Para que uma empresa cresça de maneira sustentável, não tem como fugir do fato que ela precisa fazer uma boa gestão de contas a pagar e receber.
Isso possibilitará que a área financeira analise com precisão o fluxo de caixa e possa tomar decisões mais bem embasadas.
Tratando especificamente das saídas de dinheiro, um dos principais problemas enfrentados pelas empresas é a falta de controle dessas operações. O resultado é sentido com dinheiro gasto em juros por atrasos de pagamentos ou em estorno.
Para ajudar você a evitar que isso aconteça, preparamos um artigo especial. A seguir, confira o que você pode fazer para garantir uma boa gestão das suas contas a pagar.
O que são Contas a Pagar?
Contas a pagar é a área responsável pela saída de caixa da empresa. Ou seja, é o setor que deve garantir que os pagamentos sejam realizados em dia, tanto das despesas gerais, como de fornecedores e colaboradores.
Além de controlar as obrigações fixas e variáveis da empresa, isto é, as contas que precisam ser pagas, é responsabilidade do setor garantir que o negócio permaneça estável financeiramente com relação às suas despesas.
Para isso, os profissionais de contas a pagar têm também a função de prever os recursos que a empresa precisa ter no futuro para que consiga estar em dia com o pagamento de suas contas.
Por essa razão é que estamos falando de uma área que oferece uma visão estratégica para a organização.
Quais os objetivos das Contas a Pagar?
A rotina das contas a pagar é composta por diversas atividades que vão além de gerenciar o dinheiro que sai de uma empresa. Por conta disso, o departamento possui diversos objetivos, como:
- Ter uma boa relação com fornecedores, garantindo que suas informações estejam registradas corretamente e que os pagamentos sejam feitos nas datas e condições acordadas;
- Ajudar a prevenir fraudes em pagamentos;
- Manter registros precisos a fim de garantir que as previsões de fluxo de caixa reflitam a realidade e que o capital de giro possa ser otimizado;
- Controlar processos financeiros e apontar os gastos que precisam ser eliminados ou reduzidos (ajudando a empresa a economizar).
Como funciona o controle de contas a receber?
O controle de contas a receber é um processo que funciona por meio do acompanhamento e do gerenciamento dos valores devidos por clientes ou outros agentes.
Nesse sentido, o processo de controle de contas a receber faz o registro, monitoramento e a cobrança dos valores que uma companhia tem para receber, garantindo, assim, um fluxo de caixa saudável e evitando o risco de inadimplência.
Qual a importância de fazer o processo de Contas a Pagar?
O processo de contas a pagar é importante para empresas de vários portes e segmentos, principalmente por permitir que uma companhia mantenha um controle efetivo de todos os seus compromissos financeiros.
Ao realizar esse acompanhamento, é possível garantir que os pagamentos sejam efetuados dentro dos prazos estabelecidos.
Além disso, esse processo é fundamental para que a empresa possa se planejar de maneira eficiente, realizando com segurança a projeção de despesas futuras.
Sem contar que o processo de contas a pagar possibilita que a empresa saiba exatamente quais são as obrigações com fornecedores, podendo negociar prazos de pagamento, descontos, etc.
O processo de contas a pagar proporciona também uma visão detalhada das despesas da empresa, permitindo a análise e o controle efetivo dos gastos.
Quais as vantagens de fazer o controle de Contas a Pagar?
Sabendo da importância do processo de controle de contas a pagar, também é fundamental conhecer de forma detalhada as suas vantagens.
Confira quais são elas:
Redução de custos desnecessários
O processo de contas a pagar possibilita que a sua empresa faça uma análise minuciosa das despesas do negócio, identificando custos desnecessários e buscando maneiras de reduzi-los.
Esse processo é capaz de resultar em economia de recursos financeiros, aumentando a eficiência operacional e melhorando a rentabilidade da companhia.
Otimiza o tempo das equipes
Outra vantagem de ter um controle de contas a pagar está ligado à otimização do tempo das equipes.
Isso porque, com um processo eficiente, é possível ter maior produtividade, menor possibilidade de falhas humanas, garantir uma comunicação aprimorada e acesso rápido às informações relevantes do setor de contas a pagar.
Tudo isso faz com que as equipes se dediquem em atividades estratégicas, economizando tempo e trazendo muito mais resultados para a companhia.
Melhor reputação da empresa
Ter um controle de contas a pagar eficiente ajuda também em uma melhor reputação da empresa, já que, ao evitar atrasos nos pagamentos, você contribui para a construção de relacionamentos sólidos com fornecedores.
Além disso, sua empresa também evita problemas legais e fortalece a credibilidade no mercado, resultando em melhores oportunidades de negócios.
Redução de multas e juros por atrasos de pagamento
Com um processo eficaz, a sua empresa também reduz multas e juros por atrasos de pagamento, garantindo economia e preservando o capital de giro da companhia.
Isso acontece porque você consegue fazer os pagamentos dentro do prazo, podendo obter até descontos por conta da antecipação dos débitos.
Como realizar o controle de Contas a Pagar?
Para realizar o controle de contas a pagar de maneira correta, é preciso seguir o seguinte passo a passo:
Registrar todas as movimentações da empresa
No contas a pagar e receber todas as transações devem ser registradas, não importando o seu valor (ou seja, desde a mais baixa até as que possuem uma soma maior). Essa notação serve como base para a obtenção de outras informações como:
- Ciclo operacional e financeiro;
- Fluxo de caixa;
- Controle de estoque;
- Entre outras.
Veja também: Como fazer o controle das contas e despesas administrativas
Fazer a previsão das Contas a Pagar
Com as informações registradas já é possível prever as saídas que sua empresa terá nos próximos meses. Essa informação é importante para garantir duas coisas: um fluxo de caixa saudável e que sua empresa tenha capital de giro.
A partir daí será possível avaliar se a organização terá dinheiro para investir em tecnologia, contratar colaboradores, entre outros.Também será possível avaliar a necessidade de solicitação de empréstimo bancário.
Vale destacar ainda que uma boa previsão das contas a pagar evita que a empresa precise fazer dívidas desnecessárias ou veja suas dívidas aumentando.
Controlar os pagamentos
Como os pagamentos já estão registrados, é função do contas a pagar controlar para que eles sejam realizados em dia. Também é fundamental ter um controle para assegurar que o valor em questão tenha sido enviado para o beneficiário certo.
Infelizmente, muitas empresas acabam perdendo dinheiro por fazerem transferências para contas bancárias erradas. Caso isso aconteça com você, veja aqui como solucionar um pagamento errado.
Analisar o fluxo de pagamentos
A análise do fluxo de pagamentos consiste em verificar:
- O total de pagamentos realizados;
- As contas a pagar que ainda estão pendentes;
- Os pagamentos atrasados; e
- O valor dos juros e multas das contas vencidas.
Acompanhar o fluxo de caixa
O fluxo de caixa significa o movimento de entrada e saída de capital da empresa. É importante que o setor tenha uma rotina de analisar como anda o fluxo para poder acompanhar os resultados.
Às vezes um acompanhamento rápido dessa métrica já mostra que a relação entre contas a pagar e a receber não está saudável. Em casos assim a empresa precisa tomar algumas ações, como negociar datas de pagamentos ou reduzir o intervalo entre entradas e saídas.
Seja como for, o importante é que o acompanhamento seja conduzido com periodicidade.
Ferramentas auxiliam o processo de Contas a Pagar
Hoje em dia, existem várias ferramentas disponíveis no mercado que podem auxiliar no processo de contas a pagar.
Alguns exemplos são os softwares de gestão financeira, que automatizam tarefas como: registro de faturas, acompanhamento de prazos de pagamento, controle de despesas e geração de relatórios financeiros.
Há também os sistemas de pagamento eletrônico, que são capazes de simplificar o processo de contas a pagar já que os pagamentos são feitos online e de forma automatizada.
Você pode usar ainda ferramentas que automatizam tarefas repetitivas, como a entrada de dados, o processamento de faturas, comunicação com fornecedores, etc.
Por fim, os sistemas de gerenciamento de documentos e os softwares de conciliação bancária também são muito usados em processos de controle de contas a pagar.
Quais as diferenças entre Contas a Pagar e a receber?
As diferenças entre contas a pagar e a receber parecem óbvias, porém, é importante listá-las neste artigo.
Contas a pagar são aquelas obrigações financeiras que devem ser pagas por uma empresa a terceiros, já as contas a receber são os valores que uma companhia tem direito a receber de terceiros. Simples, né!?
Boas práticas para fazer uma boa gestão de Contas a Pagar
Existem algumas práticas que facilitam o trabalho das contas a pagar e descomplicam a rotina do setor. Dê uma olhada:
1. Organize as contas por dia de vencimento
Isso ajudará você a não atrasar pagamentos e também a melhor controlar as saídas financeiras.
Veja também: Por quanto tempo devo guardar os documentos da empresa?
2. Acompanhe as entradas
Contas a pagar e receber devem trabalhar juntas. Ao controlar o dinheiro que entrará em caixa será mais fácil definir os dias que os pagamentos devem ser realizados.
3. Padronize as informações
Toda a conta a ser paga precisa ter informações como valor, prazo, forma de pagamento, etc.
Quando uma dessas informações não está presente, normalmente alguém da área terá retrabalho e todo o processo será atrasado (inclusive o próprio pagamento poderá ser feito com atraso).
4. Defina responsabilidades
Cada um da equipe de contas a pagar deve saber quais contas estão sob sua responsabilidade. Isso ajuda para que nenhuma conta seja esquecida.
5. Utilize centro de custos
Ao definir centros de custo (como setor comercial, administração, marketing, produção, etc.) fica mais fácil saber aqueles que estão rendendo mais e menos. Caso seja necessário cortar despesas, essa divisão possibilita cortes mais precisos.
6. Não seja dependente de planilhas
As planilhas têm a grande desvantagem de serem preenchidas manualmente, o que pode resultar em erros.
Além disso, existe o risco de um funcionário utilizar uma versão desatualizada e, assim, acabar realizando pagamento duplicado, ou até mesmo deixando de pagar uma conta.
O ideal para evitar problemas com planilhas é automatizar o processo de pagamentos.
O que faz o setor de Contas a Pagar?
O setor de contas a pagar é um departamento responsável pela gestão das obrigações financeiras de uma empresa. Seu objetivo é garantir o pagamento correto das contas devidas a fornecedores, prestadores de serviços, etc.
Nesse sentido, esse departamento tem papel importantíssimo na gestão financeira da companhia, garantindo o cumprimento das obrigações financeiras.
Quais são as principais dificuldades para conciliar Contas a Pagar e receber?
Há muitas dificuldades para conciliar as contas a pagar com os valores a serem recebidos. Listamos as principais a seguir:
Falta de organização
A falta de organização no processo de contas a pagar é um problema que pode resultar em perda de prazos, dificuldades na conciliação, descontrole de despesas, falta de planejamento financeiro, comprometimento da reputação e problemas com fornecedores.
Por isso, é importante implementar sistemas e processos eficientes para evitar que a desorganização seja um problema capaz de afetar a eficiência do setor.
Não contar com ferramentas de gestão financeira
Outra dificuldade no controle de contas a pagar é a falta de ferramentas de gestão financeira, que podem resultar em falhas, demora na execução de atividades, inconsistências de dados, falta de controle e menor eficiência operacional.
Dessa forma, é recomendado investir em ferramentas de gestão financeira para garantir um processo de contas a pagar mais preciso e eficiente.
Não renegociar dívidas
Se você não renegocia dívidas, saiba que essa inação pode ser prejudicial para a sua empresa. Isso porque fazer acordo de dívidas permite um gerenciamento efetivo das finanças da sua empresa.
Com isso, é possível adaptar os pagamentos às suas circunstâncias financeiras, evitando problemas financeiros ainda maiores.
Não manter um bom relacionamento com os clientes
Outra dificuldade é a falta de um bom relacionamento com os clientes, pois isso dificulta o processo de controle de contas a pagar, gerando atrasos nos pagamentos, falta de comunicação, dificuldades na solução de problemas, risco de inadimplência, etc.
Por isso, é importante ter sempre relacionamentos saudáveis e sólidos com os clientes, para ter uma gestão financeira sustentável.
Dicas importantes para a administração de contas a receber
A administração de contas a receber é um processo importante para a gestão financeira de uma empresa. Para isso, separamos dicas imprescindíveis para esse processo, confira:
- Realize um levantamento dos valores e datas de vencimento dos seus recebimentos, pois, assim, você terá um controle maior de tudo que deve ser recebido em determinado período;
- Tenha o fluxo de caixa organizado, pois, dessa forma, é possível saber qual o valor de saldo ou quanto falta de dinheiro para cumprir seus compromissos financeiros.
- Envie as cobranças com antecedência, pois, assim, a tendência é que você receba em dia.
- Ofereça opções para pagamento, garantindo que os pagamentos sejam realizados sem imprevistos.
- Forneça descontos para pagamento antecipado, pois essa é uma forma de incentivar o pagamento antes da data de débito.
- Entre em contato com os clientes inadimplentes, pois isso aumenta a possibilidade de acordos para a efetivação de pagamentos em atraso.
- Invista em um sistema de gestão para ajudar a gerir as contas a receber.
Conte com uma solução para a rotina de Contas a Pagar
Ter em mãos uma tecnologia que facilita e otimiza os processos operacionais, significa duas coisas:
- Reduzir os riscos e o esforço operacional responsáveis por gerar ainda mais gastos e
- Gerar economia a cada transferência realizada entre diferentes bancos.
Isso você consegue ter com a Transfeera, uma plataforma que visa facilitar a vida de negócios digitais na hora de fazer pagamentos e recebimentos. Ao assumir a rotina financeira da empresa, a solução traz vantagens como:
- Pagamentos e recebimentos via PIX em um só lugar;
- Relatórios intuitivos e completos com os pagamentos realizados;
- Comprovantes de transação enviados automaticamente ao favorecido assim que o pagamento for confirmado;
- Automatização e programação de um único pagamento ou lotes com milhares de pagamentos da mesma forma;
- Envio de PIX com mensagens;
- Automatização dos processos financeiros;
- Verificação de dados bancários antes do envio do dinheiro.
Conclusão
Agora que você já sabe o que são contas a pagar e a receber, ficou mais fácil garantir um controle financeiro efetivo do seu negócio, não é mesmo?
Para tornar esse processo ainda mais eficiente, invista em sistemas de gestão de despesas corporativas, como o VExpenses, que facilita as rotinas financeiras da sua empresa e muito mais.
