacionais. 

Há opções no mercado que possuem conversão automática do saldo para moedas estrangeiras, além de ser mais seguro do que dinheiro. 

Outra vantagem é poder sacar o saldo também em moeda local. Normalmente operam em dólar, euro e libra. 

Além disso, cartões de crédito tradicionais podem cobrar dupla conversão em alguns casos. 

Dependendo do cartão pré-pago, há ainda a possibilidade de ser aceito como forma de pagamento diretamente em transporte público no exterior. 

3. Controle financeiro

Como funciona a base de recarga, é necessário prever os gastos que serão realizados nesse tipo de cartão. Por isso, o cartão pré-pago pode agregar mais no controle financeiro do que o cartão pós-pago. 

Ao estabelecer tetos de despesas com viagens, atividades externas e reposição de materiais do escritório, o cartão pré-pago também tende a reduzir gastos inapropriados, evitando fraudes empresariais

Além disso, pode ser utilizado em substituição ao adiantamento de diárias de viagem para viagens corporativas. 

Embora agregue no controle financeiro, é importante sempre ter em mente que o cartão pré-pago não dispensa a necessidade de processos de prestação de contas e auditoria. 

6. Mais economia

O uso de cartão pré-pago pode reduzir custos de transferência por DOC e TED, uma vez que você paga a despesa corporativa no momento da recarga. 

Além disso, uma das mais fortes tendências da gestão financeira é investir em controle e automatização de processos que tendem a evitar falhas, gerar previsibilidade e economizar tempo. 

Como era aplicada a taxa do cartão para compras internacionais?

Se você optou por realizar suas compras no exterior com cartão de crédito até antes de março de 2020, a taxa de conversão da moeda era definida pelas instituições financeiras na data do fechamento da fatura do cartão de crédito.

Ou seja, 10 dias antes da data de pagamento da fatura.

Se a cotação do dólar caía, o emissor devolvia a diferença na fatura seguinte. Se crescia, cobrava a diferença.

Dessa forma, não era possível fazer uma previsão do quanto ia ser gasto, pois o câmbio podia variar da data da compra até o fechamento da fatura do cartão. E, assim, muitas vezes, as pessoas acabavam gastando mais do que o imaginado naquele item.

Como incidiam as diferentes alíquotas do IOF em compras no exterior?

Quando se está planejando fazer uma viagem com destino internacional, uma das dúvidas mais frequentes dos viajantes é qual é a melhor maneira de levar o dinheiro para o exterior para bancar os gastos da viagem.

Para isso, existem basicamente três opções disponíveis no mercado: 

  • utilização do próprio cartão de crédito; 
  • cartão pré-pago; 
  • dinheiro em espécie. 

Para cada modalidade, o IOF em compras internacionais incide de uma maneira diferente.

As taxas aproximadas de IOF, por modalidade, são as seguintes:

  • compra de moeda estrangeira: 1,1%
  • uso de cartão de crédito no exterior (e para compras online internacionais): 6,38%
  •  compra de cartão pré-pago: 6,38%

Muitas pessoas escolhem utilizar o próprio cartão de crédito para realizar compras internacionais. Isso se dá, muitas vezes, pela praticidade de não ter que se preocupar com um novo cartão ou com possíveis perdas de dinheiro. Nesse caso, o cálculo do IOF se baseia no valor da compra já convertido em reais, e não na moeda estrangeira.

Tratando-se do cartão pré-pago de viagem, este é uma das opções mais escolhidas pelos viajantes, pois seu funcionamento é bastante simples. O cliente emite o cartão, o recarrega com a quantia que desejar, e utiliza como um cartão pré-pago para arcar com suas despesas no exterior. Nessa modalidade também é possível fazer saques em dinheiro e recargas.

Por fim, há quem decida levar dinheiro vivo para realizar suas compras no exterior. Apesar de apresentar a menor taxa de IOF, é uma opção arriscada – afinal, o principal problema de levar dinheiro em espécie é o risco de perda, furto ou roubo.

Por isso, é sempre recomendado que você possua mais de uma opção disponível quando for viajar.

Além do IOF: quais os custos nas operações de câmbio?

A sigla IOF significa “Imposto sobre Operações Financeiras”. Ele é um imposto federal pago tanto por pessoas físicas, quanto jurídicas ao realizarem operações de crédito, câmbio, seguro ou operações de títulos mobiliários.

Isso quer dizer que caso você faça um empréstimo, compre moeda estrangeira para viajar, faça saques com o cartão de crédito ou realize algum investimento, o IOF irá incidir, variando conforme a modalidade de cada operação financeira e o seu respectivo valor.

Quando compras internacionais são feitas no cartão de crédito, deve-se ter atenção às outras taxas, além do IOF, que você também vai ter que bancar na transação. 

As principais são:

Taxa de conversão

Este valor é determinado pelo seu banco ou casa de câmbio. Acontece tanto em transferências internacionais como em compra de moeda.

Taxa administrativa

Tarifa cobrada pelo banco ou casa de câmbio para realizar transações internacionais.

Custos Swift

Taxa cobrada para custear a comunicação entre instituições financeiras de diferentes países em uma transação no exterior.

É importante ressaltar que as taxas de conversão, que vão determinar quanto sua compra valerá em real, são definidas exclusivamente pela instituição financeira que emitiu o cartão de uso internacional.

De acordo com o Banco Central, essa taxa de conversão não está vinculada com o dólar turismo, comercial ou Ptax (taxa média de câmbio do Banco Central). 

Na prática, o que é observado é que a taxa utilizada costuma ficar próxima da Ptax e acrescida de um pequeno valor.

Nova regra do BC: o que mudou sobre a taxa de compra internacional no cartão de crédito

Desde 1º de março de 2020, as compras feitas com cartão de crédito no exterior são cobradas de acordo com a taxa de câmbio equivalente ao dia

Diferentemente do que era praticado antes, agora ficou mais fácil prever o valor final da compra.

Desde 2016, já existia essa possibilidade, porém poucos bancos ofereciam a opção para seus clientes. 

A nova regra foi definida no final de 2019 pelo Banco Central e passou a valer em março de 2020.

Outro detalhe importante definido pelo BC é que bancos e instituições financeiras emissoras de cartões devem divulgar diariamente, em seus canais de atendimento até as 10 horas da manhã, a cotação que será aplicada para aquele dia.

O principal objetivo da nova regra é dar maior previsibilidade nas compras feitas com cartão de crédito no exterior, de forma que o usuário do cartão saiba de maneira mais precisa quanto pagará naquela compra.

Agora, a fatura terá que identificar:

Cada gasto na moeda em que foi efetuado

O valor equivalente em dólares e em reais

A taxa de conversão do dólar para o real

Além disso, as instituições financeiras e os bancos passaram a ser obrigados a informar o histórico das taxas de conversão em dados abertos, de forma que possam ser estruturados e divulgados.

Como fazer cartão de crédito para minha empresa?

Se você ficou interessado e quer saber como conseguir um cartão de crédito com menos burocracia, basta solicitar o contato de um de nossos especialistas na página do Cartão VExpenses.

Em pouco tempo você terá seu cartão em mãos, totalmente ajustado às necessidades da sua empresa. Sem exigir nenhuma documentação complexa da sua parte!

Mas, se você quer saber como fazer um cartão de crédito empresarial em uma instituição financeira tradicional, se prepare para mergulhar na documentação que é necessária para realizar esse processo.

É preciso ter muita atenção na hora de separar os documentos exigidos, pois em caso de ausência de algum papel, o processo de abertura de conta pode demorar ainda mais.

Veja quais documentos você deve ter em mãos:

  • Registro de firma individual;
  • Contrato Social;
  • Declaração simplificada ou DIPJ;
  • Demonstrativo dos débitos consolidados e extrato da conta REFIS do último exercício;
  • Imposto de Renda de Pessoa Física dos sócios;
  • RG e CPF dos sócios e dirigentes;
  • Comprovante de residência dos sócios e dirigentes;
  • Certidão Conjunta de Débitos, Relativos a Tributos Federais,
  • Certidão de Dívida Ativa da União ou mesmo de Certidão Conjunta Positiva, com Efeitos de Negativa de Débitos relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União;
  • CND – Certidão Negativa de Débito (Previdenciária), expedida pela Secretaria da Receita Federal,
  • Certificado de Regularidade do FGTS.

Como controlar os gastos com cartão corporativo?

Para que o uso de cartão corporativo nas empresas seja benéfico é imprescindível controlá-lo de forma eficiente.

1. Processo de prestação de contas eficiente e consolidado

Na fatura, os gastos com o cartão corporativo aparecem apenas com o nome do estabelecimento e o valor da despesa.

Assim, somente o controle dos gastos com cartão corporativo via fatura não permite uma análise completa do que foi gasto por departamento ou colaborador. 

Para evitar que ocorra qualquer tipo de fraude ou irregularidade, é imprescindível que haja um processo de prestação de contas bem estruturado, em que os funcionários devam detalhar essas despesas. 

O VExpenses, por exemplo, é um aplicativo que permite o escaneamento de notas fiscais e o preenchimento automático de despesas com base nessa nota. Além disso, reúne as despesas em relatórios que podem ser enviados diretamente para os gestores dentro do app, sem muito esforço. 

2. Controle o fluxo de caixa e conciliação contábil 

No fluxo de caixa você identifica e documenta todas as entradas e saídas das contas da empresa. 

Deve-se levar em conta os gastos com o cartão corporativo e os prazos para pagamento para manter o controle e a saúde do caixa.

Nesse processo a conciliação contábil é essencial para não lançar nenhum valor incorreto. 

Lembre-se: no fluxo de caixa, o lançamento dos gastos com cartão corporativo deve ser feito para a data de vencimento da fatura. 

3. Analise os gastos com cartão corporativo

Para controlar melhor os gastos com cartão corporativo faça a análise deles. 

Por exemplo, verificar quais despesas são recorrentes é essencial para o planejamento de contas.

É durante a análise que se observa também os gastos por centros de custo.

É válido lembrar que os gastos com o cartão corporativo não devem ser computados como uma única categoria no plano de contas. 

Afinal, o cartão corporativo é um meio de pagamento e não as contas em si. 

No plano de contas deve-se projetar as despesas em si – como por exemplo despesas com hospedagem, despesas com deslocamento corporativo, entre outras. 

4. Construa sua política de uso de cartão corporativo

Faça e comunique uma política de uso do cartão corporativo. 

Nela devem ser definidas as regras para uso do cartão corporativo.

É interessante também criar um termo de responsabilidade de uso de cartão corporativo. 

Além disso, devem ser definidas as penalidades de descumprimento à política e demais regras que forem relevantes.

5. Considere usar cartão pré-pago

Entre as maiores vantagens do cartão pré-pago está o estabelecimento dinâmico de limites, que podem ser configurados conforme suas necessidades no momento. 

Além de prevenir surpresas no fechamento do mês ao receber a fatura, como ocorre com os cartões tradicionais.

Além disso, o valor da taxa de manutenção do cartão pré-pago também é uma vantagem em relação aos cartões tradicionais pós-pagos.

6. Fiscalize as despesas do cartão corporativo

Para que a política de uso de cartão corporativo funcione e para evitar as possíveis fraudes, deve-se realizar fiscalização e observar se o termo de responsabilidade de uso de cartão de crédito corporativo está sendo cumprido.

Assim, preocupe-se em garantir que os limites de gastos estejam sendo respeitados.

Um processo de prestação de contas bem definido inclui a fiscalização dos gastos com o cartão corporativo. 

7. Use tecnologia

O uso de tecnologias no controle de gastos agrega na precisão e segurança dos dados e na praticidade dos processos

Por exemplo, no processo de prestação de contas, os comprovantes e relatórios estarão mais seguros em sistemas com armazenamento em nuvem. 

Além disso, aplicativos de gestão de despesas são práticos e agilizam o fluxo de informações, aprovações e controle de gastos. 

O VExpenses, por exemplo, utiliza o armazenamento em nuvem para a segurança dos dados e pode gerar economia financeira no processo de prestação de contas

O que é e como funciona o cartão de crédito PJ?

Assim como a conta bancária PJ, um cartão de crédito PJ, também é destinado exclusivamente para pessoas jurídicas. 

A grande diferença entre o cartão de crédito para empresas e o cartão corporativo/empresarial é que o primeiro tem:

  • A empresa como titular do cartão;
  • Deve ser necessariamente vinculado a uma conta PJ;
  • Serve para desvincular as despesas da empresa das despesas particulares de seus fundadores.

Sua função, no entanto, é diferente da do cartão corporativo/empresarial que tem a finalidade de ser utilizado pelos colaboradores da empresa para custear seus gastos à trabalho, de forma alternativa ao método de adiantamento ou reembolso de despesas.

O cartão de crédito para empresa com CNPJ costuma ter taxas de juros menores e maiores limites de crédito do que cartões de crédito de pessoa física. 

Além disso, são diversos os tipos de cartão de crédito para PJ no mercado e assim, há variedade de benefícios oferecidos para empresas. 

Assim como o cartão corporativo/empresarial, o funcionamento do cartão PJ depende se ele é pós-pago ou pré-pago, como destacamos acima. 

Para ter um cartão de crédito PJ é necessário que você tenha um CNPJ, ou seja, é preciso que a empresa seja formalizada. Dessa forma, podem ter um cartão de crédito para CNPJ as pessoas jurídicas que vão de MEI a grandes empresas.

Como escolher o melhor cartão pré-pago corporativo para minha empresa?

Para saber qual é o melhor cartão pré-pago corporativo, você precisa observar características das opções do mercado conforme as necessidades da sua empresa. 

Veja abaixo as principais características para definir o melhor cartão pré-pago. 

1. Tarifas de manutenção

Embora sem anuidade, os cartões pré-pago podem cobrar outros tipos de tarifa de gerenciamento do cartão como:

  • Aquisição;
  • Mensalidade;
  • Saques;
  • Taxa para recarga;
  • Taxa de renovação;
  • Taxa de reemissão;
  • Taxa para uso internacional.  

Há opções no mercado que não cobram grande parte dessas taxas, sendo as mais comuns a de aquisição e a de saque. 

Por isso, contextualize as tarifas conforme as necessidades da sua empresa e a sua política de uso de cartão corporativo.

De qualquer maneira, as tarifas para cartão pré-pago costumam ser menores do que as de cartão pós-pago corporativo. 

O Cartão VExpenses, por exemplo, pode ser o melhor cartão pré-pago para o seu negócio, trabalhando com taxas muito mais baixas do que os bancos tradicionais

2. Quantidade mínima de cartão

Verifique se há a necessidade de adquirir uma quantidade mínima de cartões pré-pago corporativos. 

Se houver, veja se essa quantidade se adequa ao contexto de sua empresa. 

No VExpenses, por exemplo, não trabalhamos com número mínimo de pedidos, pois nosso interesse é em suprir as necessidades da sua empresa.

5. Objetivo de uso

Um dos passos essenciais para ter um cartão corporativo e controlar bem seus gastos é definir seu objetivo de uso. 

Para viagens corporativas, por exemplo, o melhor cartão pré-pago pode ser um que conte com programa de pontos, pelos gastos recorrentes com passagens aéreas. 

3. Abrangência

Verifique se o cartão é aceito para pagamentos online e físicos, conforme suas necessidades. 

Além disso, atente-se à bandeira do cartão. A bandeira determina os estabelecimentos nos quais o cartão pré-pago é aceito. 

Pode ser interessante priorizar as bandeiras mais conhecidas e optar, por exemplo, por cartão pré-pago Mastercard ou cartão pré-pago Visa

Essas bandeiras são aceitas no Brasil e em diversos outros países, na maior parte dos estabelecimentos. 

6. Facilidade para aquisição

Alguns cartões corporativos demandam que você tenha uma conta PJ na instituição – o que torna o processo de aquisição mais lento. 

Por outro lado, cartões como o VExpenses, não demandam que você tenha uma conta PJ e possuem um processo rápido de aquisição. 

4. Valor de recarga e saque

Alguns cartões possuem recarga mínima e máxima. 

Para que seja o melhor cartão pré-pago para sua empresa, o valor de recarga máxima deve ser igual ou maior ao que seu negócio precisa. 

7. Integração com sistemas de gestão

Para ter melhor controle das despesas e facilitar a contabilização, pode ser interessante fazer um cartão pré-pago que integre com sistemas de gestão ERP. 

O Cartão VExpenses é 100% integrado à plataforma de prestação de contas e gestão de despesas corporativas do VExpenses. 

Além disso, assim que uma despesa é aprovada, o VExpenses a envia automaticamente para o seu ERP na conta contábil e centro de custos correto Integramos com os principais ERPs do mercado, para que você pare de se preocupar em classificar e lançar manualmente cada despesa realizada pelos seus colaboradores.

8. Controle de gastos

Há a possibilidade de solicitar cartão pré-pago que facilite o controle de gastos em sua empresa. 

O melhor cartão pré-pago, nesse caso, é o cartão do VExpenses. 

O cartão do VExpenses faz a conciliação de despesas e comprovantes do cartão pré-pago automaticamente. 

Ou seja, funciona como um cartão corporativo com controle de despesas.

Diferentemente dos demais cartões pré-pagos no mercado, ao invés de disponibilizar apenas a fatura online, o Cartão VExpenses gera relatórios gerenciais e dashboard em tempo real através de sua plataforma de gestão. 

Como construir política de uso de cartão corporativo?

Confira abaixo as cinco principais diretrizes que devem ser apresentadas em uma boa política de cartão corporativo:

1. Cartão sem saque

É essencial que todas as despesas sejam descritas na fatura. Se o cartão permitir saques, esse controle se perde.

Afinal, como saber se o dinheiro foi gasto realmente com a empresa?

Por isso, é mais seguro quando a opção de saque é desativada do cartão.

Caso haja essa opção, deixe claro que só poderá ser utilizada em casos de emergência. 

Além disso, nessas situações o processo de prestação de contas deve ocorrer da maneira convencional, para que seja possível realizar a conciliação bancária posteriormente.

2. Estabeleça um teto de gastos

É crucial que exista um limite de gastos previamente avisado aos colaboradores. Algumas empresas delimitam o teto por setor ou mesmo por funcionário.

Todavia, companhias e organizações maiores permitem que seus executivos e funcionários de alto escalão tenham um cartão corporativo ilimitado.

Todas essas diretrizes e exceções devem constar tanto na política de gastos com cartão corporativo, quanto na política de reembolso de despesas da empresa. 

Além disso, esses documentos devem ser amplamente divulgados para que não seja possível alegar ignorância por parte de qualquer funcionário.

3. Defina como será utilizado

Bem como dissemos no item anterior, defina como e em que despesas o cartão corporativo poderá ser utilizado. Por exemplo, em circunstâncias como: reuniões, almoços ou jantares com clientes.

Todavia, se houver algo excepcional (como necessidade de compra de roupas em uma viagem da empresa), o usuário precisa saber se pode ou não usar o cartão.

4. Determine quem terá acesso ao cartão

O mais comum é que o cartão corporativo não fique acessível a todos os funcionários da empresa, sendo mais utilizado pelos seus executivos.

Porém, nada impede que você disponibilize para os demais funcionários da sua empresa se for de interesse estratégico.

No entanto, é recomendado deixar esses pontos bem claros na política de uso do cartão corporativo, além de realizar um controle de perto desses usuários, para que não ocorram prejuízos para a empresa.

5. Fiscalize

Assim como no processo de reembolso de despesas, todas as despesas realizadas com o cartão corporativo devem ser justificadas com a apresentação de documentos fiscais.

Ou seja, para todos os gastos realizados, o usuário deve apresentar um relatório de prestação de contas com todos os recibos e notas fiscais.

Além disso, todos os gastos devem ficar sujeitos à aprovação do gestor e do departamento financeiro, garantindo total controle sobre o uso do cartão corporativo na sua empresa.

Dessa forma você garante o cumprimento do compliance da organização e se previne contra qualquer tipo de dor de cabeça futura.

Cartão corporativo e o reembolso de despesas

Apesar de apresentar o contratempo da falta de detalhamento dos gastos, o cartão corporativo ajuda a tornar a prestação de contas mais ágil, bem como facilita a conferência de despesas realizadas pelo colaborador em algum trabalho externo.

Mas lembre-se de sempre exigir a apresentação do comprovante fiscal do gasto para realizar a conferência das despesas corporativas do cartão.

Entenda mais sobre o que é cartão corporativo dentro da esfera financeira da companhia:

  • Nele você verá quais compras foram feitas e em que foi gasto tais valores;
  • É mais econômico e prático de ser utilizado em viagens corporativas internacionais;
  • Existe uma centralização dos gastos e facilidade de identificação dos mesmos;
  • É mais seguro e garante que o funcionário tenha mais controle de seus gastos.

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