Como contabilizar o reembolso de despesas de funcionários?

Ao se tratar de reembolso de despesas de viagem corporativa, uma das dúvidas mais comuns diz respeito à como contabilizar esse tipo de despesa dentro da empresa.

O valor deve entrar em uma conta de resultado ou uma conta de passivo? Contabilizo o reembolso de despesas como receita de escritório? O que devo considerar?

Para evitar  imprevistos e manter a área fiscal e tributária da empresa sempre em dia, cumprindo todas as obrigações fiscais, é imprescindível fazer os lançamentos dos reembolsos de despesas nas contas contábeis corretas.

Sabendo disso, criamos aqui um guia para tirar suas dúvidas sobre como contabilizar as despesas de reembolso corporativo e as melhores maneiras de realizar esse processo em sua empresa. Acompanhe!

O que significa reembolso de despesas?

O reembolso de despesas a trabalho nada mais é do que uma devolução de valores que a empresa faz aos funcionários que tiveram algum gasto durante uma viagem de negócios,no intuito de cobrir despesas.

Ele pode ter um cunho pessoal, quando a organização retorna valores para um de seus funcionários, e também cunho empresarial, quanto o reembolso é feito de CNPJ para CNPJ.

Através do processo de reembolso de despesas é possível manter a operação sempre em dia, bem como manter o setor financeiro a par de todos os custos necessários para que a empresa continue sua atividade sem problemas.

Em linhas gerais, os fatores que mais comumente geram a necessidade de reembolso de despesas são:

• Alimentação;
• Transporte;
• Hospedagem;
• Despesas de manutenção de home office.

Vale ressaltar que cada companhia pode ter fatores diferentes que geram reembolso de despesas, de acordo com seu modo e necessidades de operação.

É por isso que essa é uma etapa considerada muito importante para a manutenção da saúde financeira de qualquer companhia, e não pode ser subestimada, exigindo até mesmo atenção especial.

Além disso, é necessário ficar muito atento às despesas recuperadas pela corporação,  pois elas também têm um grande peso na área tributária e, caso não sejam lançadas e organizadas corretamente, podem resultar até mesmo em autuações.

Como classificar reembolso de despesas?

Em linhas gerais, a CLT prevê que os reembolsos de despesas não integram a remuneração do empregado, a menos que os valores recebidos ultrapassem 50% do seu salário. 

Por não apresentarem natureza salarial e sim natureza indenizatória, esses pagamentos não recebem tributação.

Quanto ao registro contábil, em suma, deve ser realizado em conta de resultado específica, comumente no formato de “despesas”. 

Caso toda essa organização não seja feita corretamente, corre-se o risco de que a empresa seja acusada de omissão de receitas pelo Fisco (Federal e Municipal).

Nesse sentido, é muito importante que a empresa, além de entender como calcular o reembolso de despesas, saiba também a maneira correta de classificá-los.

Existem serviços como o VExpenses se mostram bem eficazes para ajudar nessa demanda. 

Além de automatizar e tornar mais seguro a gestão do reembolso de despesas de funcionários dentro da empresa, a plataforma ainda integra com diversos sistemas ERP, permitindo que a despesa seja lançada diretamente na conta contábil correta assim que a prestação de contas é comprovada pela nota fiscal e aprovada pelo gestor responsável.

Desse modo, o acompanhamento da empresa em relação a seus gastos se torna muito mais rápido e efetivo.

Também é importante ressaltar que o reembolso de despesas, mesmo sendo previsto em lei, não possui legislação específica relacionada a valores e porcentagens. 

Sendo assim, é necessário que cada empresa crie a sua própria política de reembolso de despesas, seguindo regras válidas para todos os colaboradores.

Como contabilizar reembolso a funcionários?

Tendo em vista a importância de realizar a devolução dos valores gastos pelos colaboradores enquanto estavam em atividade pela empresa, é essencial entender como lançar despesas na contabilidade de forma correta. 

Afinal, um pequeno deslize nesse sentido pode resultar em sérios problemas e multas altíssimas para a companhia. Confira agora um passo a passo e exemplos práticos!

1. Defina se a despesa é reembolsável

Antes de realizar o reembolso de despesas a seus funcionários a empresa precisa ter um padrão de quais gastos são reembolsáveis. 

Apenas desse modo a área financeira conseguirá ter um controle eficiente sobre esses gastos, bem como de quais gastos estão acontecendo de maneira desmedida. 

Para isso é interessante ter uma lista bem descritiva para fornecer aos funcionários. Através dela a companhia e os colaboradores terão plena ciência de suas obrigações e deveres, mantendo saudável toda a relação de reembolso.

O mais aconselhável é que essa lista seja parte da política de reembolso de despesas corporativas da empresa, e não um documento à parte.

2. Realize o lançamento em conta de ativos

Os valores de reembolso de despesas devem ser lançados primeiramente na conta de passivos, devido ao fato de que o gasto é realizado antes e apenas posteriormente reembolsado pela empresa. 

Para que fique mais claro, exemplificamos os dois cenários da prestação de contas de funcionários a seguir:

a. Por ocasião da entrega de documentos ou relatórios de despesas pelo funcionário:

Despesas com Viagens (CR)	R$ 457,07 D
Contas a Pagar – Reembolso de Despesas (PC)	R$ 457,07 C

b. Por ocasião do pagamento do reembolso devido:

Contas a Pagar – Reembolso de Despesas (PC)	R$ 457,07 D
Disponíveis – Caixa/Bancos (AC)	R$ 457,07 C

3. Sempre solicite a nota fiscal dos produtos

Muitas empresas estabelecem em sua política de reembolso de despesas a regra de que o valor só será retornado mediante a apresentação de NF dos serviços utilizados. 

Essa norma pode variar em cada organização no que diz respeito aos documentos aceitos como comprovantes de pagamento. 

Porém, é imprescindível que haja essa definição na política de reembolso de despesas da empresa, uma vez que esses documentos são muito importantes para manter o controle financeiro da companhia. 

Para auxiliar no processo, pode-se pedir que o colaborador sempre solicite o CNPJ da empresa da nota. 

Mas, dificilmente nos casos em que o CPF do funcionário conste no documento, o comprovante ainda é aceito na prestação de contas, já que pode acabar configurando um gasto pessoal.

Existem algumas empresas que, ainda assim, aceitam o documento como comprovante para realizar o pagamento do colaborador. Isso irá depender do que está combinado com os colaboradores e definido na política de reembolso de despesas da empresa.

É importante ressaltar, ainda, que sempre que uma nota for recebida pela empresa, ela deve ser imediatamente conferida e armazenada.

Para facilitar esse processo o VExpenses pode ser bem bacana, já que ele possui integração automática com diversos sistemas ERP, e dispensa o armazenamento físico de documentos, fazendo uso do armazenamento em nuvem.

4. Crie um recibo de reembolso de despesas

Como o reembolso de despesas se trata de um processo financeiro da empresa, é uma boa prática que seu recebedor faça a assinatura de um recibo comprovando a entrega do valor. 

O documento deve conter a data, a quantia entregue e descrições detalhadas relativas ao valor que está sendo pago. 

Sendo assim, é importante que a empresa tenha um padrão a ser seguido, com modelos pré-escritos. 

Desse modo, caso ocorram contestações posteriores por parte dos funcionários, tem-se uma comprovação física da entrega.

Agora que você já sabe um pouco mais sobre como melhorar a gestão financeira e contábil dos valores de reembolso de despesas, está na hora de automatizar esse processo e evitar qualquer erro manual! 

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