O deslocamento de pessoas, seja ele pontual ou extraordinário, precisa de atenção pelo contratante. Em casos específicos, o colaborador, quando está à serviço da empresa em uma viagem, realiza determinados deslocamentos e precisa prestar contas sobre eles.
Nesses momentos, há de se disponibilizar uma determinada declaração. Chamada de declaração de horas tempo de percurso, ela serve para justificar a ausência ou deslocamento do funcionário em determinado período.
Ela também garante que a empresa tenha o devido controle sobre os trajetos, realizando, assim, as medidas cabíveis de acordo com a CLT e abone a ausência do funcionário de acordo com esses dados.
Mas você sabe como tudo isso funciona?
No nosso artigo você vai conhecer mais sobre o que dizem as leis trabalhistas, quando a declaração pode ser utilizada e o que ela interfere no dia a dia de uma empresa.
Confira e boa leitura!
O que é declaração de horas tempo de percurso e quando pode ser utilizada?
A declaração de horas tempo de percurso é um documento que tem por objetivo atestar que o funcionário precisou se ausentar do seu turno de trabalho para cumprir determinado compromisso.
Esta declaração serve para que essa ausência seja abonada e evite eventuais descontos em sua remuneração.
Na declaração deve constar as horas em que o funcionário esteve afastado e em quais momentos ele esteve no lugar exato do compromisso.
Dessa forma, o cálculo de tempo de trajeto poderá ser feito, a fim de definir o que é justo para a empresa e colaborador.
Geralmente, esta declaração é utilizada em casos de visita médica ou acompanhamento de familiar, cônjuge ou companheiro (a).
Porém, também pode ser usada em compromissos acadêmicos ou apresentação diante serviço militar.
É bom pontuar que a declaração de horas tempo de percurso não é obrigatória. Ou seja, a empresa decide, mediante solicitação, se abonará a ausência do funcionário por certo período.
Quando o empregado tem direito a horas in itinere?
O termo em latim “horas in itinere” refere-se às horas de trajeto ou ao período de deslocamento de um trabalhador até seu trabalho e vice e versa.
Porém, quando consideramos a legislação trabalhista brasileira, nem todos os colaboradores têm direito a usufruir desse benefício.
Ele só é válido nos casos em que a empresa contratante está situada em local de difícil acesso ou quando não há transporte público para que o colaborador realize o trajeto por si só, ficando dependente de transporte fretado.
Em ambos casos, o tempo gasto com o trajeto era admitido como parte das horas de trabalho do funcionário, independentemente do tempo gasto.
E, em casos em que o percurso e turno de trabalho ultrapasse 8 horas diárias, o tempo que sobra deve ser calculado como hora extra.
O que diz a CLT sobre declaração de horas tempo de percurso?
Como dissemos, na maior parte dos casos, a declaração de horas tempo de percurso está atrelada a visitas médicas.
Por essa razão, muitas pessoas acreditam que atestados e declarações de horas e comparecimento são equivalentes, mas não são!
Os atestados médicos confirmam a ausência do funcionário, o liberando do dia de trabalho.
Este é um direito e dever garantido pelas leis trabalhistas e deve ser utilizado a fim de garantir o bem-estar do funcionário impossibilitado de comparecer ao serviço.
E, também, é a garantia que o empregador possui em relação à justificativa fornecida.
Já em relação à declaração de horas tempo de percurso, a CLT não tem expresso nenhum texto que se refere a essa condição.
Isso faz com que o processo fique em aberto entre empresas e colaboradores, ficando a cargo do bom senso das contratantes.
Afinal, caso o empregado necessite se locomover no meio do seu período de trabalho, obviamente também haverá o deslocamento entre os locais.
Sendo assim, no geral, é dada 1 hora para a realização do percurso, mas não há prazo definido para sua finalização, devendo ser conversado entre as partes.
Como calcular as horas in itinere?
O cálculo das horas in itinere pode ser um pouco complicado, afinal, em muitos casos a plena observação das horas gastas não consegue ser acompanhada pela empresa.
Em algumas situações, é possível contratar serviços como os disponibilizados pelo VExpenses, que calculam o trajeto percorrido para reembolso de km rodado, baseado no GPS do celular.
Isso faz com que haja a contabilização justa da quilometragem, diminua o risco de fraudes e a empresa pague de forma correta ao colaborador.
Outro ponto importante é que, a partir da contabilização de km e tempo percorridos, é possível realizar o cálculo, que deve ser feito com o período trabalhado padrão.
Afinal, como já se sabe, o cálculo de horas extras só é realizado a partir das 8 horas trabalhadas, considerando o deslocamento.
Como lançar declaração de horas tempo de percurso?
A declaração de horas tempo de percurso pode ser solicitada ao seu superior direto ou ao RH da empresa.
Em alguns casos, apenas a apresentação da declaração de comparecimento é suficiente, mas, na maioria deles, é necessário realizar a devida comunicação com todas as partes envolvidas.
É interessante que você avise com antecedência sobre seu afastamento, a fim de deixar explícito a hora marcada do compromisso.
Também é importante que haja o documento devidamente assinado, e carimbado em casos médicos, sobre a permanência do funcionário no local.
Dessa forma, é possível realizar o devido controle das atividades realizadas, sem que haja penalidades para o funcionário ou prejuízos ao serviço prestado à empresa.
O lançamento final, de modo geral, é feito diretamente pelo RH, que dará conta sobre as horas de todos os funcionários.
Entretanto, há empresas que possuem um sistema que confere maior autonomia a seus colaboradores, de forma que eles próprios possam realizar esse trabalho, evitando assim uma maior burocracia nesse processo.
Após sua submissão na plataforma interna, o setor responsável irá avaliar o documento e o aprovar de acordo com suas próprias diretrizes.
Como o funcionário deve proceder em relação ao deslocamento de viagens corporativas?
A fim de tornar as negociações mais pessoais, realizar a finalização de contratos, participar de eventos ou, até mesmo, fazer cursos e especializações, é bastante comum que empresas enviem seus funcionários em viagens corporativas.
Uma dúvida frequente entre funcionários que se deslocam para outros locais a fim de cumprir compromissos administrativos, é em relação à sua locomoção nesses locais.
Afinal, os trajetos devem ser pagos? E se são pagos, devem contar como hora extra?
A resposta é não. É estabelecido pela CLT, que os trajetos não fazem parte da contabilização de horas trabalhadas, assim como seria no local de trabalho habitual.
Porém, fica acordado que, os percursos e transfers realizados pelo colaborador a serviço do empregador, são de responsabilidade integral da empresa.
E, para isso, é extremamente interessante que haja uma política de despesas bem definida, além de um processo otimizado para que seja garantido eficiência e o total cumprimento da lei.
Agora que você já sabe as funcionalidades da declaração tempo de percurso e porque ela é tão importante para o dia a dia corporativo, fique atento a esse benefício e tenha um maior controle sobre as horas exercidas pelos funcionários!
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