Seu guia de gestão empresarial e financeira
Seu guia de gestão empresarial e financeira
perdi a nota fiscal

Perdi a nota fiscal: como comprovar despesas para reembolso?

4 minutos de leitura

O processo de reembolso de despesas exige a prestação de contas dos funcionários, que serve para comprovar os gastos realizados em função da empresa. Entretanto, imprevistos, como a perda do documento fiscal, podem acontecer. São nessas situações que muitas pessoas acabam ficando sem resposta para a pergunta “Perdi a nota fiscal, o que fazer?

O funcionário ainda tem direito ao reembolso? Como a empresa deve agir? O que a lei diz sobre comprovação de despesa para reembolso?

Aqui neste artigo vamos responder às principais dúvidas que abrangem esse tema, além de te mostrar a importância de uma política de reembolso de despesas clara e objetiva. 

Confira o artigo até o fim e saiba o que fazer quando alguém perder o comprovante de pagamento.

O que diz a lei sobre os documentos comprobatórios?

Em vigor desde 13 de novembro de 2017, a reforma trabalhista reforçou que despesas pagas pelos trabalhadores na realização de suas atividades profissionais em função da empresa, devem ser ressarcidas sem qualquer implicação em sua remuneração.

Só que, para que o reembolso aconteça, é fundamental que o funcionário comprove todos os gastos, através de comprovantes legais.

Por isso, é preciso estar atento e solicitar os documentos fiscais em todos os estabelecimentos frequentados ou serviços adquiridos, como transporte e combustível, enquanto esteve à disposição da empresa.

Sem eles, a empresa não tem como comprovar os gastos e, portanto, não é obrigada, por lei, a ressarcir o funcionário, uma vez que não há comprovação legal da transação

Mas e quando o funcionário avisa: “perdi a nota fiscal”, o que fazer? 

Aqui existem duas possíveis situações.

Para empresas que operam no regime de Lucro real, é obrigatório o armazenamento dos comprovantes para reembolso de despesas. 

Dessa forma, se o documento não existe ou foi perdido, a empresa fica impossibilitada de realizar o reembolso, pois não tem documento para deixar arquivado, conforme exigência fiscal para esse tipo de transação.

O descumprimento da lei pode ocasionar uma dor de cabeça para a empresa, pois ela não tem como comprovar para onde o dinheiro foi. Por isso, nessas circunstâncias, não ocorre o reembolso.

Assim, o funcionário que perdeu o comprovante fica com o prejuízo. 

empresas que operam no regime de Simples Nacional ou Lucro presumido, não são exigidas, por lei, comprovante para que a realização de reembolsos aconteça.

Portanto, a resolução do caso fica à critério da própria empresa, que pode ou não realizar esse pagamento.

Mesmo nesses casos, a exigência da comprovação da despesa através da apresentação de documento fiscal é uma boa prática tanto financeira, quanto contábil e administrativa. Afinal, torna-se mais fácil evitar fraudes ou irregularidades nos processos internos da empresa.

Perdi a nota fiscal: Como recuperar o documento?

Como dissemos anteriormente, comprovar a transação é um dos requisitos obrigatórios para o reembolso de despesas. Por isso, quando um funcionário perder a nota fiscal, ele precisa buscar um meio de recuperá-la, através da obtenção da segunda via junto ao estabelecimento.

O processo de recuperação é bem simples. Basta seguir o passo a passo abaixo:

  1. Acesse o portal da NF-e. É nessa página da internet que será possível gerar o arquivo XML da nota fiscal eletrônica (NF-e);
  2. Digite a chave de acesso da NF-e, uma sequência de 44 dígitos localizada no topo da DANFe, abaixo do código de barras;
  3. Faça a autenticação, comprovando ao site que você não é um robô;
  4. Na tela, aparecerá o espelho da NF-e a ser recuperada. Aqui, será possível verificar dados sobre a tributação, data de emissão e a situação do documento perante a SEFAZ;
  5. Em seguida, é só baixar o arquivo XML e salvá-lo.

Pronto, esse arquivo é considerado original e oficial.

Uma dica para diminuir o risco de perda dos documentos fiscais é contar com a tecnologia e utilizar um app de gestão de reembolso de despesas.

Essas ferramentas, como o VExpenses, funcionam com alimentação de informações em tempo real, digitalização de documentos e armazenamento em nuvem, evitando dores de cabeça tanto para o funcionário que precisa prestar contas, quanto para a empresa.

Quais documentos são aceitos como comprovantes para reembolso de despesas? 

Documentos aceitos como comprobatórios devem apresentar informações como:

  • Data da transação;
  • Valor;
  • Forma de pagamento;
  • Nome do fornecedor;
  • Descrição do que foi adquirido. 

Dessa forma, entre os comprovantes de despesas aceitos para reembolso de despesas estão:

1. Cupom Fiscal

Como são impressos em papéis termossensíveis, eles estragam facilmente. Portanto, para evitar problemas é interessante digitalizar o documento e assim garantir a sua validade.

São comprovantes de pagamento impressos por impressoras específicas, mais comuns às despesas pagas com cartão de crédito ou débito.

2. Nota Fiscal

Possui informações mais detalhadas do consumidor e do vendedor em questão, conforme exigências legais.

A nota fiscal exige que o estabelecimento tenha um sistema emissor para gerá-lo.

3. Recibo de pagamento

Mais utilizado por profissionais liberais e prestadores de serviço, o recibo também é legalmente aceito como comprovação de pagamento. E, portanto, pode ser usado no reembolso de despesas.

Entretanto, devem ser emitidos em duas vias e conter informações como: 

  • Quem fez a compra; 
  • Quem realizou o serviço;
  • Descrição detalhada do que foi feito; 
  • Data da transação;
  • Valor cobrado

4. Fatura

A fatura do cartão de crédito também pode ser um documento comprobatório.

Contudo, nem todas as empresas aceitam a fatura para reembolso de despesa, pois informa apenas o nome do estabelecimento e o valor pago. 

Assim, itens não reembolsáveis não aparecem discriminados.

Portanto, é preciso verificar a política de reembolso para saber se esse é um meio válido para a sua empresa. 

5. Extratos de checkout de hotel

Também são válidos como comprovação de despesas.

Mas, assim como no caso das faturas de cartão de crédito, é importante verificar as políticas de reembolso da empresa primeiro.

Bônus: Sua empresa já tem uma política de reembolso?

Para o processo de reembolso seja uma operação idônea e transparente, sem conflitos de interesse, é fundamental criar regras e rotinas processuais para garantir o direito de ambas as partes e o bom relacionamento entre os envolvidos, evitando conflitos e até mesmo processos judiciais.

Por isso, se as atividades externas são uma rotina na sua empresa, é recomendado que se tenha uma política de reembolso estabelecida. 

Nela deve constar a forma como os documentos devem ser apresentados (se pode, por exemplo, enviar uma foto do cupom fiscal ou se é necessário entregá-lo fisicamente), o prazo para guardar notas fiscais, quais despesas são reembolsáveis, entre outras informações. 

Além disso, esse documento deve ser de conhecimento de todos os funcionários. Assim, eles ficam cientes de suas obrigações para a garantia ao direito de ser reembolsado. 

Para saber mais detalhes, acesse nosso post sobre como construir uma política de reembolso de despesas em 10 passos.

Nossa dica final é: utilizar um sistema que facilite a gestão dos reembolsos é de extrema importância para evitar problemas e melhorar a comunicação com os funcionários. 

Conseguimos tirar suas dúvidas sobre a comprovação de despesas para reembolso e o que fazer quando o funcionário chegar com a notícia “perdi a nota fiscal”? Nos conte nos comentários e acompanhe nosso blog para continuar por dentro dos assuntos financeiros empresariais.

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Esse site utiliza o Akismet para reduzir spam. Aprenda como seus dados de comentários são processados.