Armazenamento na nuvem: 8 benefícios para a sua empresa

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Entre os recursos tecnológicos que ganharam destaque no ambiente corporativo ao longo dos últimos anos, poucos se tornaram tão essenciais quanto o cloud computing, mais especificamente o armazenamento na nuvem

A popularização do home office e aumento da necessidade de maisacessibilidade tornou o cloud computing um bem necessário. 

Já que, utilizar essa operação possibilita, entre outros benefícios, maior mobilidade para o desempenho das atividades, assim como a otimização de um conjunto de processos que passam a ser melhor desenvolvidos a partir do armazenamento na nuvem.

As empresas que não pensavam em digitalizar os seus processos, seja pelo custo ou por não achar necessário foram obrigadas a rever seus conceitos.

Você já adota esse sistema na sua empresa? Caso ainda não utilize, está na hora de mudar. Ter arquivos e documentos em nuvem corporativa é fácil, seguro e opção de baixo custo para qualquer empresa. 

Entenda um pouco mais sobre o assunto a seguir!

O que é armazenamento na nuvem?

Antes de saber como aplicar esse método na sua empresa é importante entender o que é armazenamento na nuvem.

A Computação em Nuvem (cloud computing) é uma tecnologia que permite armazenar dados, arquivos, programas e recursos (como memória ou processamento) em um servidor online, por meio de uma rede.

Dessa forma, dispensa o armazenamento local, em computador desktop, notebook, smartphone ou tablet. Ou seja, não é necessário ter um HD (disco rígido) físico para guardar informações e dados da empresa.

Além do armazenamento, o cloud computing permite a edição, compartilhamento, e exclusão livremente a todos que possuem acesso. 

E funciona como backup de conteúdo, garantindo a segurança dos dados armazenados, independente das eventualidades, como quebra de um HD ou roubo de um notebook.

É possível optar pelo serviço na nuvem de empresas de escala mundial, como Microsoft, Google e Apple, que mantêm centros de dados com milhares de servidores ligados 24 horas por dia, durante o ano todo.

E como funciona o armazenamento em nuvem?

Quando um usuário faz o login em um serviço de armazenamento na nuvem, ele acessa um desses servidores e consegue enviar os seus arquivos pela internet, mantendo-os seguros e livre de qualquer invasão.

Esse conteúdo é automaticamente salvo e distribuído em servidores diferentes. 

Assim, se um falhar, o usuário continua tendo acesso e não perde o que armazenou, deixando-os guardados em segurança.

Já muito utilizado para uso pessoal, o armazenamento na nuvem tem ganhado cada vez mais destaque no meio empresarial.

E, com isso, muitas empresas contratam empresas de cloud computing para ter seu próprio servidor, fazendo o armazenamento de dados na nuvem corporativa.

Da mesma forma, o acesso é feito com um login, sendo necessário conexão estável, independente da distância, dia ou hora.

Quais os benefícios da nuvem corporativa para a empresa?

Usar a tecnologia que permite armazenar arquivos na nuvem oferece uma série de benefícios para as empresas. Veja a seguir as vantagens e facilidades do cloud computing:

Veja também:  O que é cooperativismo: benefícios para a sua empresa

1.   Redução dos custos

Como explicamos anteriormente, no cloud computing todos os dados e documentos ficam armazenados em um servidor digital. 

Ou seja, o armazenamento na nuvem dispensa a compra e instalação de softwares tradicionais, garantindo o acesso, através da internet ou de uma rede de dados móveis, à plataformas online.

Sem falar na redução de gastos com compra e manutenção de equipamentos físicos de TI.

2. Dinamismo e mobilidade

Todo funcionário com acesso ao sistema pode acessá-lo de qualquer lugar com conexão estável com a internet, conferindo mais praticidade para executar as tarefas do dia a dia.

Por exemplo, uma empresa que não é adepta das soluções de cloud computing precisam que o colaborador em viagem volte até a sede para entregar o relatório de prestação de contas junto com os documentos fiscais para reembolso.

Além de tornar o processo mais ineficiente, a morosidade e a burocracia envolvida também crescem, afetando diretamente a produtividade do negócio.

Já uma empresa que utiliza o VExpenses – que é um SaaS – para a prestação de contas de gastos de viagens, proporciona ao colaborador muito mais comodidade com o lançamento e envio da despesa em tempo real, e segurança ao contar com armazenamento em nuvem dos documentos fiscais.

E o melhor é que para realizar esses processos no VExpenses, ter uma conexão ativa com a internet nem sempre é um requisito. É possível lançar despesas offline e sincronizá-las quando se conectar a uma rede segura.

3. Flexibilidade, agilidade e escalabilidade

Atrelado ao benefício da mobilidade, soluções que utilizam a tecnologia do cloud computing permitem que os funcionários tenham acesso a dados e sistemas empresariais via web com agilidade e alta performance

E, com custo reduzido, agilidade, segurança e sem restrição na quantidade de usuários simultâneos, é possível escalonar rapidamente os processos da empresa.

4. Alto nível de segurança

A transmissão de dados feita pelas tecnologias em nuvem é realizada sob forte sistema de criptografia, o que garante a segurança das informações armazenadas nessas ferramentas.

Além disso, é de responsabilidade do provedor de nuvem se certificar, em tempo integral, da segurança dos dados confiados a ele.

A RapidScale aponta que 94% das empresas detectaram melhorias em sua segurança depois de migrar seus processos para a nuvem.

5. Recuperação de desastres

Como o sistema do cloud computing funciona com base na divisão da informação entre vários servidores diferentes, essa tecnologia permite a recuperação rápida de dados em cenários de emergência.

Por exemplo, em uma situação de pico de energia, as empresas que contam com servidores físicos correm o risco de perderem todas as suas informações devido ao dano causado na máquina do servidor.

Os servidores em nuvem não estão imunes a essas situações, mas suas informações sim. Afinal, se acontecer algum dano físico em um dos servidores, os outros ainda poderão enviar as informações quando solicitadas.

6. Gastos mais precisos com softwares

Optar por sistemas de gestão integrada e plataformas de SaaS (Software como Serviço) ajuda a reduzir os gastos com licenciamento de softwares.

Veja também:  Gestão estratégica: como reduzir a burocracia na sua empresa

Normalmente, esses serviços apresentam valores mais em conta do que os softwares tradicionais, além de realizarem atualizações constante e de forma dinâmica nos produtos, sem exigir a compra da nova versão do software.

Por isso, aderir a essas soluções contribuem para uma despesa mais precisa e uma maior redução de gastos, como já tratamos no tópico 1.

7. Projetos colaborativos

Armazenar arquivos na nuvem também permite compartilhar o acesso de projetos que precisam de mais funcionários envolvidos de forma simultânea

Assim, é possível acessar projetos e sistemas em tempo real e dar continuidade às estratégias de diferentes locais, aumentando a produtividade.

8. Personalização de recursos

Alguns serviços de armazenamento na nuvem são gratuitos, mas existem planos personalizados para atender às demandas das empresas.

Além disso, os SaaS permitem parametrizações mais particulares a cada empresa, se adaptando mais facilmente às necessidades de cada negócio.

Como usar armazenamento na nuvem?

A forma como a empresa armazena os seus documentos é de extrema importância para a saúde legal do negócio. Isso porque é necessário manter documentos arquivados para fins comprobatórios, reduzindo prejuízos e complicações legais.

A falta de comprovação de pagamentos ao Fisco, por exemplo, ou mesmo aperda de uma nota fiscal, podem gerar grandes dores de cabeça para a organização, além de multas pesadas. 

Mas, lidar com o acúmulo de papel pode ser um grande desafio. Além de exigir um espaço físico para armazenamento, a organização adequada e prática são outros problemas.

Por isso, é fundamental saber como armazenar arquivos na nuvem e buscar soluções inteligentes que auxiliem a tarefa de armazenamento, como o cloud computing.

O armazenamento na nuvem permite guardar documentos e comprovantes em arquivos digitais, minimizando o espaço físico necessário e facilitando a organização e o gerenciamento.

Utilize ferramentas de controle de contas

Se a sua empresa trabalha com reembolsos, por exemplo, usar a ferramenta VExpenses possibilita o armazenamento em nuvem dos documentos comprobatórios da prestação de contas de despesas para reembolso. 

Assim, a companhia e os funcionários não precisam mais guardar vários comprovantes de pagamento. Basta digitalizar através da plataforma e garantir o armazenamento seguro.

Então, a nuvem tem a capacidade de oferecer a execução de tarefas e serviços com mais agilidade, disponibilizando recursos e economias escaláveis. E a mobilidade ajuda a aumentar a capacidade de resposta às demandas do mercado, otimizando uma série de rotinas.

Além, claro, de ajudar a sua empresa a não perder nenhum documento, possibilitando a comprovação da legalidade, quando necessário.

Pronto! Você acabou de aprender um pouco mais sobre o que é armazenamento na nuvem e como a tecnologia oferece mais agilidade e segurança aos seus serviços. A partir de agora, já pode começar a usar o Cloud Computing para armazenar arquivos ou projetos da sua empresa.

E, se quiser saber mais sobre o VExpenses e a gestão do reembolso de despesas corporativas, continue acompanhando nosso blog.

Isabelle Piccolo


Encantada pelo mundo do marketing, buscando, cada vez mais, pode entregar valor para as pessoas através do conteúdo. Faço parte do time VExpenses e ajudo a mudar a realidade, afinal: o tempo não tem reembolso.

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