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Como contabilizar o reembolso de despesas de funcionários?

Início » Viagens e Reembolsos Corporativos » Reembolso de Despesas » Como contabilizar o reembolso de despesas de funcionários?
7 de dezembro de 202012 de agosto de 2020 by Carolina Crumo
5 minutos de leitura

Ao se tratar de reembolso de despesas de viagem corporativa, uma das dúvidas mais comuns diz respeito à como contabilizar esse tipo de despesa dentro da empresa.

O valor deve entrar em uma conta de resultado ou uma conta de passivo? Contabilizo como receita de escritório? O que devo considerar?

Para evitar  imprevistos e manter a área fiscal e tributária da empresa sempre em dia, cumprindo todas as obrigações fiscais, é imprescindível fazer os lançamentos nas contas contábeis corretas.

Sabendo disso, criamos aqui um guia para tirar suas dúvidas sobre como contabilizar as despesas de reembolso corporativo e as melhores maneiras de realizar esse processo em sua empresa. Acompanhe!

O que significa reembolso de despesas?

O reembolso de despesas a trabalho nada mais é do que uma devolução de valores que a empresa faz aos funcionários que tiveram algum gasto durante uma viagem de negócios,no intuito de cobrir despesas.

Ele pode ter um cunho pessoal, quando a organização retorna valores para um de seus funcionários, e também cunho empresarial, quanto o reembolso é feito de CNPJ para CNPJ.

Através desse processo é possível manter a operação sempre em dia, bem como manter o setor financeiro a par de todos os custos necessários para que a empresa continue sua atividade sem problemas.

Em linhas gerais, os fatores que mais comumente geram a necessidade de reembolso de despesas são:

  • Alimentação;
  • Transporte;
  • Hospedagem;
  • Despesas de manutenção de home office

Vale ressaltar que cada companhia pode ter fatores para reembolso diferentes, de acordo com seu modo e necessidades de operação.

É por isso que essa é uma etapa considerada muito importante para a manutenção da saúde financeira de qualquer companhia, e não pode ser subestimada, exigindo até mesmo atenção especial.

Além disso, é necessário ficar muito atento às despesas recuperadas pela corporação,  pois elas também têm um grande peso na área tributária e, caso não sejam lançadas e organizadas corretamente, podem resultar até mesmo em autuações.

Como classificar reembolso de despesas?

Em linhas gerais, a CLT prevê que os reembolsos de despesas não integram a remuneração do empregado, a menos que os valores recebidos ultrapassem 50% do seu salário. 

Por não apresentarem natureza salarial e sim natureza indenizatória, esses pagamentos não recebem tributação.

Quanto ao registro contábil, em suma, deve ser realizado em conta de resultado específica, comumente no formato de “despesas”. 

Veja também:  [GUIA] Qual software de controle de despesas usar?

Caso toda essa organização não seja feita corretamente, corre-se o risco de que a empresa seja acusada de omissão de receitas pelo Fisco (Federal e Municipal).

Nesse sentido, é muito importante que a empresa, além de entender como calcular o reembolso, saiba também a maneira correta de classificá-los.

Existem serviços como o VExpenses se mostram bem eficazes para ajudar nessa demanda. 

Além de automatizar e tornar mais seguro a gestão desse tipo de despesa dentro da empresa, a plataforma ainda integra com diversos sistemas ERP, permitindo que  a despesa seja lançada diretamente na conta contábil correta assim que a prestação de contas é comprovada pela nota fiscal e aprovada pelo gestor responsável.

Desse modo, o acompanhamento da empresa em relação a seus gastos se torna muito mais rápido e efetivo.

Também é importante ressaltar que o reembolso de despesas, mesmo sendo previsto em lei, não possui legislação específica relacionada a valores e porcentagens. 

Sendo assim, é necessário que cada empresa crie a sua própria política de reembolso, seguindo regras válidas para todos os colaboradores.

Planilha indicadores de estrutura de capital

Como contabilizar reembolso a funcionários?

Tendo em vista a importância de realizar a devolução dos valores gastos pelos colaboradores enquanto estavam em atividade pela empresa, é essencial entender como lançar despesas na contabilidade de forma correta. 

Afinal, um pequeno deslize nesse sentido pode resultar em sérios problemas e multas altíssimas para a companhia. Confira agora um passo a passo e exemplos práticos!

1. Defina se a despesa é reembolsável

Antes de realizar o reembolso a seus funcionários a empresa precisa ter um padrão de quais gastos são reembolsáveis. 

Apenas desse modo a área financeira conseguirá ter um controle eficiente sobre esses gastos, bem como de quais gastos estão acontecendo de maneira desmedida. 

Para isso é interessante ter uma lista bem descritiva para fornecer aos funcionários. Através dela a companhia e os colaboradores terão plena ciência de suas obrigações e deveres, mantendo saudável toda a relação de reembolso.

O mais aconselhável é que essa lista seja parte da política de reembolso de despesas corporativas da empresa, e não um documento a parte.

2. Realize o lançamento em conta de ativos

Os valores de reembolso devem ser lançados primeiramente na conta de passivos, devido ao fato de que o gasto é realizado antes e apenas posteriormente reembolsado pela empresa. 

Para que fique mais claro, exemplificamos os dois cenários da prestação de contas de funcionários a seguir:

Veja também:  Como planejar logística para uma viagem corporativa

a. Por ocasião da entrega de documentos ou relatórios de despesas pelo funcionário:

Despesas com Viagens (CR)R$ 457,07 D
Contas a Pagar – Reembolso de Despesas (PC)R$ 457,07 C

b. Por ocasião do pagamento do reembolso devido:

Contas a Pagar – Reembolso de Despesas (PC)R$ 457,07 D
Disponíveis – Caixa/Bancos (AC)R$ 457,07 C

3. Sempre solicite a nota fiscal dos produtos

Muitas empresas estabelecem em sua política de reembolso a regra de que o valor só será retornado mediante a apresentação de NF dos serviços utilizados. 

Essa norma pode variar em cada organização no que diz respeito aos documentos aceitos como comprovantes de pagamento. 

Porém, é imprescindível que haja essa definição na política de reembolso da empresa, uma vez que esses documentos são muito importantes para manter o controle financeiro da companhia. 

Para auxiliar no processo, pode-se pedir que o colaborador sempre solicite o CNPJ da empresa da nota. 

Mas, dificilmente nos casos em que o CPF do funcionário conste no documento, o comprovante ainda é aceito na prestação de contas, já que pode acabar configurando um gasto pessoal.

Existem algumas empresas que, ainda assim, aceitam o documento como comprovante para realizar o pagamento do colaborador. Isso irá depender do que está combinado com os colaboradores e definido na política de reembolso da empresa.

É importante ressaltar, ainda, que sempre que uma nota for recebida pela empresa, ela deve ser imediatamente conferida e armazenada.

Para facilitar esse processo o VExpenses pode ser bem bacana, já que ele possui integração automática com diversos sistemas ERP, e dispensa o armazenamento físico de documentos, fazendo uso do armazenamento em nuvem.

4. Crie um recibo de reembolso

Como o reembolso se trata de um processo financeiro da empresa, é uma boa prática que seu recebedor faça a assinatura de um recibo comprovando a entrega do valor. 

O documento deve conter a data, a quantia entregue e descrições detalhadas relativas ao valor que está sendo pago. 

Sendo assim, é importante que a empresa tenha um padrão a ser seguido, com modelos pré-escritos. 

Desse modo, caso ocorram contestações posteriores por parte dos funcionários, tem-se uma comprovação física da entrega.

Agora que você já sabe um pouco mais sobre como melhorar a gestão financeira e contábil dos valores de reembolso de despesas, está na hora de automatizar esse processo e evitar qualquer erro manual! 

Experimente o VExpenses por 7 dias grátis e veja, na prática, os benefícios de contar com um sistema automatizado de gestão de reembolso de despesas!

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Carolina Crumo


Apaixonada por marketing e por aprender e poder compartilhar conteúdos que engajam e informam. Sou parte do time VExpenses e ajudo a construir um mundo mais empático através de soluções financeiras.

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