Dentre os maiores gastos que uma empresa pode ter, as viagens corporativas se destacam. Planejar os itinerários e controlar reembolso de viagens corporativas com bilhetes não utilizados podem ser tarefas desgastantes e, dependendo da dimensão da empresa, isso pode tomar muito tempo e energia.
Sabendo que gerenciar estes custos pode ser um grande desafio para muitas empresas, separamos aqui 5 dicas que irão te ajudar a economizar com viagens corporativas de maneira simples.
Quer conhecê-las? Então, continue acompanhando o artigo e confira!
1. Planeje e defina as políticas de viagens em sua empresa
Para não se perder no controle e na organização das despesas com viagens corporativas, elabore uma política que contemple todos os aspectos que uma viagem pode ter.
Relatórios, recibos, classe de viagens, refeições, cancelamentos ou alterações de reserva, procedimentos de segurança, definições de gastos diários, enfim, tudo deve estar claro para que você esteja preparado para qualquer eventualidade no setor administrativo.
2. Faça acordos comerciais
Fechar acordos comerciais com companhias aéreas podem ajudar a economizar muito. Pois, além da possibilidade de conseguir descontos em bilhetes aéreos, é possível, dependendo da empresa, definir um volume mensal de reembolso de viagens corporativas, para que não haja desperdícios relacionados a voos não utilizados.
3. Atente-se aos detalhes
A escolha da companhia aérea, da classe do voo, do hotel onde o colaborador permanecerá, os gastos com comida, enfim, todas as despesas de viagens, se olhadas de perto, podem ter seus custos reduzidos.
Fazer uma boa pesquisa das opções disponíveis pode ser um pouco trabalhoso, mas pode valer a pena e pode gerar uma economia notável em longo prazo.
4. Contrate um gestor de viagens
Se a empresa é grande e/ou as viagens são muito frequentes, controlar de perto as despesas corporativas pode se tornar uma tarefa mais difícil, podendo sobrecarregar o setor administrativo ou de RH. Nesse caso, contratar um gestor de viagens que cuide somente de assuntos relacionados a isso é a solução dos problemas.
Alguém com conhecimento em Turismo que seja especializado em elaborar políticas de viagens, e um plano de gastos com boa relação custo-benefício pode não somente ajudar uma empresa a reduzir gastos, mas também a otimizar capital para que ele possa ser aplicado em outros setores.
5. Utilize ferramentas de gestão de viagens corporativas
Sabendo que os procedimentos que envolvem a gestão de despesas de viagens corporativas são muitos, algumas empresas desenvolveram e passaram a disponibilizar ferramentas importantes para ajudar nessa organização.
É possível, inclusive, encontrar no mercado um aplicativo de celular que possui essa função, permitindo a substituição da papelada com a qual um gestor geralmente tem de lidar por fotos dos recibos, por exemplo. Relatórios e aprovações de despesas cadastradas também podem ser feitas em um clique. Conhecido, atualmente, por ser um dos apps mais recomendados e que contemplam essas e outras funções, o VExpenses está disponível para iOS e Android.
Essa revolução tecnológica ajuda o gestor a acompanhar orçamentos de perto, além de otimizar o tempo e facilitar reembolso de viagens corporativas.
Viu como ideias simples podem ajudar na redução de despesas de viagens em sua empresa? Se você gostou dessas ideias, vai gostar de conhecer também os 5 principais erros ao se comprar uma passagem aérea.
