A digitalização de documentos é um recurso muito útil atualmente. Além de facilitar a troca de informação, ainda ajuda a preservar as informações contidas neles. Mas qual será a validade legal desses documentos? Será que uma nota fiscal digitalizada vale para entrar com pedido de reembolso, por exemplo?
A transformação digital já vem impactando o âmbito comercial e jurídico há algum tempo. Em 2008, começava a ser implantado o sistema da nota fiscal eletrônica como alternativa à emissão da nf física. Antes disso, em 2001, o certificado digital, muito usado por contadores, já demonstrava a tendência da substituição dos documentos físicos pelos digitais.
Todas essas mudanças causaram muitas dúvidas e desconfianças em seu início. Hoje em dia, por outro lado, a emissão de nota fiscal eletrônica é obrigatória e já se tornou comum às rotinas de transações comerciais e prestação de serviços.
A digitalização de documento fiscal e a legalidade do uso desses documentos é uma questão que vem sendo bastante discutida ultimamente. Isso porque vem acontecendo um grande movimento no meio legal para acompanhar a modernização dos processos de gestão e de apresentação de documentos das empresas.
E, como ocorreu com todas as outras mudanças, esse processo de modernização também tem gerado bastante dúvidas entre gestores e empresários. Questionamentos que vão desde a legalidade dos documentos digitalizados até segurança contra fraudes.
Para clarear um pouco as ideias e esclarecer as principais dúvidas, preparamos este conteúdo especial sobre como lidar com documento digital.
Nota fiscal digitalizada: o que diz a lei
As legislações brasileiras em vigor são favoráveis ao uso de imagens digitalizadas para comprovar despesas. E reconhecem a validade expressa de documento digital como prova.
Apesar de muitos acharem que essa é uma novidade, isso não é assim tão recente. Em 2015, com a aprovação da lei n° 13.105, os órgãos públicos passaram a aceitar a reprodução de imagens como prova dos fatos ou coisas representadas. No ano seguinte o Senado Federal, por meio do Projeto de Lei 146/2007 atualizou a aprovação, considerando que o documento digitalizado passava a ter a mesma validade jurídica do impresso.
Recentemente o Senado Federal aprovou a Medida Provisória (MP) nº 881 ou MP da Liberdade Econômica, como ficou popularmente conhecida. O texto da medida corrobora as leis anteriores e inclui regras que visam a desburocratização e simplificação de processos fiscais para empreendedores e empresas.
Além disso, a alteração proposta pela MP acompanha a evolução digital e sugere que documentos fiscais podem ser armazenados em versão digitalizada. Ou seja, digitalizar nota fiscal e outros documentos é legalmente aceito para fins de fiscalização.
Benefícios da digitalização de documentos
Digitalizar notas fiscais, contas pagas, recibos e outros documentos é uma tendência inevitável nos dias atuais. E, embora algumas pessoas ainda torçam o nariz para a incorporação da tecnologia, empresários e empreendedores não devem temer a evolução digital que estamos vivenciando.
Pelo contrário, adotar o documento digital é um caminho repleto de vantagens para a gestão do negócio, como, por exemplo:
- evitar os recibos impressos em papéis termossensíveis que têm tempo de vida muito baixo, sendo danificados rapidamente e facilmente;
- a conversão digital dos documentos cria um arquivo permanente e seguro;
- gerenciamento e localização mais prática e rápida;
- custo benefício do armazenamento mais em conta;
- otimização de espaço físico, eliminando pastas de arquivamento e acúmulo de papel;
- desburocratização de processos;
- mais facilidade para o colaborador;
- mais agilidade e otimização de processo para a empresa;
- E, claro, o benefício ambiental da eliminação do uso de grandes quantidades de papel.
Boas práticas na utilização do documento digital
Hoje em dia, as câmeras de alta resolução dos celulares e os aplicativos adequados tornam o processo de digitalização muito mais rápido e prático.
Mas mesmo com toda a facilidade e tecnologia ao seu favor, é necessário ficar atento às regras de digitalização e como podem ser utilizados esses documentos.
Como escanear nota fiscal corretamente?
Em relação ao processo de digitalizar nota fiscal através do smartphone segue a recomendação:
- escolha um local com iluminação adequada;
- observe se a luz está fazendo sombra no documento ou se a alta exposição está prejudicando a leitura;
- verifique se o documento está com uma boa legibilidade;
- certifique-se de que todas as informações exigidas pela empresa na política de reembolso estão facilmente legíveis.
Neste momento é recomendável o uso de apps específicos, como o CamScanner e o VExpenses, ao invés do app da câmera do celular.
O CamScanner é utilizado quando deseja-se transformar seu documento em PDF para que possa ser arquivado.
Já o VExpenses possui a funcionalidade Intelliscan, que armazena tanto a imagem da nota fiscal ou recibo, quanto preenche automaticamente os dados das despesas a trabalho a serem incluídas no relatório de reembolso de despesas.
Quais cuidados tomar para ficar em dia com o Fisco?
Assim como existem regras de utilização e armazenamento dos documentos impressos, o mesmo ocorre com as notas escaneadas. Para não ter problemas com o Fisco, é aconselhado seguir as seguintes orientações:
- o documento digital deve ser armazenado em arquivo XML;
- emitente e destinatários devem manter o documento armazenado, sob sua responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária que, atualmente, é de 5 anos mais o ano vigente;
- quando solicitados, a nota fiscal digitalizada deve ser apresentada à administração tributária;
Atente-se! A perda ou não armazenamento pode acarretar em multas e diversos problemas para a empresa.
Além disso, de acordo com as diretrizes da nova MP, para que os documentos digitais tenham o mesmo valor dos físicos, é necessário que sua cópia digital seja autenticada através de uma assinatura digital, para garantir que o documento não sofra alterações após sua digitalização.
A certificação digital utiliza criptografia capaz de identificar se um documento foi ou não alterado após assinatura digital. Assim, quando submetido a um programa específico, é possível saber se o documento digitalizado foi adulterado.
Atualmente há versões de certificado digital para pessoas físicas e jurídicas, além da possibilidade de utilizar em nuvem ou celular. É importante que a decisão sobre qual tipo de certificado utilizar passe pelo departamento ou consultor jurídico da empresa.
Como é feito o armazenamento e segurança da nota fiscal digitalizada?
Esse é um ponto que merece bastante atenção. Apesar de mais prático e seguro, dependendo da forma como o documento é armazenado, ele fica sujeito a certos riscos, como roubo ou perda da informação.
O primeiro erro que pode ser fatal é deixar as notas escaneadas armazenadas apenas no próprio computador. Não que isso seja proibido, mas evite deixar os documentos salvos apenas neste dispositivo. Computadores são suscetíveis à corrompimentos. Sem contar que a própria organização em pastas pode não ser tão funcional e rápida.
As plataformas em nuvem são opções saudáveis que permitem o backup dos dados e possuem sistemas de segurança que estão em constante atualização contra ataques comuns na internet.
Uma ótima recomendação de organização correta de nota fiscal digitalizada é ter uma plataforma de armazenamento e consulta de documentos fiscais. Melhor ainda se ela tiver integração com sistema que possibilite digitalizar todos os comprovantes de despesas.
O VExpenses, assim como outras plataformas, é uma ferramenta tecnológica que coloca sua empresa no mundo digital, eliminando o uso de papel no processo de reembolso de despesas. Além de guardar documentos digitais de despesas de funcionários, como já dissemos anteriormente, o Intelliscan permite a digitalização e o preenchimento automático através do uso de tecnologia OCR. E ainda oferece o relatório completo dos gastos. Tudo isso em um mesmo lugar.
A tendência é de que os documentos em papel passem a ser cada vez menos utilizados e, até mesmo, emitidos. E, adaptar-se ao digital não deve ser visto como algo que sua empresa vai fazer porque está sendo imposta. As vantagens de segurança e agilidade nos processos devem ser vistas como uma grande vantagem, tanto para os colaboradores, quanto para funcionários.
Afinal, contar com a tecnologia tanto no processo de reembolso de despesas quanto nos demais processos do negócio, torna a eficiência da empresa e da sua equipe um importante diferencial na hora de conseguir vantagem competitiva no mercado.
Quer saber como utilizar a nota fiscal digitalizada para fazer o reembolso de viagens corporativas? Clique aqui e leia: Reembolso de despesas de trabalho: você está cumprindo a lei?
