O reembolso de despesas de trabalho não é só uma questão de ressarcir justamente os funcionários que realizam despesas corporativas com seu próprio dinheiro.
Esse tema envolve também a legislação trabalhista e as finanças do negócio. CFOs modernos e profissionais de gestão financeira devem estar atentos para evitar complicações judiciais e para otimizar a gestão financeira do negócio.
Descubra no texto a seguir:
- De acordo com a legislação trabalhista, o reembolso de despesas é parte do salário?
- Como a empresa deve ressarcir os funcionários pelas despesas de trabalho?
- Como funciona a tributação das despesas de trabalho para a empresa?
- O que posso fazer para otimizar a gestão de reembolso de despesas de trabalho?
O reembolso de despesas de trabalho e a legislação trabalhista
As despesas de trabalho referem-se aos gastos que os funcionários têm, principalmente, durante viagens corporativas. Elas podem incluir hospedagem, alimentação, passagens rodoviárias ou aéreas, translados, km rodado.
Uma questão importante surge: essas despesas devem fazer parte do salário do funcionário?
Simplificadamente, não. As despesas de trabalho não possuem natureza salarial, e sim indenizatória.
Mas existe alguma possibilidade dessas despesas integrarem o salário? Sim. Isso acontece quando o funcionário recebe diárias de viagem e essas ultrapassam 50% do salário.
Em geral, as despesas de trabalho nas viagens corporativas costumam ser arcadas pela empresa e possuem natureza indenizatória.
A reforma trabalhista aprovada em 2017 flexibilizou diversas normas trabalhistas, fortalecendo os acordos entre empresa e funcionários.
A maneira como o reembolso de despesas de trabalho ocorrerá é um dos temas que, na legislação trabalhista, pode ser acordado e formalizado entre empresa e funcionários.
Para arcar com as despesas de trabalho, as empresas têm certa flexibilidade e pode escolher algumas opções. São elas:
- Pagamento de diárias de viagem
- Reembolso de despesas de trabalho
- Adiantamento
Pagamento de diárias de viagem
No pagamento de diárias de viagem, a empresa calcula previamente os custos das viagens corporativas e estabelecem um valor a ser pago ao funcionário por dia de viagem.
Nesse caso, é importante que a estimativa seja justa e baseada em dados para que o valor da diária de viagem não seja injusto e nem maior que o necessário.
Para que esse tipo de cálculo seja assertivo, é essencial que os processos financeiros sejam bem estruturados, que haja organização e que se conheça os componentes do custo do serviço prestado.
Não é obrigatório que o viajante corporativo preste contas sobre as despesas quando recebe as diárias de viagem.
Com isso, caso o valor recebido exceda 50% do salário, as diárias passam a integrar o salário e, a partir disso, os encargos trabalhistas vão incidir sobre uma base mais alta.
As desvantagens desse método são justamente a falta de precisão das diárias de viagem de acordo com diferentes situações e viagens corporativas, além da possibilidade de estar gastando mais do que o necessário.
Reembolso de despesas de trabalho
Outro método é o reembolso de despesas de trabalho. Neste, os funcionários arcam com as despesas de trabalho e solicitam reembolso mediante à prestação de contas, comprovando os seus gastos.
Este é um método mais indicado à medida que se pode ter controle preciso sobre os gastos com viagens corporativas e otimizar a gestão de reembolso de despesas de trabalho.
No entanto, usufruir das vantagens para a gestão financeira que a otimização dos reembolsos de despesas traz, não é tão simples.
Abandonar métodos ultrapassados é necessário. Planilhas não são as melhores ferramentas para isso. É importante contar com um software adequado de gestão de reembolso, como o VExpenses.
Adiantamento para as despesas de trabalho
Outro método, de certa forma complementar ao reembolso, é o adiantamento. Esta é uma variação do reembolso de despesas corporativas, em que a empresa calcula uma estimativa de quanto o viajante corporativo gastará e lhe paga uma quantia adiantada.
Após os gastos, o viajante presta contas, solicitando reembolso das despesas de trabalho ou devolvendo a quantia restante, ou guardando-a como saldo para uma nova viagem.
Como funciona a tributação nos casos de reembolso de despesas de trabalho
Como em geral as despesas de trabalho não fazem parte do salário, não há necessidade de incidência de encargos trabalhistas, como FGTS, 13° salário e férias sobre elas – com exceção do caso que mencionamos sobre as diárias de viagem.
Para o funcionário, o reembolso de despesas de trabalho tem particularidades na declação de IRPF (imposto de renda de pessoa física) e a comprovação/prestação de contas é importante tanto quanto para a empresa.
Boas práticas para a gestão de reembolso de despesas de trabalho
Como vimos, pode ser mais simples definir valores para diárias de viagem a trabalho. Porém, a prestação de contas é um fator muito importante para otimizar a gestão financeira e evitar fraudes.
Para maior controle e organização da gestão financeira, é essencial ter base de dados precisa sobre as despesas de trabalho e a gestão de reembolsos. Comprovantes são importantes.
Analisar é importante. O que é melhor: oferecer adiantamento a seus funcionários ou deixar com que ele arque com as despesas? Qual seria um valor adequado de adiantamento?
Para responder a essas perguntas você precisa conhecer o custo do serviço prestado nas viagens corporativas, além de analisar as especificidades de cada tipo de serviço, centros de custos e regiões.
IMPORTANTE: Estruture uma política de reembolso de despesas de trabalho.
É justamente pela legislação trabalhista versar menos sobre reembolso de despesas que os acordos entre empresa e funcionários se sobressaem. Fique atento e formalize as regras para reembolso, adiantamento e pagamento de diárias de viagem na sua empresa. Saiba aqui como estruturar uma política de reembolso de despesas de trabalho em 10 passos.
Por fim, adote um aplicativo de gestão de reembolsos corporativos.
Com o VExpenses, será possível um processo de prestação de contas de maneira prática e segura. Assim como aprovar os reembolsos.
- Os comprovantes não serão perdidos e muito menos o tempo dos funcionários com burocracias desnecessárias.
- Se precisar comprovar as despesas em declarações de imposto de renda, não haverá problemas.
- Será possível estabelecer limite de despesas de acordo com o projeto, conforme sua política de reembolso de despesas de trabalho.
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