Relatório de despesas de viagem (RDV): guia + planilha gratuita

Saiba mais sobre o RDV, acesse uma planilha gratuita e descubra como automatizar a gestão de viagens corporativas!
19 de dezembro de 2024
9 min de leitura

O relatório de despesas de viagem (RDV) é um documento que registra todos os gastos realizados por colaboradores durante uma viagem a trabalho. Ele detalha datas, locais, categorias de despesas, valores e comprovantes, garantindo uma prestação de contas transparente. 

Controlar os pagamentos corporativos pode ser um desafio, especialmente quando se trata de deslocamentos profissionais. Nesse sentido, o relatório de despesas de viagem (RDV) é uma documentação para organizar gastos, garantir transparência e manter a empresa em conformidade com políticas internas e regulamentações fiscais.

Neste guia, você entenderá a importância do RDV, seus principais componentes e como a automação financeira tem revolucionado a gestão de viagens corporativas. Continue a leitura e saiba mais sobre o assunto!

O que é um relatório de despesas de viagem (RDV)?

O RDV registra todos os consumos realizados por colaboradores durante uma viagem a trabalho. Para que os custos sejam justificados, reembolsados e auditados adequadamente, ele inclui informações como data, local, categoria das despesas, valores e comprovantes.

Com um RDV bem estruturado, é possível otimizar o controle financeiro, simplificar auditorias e evitar fraudes. Além disso, a padronização desse processo ajuda a monitorar o orçamento destinado às viagens corporativas.

Planilha gratuita: aproveite para baixar o Relatório de Despesas de Viagem (RDV)! Nela, você encontra: 

  • resumo gráfico das despesas.
  • agrupamento por tipo de despesa;
  • previsor de adiantamentos para acompanhar com facilidade os valores antecipados;
  • conversor de moedas para despesas internacionais.

Qual é a importância do RDV para as empresas?

O RDV é estratégico no dia a dia de uma organização e, mais ainda, na administração de viagens corporativas. Veja os principais benefícios!

Controle financeiro

O RDV serve para monitorar e analisar todas as despesas relacionadas às viagens corporativas. Ele permite acompanhar os custos detalhadamente e facilita a identificação de gargalos financeiros, como gastos excessivos ou desnecessários.

Também oferece a oportunidade de ajustar o orçamento e negociar melhores acordos com fornecedores, sejam companhias aéreas, hotéis e locadoras de veículos.

Compliance

Manter uma documentação precisa e completa das despesas é necessário para que a empresa cumpra suas políticas internas e esteja em conformidade com as normas fiscais.

O RDV é uma maneira sistemática de registrar gastos, o que traz transparência para a prestação de contas e protege a corporação de problemas legais e até sanções fiscais.

Auditoria

Com relatórios de despesas padronizados e completos, o processo de auditoria se torna mais ágil e eficiente. A documentação organizada facilita a análise e a validação das informações — evitando fraudes, erros ou inconsistências — e ainda permite que auditores identifiquem rapidamente possíveis problemas ou irregularidades.

Tomada de decisões

A coleta de dados detalhados sobre os gastos de viagens proporciona uma visão clara para decisões estratégicas. Com base nos relatórios, a equipe ajusta as políticas de deslocamento a trabalho, estabelece orçamentos realistas e identifica tendências de gastos.

Essas informações são bastante úteis para uma gestão econômica eficiente, capaz de otimizar os recursos da empresa.

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Quais são os principais componentes de um RDV?

Para que o relatório de despesas de viagem seja bem-estruturado, ele deve contemplar estes elementos a seguir. 

Data e local da viagem

Registrar a data de início e término da viagem, assim como o destino, é uma forma de identificar o período em que os gastos ocorreram. Essas informações ajudam a contextualizar as despesas, facilitam o cruzamento de dados e asseguram que os registros estejam alinhados às políticas de viagem da empresa.

Categoria de despesas

A classificação das despesas permite uma visão organizada e detalhada dos custos. As categorias mais comuns são:

  • alimentação: refeições e lanches durante a viagem;
  • transporte: passagens aéreas, combustível, táxi, locação de veículos, entre outros;
  • hospedagem: diárias em hotéis e acomodações temporárias;
  • outros gastos: estacionamento, lavanderia ou materiais de trabalho.

Essa separação facilita a análise dos principais gastos e sinaliza quais categorias representam maior impacto no orçamento de viagens corporativas.

Também vale lembrar que uma categorização bem estruturada é essencial para gerar relatórios mais claros e estratégicos, o que auxilia na negociação com fornecedores e no ajuste das políticas de viagem. 

Valores individuais e totais

Detalhar o valor de cada despesa é essencial para manter a precisão e a transparência no relatório. Isso envolve registrar, item por item, todas as compras realizadas durante a viagem, especificando o montante gasto em cada uma delas. 

Além disso, a soma total das despesas deve ser calculada e destacada ao final do relatório. Esse processo ajuda a identificar gastos excessivos, inconsistências ou despesas que estejam fora das políticas da empresa.

Notas fiscais e comprovantes anexados

Garantir que todas as despesas registradas sejam acompanhadas de documentos comprobatórios — como recibos e notas fiscais — é fundamental para validar os gastos. 

Essa documentação:

  • comprova a autenticidade das despesas;
  • facilita o processo de reembolso para os colaboradores;
  • mantém a conformidade com normas fiscais;
  • simplifica auditorias internas e externas.

Por outro lado, a ausência de comprovantes pode gerar problemas de compliance e dificultar a prestação de contas.

Informações do colaborador

Para contextualizar os gastos, o gestor deve incluir dados básicos do colaborador que vai realizar a viagem, como:

  • nome completo;
  • cargo ou função na empresa;
  • finalidade da viagem — como participação em eventos, visitas a clientes ou reuniões externas;

Esses detalhes ajudam a justificar os custos registrados e contribuem para uma gestão mais transparente e organizada.

4 erros mais comuns em relatórios de viagens

Mesmo com a definição do passo a passo, algumas falhas podem comprometer a eficiência dos RDVs. Conheça, a seguir, os principais erros e como evitá-los.

Falta de documentação

A ausência de comprovantes, como notas fiscais e recibos, gera atrasos nos reembolsos e complicações em auditorias. Sem a documentação adequada, o negócio perde a capacidade de validar os gastos, criando riscos financeiros e de conformidade.

Para evitar esse erro, oriente os colaboradores sobre a importância de organizar os registros e utilizar a automação financeira na etapa de anexação dos documentos.

Classificação incorreta das despesas

Despesas categorizadas incorretamente dificultam a análise financeira e geram relatórios inconsistentes. Por exemplo, um gasto com alimentação classificado como transporte afeta a capacidade de avaliar os principais custos das viagens. Implementar processos claros e automatizados é uma maneira de combater esses erros.

Submissão fora do prazo

Atrasos na entrega do relatório afetam o fluxo de reembolsos e prejudicam a contabilidade empresarial. Ao causar atrasos na prestação de contas, relatórios fora do prazo acumulam erros e dificultam a organização dos registros financeiros.

Criar prazos rígidos, automatizar lembretes e facilitar a submissão online são soluções para esse problema.

Erros humanos

Digitação incorreta de valores e omissão de informações são erros comuns quando o processo é realizado sem automação, o que leva a inconsistências nos dados e atrasos nos reembolsos. A implementação de um sistema automatizado reduz drasticamente essas falhas e amplia a precisão dos relatórios.

Leia também: Travel tech: o que é e importância para o cenário corporativo.

Como trazer automação para a gestão de viagens corporativas?

Para eliminar erros, reduzir custos e agilizar processos, a automação financeira é a melhor estratégia. Com o VExpenses Viagens, o seu empreendimento passa a contar com uma plataforma all-in-one que descomplica o que antes era moroso e propício a erros.

Transforme o que sempre foi complicado em algo simples!

A VExpenses é uma plataforma completa que centraliza todo o processo de gestão de viagens corporativas em uma única ferramenta, desde a emissão de reservas até a prestação de contas. 

O nosso produto VExpenses Viagens permite gerenciar toda a jornada de um deslocamento a trabalho, desde o self-booking até as compras para terceiros. A solução ainda oferece personalização dos fluxos de aprovação e das políticas de viagem, tornando o processo mais eficiente para gestores e colaboradores.

Mais segurança com o Cartão Viagens VExpenses

O Cartão Viagens VExpenses é o meio de pagamento exclusivo da plataforma. Ele gera um novo número de cartão para cada transação, melhorando a segurança e a proteção contra fraudes. Outras vantagens são:

  • cashback e custo zero de aquisição;
  • visibilidade instantânea das despesas com conciliação automática;
  • maior agilidade e controle nos pagamentos.

Atendimento especializado do início ao fim

Com suporte 24/7 e agentes de viagens dedicados, a sua empresa pode resolver demandas específicas — como locação de veículos e personalização de serviços — sem depender de agências externas.

Criação, aprovação e conciliação das despesas

A plataforma disponibiliza filtros inteligentes para encontrar voos e hospedagens que atendam às políticas do contratante. Após a aprovação das reservas, as despesas são registradas automaticamente para agilizar a prestação de contas.

Simplifique a sua gestão das viagens corporativas com o VExpenses Viagens!

Um relatório de despesas de viagem é o primeiro passo para otimizar os custos com deslocamentos corporativos. Mas se a sua empresa quer ir além em eficiência e economia nas viagens corporativas, o próximo passo é automatizar todo o processo com uma plataforma completa de gestão de despesas corporativas como a VExpenses

Nossa ferramenta elimina tarefas repetitivas e garante maior precisão, transparência e agilidade no controle financeiro. É possível consolidar dados em tempo real, integrar informações diretamente com o ERP da sua empresa e configurar dashboards e fluxos de aprovação personalizados, permitindo que a equipe se concentre em decisões estratégicas em vez de atividades operacionais

Transforme a maneira de gerenciar viagens na sua empresa: experimente o VExpenses Viagens!

Amanda Bomfim
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