Aplicativo de despesas de funcionários: o que é o como utilizá-lo?

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É inegável que a tecnologia vem se desenvolvendo cada vez mais e gerando soluções para todos os tipos de problemas. No mundo corporativo, isso não é diferente. Existem diversas ferramentas no mercado, como aplicativo de despesas de funcionários, criados para melhorar e facilitar diversos processos operacionais.

Processos como a prestação de contas de funcionários, controle de reembolso e adiantamento e o lançamento de despesas no ERP ficam muito mais facilitados e sem erros.

Isso para não dizer que ficam totalmente automatizados, quase sem necessidade de intervenção humana.

Entre os benefícios se destacam a transparência dada ao processo, agilidade e, claro, a repressão de fraudes e irregularidades. 

Neste artigo iremos te explicar o que é um aplicativo para despesas de funcionários, as principais vantagens e porque você deveria implantar um app para despesas de viagem na sua empresa agora mesmo.

Confira! 

O que é um aplicativo de despesas de funcionários?

Conforme dissemos, a tecnologia deve ser utilizada para facilitar as atividades diárias. E uma ótima maneira de fazer uso dessas ferramentas é através de programas e aplicativos que te ajudam a organizar os números da sua empresa.

Afinal, todo gestor sabe que ter os gastos financeiros sob controle é essencial para manter a saúde econômica da empresa e garantir seu crescimento. 

No caso específico dos aplicativos de despesas de funcionários, a tecnologia é utilizada para operar, gerir e controlar qualquer processo ligado a gastos extras que os colaboradores podem ter à trabalho.

Ou seja, não importa se na sua empresa vocês estão acostumados a custear as despesas de funcionários através de:

Um aplicativo de despesas de funcionários, como o VExpenses por exemplo, irá otimizar o processo utilizado pela sua empresa de ponta a ponta. Desde o momento de preencher as despesas e elaborar os relatórios, até o momento da aprovação e conferência do gasto reportado.

Assim, utilizar um aplicativo de despesas traz maior segurança para esse tipo de procedimento.

Além disso, esse tipo de ferramenta comumente permite diversos tipos de integração que centralizam os processos, evitam retrabalhos e falhas humanas, economizam tempo e facilitam a gestão.

É possível integrar o sistema do aplicativo de despesas de funcionários com:

  • Seu ERP, e assim que as despesas são aprovadas, automaticamente são lançadas nas contas corretas do ERP utilizado pela empresa;
  • Com o banco utilizado pela empresa, e assim, quando uma fatura do cartão corporativo fechar, ela é enviada para o aplicativo de despesa, facilitando a conciliação dos gastos;
  • Ou, ainda, utilizar um cartão corporativo nativamente integrado à plataforma, como é o caso do Cartão VExpenses.

No ambiente profissional é de extrema importância contabilizar os gastos da maneira correta, não apenas para manter o controle sobre as despesas, como também para melhorar o processo de prestação de contas dos próprios colaboradores. 

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Assim, como dissemos anteriormente, fazer uso de um bom app despesas de viagem auxilia no controle, monitoramento e análise das despesas nesse setor. 

Afinal, através do aplicativo de despesas, o funcionário é capaz de inserir as contas que teve com despesas enquanto estava à disposição da empresa, inclusive viagens profissionais.

Após a solicitação de reembolso à empresa, a gestão financeira recebe o relatório por meio da própria plataforma e avalia se o reembolso será liberado ou não, baseado na política desse procedimento da companhia. 

Algumas empresas como a Ourofino Agrociência, Bild Vitta, Peccin, Copag e Azuma Kirin já apostam nessa tecnologia. Confira!

Quais as vantagens de usar um aplicativo de despesas corporativas na minha empresa?

Fazer uso de um aplicativo totalmente voltado para a gestão de despesas de funcionários acarreta em inúmeras vantagens para a empresa

O VExpenses, que oferece uma das melhores soluções no mercado atual, conta com soluções perfeitas para pequenas, médias e grandes companhias. 

Veja a seguir alguns dos principais benefícios dessa tecnologia:

1. Economia de tempo

Ter a possibilidade de economizar tempo através de uma solução que está na palma da sua mão é um privilégio e tanto, certo?

Pois bem, usar um aplicativo de despesas traz exatamente esse benefício: economia de tempo e maior rapidez nas definições sobre a prestação de contas dos colaboradores. 

Quando o processo de prestação de contas é realizado de forma totalmente manual, as horas gastas em cada solicitação de reembolso, por exemplo, são inúmeras, as quais poderiam ser facilmente economizadas diante da simples digitalização do processo. 

A partir da maior mobilidade e agilidade da prestação de contas pelo aplicativo, uma enorme quantidade de tempo é economizada e isso gera também uma grande economia financeira.

2. Maior segurança

A implementação de um aplicativo de despesas também oferece um maior nível de segurança para a empresa. Esse aspecto é de extrema importância quando o assunto é justamente prestação de contas. 

Na solução oferecida pelo VExpenses, por exemplo, cada colaborador possui um acesso individual para o uso do sistema. 

Além disso, todas as informações inseridas no aplicativo são salvas em nuvem e protegidas contra o vazamento de dados

Aliás, o armazenamento em nuvem é outro ponto positivo que reforça o nível de segurança do aplicativo. Pois assim, permite que os documentos e recibos sejam salvos com a garantia de que serão preservados.

Esse tipo de tecnologia admite a preservação de todos os dados, mesmo que haja algum problema no espaço físico da empresa. 

3. Agilidade no processo de reembolso

Além da economia de tempo e aumento do nível de segurança, escolher um bom aplicativo de gestão de despesas confere maior agilidade e economia no processo de reembolso

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Através do app VExpenses é possível cadastrar a política de reembolsos específica da sua empresa e personalizar as regras para esse processo. 

Assim, se torna possível agilizar o reembolso, visto que o próprio aplicativo revisa as regras e melhora o processo de análise das solicitações recebidas.

Todo o fluxo ocorre pelo aplicativo, desde a prestação de contas até a aprovação do reembolso, agilizando tudo. 

Como escolher um aplicativo de despesas para minha empresa?

A escolha de realizar uma mudança nos processos internos de qualquer empresa deve ser levada a sério, por isso, é preciso analisar bem as opções disponíveis no mercado, tanto pela sua qualidade, como também pelo valor.

Por isso, a melhor escolha para uma companhia pode não ser para outra, entretanto, existem alguns critérios que devem ser levados em consideração. 

Em primeiro lugar é indicado avaliar as companhias mais consolidadas no mercado que oferecem esse tipo de serviço. 

Ao optar por fechar um serviço com quem já tem experiência no assunto, como o VExpenses, diminui-se o risco de qualquer erro que possa ocorrer no caminho. Ou mesmo o risco de a ferramenta não suprir todas as necessidades da empresa.

A atualização de processos totalmente manuais para virtuais é cansativa e precisa ser realizada com toda a segurança.

O principal objetivo é facilitar os procedimentos diários dos colaboradores, por isso, o segundo aspecto que deve ser levado em consideração é a usabilidade do aplicativo

O software escolhido deve ser de fácil utilização, tanto por quem realiza a prestação de contas quanto por quem recebe as informações. 

Assim, é imprescindível considerar se os aplicativos são de bom entendimento, usabilidade prática e que possam ser utilizados na maior parte dos smartphones. 

Por último, o fator econômico também deve ser considerado.

O processo de reembolso lida com informações financeiras de uma empresa que precisam ser protegidas com um nível alto de segurança, por isso, não se guie apenas por preço. 

Busque entender todos os pontos que destacamos anteriormente, antes de considerar o valor que deverá ser desembolsado.

Dessa maneira, será possível realizar a escolha mais apropriada para a realidade profissional da sua empresa. 

Todas as dicas para escolher o melhor aplicativo de despesas são válidas para quem ainda não digitalizou o processo e também para quem não está satisfeito com a solução escolhida. 

Ficou claro quais são as principais vantagens de fazer uso de um aplicativo de despesas de funcionários? Não hesite em entrar em contato com nossos especialistas para ter acesso gratuito ao VExpenses durante 7 dias e descobrir as vantagens na prática!

Carolina Crumo


Apaixonada por marketing e por aprender e poder compartilhar conteúdos que engajam e informam. Sou parte do time VExpenses e ajudo a construir um mundo mais empático através de soluções financeiras.

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