Entenda como a Peccin conseguiu economizar até 82,5% só de gastos com postagem de correspondência por mês, além de aumentar em 65% a agilidade do processo de reembolso de despesas na empresa.
“O maior ganho foi intangível, que é realmente a agilidade e transparência na hora de pagar a equipe.” – Anderson Piram
Coordenador de Inteligência de Vendas na Peccin
Coordenadora de Inteligência de Vendas na Peccin
O que você verá neste case?
Você já se perguntou quais podem ser os perigos de manter os processos administrativos e financeiros totalmente offline, apoiados em documentos totalmente físicos?
O grande problema em gerir processos desta forma é que, além de apresentar maiores riscos de perda de documentos, eles somam pontos para a baixa eficiência, impactando diretamente no desenvolvimento da empresa.
Normalmente, esse impacto fica mais evidente quando se fala em lentidão dos processos e entregas, aparecimento de gargalos financeiros, falta de confiança no processo, além, claro, da diminuição da produtividade dos colaboradores.
Dentro do processo de reembolso de despesas isso não é diferente. Contar com envio de documentos físicos, como recibos e relatórios de gastos, através do correio e com um controle feito manualmente com auxílio de planilhas, pode acabar saindo mais caro do que o próprio valor a ser reembolsado.
Foi para resolver esse tipo de problema que surgiu o VExpenses. Entenda como a Peccin aderiu à tecnologia como aliada na hora de gerir seus reembolsos de despesas e acabou com o gargalo financeiro desse processo dentro da empresa.
Sobre a Peccin
A Peccin é uma empresa familiar, fundada pelos irmãos Pezzin em 1956, que produz guloseimas há 63 anos para mais de 70 países no mundo. Detentora de marcas como Trento, Tribala, Blong e Frutomila, a empresa se consolidou devido ao seu posicionamento empreendedor, inovador e de profundo respeito ao consumidor.
Além disso, um dos diferenciais da marca é possuir os olhos voltados ao mercado mundial, acompanhando tendências, mudanças de comportamento e hábitos de consumo, e evoluindo incansavelmente em todas as tecnologias – sejam elas de produção ou gestão – ao buscar pela máxima segurança e qualidade de seus produtos.
Tudo isso é o que permite que a Peccin consiga levar sabor e alegria aos quatro cantos do mundo.
O Desafio
Dentro da Peccin, o processo de reembolso de despesas começava com o envio do relatório de gastos do funcionário por correio para a sede da empresa. Quando chagava na sede, a área de administração de vendas era quem recebia os relatórios e ficavam responsáveis por conferir e compilar as despesas, além de lança-las manualmente no ERP da empresa.
“Antes, quando chegava notinha, eu tinha que tirar cópia dela porque era um cupom fiscal e poderia apagar. Depois eu juntava um monte de papel e levava para o financeiro. Perdiam-se os comprovantes. Então, tinha todo um processo burocrático que desviava muito do processo ideal.” – Anderson Piram
Do envio do relatório até o momento de efetivamente pagar o reembolso para o colaborador, existia um intervalo de tempo de 20 dias. Essa demora gerava um custo para a empresa, ao qual somava-se os altos gastos com serviços postais.
Cada relatório custava, em média, 20 reais para ser enviado via SEDEX, levando a Peccin a ter um gasto mensal de 40 a 80 reais por funcionário. Com uma equipe de aproximadamente 18 pessoas solicitando reembolso mensalmente, a empresa chegava a gastar, no total, de R$720 a R$1440 por mês apenas com os custos de serviços postais do processo de reembolso de despesas.
Segundo Anderson Piram, coordenador de administração e inteligência de vendas na Peccin, a dor de não ter um processo de reembolso de despesas otimizado se intensificou com a greve dos Correios, ocorrida em 2019.
Nesse período, devido ao grande atraso sofrido para a entrega dos relatórios de despesas, a Peccin se viu obrigada a pular a etapa de prestação de contas e conferências das despesas do seu processo de reembolso. Assim, a fim de evitar maiores atrasos, a empresa precisou realizar o adiantamento dessas despesas para conseguir reembolsar os gastos de seus funcionários.
Depois desse acontecido, estava claro para a Peccin que era necessário procurar uma solução para esse problema. Era preciso encontrar uma solução que fosse capaz de tornar o processo de reembolso de despesas mais ágil.
O Processo
Cientes da necessidade de encontrar uma maneira de agilizar o processo de reembolso de despesas dentro da empresa, a equipe da Peccin pesquisou por soluções no Google. Foi quando encontraram o VExpenses e decidiram entrar em contato para conversar com nossos especialistas.
Segundo Anderson, a apresentação da solução foi extremamente didática e personalizada, demonstrando como o processo de reembolso de despesas da Peccin se encaixaria perfeitamente dentro do VExpenses.
Ao mesmo tempo, durante um benchmarking com uma empresa do mesmo ramo, e que já era cliente VExpenses na época, Anderson comentou sobre o problema com os relatórios de despesas. Foi quando a equipe de nosso cliente indicou o VExpenses para a Peccin, afirmando que a plataforma conseguiria atender bem as necessidades da empresa, já que gerava muito valor para eles próprios.
Assim, tanto a qualidade do contato e da apresentação comercial, quanto a indicação de um cliente VExpenses, foram os pontos cruciais para que a Peccin escolhesse adotar a plataforma em suas rotinas de prestação de contas.
No início, a equipe da Peccin criou uma conta teste dentro do VExpenses a fim de simularem algumas necessidades da empresa. Depois de testarem funções como a elaboração e envio dos relatórios, cadastro da política de reembolso e o reembolso de km por rota no GPS, a equipe da Peccin atestou a simplicidade de uso da plataforma e o fit perfeito aos seus critérios operacionais.
“[O VExpenses] É muito didático e muito simples. As pessoas tiram as fotos dos documentos e mandam para nós como se isso já fosse rotineiro há anos.” – Anderson Piram
Desse momento em diante, ocorreu a implantação da nova solução dentro da Peccin com ajuda da Daniele Senhori, analista administrativa de vendas na Peccin. O processo de implantação ocorreu de forma tão simples quanto o envio da planilha de parametrização preenchida por Daniele, e a configuração da conta da Peccin, dentro do VExpenses, por nossos especialistas.
“Os ajustes são muito simples de fazer na plataforma. Se sai alguém do time é simples para desativar, se sai alguém do fluxo de aprovação é simples para arrumar.” – Daniele Senhori
Anderson alega, ainda, que o treinamento da equipe da Peccin com a nova plataforma aconteceu de forma descomplicada e eficiente. Foi necessário apenas um vídeo tutorial e o envio do manual por e-mail para que nenhum funcionário apresentasse qualquer dúvida de uso do VExpenses.
“A curva de aprendizado da ferramenta é absurdamente baixa, é muito rápido.” – Anderson Piram
Resultados
O VExpenses conseguiu proporcionar diversos benefícios para a equipe da Peccin. O uso da plataforma tornou a rotina dos colaboradores mais rápida, além de ter agregado mais confiança ao processo de reembolso de despesas da empresa.
“A ferramenta é absurdamente simples de usar, e para nós ela talhou tanta coisa que ela se incorporou fácil à minha rotina. Eu vejo a notificação no meu celular, em alguns segundos eu aprovo as despesas e depois é vida que segue, eu sei que o processo vai estar andando.” – Anderson Piram
Anderson destaca a economia de tempo e ganho de agilidade do processo como um dos maiores benefícios. O que antes levava 20 dias para ser concluído, hoje foi reduzido a um prazo de 7 dias.
“Hoje, o relatório é enviado na sexta-feira, aprovado até quarta e pago na quinta. Dependemos muito mais do tempo do fluxo de aprovação interno da empresa do que qualquer outra coisa. Então, em uma semana já está tudo certo.” – Anderson Piram
Associado a esse resultado, os custos com serviços postais deixaram de existir dentro do processo. E o que antes se gastava na faixa de R$700 a R$1000 mensais, reduziu-se para a faixa de R$200 a R$300 com pagamento de mensalidade do VExpenses.
Entre as funções mais utilizadas pela equipe da Peccin estão as alçadas de aprovações e os percursos por GPS e mapa para reembolso de km.
“Recentemente, deixamos de autorizar a digitação manual do km para reembolso e definimos a obrigatoriedade do uso do mapa ou GPS para reembolsar km. Isso nos trouxe uma assertividade muito grande no km rodado.” – Anderson Piram
O coordenador de vendas ainda destacou que o uso do VExpenses proporcionou um grande ganho na questão da qualidade da informação da empresa. Graças à funcionalidade de alçada de aprovações, é possível conferir o conteúdo do relatório de prestação de contas, comparando-o com as despesas dos recibos anexados, de forma muito mais fácil.
“Hoje o relatório chega e cai na mão de um assistente aqui da área para verificar se ele está corretamente preenchido. Assim, quando chega na mão do gestor, o relatório já foi corretamente triado, e ele apenas precisa conferir os valores para ver se tem alguma coisa fora do combinado, e então passar para pagamento. Agilizou muito esse processo de análise do relatório.” – Anderson Piram
Do lado do funcionário que presta contas, o uso do VExpenses proporcionou mais transparência ao processo de reembolso de despesas da Peccin, melhorando a credibilidade frente aos colaboradores.
“Ele [o funcionário] acompanha o processo, ele sabe que está na tela dele, ele sabe com quem está o relatório, na verdade. Ele sabe o que está acontecendo, para ele já não tem mais segredo isso.” – Anderson Piram
Foi assim que muitos gargalos do processo de reembolso de despesas da Peccin foram resolvidos.
“O assunto relatório de despesas deixou de ser um problema, capaz de fazer sumir do mapa frases como ‘Ah, meu relatório de despesas não foi pago’ ou ‘Cadê meu relatório?’. Isso é uma coisa que a gente já não ouve mais como ouvíamos antigamente” – Anderson Piram
Atualmente, a Peccin ainda está se preparando para fazer a integração entre o VExpenses e o ERP da empresa. Porém, o acréscimo de mais esse aspecto em prol da automação do processo já é visto com bons olhos por Anderson.
Para Anderson, os ganhos serão ainda maiores com a integração ao ERP, já que não precisará mais ter uma pessoa digitando as informações para dentro do sistema.
Essa é a história de sucesso que a Peccin traçou junto ao VExpenses, e a próxima pode ser da sua empresa! Solicite contato com um de nossos especialistas e entenda como o VExpenses pode ajudar a melhorar o reembolso de despesas do seu negócio!
