Aprenda o que são Despesas Fixas e como organizá-las
O crescimento de um negócio depende de uma boa saúde financeira, com o controle e manutenção das despesas fixas e variáveis da empresa.  Elas equivalem a um conjunto de gastos relativos, que independem dos custos das operações financeiras do empreendimento.  Essas despesas também independem do fluxo de vendas, não interferem na margem de lucros do […]
16 de maio de 2023
10 min de leitura

O crescimento de um negócio depende de uma boa saúde financeira, com o controle e manutenção das despesas fixas e variáveis da empresa

Elas equivalem a um conjunto de gastos relativos, que independem dos custos das operações financeiras do empreendimento. 

Essas despesas também independem do fluxo de vendas, não interferem na margem de lucros do negócio e devem ser previstas mensalmente. 

Por isso, estão entre as principais preocupações do setor de contabilidade de um negócio, seja ele grande ou de pequeno porte. 

Isso porque custos extras, como multas e consertos de equipamentos, são fatores imprevisíveis e afetam imediatamente o fluxo de caixa se a empresa não estiver preparada para situações extraordinárias. 

Em caso de um fluxo de caixa limitado, que conta com baixo capital de giro, as despesas fixas e variáveis podem gerar prejuízos e instabilidades no negócio. 

Portanto, é preciso que a empresa garanta um controle regular, que reduza as despesas e se previna sobre possíveis prejuízos futuros. Para isso, a contabilidade da empresa precisa estar ciente sobre as diferenças entre despesas fixas e variáveis

Assim, será possível criar um planejamento estratégico preventivo para possíveis imprevistos e despesas futuras sem que a empresa tenha algum prejuízo. Quer entender mais sobre essas despesas corporativas? 

Continue a leitura e fique por dentro!

orçamento empresarial
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O que são Despesas Fixas?

As despesas fixas são aquelas que já se tem mapeadas e costumam vir todos os meses, como um pagamento recorrente. Embora sejam regulares e rotineiras, as despesas fixas podem ter seus valores alterados de acordo com alguma situação. 

Esse é o caso das contas mensais, por exemplo, que podem sofrer aumentos inesperados ou alguma cobrança de taxa extra. Mas, mesmo com as possíveis alterações, não interferem diretamente no fluxo de caixa.

Veja também: Home Office CLT: como calcular o valor da ajuda de custo?

Entre as principais despesas fixas, estão:

  1.  Contas de luz;
  2.  Contas de gás;
  3.  Salários e custos com funcionários;
  4.  Aluguel e condomínio;
  5.  Internet;
  6.  Pagamentos de manutenção da empresa, como segurança, contabilidade e advocacia. 

O que são Despesas Variáveis?

Já as despesas variáveis de uma empresa podem ser relacionadas diretamente com os setores de vendas e de produção, ainda que a princípio não interfiram no estoque ou no fluxo comercial. 

Neste caso, podemos dizer que as principais despesas variáveis, são:

  1. Consertos e manutenções imprevistas no maquinário da empresa;
  2. Acidentes de trabalho;
  3. Prejuízos por problemas na rede elétrica;
  4. Problemas no sistema de esgotos ou computadores da empresa;
  5. Custos de TI, como aquisição de novos equipamentos;
  6. Problemas com transporte ou translado de produtos/funcionários;
  7. Multas ou taxas extras para resolver qualquer embargo na manutenção da empresa;
  8. Despesas contábeis imprevistas no setor burocrático, como problemas fiscais e impostos não previstos.

Embora sejam fatores que independem da rotina empresarial, as despesas variáveis podem ser facilmente monitoradas, pois mesmo interferindo no orçamento mensal, estão sujeitas a negociação de prazos e resoluções facilitadas no pagamento.

Cabe ao empresário e ao setor financeiro buscar soluções que amenizem os prejuízos imediatos, parcelando os valores se necessário e procurando solucionar os entraves gerados.  

Qual é a diferença entre Despesas Fixas e Variáveis?

Despesas fixas e despesas variáveis são dois tipos diferentes de gastos que uma empresa pode ter. A diferença entre elas é como são calculadas e como mudam com o tempo. Acompanhe e saiba mais!

Despesas Fixas

São gastos pagos com regularidade, seja qual for o volume de produção ou nível de atividade da empresa. Isso não significa necessariamente que o valor das despesas fixas é sempre o mesmo.

Quer dizer, se um contrato de aluguel terminar e a empresa precisar renová-lo, pode haver um aumento no valor desta despesa fixa. Da mesma forma, se um funcionário recebe um aumento salarial, isso também eleva a despesa fixa do negócio.

Porém, perceba que a variação no valor das despesas fixas não depende diretamente do número de vendas. Por exemplo, se você duplicar a produção de um mês para outro, deve pagar o mesmo valor de aluguel. 

Isso ocorre até que o contrato encerre e ele possa ser renegociado. Nesse momento, é possível que a decisão de aumentar o valor do espaço considere a rentabilidade que você anda tendo com o negócio. 

Contudo, é sempre importante lembrar que os lucros oscilam, podendo cair a qualquer momento. Por isso, é comum que esse fato seja considerado ao estipular o valor do aluguel por um período, que costuma ser entre 6 meses a 1 ano.

Despesas Variáveis

Consistem em gastos que mudam conforme o volume de produção ou nível de atividade da empresa. Ou seja, essas despesas aumentam ou diminuem dependendo do nível de produção ou venda corporativa. 

Em outras palavras, se o volume de clientes aumentar, será necessário comprar mais matéria-prima, por exemplo, além dos demais itens relacionados à produção. 

Consequentemente, o negócio tem mais despesas variáveis, até para repor as peças vendidas e garantir que o estoque não fique vazio. Porém, não é obrigatório que a mesma despesa variável do mês atual exista no seguinte.

Isso porque, pode não haver demanda em busca de determinados itens. E ainda, determinada matéria-prima pode ficar em falta, dificultando a aquisição. 

Isso pode acontecer por diversos fatores, como problemas na cadeia produtiva, mudanças na legislação ou sazonalidade.

Exemplos de Despesas Fixas e Variáveis

Existem muitos tipos de despesas fixas e variáveis. A seguir, acompanhe alguns exemplos mais comuns para você saber mais sobre elas!

Despesas Fixas

Os custos de serviços públicos, como água, luz e gás, são exemplos de despesas fixas. Afinal, a empresa deve pagá-los mensalmente, seja qual for o volume de vendas ou produção.

Isso porque esses serviços são necessários para manter a infraestrutura e o funcionamento da empresa. Logo, não tem como um negócio operar com qualidade sem usar esses exemplos de despesas fixas, mesmo no modelo home office.

Como visto, o valor a ser pago por elas pode variar, dependendo da quantidade de energia, água ou gás consumida durante o período. Apesar disso, são gastos efetuados mensalmente, mesmo que você pague apenas a taxa mínima de cada um. 

Outro exemplo de despesa fixa é a manutenção e o reparo de equipamentos. Até porque, são custos necessários para manter o funcionamento adequado dos equipamentos e instalações da empresa, independentemente do volume de vendas ou produção. 

Caso contrário, a falta de manutenção e reparo adequado pode resultar em falhas nos equipamentos e até paralisar as atividades da empresa. 

Em outras palavras, mesmo sem produzir nenhum produto em determinado mês, pelo baixo volume de demandas, a manutenção e o reparo ainda seriam necessários. No entanto, a frequência dela poderia ser menor. 

Despesas Variáveis

A compra de matéria-prima é um exemplo de despesa variável. Isso porque o valor e a quantidade de pedidos efetuados ao fornecedor dependem do volume de produção. 

Ou seja, é possível não gastar nada com matéria-prima, caso nenhum cliente solicite novas peças ou existam algumas do mês passado paradas em estoque. 

O mesmo não ocorre com despesas fixas, como pagamento de aluguel, por exemplo, que deve ser pago seja qual for o volume de produção. 

Outro exemplo de despesa que pode ser variável é a de transporte e logística, dependendo do tipo de operação da empresa. Quer dizer, é comum que muitas trabalhem sob demanda, sendo diretamente relacionadas à quantidade de produtos que precisa entregar.

Porém, se o negócio tem um modelo de produção em massa ou armazena grandes quantidades de produtos, as despesas de transporte e logística podem ser fixas. 

 Afinal, elas fazem parte dos custos de operação contínua da empresa, independentemente do volume de vendas em um determinado período.

Como fazer o controle de Despesas Fixas e Variáveis de uma empresa?

Busque soluções práticas, como o auxílio de planilhas, aplicativos, ferramentas e sistemas de gestão financeira que ajudem no controle dos dados.

Mas, não delegue toda a responsabilidade para as máquinas. Tenha em mãos anotações, agenda em dia, quadros de aviso as alertando quanto às despesas futuras, planejamentos organizacionais e até mesmo gráficos com datas, horários e levantamentos sobre aumentos e diminuições nas despesas.

Ainda que não possam ser evitadas, as despesas fixas ou variáveis requerem que os gestores do negócio realizem uma boa avaliação dos gastos. Assim, será possível geri-las e até evitá-las quando possível. 

Por meio de um bom planejamento e senso de organização, com assessoria sobre a gestão dos problemas e acesso aos dados necessários, é possível realizar boas análises com relatórios completos e detalhados.

Estes permitem um melhor planejamento futuro para quaisquer despesas da empresa, sejam elas previsíveis ou não.

Como calcular as Despesas Fixas da sua empresa?

Siga os passos abaixo:

  • faça um levantamento de todas as despesas consideradas fixas na sua empresa;
  • some o valor de todas elas para obter o total de custos fixos, montante de dinheiro que a empresa precisa gastar mensalmente, seja qual for o volume de produção ou vendas;
  • calcule o custo fixo médio por unidade produzida ou vendida ao dividir o total de custos fixos pelo número de unidades produzidas, ou vendidas no período;
  • analise os custos fixos em relação às vendas da empresa ao dividir o total de custos fixos pela quantidade de itens produzidos e multiplique por 100.

Por exemplo, se o seu negócio tem custo fixo de R$ 2 mil mensal e faturamento de R$ 6 mil, o cálculo é o seguinte:

Custo fixo: 2 mil / 6 mil 

Custo fixo: 0,33 × 100

Custo fixo: 33,3%.

Como fazer a gestão dessas Despesas?

Algumas dicas para fazer a gestão de forma que otimize os gastos são:

  • faça um planejamento financeiro com previsão de receitas e despesas, um orçamento anual e controle mensal das finanças;
  • registre todas as despesas para identificar quais são os gastos mais relevantes e onde é possível reduzir gastos de forma estratégica;
  • analise periodicamente as despesas fixas para identificar possíveis oportunidades de economia;
  • controle o fluxo de caixa ao acompanhar diariamente as entradas e saídas de dinheiro, verificar o saldo disponível para pagamento de despesas e antecipar possíveis problemas de liquidez;
  • busque a automatização de processos para simplificar o controle das finanças da empresa, permitindo uma gestão mais eficiente e reduzindo os riscos de erros humanos.

Conclusão

Como visto, as despesas fixas e as variáveis são elementos importantes na gestão financeira de uma empresa. Então, ficar por dentro delas, ajuda a corporação a manter a saúde das finanças.

Agora que você já conhece mais sobre as principais despesas fixas e variáveis de uma empresa, que tal aprender ainda mais sobre como reduzir gastos com despesas fixas? Acesse nosso artigo agora mesmo!

Tarina Lemmi
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