Nota fiscal digitalizada: tudo o que você precisa saber!

A digitalização de documentos é um recurso muito útil atualmente. Além de facilitar a troca de informação, ainda ajuda a preservar as informações contidas neles. Mas qual será a validade legal desses documentos? Será que uma nota fiscal digitalizada vale para entrar com pedido de reembolso, por exemplo?

A transformação digital já vem impactando o âmbito comercial e jurídico há algum tempo. Em 2008, começava a ser implantado o sistema da nota fiscal eletrônica como alternativa à emissão da nf física. Antes disso, em 2001, o certificado digital, muito usado por contadores, já demonstrava a tendência da substituição dos documentos físicos pelos digitais.

Todas essas mudanças causaram muitas dúvidas e desconfianças em seu início. Hoje em dia, por outro lado, a emissão de nota fiscal eletrônica é obrigatória e já se tornou comum às rotinas de transações comerciais e prestação de serviços.

A digitalização de documento fiscal e a legalidade do uso desses documentos é uma questão que vem sendo bastante discutida ultimamente. Isso porque vem acontecendo um grande movimento no meio legal para acompanhar a modernização dos processos de gestão e de apresentação de documentos das empresas.

E, como ocorreu com todas as outras mudanças, esse processo de modernização também tem gerado bastante dúvidas entre gestores e empresários. Questionamentos que vão desde a legalidade dos documentos digitalizados até segurança contra fraudes.

Para clarear um pouco as ideias e esclarecer as principais dúvidas, preparamos este conteúdo especial sobre como lidar com documento digital.

Nota fiscal digitalizada: o que diz a lei

As legislações brasileiras em vigor são favoráveis ao uso de imagens digitalizadas para comprovar despesas. E reconhecem a validade expressa de documento digital como prova.

Apesar de muitos acharem que essa é uma novidade, isso não é assim tão recente. Em 2015, com a aprovação da lei n° 13.105, os órgãos públicos passaram a aceitar a reprodução de imagens como prova dos fatos ou coisas representadas. No ano seguinte o Senado Federal, por meio do Projeto de Lei 146/2007 atualizou a aprovação, considerando que o documento digitalizado passava a ter a mesma validade jurídica do impresso.

Recentemente o Senado Federal aprovou a Medida Provisória (MP) nº 881 ou MP da Liberdade Econômica, como ficou popularmente conhecida. O texto da medida corrobora as leis anteriores e inclui regras que visam a desburocratização e simplificação de processos fiscais para empreendedores e empresas. 

Além disso, a alteração proposta pela MP acompanha a evolução digital e sugere que documentos fiscais podem ser armazenados em versão digitalizada. Ou seja, digitalizar nota fiscal e outros documentos é legalmente aceito para fins de fiscalização. 

Benefícios da digitalização de documentos

Digitalizar notas fiscais, contas pagas, recibos e outros documentos é uma tendência inevitável nos dias atuais. E, embora algumas pessoas ainda torçam o nariz para a incorporação da tecnologia, empresários e empreendedores não devem temer a evolução digital que estamos vivenciando.

Pelo contrário, adotar o documento digital é um caminho repleto de vantagens para a gestão do negócio, como, por exemplo:

• evitar os recibos impressos em papéis termossensíveis que têm tempo de vida muito baixo, sendo danificados rapidamente e facilmente;
• a conversão digital dos documentos cria um arquivo permanente e seguro;
• gerenciamento e localização mais prática e rápida;
• custo benefício do armazenamento mais em conta;
• otimização de espaço físico, eliminando pastas de arquivamento e acúmulo de papel;
• desburocratização de processos;
• mais facilidade para o colaborador;
• mais agilidade e otimização de processo para a empresa;
• E, claro, o benefício ambiental da eliminação do uso de grandes quantidades de papel.

Boas práticas na utilização do documento digital

Hoje em dia, as câmeras de alta resolução dos celulares e os aplicativos adequados tornam o processo de digitalização muito mais rápido e prático.

Mas mesmo com toda a facilidade e tecnologia ao seu favor, é necessário ficar atento às regras de digitalização e como podem ser utilizados esses documentos.

Como escanear nota fiscal corretamente?

Em relação ao processo de digitalizar nota fiscal através do smartphone segue a recomendação:

• escolha um local com iluminação adequada;
• observe se a luz está fazendo sombra no documento ou se a alta exposição está prejudicando a leitura;
• verifique se o documento está com uma boa legibilidade;
• certifique-se de que todas as informações exigidas pela empresa na política de reembolso estão facilmente legíveis.

Neste momento é recomendável o uso de apps específicos, como o CamScanner e o VExpenses, ao invés do app da câmera do celular.

O CamScanner é utilizado quando deseja-se transformar seu documento em PDF para que possa ser arquivado. 

Já o VExpenses possui a funcionalidade Intelliscan, que armazena tanto a imagem da nota fiscal ou recibo, quanto preenche automaticamente os dados das despesas a trabalho a serem incluídas no relatório de reembolso de despesas.

Quais cuidados tomar para ficar em dia com o Fisco?

Assim como existem regras de utilização e armazenamento dos documentos impressos, o mesmo ocorre com as notas escaneadas. Para não ter problemas com o Fisco, é aconselhado seguir as seguintes orientações:

• o documento digital deve ser armazenado em arquivo XML;
• emitente e destinatários devem manter o documento armazenado, sob sua responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária que, atualmente, é de 5 anos mais o ano vigente;
• quando solicitados, a nota fiscal digitalizada deve ser apresentada à administração tributária;

Atente-se! A perda ou não armazenamento pode acarretar em multas e diversos problemas para a empresa.

Além disso, de acordo com as diretrizes da nova MP, para que os documentos digitais tenham o mesmo valor dos físicos, é necessário que sua cópia digital seja autenticada através de uma assinatura digital, para garantir que o documento não sofra alterações após sua digitalização.

A certificação digital utiliza criptografia capaz de identificar se um documento foi ou não alterado após assinatura digital. Assim, quando submetido a um programa específico, é possível saber se o documento digitalizado foi adulterado.

Atualmente há versões de certificado digital para pessoas físicas e jurídicas, além da possibilidade de utilizar em nuvem ou celular. É importante que a decisão sobre qual tipo de certificado utilizar passe pelo departamento ou consultor jurídico da empresa.

Como é feito o armazenamento e segurança da nota fiscal digitalizada?

Esse é um ponto que merece bastante atenção. Apesar de mais prático e seguro, dependendo da forma como o documento é armazenado, ele fica sujeito a certos riscos, como roubo ou perda da informação.

O primeiro erro que pode ser fatal é deixar as notas escaneadas armazenadas apenas no próprio computador. Não que isso seja proibido, mas evite deixar os documentos salvos apenas neste dispositivo. Computadores são suscetíveis à corrompimentos. Sem contar que a própria organização em pastas pode não ser tão funcional e rápida.

As plataformas em nuvem são opções saudáveis que permitem o backup dos dados e possuem sistemas de segurança que estão em constante atualização contra ataques comuns na internet.

Uma ótima recomendação de organização correta de nota fiscal digitalizada é ter uma plataforma de armazenamento e consulta de documentos fiscais. Melhor ainda se ela tiver integração com sistema que possibilite digitalizar todos os comprovantes de despesas.

O  VExpenses, assim como outras plataformas, é uma ferramenta tecnológica que coloca sua empresa no mundo digital, eliminando o uso de papel no processo de reembolso de despesas. Além de guardar documentos digitais de despesas de funcionários, como já dissemos anteriormente, o Intelliscan permite a digitalização e o preenchimento automático através do uso de tecnologia OCR. E ainda oferece o relatório completo dos gastos. Tudo isso em um mesmo lugar.

A tendência é de que os documentos em papel passem a ser cada vez menos utilizados e, até mesmo, emitidos. E, adaptar-se ao digital não deve ser visto como algo que sua empresa vai fazer porque está sendo imposta. As vantagens de segurança e agilidade nos processos devem ser vistas como uma grande vantagem, tanto para os colaboradores, quanto para funcionários.

Afinal, contar com a tecnologia tanto no processo de reembolso de despesas quanto nos demais processos do negócio, torna a eficiência da empresa e da sua equipe um importante diferencial na hora de conseguir vantagem competitiva no mercado. 

Quer saber como utilizar a nota fiscal digitalizada para fazer o reembolso de viagens corporativas? Clique aqui e leia: Reembolso de despesas de trabalho: você está cumprindo a lei?