O relatório de viagem é uma ferramenta muito importante tanto para o viajante corporativo quanto para a empresa.
No texto a seguir, vamos ver:
- Os benefícios do relatório de viagem para os funcionários;
- Os benefícios do relatório de viagem para a empresa;
- Os desafios em relação ao relatório de viagem;
- Dicas para melhorar o relatório de viagem em sua empresa;
- Planilha gratuita para elaborar um relatório de viagem;
- Como economizar tempo e dinheiro ao fazer os relatórios de viagem.
Boa leitura!
Benefícios do relatório de viagem para os funcionários
O relatório de viagem descreve, essencialmente, as despesas de viagem. Para o funcionário, o relatório de viagem é importante para prestar contas e solicitar reembolso das despesas.
O reembolso de despesas é uma prática muito comum em empresas em que há funcionários que viajam a trabalho – afinal é obrigatório que as empresas cubram as despesas de viagem.
O relatório de viagem promove, portanto, o embasamento necessário para que o funcionário peça reembolso à empresa. Além disso, é importante para sua própria declaração de imposto de renda de pessoa física (IRPF).
Despesas de viagem a trabalho reembolsadas pela empresa são isentas de imposto de renda, conforme a legislação.
No entanto, elas precisam ser explicadas na sua declaração de IR e devem respeitar algumas particularidades. Saiba mais sobre essas questões e a importância da prestação de contas para a declaração de IRPF!
Benefícios do relatório de viagem para a empresa
Para a empresa, o relatório de viagem é importante para o controle financeiro e a otimização da gestão financeira do negócio.
Com uma base de dados sobre as viagens corporativas, é possível analisar as despesas de viagem e o custo do serviço prestado conforme a região, a equipe, o período. Ou seja, da forma que for pertinente para analisar o desempenho dos serviços e dos viajantes.
Este tipo de análise é essencial para verificar a viabilidade de tais viagens e também para tomar decisões estratégicas sobre a prestação de serviços em determinadas regiões.
O uso de dados para a tomada de decisões estratégicas é uma das principais características da gestão financeira moderna.
Assumir este papel estratégico, por sua vez, é essencial para que a equipe de finanças otimize a gestão financeira do negócio e alcance melhores resultados para o negócio.
Criar a cultura de gestão de dados e análises estratégicas é importante também para implementar análises mais ricas que agregarão mais valor à gestão – como a análise preditiva financeira.
O relatório de viagem é uma das fontes de dados sobre as viagens corporativas e por isso, deve ser usado também de maneira estratégica.
Além disso, o relatório de viagem é importantes para evitar fraudes no processo de reembolso de despesas.
Conforme pesquisa realizada por consultorias, as fraudes no ambiente corporativo não se restringem a sistemas de corrupção complexos.
Assim, ações como arredondar valores de reembolso na prestação de contas e uso indevido de cartão corporativo pode se tornar corriqueiras.
Por isso, o relatório de viagem também auxilia na prevenção de fraudes, ao detalhar e comprovar as despesas de viagem.
Desafios no relatório de viagem
Mesmo sendo benéfico para funcionários e empresas, grandes desafios surgem envolvendo o relatório de viagem.
Um dos entraves mais comum é a falta de um modelo de relatório de viagem ou a falta de padronização.
Esse tipo de desorganização toma tempo do viajante corporativo, que fica sem orientações precisas do que deve conter em seu relatório. Ademais, dificulta o trabalho de quem o revisa e aprova os reembolsos.
A GBTA (Global Business Travel Association) realizou um estudo em que 1 a cada 5 relatórios de despesas eram enviados com erros ou informações faltantes.
Na pesquisa, o tempo para a correção de um relatório era praticamente igual ao tempo médio para fazê-lo – indicando expressivo desperdício de tempo e recursos com retrabalho.
A desorganização na prestação de contas também pode prejudicar o envio de notas fiscais – que comprovam efetivamente as despesas.
Assim, a falta de padronização do relatório de viagem pode tornar o processo de prestação de contas mais caro e impreciso – impedindo desfrutar completamente dos benefícios que enumeramos.
Outro desafio dos viajantes corporativos e equipe financeira é realizar os relatórios de maneira que fazê-lo e revisá-lo não seja um processo engessado, que tome tanto tempo.
A seguir, você pode conferir nossas dicas de ações e ferramentas para lidar com esses entraves!
Dicas essenciais para melhorar os relatórios de viagem
Você não tem ideia de como transformar o relatório de viagem de mera burocracia para uma rica fonte de dados sobre as viagens corporativas?
Confira a seguir, duas dicas essenciais para aprimorá-lo.
1. Estabeleça uma política de reembolsos
A política de reembolsos é fundamental para que os funcionários conheçam quais despesas são reembolsáveis, os valores de reembolso, o processo de solicitação de reembolso, os prazos e o método de prestação de conta.
Assim, ela deve servir de base para o processo de prestação de contas e reembolso.
Sua estruturação também auxilia na redução do tempo gasto com processos desorganizados e confusos. Veja como elaborar uma política de reembolso de despesas em 10 passos.
2. Padronize o modelo de relatório
A padronização ajudará a economizar tempo de quem o faz, de quem revisa e de quem aprova o reembolso das despesas descritas no relatório de viagem, além de diminuir o retrabalho.
O conteúdo pode variar e é necessário observar quais são as informações valiosas que você deseja captar.
Julgamos essencial conter: data, destino, nome do viajante corporativo, nome do responsável, despesas com descrição e valores, além de anexos de comprovantes fiscais.
Criamos uma planilha gratuita para exemplificar e te ajudar com a padronização do relatório de viagem!
Ao recebê-la, não se esqueça de nos mandar um feedback sobre a planilha e eventuais dúvidas sobre relatórios de viagem.
Mas é claro, antes de baixá-la, temos uma dica ainda mais especial para quem quer dar um passo além no aprimoramento dos relatórios de viagem. Continue a leitura!
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Além da padronização, é possível alcançar resultados ainda melhores nos relatórios de viagem com a automatização.
A automatização de processos e o aproveitamento da transformação digital é uma das nossas principais dicas para modernizar a gestão de despesas e reduzir custos em sua empresa.
Na elaboração do relatório de viagem e no processo de prestação de contas, não poderia ser diferente.
Com a escolha de um software adequado como o VExpenses, é possível tornar o preenchimento do relatório de viagem automático e padronizado – economizando tempo e dinheiro.
Usando o VExpenses, o funcionário pode fotografar as notas fiscais para reembolso e as informações são lidas pelo app, que preenche o relatório de viagem automaticamente.
Além disso, conta com funcionaliade GPS para cálculo de reembolso de km rodado – despesa comum nas viagens corporativas.
Para a equipe financeira e gestores, também fica mais fácil, rápido e prático. A automatização dos relatórios de viagem centraliza as notas fiscais e exibe relatórios em tempo real.
Assim, é possível aprová-los em seus celulares em apenas alguns cliques – diminuindo o tempo gasto com retrabalho e burocracias.
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