Algumas dúvidas são comuns a quem usa carro para trabalho, seja ele próprio ou fornecido pela empresa. Como custear esses deslocamentos? O que é de responsabilidade da empresa e o que deve ser pago pelo funcionário?
E se você ainda é adepto do controle por planilhas e não conta com uma ferramenta analítica para organizar suas operações, é normal que essas dúvidas se tornem barreiras no controle financeiro da sua empresa.
Afinal, fica mais complicado acompanhar quantos quilômetros o funcionário andou em exercício de suas atividades.
Mas, fique tranquilo, pois neste post vamos esclarecer algumas dúvidas mais comuns sobre trabalhar com carro próprio, reembolso de gasto com viagem de carro e o que diz a lei sobre as obrigações das empresas dentro deste cenário.
Confira tudo sobre como trabalhar com o carro próprio e mantenha o controle sobre os gastos da sua empresa!
O que é considerado usar o carro para trabalho e quais as implicações legais?
Para começar a discutir esse tópico é importante ter claro um ponto: há duas situações distintas quando se fala em usar o carro para trabalho e ambas são legais.
A primeira é quando você não usa transporte público e vai trabalhar com carro. Nesse caso, você não está a serviço da empresa e apenas faz o trajeto casa-trabalho, trabalho-casa com seu veículo.
Algumas companhias oferecem a opção de trocar o vale transporte por uma ajuda de custo na gasolina. Mas, diferente do que ocorre com a oferta de vale transporte, a lei não dispõe sobre a obrigatoriedade do vale combustível, também conhecido como auxílio combustível.
A outra situação é quando você trabalha com veículo próprio para exercer alguma atividade para a empresa, como visitar algum cliente, fazer entregar e, até mesmo, uma viagem corporativa.
Aqui o caso é bem diferente, pois o veículo próprio está sendo usado à serviço da empresa.
Então, a Justiça do Trabalho entende que ela tem obrigações legais para com seus funcionários em relação aos os custos decorrentes da utilização de veículo próprio.
Isso inclui gastos com os combustíveis e, até mesmo com a manutenção e revisão do carro. Conforme previsto no artigo 896 da Consolidação das Leis de Trabalho (CLT).
Inclusive é muito importante que o contrato de prestação de serviço entre empresa e funcionário esteja bem claro em relação ao uso do carro próprio para fins de trabalho.
É de suma importância que o contrato contenha observações sobre o que será ressarcido e como será feito esse pagamento, a fim de evitar problemas no futuro.
O que é melhor: carro particular x carro da empresa para trabalho?
Quando falamos da situação 1, na qual o funcionário usa o carro próprio para se deslocar até a empresa sem que isso se configure um exercício de sua atividade, a decisão de oferecer um auxílio combustível é mais uma questão de benefício.
É uma espécie de bônus que a companhia oferece para melhorar a qualidade de vida dos empregados.
Então,cabe a ela julgar se isso é viável e se é possível oferecer vale combustível no lugar do vale transporte.
Mas, o que nos interessa aqui é a situação 2, onde a discussão gira em torno de duas hipóteses:
- Se é mais vantajoso que a empresa faça um contrato especificando que o funcionário irá trabalhar com carro próprio e, assim, todas as despesas discriminadas serão ressarcidas.
- Ou se vale mais a pena oferecer um veículo da empresa para que o funcionário possa trabalhar externamente.
Enquanto gestor, principalmente se for do departamento financeiro, deve se atentar a três pontos principais:
- O custo da compra do carro;
- O custo da manutenção do carro;
- O custo do gasto de combustível.
Ou seja, a empresa precisa ter reserva financeira para fazer a compra de um carro. Além disso, o custo da gasolina e da manutenção e revisão do carro será de inteira responsabilidade da empresa em qualquer caso.
Portanto, ficam aqui os questionamentos:
Você tem alguém internamente que poderá ser responsável por levar o veículo para abastecer ou para a oficina?
A empresa tem caixa para comprar um ou mais carros?
Normalmente, a resposta para essas perguntas é não.
Por isso, muitas empresas preferem que o funcionário use seu próprio carro para trabalho, de forma que os custos sejam minimizados. Assim, optam por realizar o reembolso das despesas do funcionário, mais especificamente o reembolso de quilometragem, conforme a lei determina.
Reembolso de km rodado: o que é e como fazer?
Uma vez que a empresa opta por deixar os seus funcionários utilizarem seus carros particulares para exercício da atividade profissional, ela tem que ficar atenta aos custos e despesas que precisa arcar.
Uma das formas de fazer isso é optando pelo reembolso por “quilômetro rodado”.
Isso, claro, considera a quilometragem percorridas para cada atividade, multiplicado pelo custo da gasolina.
Entretanto, vale observar que esse cálculo não deve considerar apenas o combustível utilizado no trecho percorrido.
Alguns outros fatores também devem ser considerados, como: depreciação, revisões, alinhamento e balanceamento e manutenção do veículo.
Por se tratar de uma conta com diversas variáveis, fizemos um post que explora com mais profundidade como calcular o valor do km rodado. Confira!
O fato é que muitas empresas questionam a imprecisão desses cálculos, mesmo com todas as notas fiscais de comprovação dos combustíveis, com data e horário.
Sem falar na dificuldade de controlar o combustível e os trechos que estão sendo realmente percorridos em rota de trabalho e os que são em benefício do próprio funcionário.
Isso, entretanto, não é motivo para a empresa não usar o reembolso de quilometragem como forma de pagamento das despesas provenientes dos deslocamentos.
Hoje em dia, o hack mais certeiro é um só: se aliar à tecnologia.
O mercado de soluções tecnológicas oferece diversas opções de sistemas e plataformas que atuam a nosso favor.
O VExpenses, por exemplo, é um sistema que permite, entre outras diversas formas, o controle do km rodado utilizando o GPS, o que assegura maior precisão nas distâncias percorridas pelo funcionário e no cálculo do valor do reembolso de quilometragem.
A maior vantagem da plataforma, ainda, é a automação. Ou seja, ela permite que todo o processo de reembolso de km rodado aconteça de forma automática, indicando para a empresa com precisão a quilometragem e a rota efetivamente percorrida.
Por fim, é importante lembrar que esses valores de reembolso não configuram o salário do funcionário. Portanto, não devem incidir haver descontos na folha de pagamento ou encargos trabalhistas.
Como foi possível notar, se a empresa tem um sistema inteligente de reembolso por quilometragem, é muito mais fácil para a companhia permitir que o funcionário utilize seu próprio carro para trabalho.
Mas não se esqueça: é preciso conhecer bem o que diz a lei para garantir aos seus funcionários todos os direitos previstos, ok?
Aproveite para navegar pelo nosso blog para aprender tudo sobre as obrigações legais relacionadas ao reembolso de despesas que as empresas têm com os funcionários.