Entenda o que é uma Nota de Débito, como funciona e exemplos

A nota de débito é usada para reembolso de despesas de clientes, como viagens e alimentação, diferentemente das faturas.

O reembolso de despesas, quando não é bem administrado, desvia os recursos empresariais para dois caminhos: fraudes e tributação. 

Caso os gastos reembolsáveis não sejam acompanhados por meio de ferramentas eficientes, tanto o profissional ou prestador de serviço quanto a empresa contratante podem sofrer perdas financeiras.

Um levantamento da ACFE, entidade norte-americana que representa auditores fiscais, aponta que reembolsos irregulares correspondem a 17% do total de fraudes corporativas. 

As perdas médias com esse tipo de irregularidade chegaram a US$ 40 mil por empresa nos EUA.

Quando as despesas a serem reembolsadas não são devidamente comprovadas, as empresas correm o risco de sofrerem autuações e receberem multas. 

Isso ocorre porque o fisco entende que as despesas fazem parte do custo do serviço, assumindo natureza remuneratória e não indenizatória.

Nesse tipo de situação, a nota de débito pode se sair como a melhor forma de prevenção e controle dos gastos conforme as políticas de reembolso da empresa.

Confira o nosso artigo e entenda o que é nota de débito e como utilizá-la da forma correta. Vem com a gente!

O que é Nota de Débito?

A nota de débito é um tipo de documento amplamente utilizado para custear despesas que ocorrem por fora do serviço, como, por exemplo, as despesas de viagem a trabalho.

Quando uma empresa contrata outra, como no caso de consultorias, a comprovação do pagamento de despesas é feita por meio da emissão de nota fiscal do preço do serviço. 

E é no momento da emissão que o valor da nota fiscal é utilizado como base de cálculo e o imposto é cobrado.

Veja também: Perdi a nota fiscal: como comprovar despesas para reembolso?

No entanto, há situações ao longo da prestação de serviços em que surgem despesas que não podem ser incluídas na cobrança via nota fiscal, uma vez que não estão relacionadas à atividade-fim da empresa contratada. 

Ou seja, tratam-se de despesas e não custos. Esse é o caso dos gastos com deslocamento, hospedagem e alimentação.

Essas despesas, no primeiro momento, são pagas pela prestadora de serviço. Ao final do contrato, a cobrança de valores para reembolso deve ser feita por meio das notas de débito.

A nota de débito costuma ser utilizada até mesmo pelas entidades públicas que expressam em seus editais a necessidade de os participantes emitirem notas de débito para reembolso. 

As empresas privadas, por sua vez, devem deixar isso previamente acordado entre as partes mediante contrato.

No entanto, o Fisco e as secretarias municipais de tributação podem sustentar o entendimento de que o reembolso está embutido no preço e, portanto, deve ser tributado, ainda que, do ponto de vista contábil, não exista aumento patrimonial. 

Aqui, considera-se que o reembolso é um custo e não uma despesa.

Para que serve a Nota de Débito?

A nota de débito serve para registrar e formalizar a ocorrência de um débito ou valor devido entre duas partes em transações comerciais, como explicamos anteriormente.  

Sua principal finalidade é notificar o destinatário, que pode ser o comprador ou o cliente, sobre a existência de uma dívida ou débito pendente, descrevendo os detalhes do valor devido.

Como funciona a Nota de Débito para reembolso?

A nota de débito para reembolso é adotada sempre que uma organização precisa reembolsar um cliente ou fornecedor por determinado valor que foi pago de forma indevida, em excesso ou por qualquer outro motivo.

O processo da nota de débito funciona a partir da identificação da necessidade de reembolso. 

A partir daí, a empresa faz a emissão deste documento para o cliente ou fornecedor, descrevendo todos os detalhes da transação, como data, valor a ser reembolsado, motivo do reembolso e dados para a identificação do pagamento original.

Com isso, a empresa comunica o cliente ou fornecedor sobre a necessidade do reembolso e envia o documento para um registro formal. 

Em seguida, ocorre o reembolso do valor indicado, que pode ser feito por meio de transferência bancária, estorno do pagamento original, crédito em conta, pix, etc. 

Após a conclusão deste processo, é importante fazer o arquivamento da nota de débito para garantir a transparência e conformidade com as obrigações legais.

Qual é a importância da Nota de Débito na prestação de contas?

A nota de débito na prestação de contas de uma organização é importante para garantir a transparência e registro adequado das transações financeiras.

Além disso, esse documento possibilita ainda a rastreabilidade das operações financeiras, assegurando ainda a conformidade com as normas fiscais e contribuindo para uma gestão financeira mais eficiente e responsável da empresa.

Exemplo do uso da Nota de Débito

Suponhamos que a sua empresa comercializa materiais de escritório e um de seus clientes fez um pedido de 100 caixas de papel sulfite no valor de R$ 10,00 cada, totalizando R$ 1.000,00.

Porém, ao fazer a emissão da fatura, o financeiro cometeu um erro e cobrou R$ 12,00 por caixa em vez de R$ 10,00.

Para corrigir esse erro e registrar o valor correto, sua empresa deve emitir uma nota de débito para o cliente. 

Sendo assim, será preciso informar ao cliente o número da nota, a data de emissão, os detalhes do débito, o total do débito a ser pago e a assinatura do responsável pela empresa.

Ao enviar essa nota de débito ao cliente, é necessário comunicar a correção do valor devido.

Como fazer uma Nota de Débito?

Para fazer uma nota de débito, você pode contar com um ERP ou até mesmo uma planilha de Excel programada para essa emissão. 

Não existem diversos tipos de notas de débito. Basicamente, as notas de débito contêm os mesmos tipos de informações.

Identificação da empresa emissora

Para fazer a nota de débito, o primeiro passo é identificar a empresa emissora, incluindo dados como nome, endereço completo, telefone, e-mail e CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica).

O objetivo é obter a identificação correta da empresa, para um cadastro ou um possível contato. 

Identificação da empresa devedora

Depois, inclua a identificação da empresa devedora, com as mesmas informações ao identificar a companhia emissora. 

Data de emissão e número do documento

Além disso, é preciso incluir a data de emissão da nota e o número de identificação único, para permitir maior controle e facilitar o arquivamento. Você pode usar uma sequência ordenada de números ou gerar um código a partir de um software específico.

Detalhamento das despesas

A nota de débito deve conter ainda o detalhamento das despesas que são cobradas de maneira organizada, elencando todos os produtos ou serviços em questão. Insira informações como  quantidade,  valor unitário e o valor total.

Valor total do débito

Ao final da nota de débito, indique o montante total a ser cobrado. Não deixe de conferir o valor para não cometer erros. 

Observações adicionais (opcional)

Se preciso, inclua na nota de débito observações adicionais como, por exemplo, método e tipo de pagamento. 

O que deve constar na Nota de Débito?

As principais informações que devem constar na sua nota de débito são:

• Data de emissão;
• Finalidade;
• Número do documento;
• Dados da empresa que está emitindo (nome, CNPJ, Inscrição estadual/municipal, endereço, contatos);
• Dados da empresa para a qual a nota de débito está sendo emitida (nome, CNPJ, Inscrição estadual/municipal, endereço);
• Detalhamento de despesas (descrição, quantidades e valor de cada despesa);
• Valor total das despesas;
• Data de vencimento.

Outras informações que podem ser adicionadas são:

• Período de referência das despesas cobradas;
• Forma de pagamento;
• Logo da empresa.

Ao emitir uma nota de débito para reembolso via ERP, o processo é facilitado, já que diversas das informações já estarão preenchidas por padrão.

Modelo de Nota de Débito gratuito

O VExpenses oferece um modelo de nota de débito gratuito para sua empresa usar na rotina financeira e facilitar os processos, evitando inconsistências e fraudes na prestação de contas. 

Nesse modelo, em forma de planilha, você encontra todas as informações citadas acima para uma nota de débito ideal.

Em todo processo de reembolso, a tecnologia é essencial para otimizar os processos, a gestão de tempo e até mesmo a qualidade dos relatórios e documentos feitos. 

No VExpenses, por exemplo, app voltado para reembolsos corporativos,o objetivo é desburocratizar o processo de reembolsos, simplificando ações por meio da tecnologia. 

Com isso, é possível poupar até 88% dos gastos com prestação de contas. Conheça o app VExpenses!

Como evitar problemas com as Notas de Débito?

Para evitar problemas com a Receita Federal, é importante ter cuidados na emissão das notas de débito. Algumas dicas de como evitar problemas com o Fisco são:

• prever em contrato o reembolso das despesas;
• limitar as contas a gastos estritamente necessários e passíveis de comprovação;
• tratar direto com o fornecedor o pagamento de despesas que possam ser antecipadas, sem passar pelo prestador de serviços (hospedagem, por exemplo);
• evitar que o valor total das despesas se aproxime ou exceda o valor do serviço prestado;
• jamais contabilizar os recursos de reembolso em contas de resultado, mas sim em contas patrimoniais.

Sob a ótica da contabilidade, o reembolso das despesas não deve ser tributado; afinal, não há faturamento ou ganho patrimonial por parte do negócio contratado. 

A nota de débito garante transparência na relação financeira entre empresas, estimula a geração de novos negócios e possibilita mais flexibilidade aos contratos.

Todavia, não é impossível que o Fisco, mesmo diante das evidências de que não houve incremento patrimonial, decida autuar a prestadora de serviços e fazer a cobrança do imposto sobre o ressarcimento como se fosse lucro. 

Se isso acontecer, as notas de débito são meios legais para comprovar os gastos e reembolsos, tanto na esfera administrativa quanto na judicial.

Por fim, é importante lembrar que o reembolso de algumas despesas, como viagens, deve ser declarado no IRPF pelo colaborador ou prestador de serviços, embora haja isenção do ressarcimento.

Quais as vantagens e desvantagens do uso da nota de débito?

Mesmo com seu valor comprobatório, a nota de débito ainda apresenta algumas desvantagens. Entenda abaixo as razões para usar ou não as notas de débito para comprovar os gastos da sua empresa.

Vantagens

Prestadores de serviço e organizações que priorizam a transparência nos negócios podem contar com o uso das notas de débito para garantir esse atributo. 

Além disso, esses documentos também ajudam a evitar disputas insolúveis com a Receita e as secretarias fazendárias dos municípios.

Sem esse instrumento, o reembolso das despesas corre como pagamento, o que gera incidência de impostos e, consequentemente, onera o serviço e derruba a competitividade das empresas. 

A alternativa mais vantajosa seria arranjar o ressarcimento à margem da legalidade ou buscar alternativas em prejuízo à entrega do serviço final.

Outra grande vantagem das notas de débito é que a Justiça reconhece seu valor comprobatório e, em muitos casos Brasil afora, decide em favor do contribuinte. Assim, o documento resguarda as empresas e protege a atividade comercial.

Veja também: Gestão de despesas corporativas: 5 dicas para modernizar

Desvantagens

As relações de negócios estão cada vez mais dinâmicas e a emissão de notas de débito para cada despesa é uma forma antiquada e pouco produtiva de comprovar gastos. 

Com isso, os negócios se tornam extremamente burocráticos e ficam travados, prejudicando a entrega do serviço contratado.

Basta imaginar uma situação hipotética: quando um profissional terceirizado precisa se deslocar de avião para prestar determinado serviço à contratante, seus gastos incluem passagens aéreas, diárias em hotel, refeições e deslocamento urbano.

Emitir notas para cada uma dessas despesas demanda certo tempo. Além disso, o acúmulo de papéis gera outros custos para a empresa contratante, incluindo armazenamento físico e gestão documental.

A solução é a utilização de softwares de gestão de reembolso, como o VExpenses, que automatizam todo o processo. 

A ferramenta integra os computadores do setor financeiro da organização e o prestador de serviços, que pode capturar e armazenar os recibos no app e enviá-los diretamente para o banco de dados.

Para que a tecnologia funcione bem, é importante que a empresa tenha políticas de reembolso claras , definindo qual o teto de gastos para cada categoria de despesa. 

Essas regras são aplicadas ao software, que bloqueia o cadastro de despesas acima dos limites.

Por fim, são gerados relatórios que permitem analisar detalhadamente os gastos de todos os prestadores de serviço e colaboradores, o que resulta em uma drástica economia com reembolsos, além de evitar fraudes.

As notas de débito são funcionais. Por meio delas, é possível controlar gastos com ressarcimentos e evitar autuações por razões de ordem tributária. 

Entretanto, em organizações mais complexas, é fundamental gerenciar os reembolsos com tecnologias que permitam maior agilidade e transparência.

Quando a nota de débito é necessária?

A nota de débito pode ser usada nas mais diversas situações. Confira algumas delas logo abaixo:

Viagens corporativas

A nota de débito é um instrumento muito usado em viagens corporativas, especialmente quando falamos de gastos que os colaboradores acabam tendo nessas viagens e que podem ser dos mais variados tipos, como alimentação, transporte, passagens, hospedagens, etc. 

O objetivo é garantir o registro e fazer a cobrança desses gastos, além de manter o controle de despesas e realizar o reembolso correto ao colaborador. 

Devolução de mercadorias

A nota de débito também é indicada quando a empresa precisa fazer a devolução de produtos adquiridos de um fornecedor que veio com defeito, por exemplo. 

Assim, a empresa pode registrar a devolução e o valor em questão, permitindo que o recurso investido possa ser reembolsado ou abatido em compras futuras. 

Correção de faturas

A correção de faturas é também outra situação indicada para o uso da nota de débito em uma empresa. 

Sendo assim, em caso de erros ou equívocos na emissão de faturas ou dos valores, ela pode ser utilizada como um complemento ou ajuste da fatura original, com as mudanças necessárias. 

Serviços não contratados

Outra situação que a nota de débito pode ser aplicada é em serviços não contratados ou realizados incorretamente. 

Dessa forma, você pode formalizar a cobrança dos valores, registrando e reivindicando o pagamento pelos serviços não contratados. 

Qual a diferença entre fatura e Nota de Débito?

As notas de débito são um tipo de documento emitido para avisar um cliente de débito (valor a pagar). Por isso, a nota de débito é um tipo de documento comumente usado para solicitar reembolso entre empresas.

Como vimos, a emissão de nota de débito é feita para solicitar o reembolso por despesas envolvidas na prestação do serviço. 

Diferente da fatura, as notas de débito são um tipo de nota emitida para avisar um cliente sobre o débito e não tem emissão obrigatória. Ou seja, cabe à empresa decidir se uma nota de débito deve ser emitida ou não. 

Independentemente da emissão de nota de débito ou não, a contabilização de reembolso de despesas entre empresas é feita no contas a receber. 

A fatura também está relacionada às contas a receber. No entanto, a fatura está relacionada à cobrança de valores relacionados à prestação do serviço/venda de produtos. 

Ou seja, a nota de débito é um tipo de documento usado para restituição de despesas decorrentes da prestação de serviços como deslocamento, alimentação e outras despesas.

Enquanto isso, a fatura é usada para solicitar cobrança de valores relacionados à prestação do serviço em si ou venda de produtos. 

A emissão de fatura é diferente também da emissão de nota fiscal – pois a fatura não possui valor para recolhimento de impostos, como a nota fiscal.

A fatura é um tipo de documento que detalha a prestação de serviço ou venda de produtos, estando relacionada a um valor que ainda será recebido. 

Os tipos de notas de débito são de saldo positivo (débito) ou saldo negativo (crédito). Diferente da fatura, que pode ser emitida apenas para saldo positivo. Outros tipos de notas de débito são: impressa ou eletrônica.

Qual a diferença entre nota de crédito e Nota de Débito?

As notas de débito e de crédito são documentos contábeis utilizados para ajustar operações comerciais realizadas entre empresas e clientes.

Como mencionamos, a nota de débito é emitida em casos de reembolso de despesas, como viagens e alimentação, além de outras situações, como devolução de mercadoria, correção de faturas, serviços não contratados, etc.

Já a nota de crédito, é emitida em casos de devolução de produtos, descontos ou correção de erros de faturamento que acarretaram em um pagamento excessivo. 

Qual a diferença entre despesas e custos para Notas de Débito?

Ao emitir a nota de débito, é importante ficar de olho nas diferenças entre despesas e custos. 

Para você entender, custos estão associados aos gastos diretos necessários para a produção de bens ou prestação de serviços de uma empresa. 

Entre os principais exemplos estão: matéria-prima, mão de obra direta e outros insumos usados nos processos produtivos.

Já as despesas, estão diretamente relacionadas aos gastos gerais que uma empresa possui e que não estão ligadas à área produtiva, como materiais de escritório, marketing, seguros, juros de empréstimos, etc.

De qualquer forma, os custos e despesas podem fazer parte de uma nota de débito. 

Nota de Débito é tributada?

A resposta é não, já que a nota de débito não possui valor fiscal. Isto é, ela não é considerada um acréscimo patrimonial; portanto, não deve reter impostos sobre o valor indicado no documento.

Uma Nota de Débito é igual a uma nota fiscal?

A nota de débito não é igual a uma nota fiscal, já que ambos os documentos são usados em diferentes contextos comerciais e fiscais.

Para você entender, nota fiscal comprova uma transação de venda de produtos e serviços, enquanto a nota de débito é usada para reembolso de despesas ou custos. 

Conclusão

Após conferir o nosso artigo,  ficou mais fácil utilizar a nota de débito no seu negócio, não é mesmo?

Se você se interessa por esse e outros assuntos do universo financeiro empresarial, não deixe de acompanhar o nosso blog, pois trazemos conteúdos interessantes sobre o setor semanalmente.