Você sabe quais são as diferenças entre recibo fiscal e nota fiscal? Diferenciar ambos os documentos é essencial em razão das funções, características e finalidades distintas que cada um possui no contexto financeiro e comercial de uma empresa.
Além disso, essa diferenciação permite um maior entendimento das várias etapas presentes em uma transação financeira e comercial, que vão desde a formalização da operação até a confirmação do pagamento.
Ambos os documentos desempenham papéis distintos na contabilidade, na conformidade fiscal e na manutenção de registros precisos das transações financeiras. Mas quais são exatamente as suas atribuições?
Quer entender melhor as diferenças entre recibo fiscal e nota fiscal? Então, continue lendo o nosso artigo!
O que é Recibo Fiscal?
O recibo fiscal é um documento que comprova o pagamento de uma dívida por completo ou parte dela. Portanto, ele é gerado no momento do pagamento. Entretanto, é importante ter em mente que o objetivo do recibo não é formalizar uma venda.
Na verdade, ele é usado para comprovar a quitação da dívida (pagamento). Além disso, o documento também contém informações sobre quem recebeu o pagamento.
Em outras palavras, o objetivo do recibo fiscal é validar a transação, identificando que o pagamento foi entregue para quem deveria fazer o seu recebimento.
Por exemplo: no caso de profissionais liberais, a emissão do documento é importante para atestar que o cliente pagou pelo serviço prestado.
Vale ressaltar que o recibo fiscal deve ser guardado para declaração junto à Receita Federal.
Leia também: Como conservar nota fiscal: riscos e dicas de armazenamento!
Para que serve o Recibo Fiscal?
O recibo fiscal serve, principalmente, como comprovação de uma operação financeira entre um comprador e um vendedor, trata-se de um documento importante para o registro e a contabilidade de uma empresa.
O recibo fiscal serve ainda como proteção para o vendedor e comprador, já que ele é um registro confiável em eventuais disputas jurídicas, no caso de cobranças indevidas, na comprovação de despesas e em deduções fiscais.
O que é nota fiscal?
A nota fiscal é um documento usado para registrar uma operação comercial entre um vendedor e um comprador.
Ela descreve os produtos ou serviços comercializados, valor unitário, valor total e outros dados sobre os agentes envolvidos. Sua função é a de transferir a posse do produto para o comprador.
Esse documento é uma comprovação tributária da atividade executada pela pessoa jurídica, usada também para registro contábil, rastreamento de impostos e conformidade fiscal, sendo uma prova documental da operação financeira.
Qual é a diferença de Recibo Fiscal e nota fiscal?
O recibo fiscal visa comprovar o pagamento de uma dívida, enquanto a nota fiscal é utilizada para transferir a posse de um bem para o comprador.
Inclusive, esse documento é o único aceito na realização de transporte de mercadorias, afinal, ele comprova que o destinatário adquiriu o produto.
Logo, a principal diferença entre recibo e nota fiscal é que somente a NF transfere a posse do produto para o consumidor. Além disso, o documento contém informações financeiras e contábeis relacionadas à venda.
Na nota fiscal, também são discriminados os impostos a serem recolhidos. Portanto, é extremamente importante que o documento seja armazenado pelas companhias para possíveis prestações de contas.
Esse tipo de documento é essencial quando o assunto é gestão de despesas, afinal, é necessário saber não somente os valores gastos, mas também quais são os impostos e taxas incluídos na compra.
O que é um comprovante de pagamento?
O comprovante de pagamento é um documento cujo objetivo é comprovar o pagamento de produto ou serviço, além de informar o valor da operação.
Ele é importante, também, porque atesta a origem e garantia do que foi comprado, tanto para quem comprou, como para quem vendeu.
Por exemplo: ao fazer as análises das despesas de viagens corporativas, é necessário ter acesso a comprovantes de pagamento relacionados a hospedagem, alimentação, locomoção e assim por diante.
Somente com os comprovantes em mãos, o departamento financeiro poderá seguir com o processo de reembolso do colaborador. Inclusive, essa questão precisa estar muito bem especificada na política de reembolso da empresa.
Notas fiscais e recibos servem como comprovante de pagamento?
Sim, tanto o recibo fiscal quanto a nota fiscal são exemplos válidos de comprovantes de pagamento.
Isso porque, um comprovante nada mais é do que um documento emitido pelo fornecedor e entregue ao cliente como forma de atestar o recebimento de dinheiro, em troca do serviço ou produto que foi vendido.
Qual é a função do Recibo Fiscal?
Como já foi dito, o recibo fiscal é um comprovante, por escrito, de que alguém fez o pagamento de uma dívida. Geralmente, ele é assinado por quem recebeu o valor pago, visando validar que a transação foi aceita.
Muitas vezes, esse documento é utilizado para a contratação de profissionais que prestam serviços, como:
- Encanadores;
- Eletricistas;
- Pintores.
Vale destacar que profissionais autônomos podem optar por emitir recibo fiscal, porém, se tiverem MEI (microempreendedor individual) eles também podem emitir notas fiscais.
Em quais situações se usa o Recibo Fiscal?
Sempre que existir uma situação onde é necessário fazer um pagamento a alguém, é possível utilizar um recibo. Porém, para que ele tenha valor, é necessário ter a assinatura do prestador do serviço, o que confirma que o pagamento foi realmente recebido.
O uso desse documento pode ocorrer em diversas situações, desde o pagamento de um ajuste elétrico até o de honorários de um advogado, por exemplo.
Quando um Recibo Fiscal é válido?
Além da assinatura de quem está recebendo o pagamento, o recibo também precisa ser emitido em duas vias, especialmente quando se trata de reembolso de despesas corporativas.
Uma via deve ficar com quem contratou e a outra com o contratado. Dessa maneira, comprova-se o pagamento e o recebimento do valor. Também é necessário que ele tenha todas as informações relacionadas ao que foi contratado e pago.
Recibo Fiscal vale como nota fiscal?
Outra questão que costuma gerar muitas dúvidas é se o recibo vale como nota fiscal. A resposta para esse questionamento é não, ele não vale como NF.
Tenha em mente que o recibo não transfere a propriedade para outra pessoa – que é o que acontece com a nota fiscal. Por outro lado, a nota fiscal vale tanto como comprovante de posse quanto de pagamento.
O que pode fazer a substituição da nota fiscal?
O recibo fiscal não pode substituir a nota fiscal. Todavia, existe um documento que pode ser utilizado para compras no varejo, que é o cupom fiscal.
Nesse caso, ele não identifica o cliente, logo, tem menor valor no caso de transporte de produtos. Por esse motivo, as lojas virtuais fazem a emissão de notas fiscais para que a mercadoria seja enviada ao cliente.
Ao fazer compra em uma loja física, grandes lojas varejistas costumam entregar cupom fiscal ao cliente. Porém, se comprar pelo e-commerce da mesma loja, elas emitirão a NF, que deve ser entregue junto com a encomenda.
É importante deixar claro que não existe uma legislação que define o prazo para que a nota fiscal seja emitida. No entanto, as lojas costumam fazer isso assim que as vendas são feitas.
No caso de emissão de nota fiscal para serviços, se o sistema para emissão estiver fora do ar, por exemplo, é possível emitir um Recibo Provisório de Serviços (RPS).
No entanto, é importante ter atenção ao fazer isso, já que ele deve ser substituído por uma nota fiscal – conforme o prazo estabelecido por lei.
Como emitir um Recibo Fiscal?
A emissão do recibo fiscal deve ser feita pelo vendedor ou prestador de serviço e entregue a quem irá pagá-lo (cliente). Assim, ele serve como um comprovante de pagamento.
A seguir, veja um passo a passo para criar o recibo:
1. Defina como fará o preenchimento
É possível emitir tanto um recibo online quanto um impresso. Caso prefira que seja impresso, é possível comprar o recibo em papelarias e preencher a mão. Se optar pelo formato online, pode fazê-lo pelo computador, utilizando o Word.
2. Obtenha os dados de quem fará o pagamento
Para preencher o recibo fiscal é necessário ter os seguintes dados do pagador:
- Nome completo;
- Contato;
- CPF/CNPJ.
3. Preencha as informações
O próximo passo é preencher as informações no recibo nos campos indicados. Além dos dados do pagador, também é necessário incluir:
- Nome completo;
- Estado e cidade;
- CPF/CNPJ;
- Descrição do produto ou serviço;
- Quantidade;
- Valor.
4. Prepare duas vias do recibo
Uma via deverá ficar com o emissor e a outra com a pessoa que pagou pelo produto ou serviço.
A emissão do recibo de pagamento é algo muito importante para o controle financeiro. Além disso, quando se trata de profissionais liberais, eles podem evitar multas ao ter esse documento.
Portanto, é muito importante armazenar todos os recibos que são emitidos – a via que fica com o emissor.
Tipos de recibos
Como já foi dito, o recibo fiscal pode ser emitido tanto de forma manual quanto digital. Porém, vamos especificar melhor como funciona cada formato de recibo.
Digital por site
Existem alguns sites que disponibilizam a funcionalidade de emitir recibos. Muitos deles oferecem o serviço gratuito, porém, com uma limitação de quantidade.
Digital no Word
Se o emissor não quiser utilizar um site para emitir o documento, pode criar um modelo de recibo no Word e utilizá-lo sempre que necessário.
Leia também: Nota fiscal eletrônica (NF-e): vantagens e como otimizar custos
Impresso em talão
Por fim, também é possível utilizar um recibo fiscal impresso, basta comprar um talão vendido em papelarias e armarinhos. Para emitir duas vias ao mesmo tempo, é indicado utilizar um papel carbono.
Quando usar recibo ou nota fiscal?
A utilização do recibo e da nota fiscal estará condicionada ao estágio e à natureza da operação comercial.
O recibo deve ser usado após o pagamento ter sido feito pelo comprador, o que comprova que a transação foi efetivada e o valor acordado foi recebido.
Já a nota fiscal deve ser emitida antes da transação, no momento em que os produtos ou serviços são vendidos, quando a operação ainda está em andamento ou até mesmo na conclusão.
Ela faz o registro das vendas e, muitas vezes, é uma exigência das autoridades fiscais como prova da transação.
O que acontece se a empresa emitir o recibo como nota fiscal?
Se uma empresa emitir um recibo no lugar da nota fiscal, é possível que ela tenha consequências legais, administrativas e também tributárias.
Isso acontece porque ambos os documentos possuem finalidades distintas, sendo regulamentadas por regras específicas.
Ao fazer a emissão errada do documento, a empresa pode ser obrigada a pagar multas ou pode sofrer outras sanções e penalidades.
Sem contar que esse erro também pode gerar inconsistências contábeis e nos registros financeiros da companhia, o que dificulta a precisão dos tributos e o cumprimento das obrigações fiscais.
Por isso, conhecer as diferenças entre a nota e o recibo fiscal é essencial para garantir a legalidade das movimentações financeiras.
Como emitir notas fiscais?
Para emitir a nota fiscal corretamente, é preciso que sua empresa siga alguns passos e etapas importantes para assegurar a conformidade legal e tributária.
O primeiro passo é ter o registro junto às autoridades fiscais e possuir um número de identificação fiscal válido que, no caso, é o CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica).
Ao fazer a venda de um produto ou serviço, a etapa seguinte é a elaboração da nota fiscal, que deve descrever os itens vendidos, valores unitários e totais, quantidade e dados de identificação do comprador e do vendedor.
Esse processo pode ser feito na plataforma usada pela empresa ou em um ambiente virtual disponibilizado pela prefeitura da cidade onde a empresa está localizada.
Após a inserção dos dados, o sistema gera um documento eletrônico, que pode ser enviado automaticamente para o comprador.
Lembrando que cada município possui as suas normas e procedimentos específicos para emissão da nota fiscal.
Quando emitir uma nota fiscal?
A nota fiscal deve ser emitida toda vez que ocorrer uma operação comercial de venda de produtos ou serviços. Sendo assim, ela pode ser emitida antes, durante ou depois da conclusão da transação comercial.
MEI pode emitir recibo ou precisa emitir nota fiscal?
O MEI (Microempreendedor Individual) precisa fazer a emissão do recibo fiscal e também da nota fiscal em caso da venda de produtos ou serviços para uma empresa, validando a transação.
Entretanto, o MEI está dispensado da emissão da nota fiscal em transações que envolvem pessoa física, podendo emitir o recibo fiscal como comprovante da operação.
Quais cuidados ter com o Recibo Fiscal?
Ao utilizar os recibos fiscais, é preciso tomar alguns cuidados para assegurar a precisão e a conformidade com as normas vigentes.
É recomendado arquivar os recibos fiscais pelo período de prescrição fiscal, que é de 5 a 10 anos, o que permite que sua empresa tenha os documentos disponíveis quando necessário.
Além disso, esses documentos devem ser armazenados em um local seguro e organizado, como envelopes, pastas ou recipientes que não causem danos aos papéis.
Em caso de versões digitais, o ideal é armazenar esses documentos na nuvem para evitar que eles sejam perdidos.
Conclusão
Agora que você já sabe quais são as diferenças entre recibo e nota fiscal, também é importante compreender que a sua equipe de finanças pode contar com uma solução tecnológica para melhorar a gestão de pagamentos ou reembolsos corporativos.
Imagine ter acesso a diversos recibos e notas fiscais, com diferentes tipos de gastos corporativos e de vários colaboradores.
Se o processo de reembolso for feito de forma manual, isso pode gerar vários problemas, como a falta de lançamento de solicitações, atrasos nos pagamentos e muito mais.
No entanto, existem softwares com a finalidade de facilitar essa gestão, como o VExpenses. Nele você pode fazer todo o processo de adiantamento e de reembolso de despesas de maneira organizada, segura e eficiente.
Tudo é feito de forma prática, onde as solicitações são realizadas e acompanhadas diretamente pela plataforma. Os colaboradores podem solicitar os reembolsos e subir os recibos ou notas fiscais, tudo de maneira online.
Assim, o departamento financeiro pode verificar todos os pedidos, analisar se eles são válidos e iniciar o processo de reembolso ao colaborador.
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