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Despesas administrativas: o que são e como reduzi-las?

5 minutos de leitura

Existe um objetivo que é comum a toda e qualquer empresa: gerar lucro. E entre as diversas formas de aumentar a lucratividade do negócio, uma das mais importantes é a otimização dos gastos. É aí que entra a contenção de despesas administrativas.

Geralmente pertencente a um grupo maior conhecido como custos fixo, as despesas administrativas devem ser as primeiras a serem negociadas em um momento de reduzir custos. 

Parte disso é devido a maior facilidade de controle dessas despesas, o que permite criar uma meta de redução mais certeira, e parte pela sua parcela de impacto do lucro.

O lucro, por sua vez, é o que garante que o negócio sobreviva em um panorama competitivo como o atual e, ainda, possa realizar novos investimentos.

Neste conteúdo, mostraremos o que são despesas administrativas, como elas se diferenciam das despesas operacionais, por que é importante reduzi-las e quais as melhores práticas para isso. 

Continue a leitura para conferir tudo sobre contenção de despesas numa empresa.

O que são despesas administrativas?

De forma simplificada, despesas administrativas são os mais diversos gastos de uma empresa que não têm ligação direta com a produção ou com o core-business.

Elas abrangem gastos como os com limpeza, manutenção, contas de consumo, recepção, materiais de escritório e departamento jurídico. 

Dito isso, existem diferenças pontuais entre despesas administrativas e operacionais. Exploraremos mais sobre isso no próximo tópico.

Qual a diferença entre despesas administrativas e operacionais?

Para facilitar o seu entendimento sobre quais são as principais diferenças entre cada modalidade, pense no caso de uma indústria do setor alimentício. 

Para produzir os alimentos, a organização tem gastos diretos com a produção, como pagamento de funcionários, aquisição de materiais, manutenção de máquinas, entre outros.

Se esta empresa decidir aumentar a produção, será necessário elevar também os seus gastos operacionais. 

Já no caso das despesas administrativas, os gastos não estão envolvidos diretamente com o funcionamento do negócio, isto é, não têm ligação com o produto comercializado pela empresa.

Além disso, essa é a principal diferença entre custos e despesas administrativas.

Ainda no caso da indústria de alimentos, temos as despesas com secretariado, jurídicos, executivos, publicidade e, é claro, limpeza e outras questões que não mudarão independentemente da empresa produzir 5 mil ou 10 mil kg do produto em um mês. 

Assim, em momentos delicados como os de crise econômica, é possível cortar as despesas administrativas e mesmo assim manter a produção em alta.

Quais os tipos de despesas administrativas?​

Agora que você já sabe o que são despesas administrativas, mostraremos os principais exemplos desses tipos de gastos. Entre suas inúmeras variações, podemos citar:

  • aluguel do imóvel da empresa;
  • impostos — IPTU, IPVA etc;
  • depreciação;
  • pró-labore;
  • remuneração de pessoal do administrativo;
  • documentação;
  • gastos com departamento jurídico e tributário;
  • contas de consumo — água, energia elétrica, internet, telefone etc;
  • material de limpeza;
  • material de escritório;
  • contratação e demissão de funcionários;
  • treinamentos.

Por que é importante reduzir as despesas administrativas?

No que se diz respeito à contenção de despesas numa empresa, esta é uma das formas mais simples de aumentar a lucratividade de um empreendimento, já que a outra saída seria aumentar as vendas, correto?

Ao reduzir as despesas administrativas, a organização não somente aumenta a sua margem de lucro, como também não precisa repassar os custos ao consumidor final. 

Ou seja, é possível cobrar preços mais competitivos, consolidar a marca no mercado e, ainda, elevar a taxa de fidelização de clientes. Tudo isso sem diminuir a margem de lucro.

Porém, como realizar a redução de custos administrativos sem que a qualidade do produto seja comprometida? 

É exatamente sobre isso que falaremos no próximo tópico!

O que fazer para reduzir despesas administrativas?

Antes de chegarmos aos finalmentes, saiba que o primeiro passo para elaborar qualquer planejamento estratégico para reduzir os gastos é ter em mãos os indicadores financeiros do seu negócio.

Caso você precise relembrar um pouco sobre o assunto, você pode acessar nosso curso de Análise de Indicadores Financeiros da Universidade VExpenses, onde passamos rapidamente por cada um dos índices financeiros.

Feito isso, você já está apto a praticar as boas práticas para contenção de despesas administrativas na sua empresa e, dessa forma, possa elevar o índice de lucratividade do negócio.

1.   Elabore o orçamento de despesas e gastos administrativos

O primeiro passo, certamente, é fazer um orçamento minucioso em relação aos gastos da empresa.

Assim, será possível ter uma visão mais ampla sobre toda a situação financeira do negócio e identificar quais pontos podem ser reduzidos ou cortados.

Uma dica para conseguir mais facilmente essa transparência nos gastos da empresa é contar com sistemas de gestão que funcionem da mesma forma como o VExpenses atua em relação às despesas de reembolso, por exemplo.

Agora, o próximo passo é começar a contenção pelas despesas administrativas menores. 

Ou seja, aquelas que são consideradas pequenas, mas que, quando somadas, representam uma fatia significativa do orçamento da empresa. Veja alguns exemplos:

  • material de limpeza — por terem validade mais longa, esses materiais podem ser comprados em atacadistas com ótimos descontos;
  • material de escritório — os colaboradores podem acabar utilizando mais do que o necessário, apenas pelo fato de estarem disponíveis. Portanto, evite comprar em excesso produtos como grampeadores, clipes, papel, caneta etc;
  • energia e telefone — estabeleça políticas de uso consciente destes recursos;
  • alimentação — faça uma projeção para deixar disponível somente a quantidade que é realmente consumida, evitando desperdícios;
  • pacotes e mensalidades — faça uma reavaliação sobre os pacotes e mensalidades de serviços contratados na organização, já que estes podem acabar se tornando despesas fixas.

2. Melhore o planejamento do estoque

A má gestão de estoque é um problema muito comum em organizações que têm produtos com baixa rotatividade em larga escala. 

Sendo assim, é fundamental que o departamento de compras da empresa dê uma atenção especial às necessidades do mercado e às mercadorias que são comercializadas pela sua marca.

Os recursos investidos em produtos que não têm giro fazem com que o negócio desperdice dinheiro, pois além de não oferecer rentabilidade, eles geram despesas adicionais com armazenamento e até mesmo deterioração.

Portanto, é preciso fazer um planejamento de compras que seja baseado nas vendas. Um software de gestão empresarial pode facilitar o controle de estoque e, ainda, evitar perdas desse tipo. 

3. Contratação e demissão de funcionários

Você sabia que o índice de turnover no Brasil é 82%? 

Esse é o valor publicado nos dados obtidos pelo Departamento Intersindical de Estatísticas e Estudos Socioeconômicos (DIEESE) e pela Robert Half.

Um dos grandes problemas por trás disso é que sempre que um funcionário é demitido e outro contratado, esse processo gera despesas administrativas para a empresa.

Seja com custos de adaptação e treinamento para novos colaboradores, seja com custos referentes aos direitos demissionais. 

O fato é que é muito importante investir em meios para mudar essa realidade, como um processo seletivo mais assertivo ou até mesmo a terceirização.

Hoje em dia existem diversas alternativas tecnológicas, como é o caso da Gupy, que otimizam e melhoram esse processo dentro das empresas.

Contar com o uso da tecnologia é sempre uma ótima solução para a contenção de despesas dentro da empresa.

Como você pôde conferir, as despesas administrativas de uma empresa, quando somadas, podem representar uma parcela considerável do orçamento do negócio. Portanto, é muito importante seguir as boas práticas, e, também, aderir ao uso de tecnologias de gestão para otimizar o planejamento orçamentário.

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