O entendimento de que gastos com home office são reembolsáveis se baseia em princípios mais antigos da CLT, como o art. 2, que declara que a empresa deve ser responsável pelos riscos de suas atividades, embasando que custeie suas despesas.
No entanto, regulamentações específicas sobre home office, formalmente designado como teletrabalho, são recentes.
Muitas questões permanecem em aberto e vão sendo solucionadas conforme atualizações de leis e consultas à Receita Federal.
Em dezembro de 2022, em uma Solução de Consulta, a Receita Federal afirmou, entre outros pontos, ser necessária a comprovação de gastos com home office.
Nesse artigo, vamos explicar quais gastos com home office devem ser comprovados e por quê.
Veja também como fazer a comprovação de gastos com home office de maneira eficiente e centralizada com ajuda de ferramentas como o VExpenses. Acompanhe!
Quais gastos com home office deverão ser comprovados?
Os gastos com home office são aqueles que são necessários para que se desenvolvam as atividades laborais – no regime de teletrabalho, ou seja, fora das dependências do empregador.
Vale lembrar que apesar do termo home office remeter a trabalho em casa, não necessariamente precisa ser feito em casa, podendo ser realizado em co-workings, cafés, padarias, hotéis e outros.
Os gastos com home office mais comuns são energia elétrica, internet, água, telefone.
Conforme a Solução de Consulta 63/2022 – COSIT, a Receita Federal afirma que os valores pagos para ressarcimento de despesas arcadas pelos empregados com internet e consumo de energia elétrica devem ser comprovados.
Assim, entre os gastos com home office, é necessária a comprovação de gastos com internet e energia elétrica.
Funcionários familiarizados com processos de reembolsos de despesas corporativas, provavelmente já são familiarizados também com a prestação de contas e comprovação de gastos.
A comprovação de gastos normalmente é feita via relatórios ou ferramentas especializadas, como o VExpenses – que são capazes de simplificar o processo de comprovação de gastos com home office.
Por que devo comprovar gastos com home office?
Com a expressiva ascensão do modelo de home office a partir de 2020, muitas dúvidas surgiram sobre aspectos legais e fiscais, já que a regulamentação do teletrabalho era ainda vaga, principalmente em relação a gastos com home office.
Mesmo com atualizações na lei, ainda restaram dúvidas sobre obrigações da empresa em relação aos gastos com home office.
Em dezembro de 2022, a Receita Federal publicou uma solução a uma consulta, que deixa mais claro o entendimento da Receita sobre alguns aspectos fiscais de gastos com home office.
A Solução de Consulta 63/2022 – COSIT é uma resposta à consulta feita por uma empresa fabricante de bebidas, que adotou home office para parte dos funcionários conforme a pandemia.
A empresa questionou pontos referentes à natureza e à incidência de impostos sobre a ajuda de custos mensal fixa paga aos funcionários para arcar com gastos de energia e internet (calculada conforme média de gastos com home office dos empregados).
A Receita Federal alegou que:
- A natureza dos gastos com home office referentes a energia elétrica e internet é indenizatória, por isso, não incide IRPF e contribuições previdenciárias sobre o reembolso ou ajuda de custo dessas despesas. Porém, para caracterizar como indenizatórios os valores recebidos, é necessário que o beneficiário comprove com documentação hábil e idônea.
- Os valores pagos para ressarcimento de gastos com home office referentes à energia e internet são consideradas despesas dedutíveis no regime de lucro real, impactando na base de cálculo de IRPJ, também mediante à comprovação via documentação hábil e idônea dos valores despendidos.
Ou seja, é necessária a comprovação dos gastos com home office tanto para abatimento no IRPF, quanto no regime de lucro real.
É possível interpretar que a solicitação de comprovação dos gastos com home office é exigida pela Receita Federal para que as empresas não paguem salários disfarçados de ajudas de custo.
Assim, a comprovação de gastos com home office pode evitar problemas com o fisco.
Como declarar despesas com home office?
A Receita Federal, no entanto, não especificou como se deve comprovar os gastos com home office.
Portanto, existe mais de uma forma de comprovar os gastos com home office e a decisão fica a cargo da empresa.
No entanto, a tecnologia pode ajudar a deixar esse processo de prestação de contas bem mais limpo e seguro.
O VExpenses, por exemplo, garante que cada comprovante de gastos com home office não se perca, por meio do armazenamento em nuvem, considerado a forma mais segura.
Como sabemos, a guarda de documentos é necessária por períodos variáveis e assim, sua segurança é essencial.
O uso de tecnologias como o VExpenses também agrega muito no processo de prestação de contas sobre gastos com home office com praticidade de ponta a ponta.
Com apenas alguns cliques, o colaborador cria uma nova despesa na plataforma do VExpenses, anexa uma foto do comprovante e envia para seus responsáveis – que são escolhidos pela própria empresa dentro da plataforma.
Outra forma de realizar o pagamento de gastos com home office é em forma de ajuda de custo por meio do Cartão Controle do VExpenses.
Nesse caso, a ajuda de custo para gastos com home office é alocada no cartão de cada funcionário e com esse cartão o colaborador fará o pagamento das contas.
Como os cartões são integrados com a plataforma de despesas, conforme o uso pelos funcionários, cria-se automaticamente uma despesa na plataforma. Assim, basta também que o colaborador encaminhe o relatório de comprovação dos gastos para o responsável também dentro da própria plataforma.
No caso do pagamento de gastos com home office via cartão garante-se também melhor controle do limite para essas despesas.
Ou seja, o VExpenses permite que os gastos com home office sejam comprovados para a empresa de mais de uma forma simples e prática.
De ambas maneiras, todos os gastos com home office, comprovantes e faturas ficam centralizados e seguros, podendo ser consultados quando necessário.
Assim, o VExpenses gera praticidade, economia de tempo e segurança desde para a prestação de contas para as empresas das despesas de gastos com home office.
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