Em momentos de reduzir custos, as despesas administrativas — considerando despesas fixas e variáveis — devem ser as primeiras a serem negociadas.
Parte disso é devido a maior facilidade de controle dessas despesas, permitindo criar uma meta de redução mais certeira, e parte pelo impacto que geram no lucro.
Neste conteúdo, mostraremos o que são despesas administrativas, como elas se dividem entre despesas fixas e variáveis, como se diferenciam das despesas operacionais, por que e como reduzi-las.
Despesas administrativas são os gastos de uma empresa que não têm ligação direta com a produção ou com o core-business. Elas abrangem gastos como os com limpeza, manutenção, materiais de escritório, etc.
Quais os tipos de Despesas Administrativas?
Despesas administrativas são os gastos de uma empresa que não têm ligação direta com a produção ou com o core-business. Elas abrangem gastos como os com limpeza, manutenção, materiais de escritório, etc.
Entre suas inúmeras variações, podemos citar:
- aluguel do imóvel da empresa;
- impostos — IPTU, IPVA etc;
- depreciação;
- pró-labore;
- remuneração de pessoal do administrativo;
- documentação;
- gastos com departamento jurídico e tributário;
- contas de consumo — água, energia elétrica, internet, telefone etc;
- material de limpeza;
- material de escritório;
- contratação e demissão de funcionários;
- treinamentos.
Exemplos de Despesas Administrativas
Despesas administrativas são necessárias para garantir o funcionamento adequado do negócio e para o suporte às atividades operacionais. Fica mais fácil entendê-las com alguns exemplos. Confira!
Salários e encargos sociais
Inclui os pagamentos aos funcionários, como salários, benefícios, férias, 13º salário e encargos sociais relacionados, como o INSS e o FGTS.
Aluguel e manutenção do escritório
Engloba o valor do aluguel do espaço da empresa, além das despesas com manutenção e conservação. Entre elas, limpeza, reparos, segurança, energia elétrica e água.
Material de escritório
Refere-se aos gastos com materiais utilizados nas atividades administrativas, como papel, canetas, lápis, impressoras, toners, computadores, mobiliário e outros suprimentos de escritório.
Serviços terceirizados
São os custos relacionados à contratação de serviços externos para auxiliar nas atividades administrativas. É o caso de contabilidade, consultoria jurídica, serviços de limpeza, segurança e tecnologia da informação.
Despesas de viagem e representação
Envolve os gastos com viagens de negócios, como passagens, hospedagem, alimentação e despesas com transporte, além dos custos relacionados a eventos, como feiras e congressos.
Qual a diferença entre Despesas Administrativas e despesas fixas?
Apesar de as despesas administrativas abarcar ambos tipos de despesas fixas e variáveis, como na maioria das vezes há predominância de contas fixas, as despesas fixas e administrativas acabam sendo tratadas como sinônimos.
Dito isso, existem diferenças pontuais entre despesas administrativas e operacionais. Exploraremos mais sobre isso no próximo tópico.
Qual a diferença entre Despesas Administrativas e operacionais?
De forma direta, não existe diferença entre as despesas administrativas e operacionais, já que as despesas administrativas são um tipo de despesa operacional.
Pode ser um pouco confuso, e não é nada incomum que mesmo os profissionais financeiros confundam esses conceitos; por isso, é sempre bom revisá-los.
As despesas operacionais estão ligadas ao funcionamento da operação de uma empresa, como pagamento de funcionários, aluguel, impostos, etc. Porém, elas não se relacionam diretamente à produção.
Se uma empresa decidir aumentar a produção, dificilmente essas despesas sofrerão impactos na mesma proporção.
Além disso, as despesas operacionais podem ser classificadas segundo a sua função e/ou segundo a sua natureza. No caso da classificação por função, existem três grandes categorias:
- Despesas Comerciais;
- Despesas Administrativas e Gerais;
- Outras despesas.
Assim, são despesas administrativas os gastos com publicidade, limpeza e com pessoal, por exemplo.
É importante destacar que as despesas com pessoal vão além do salário, e envolvem também as gratificações, encargos sociais legais, treinamentos e benefícios.
Assim, em momentos delicados como os de crise econômica, é possível cortar as despesas administrativas e mesmo assim manter a produção em alta.
Quais são as despesas fixas administrativas?
As despesas fixas administrativas são os custos relacionados à administração geral da empresa, e que possuem um valor fixo.
Dentre os exemplos de despesas administrativas que citamos anteriormente, os que se referem a exemplos de despesas fixas são:
- Salários e encargos sociais;
- Pró-labore dos sócios;
- Aluguel do imóvel.
Os gastos com materiais de escritório e de limpeza, por exemplo, também podem configurar despesas fixas quando é estipulado um valor fixo mensal para ser utilizado com essas compras do dia a dia.
Normalmente, para esse tipo de despesa, as empresas criam um fundo fixo (também conhecido como caixinha).
Se você ainda não sabe o que é um caixinha ou como criar um para sua empresa, você precisa conferir nosso artigo “Fundo fixo de caixa: como ter um caixinha funcional na empresa?” agora mesmo!
Por que é importante reduzir as Despesas Administrativas?
Ao reduzir as despesas fixas e variáveis que compõem as despesas administrativas, a organização não somente aumenta a sua margem de lucro, como também não precisa repassar os custos ao consumidor final.
Ou seja, é possível cobrar preços mais competitivos, consolidar a marca no mercado e, ainda, elevar a taxa de fidelização de clientes. Tudo isso sem diminuir a margem de lucro.
No que se diz respeito à contenção de despesas numa empresa, esta é uma das formas mais simples de aumentar a lucratividade de um empreendimento, já que a outra saída seria aumentar as vendas.
Porém, como realizar a redução de custos administrativos sem que a qualidade do produto seja comprometida?
É exatamente sobre isso que falaremos no próximo tópico!
Mas antes, baixe nossa planilha gratuita de cálculo dos indicadores de rentabilidade para te ajudar a monitorar e realizar projeções financeiras muito mais eficazes para o seu negócio!
Qual a relação entre despesas e a economia de escala?
A relação entre despesas e economia de escala é que, à medida que uma empresa cresce e aumenta sua produção, ela tem benefícios financeiros que diluem os gastos.
Isso acontece porque algumas despesas fixas não aumentam proporcionalmente à produção.
Enquanto isso, as variáveis podem ser reduzidas ao aproveitar o aumento do volume para obter melhores condições de compra de insumos, por exemplo.
Para entender melhor, imagine que você está administrando uma pequena padaria. No início, são produzidos poucos pães diariamente e existem despesas fixas para manter o negócio funcionando, como o aluguel.
À medida que sua padaria cresce e você começa a produzir mais, a sua lucratividade aumenta. Apesar disso, o aluguel do espaço não aumenta só porque você está produzindo mais pães.
Isso acontece porque algumas despesas não estão diretamente ligadas à quantidade de produção. No entanto, outras sim, o que depende muito do segmento com que você trabalha.
Por exemplo, pense nos ingredientes para fazer os pães, como farinha, fermento e água. Ao aumentar o volume de produção, é necessário comprar mais ingredientes, aumentando suas despesas variáveis.
Como reduzir as Despesas Administrativas?
O primeiro passo para elaborar qualquer planejamento estratégico para reduzir os gastos é ter em mãos os indicadores financeiros do seu negócio.
Se quiser relembrar um pouco sobre o assunto, acesse nosso curso de Análise de Indicadores Financeiros da Universidade VExpenses.
Lá passamos rapidamente por cada um dos índices financeiros, de forma bastante didática.
Feito isso, você já estará apto a executar as boas práticas para contenção de despesas administrativas na sua empresa e, dessa forma, possa elevar o índice de lucratividade do negócio.
1. Analise suas Despesas Administrativas de menores custos
Analisar suas despesas administrativas de menores custos é uma estratégia importante para ajudar na redução de despesas totais da empresa.
Afinal, ao administrar uma empresa, é essencial conhecer todas as despesas e uma parte delas são os gastos administrativos, que incluem salários, aluguel, material de escritório, serviços terceirizados, entre outros.
Logo, ao realizar uma análise detalhada das despesas administrativas, você pode identificar as que representam menores custos em comparação com outras.
A partir dessa identificação, é possível adotar algumas estratégias para reduzir custos. Confira alguns exemplos:
Negociar com fornecedores
Verifique se é possível negociar melhores condições com os fornecedores desses produtos ou serviços de menor custo. Outra solução é buscar opções de fornecedores que ofereçam preços com melhor custo-benefício.
Avaliar a real necessidade
Analise se todos os gastos administrativos de menor custo são realmente necessários para a operação da empresa. Por exemplo, talvez seja possível eliminar alguns serviços terceirizados que não são essenciais.
Revisar contratos e acordos
Analise os contratos e acordos com prestadores de serviços para identificar possíveis cláusulas que permitam renegociações ou cancelamentos sem ônus.
Embora essas despesas de menor custo possam parecer insignificantes, todas as economias somadas podem gerar um impacto significativo nas finanças ao longo do tempo.
Por isso, pode ser necessário pensar em estratégias para reduzir gastos até dos menores custos.
2. Elabore o orçamento de despesas fixas e variáveis
Comece fazendo uma nova projeção dos gastos da empresa para conseguir ter uma visão mais ampla da situação financeira do negócio e, assim, identificar quais pontos podem ser reduzidos ou cortados.
Uma dica para conseguir mais facilmente essa transparência nos gastos da empresa é contar com sistemas de gestão que, por exemplo, funcionem da mesma forma como o VExpenses atua em relação às despesas de reembolso — que são despesas variáveis.
Veja também: CFO moderno: 4 passos para inovar as finanças da sua empresa
Agora, o próximo passo é começar a contenção pelas despesas administrativas menores.
Ou seja, aquelas despesas fixas e variáveis que são consideradas pequenas, mas que, quando somadas, representam uma fatia significativa do orçamento da empresa. Veja alguns exemplos:
Em relação às despesas variáveis:
- material de limpeza — por terem validade mais longa, esses materiais podem ser comprados em atacadistas com ótimos descontos;
- material de escritório — os colaboradores podem acabar utilizando mais do que o necessário, apenas pelo fato de estarem disponíveis. Portanto, evite comprar em excesso esses produtos;
- energia e telefone — estabeleça políticas de uso consciente destes recursos;
Em relação às despesas fixas:
- pacotes e mensalidades — faça uma reavaliação sobre os pacotes e mensalidades de serviços contratados na organização, já que estes podem acabar se tornando despesas fixas.
3. Melhore o planejamento do estoque
A má gestão de estoque é um problema muito comum em organizações que têm produtos com baixa rotatividade em larga escala.
Os recursos investidos em produtos que não têm giro fazem com que o negócio desperdice dinheiro, pois além de não oferecer rentabilidade, eles geram despesas fixas e variáveis adicionais com armazenamento e até mesmo deterioração.
Portanto, é preciso fazer um planejamento de compras muito bem estruturado e baseado na previsão de vendas, para que não haja necessidade de estocagem.
Um software de gestão empresarial pode facilitar o controle de estoque e, ainda, evitar perdas desse tipo.
4. Contratação e demissão de funcionários
Um dos grandes problemas por trás disso é que sempre que um funcionário é demitido e outro contratado, esse processo gera despesas administrativas para a empresa.
Seja com custos de adaptação e treinamento para novos colaboradores, seja com custos referentes aos direitos demissionais.
O fato é que é muito importante investir em meios para mudar essa realidade, como um processo seletivo mais assertivo ou até mesmo a terceirização.
Hoje em dia existem diversas alternativas tecnológicas, como é o caso da Gupy, que otimizam e melhoram esse processo dentro das empresas.
Contar com o uso da tecnologia é sempre uma ótima solução para a contenção de despesas fixas e variáveis dentro da empresa.
5. Crie políticas de uso consciente e responsável dos recursos da empresa
Quando uma empresa adota práticas de uso consciente e responsável dos recursos, isso pode resultar em economias significativas. A seguir, acompanhe alguns exemplos para entender mais!
Economia de energia
Ao incentivar os funcionários a desligarem as luzes e equipamentos quando não estiverem em uso, a empresa reduz o consumo de energia elétrica. Isso leva a uma diminuição dos custos com eletricidade e nos gastos com esse recurso.
Uso eficiente da água
Ao implementar práticas de economia de água, como a conscientização dos colaboradores sobre o seu uso racional, a empresa reduz os gastos com o consumo de água.
Impressão consciente
Estimulando a impressão apenas quando necessária e adotando configurações padrão de impressão frente e verso, a corporação diminui o consumo de papel e de suprimentos de impressão.
Gestão de resíduos
Ao implementar um programa de reciclagem abrangente, é possível minimizar a quantidade de resíduos enviados para aterros sanitários. Isso gera economia, como redução de taxas de coleta de lixo e até venda de produtos recicláveis, por exemplo.
Uso de recursos tecnológicos
Estabelecendo políticas para o uso responsável de recursos tecnológicos, como computadores, a empresa diminui o consumo de energia e prolonga a vida útil desses equipamentos.
5. Treine seus colaboradores e evite demissões
Ao investir em treinamento, você capacita os colaboradores com novas habilidades e conhecimentos relevantes para suas funções. Isso pode levar a um aumento da produtividade, uma vez que os funcionários se tornam mais eficientes.
Com maior produtividade, a empresa pode realizar mais com a mesma quantidade de recursos, resultando em uma redução dos custos operacionais. Além disso, é possível evitar retrabalho e erros que elevam o gasto de recursos.
E ainda, treine os colaboradores para fornecer um atendimento excepcional ao cliente. Com isso, você aumenta a satisfação e fortalece o relacionamento com esse público.
Clientes satisfeitos são mais propensos a retornar e a recomendar a empresa a outras pessoas. Isso pode aumentar a receita e reduzir a necessidade de investimentos em marketing e aquisição de novos clientes.
O treinamento também é positivo por mostrar a valorização da empresa com os funcionários, que percebem oportunidades de crescimento profissional. Logo, eles se tornam mais propensos a permanecer na organização a longo prazo.
Consequentemente, a retenção de talentos também evita os custos associados à contratação e treinamento de novos funcionários. A somatória de todos esses fatores pode levar o seu negócio a ter economias significativas.
Além disso, a valorização e o treinamento contribuem para a criação de uma cultura organizacional positiva, que pode aumentar a motivação e o engajamento dos funcionários.
Conclusão
Como você pôde conferir, as despesas administrativas de uma empresa, quando somadas, podem representar uma parcela considerável do orçamento do negócio.
Portanto, é muito importante seguir as boas práticas, e, também, aderir ao uso de tecnologias de gestão para otimizar o planejamento orçamentário.
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É meritória a iniciativa de vocês de compartilhar conhecimentos. Eu estava meio enferrujado por conta do longo tempo sem revisar os conhecimentos da academia adicionado ao confinamento.
Olá, Ivan!
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