O relatório de viagem é uma ferramenta muito importante tanto para o viajante corporativo quanto para a empresa.
Boa leitura!
Benefícios do relatório de viagem para os funcionários
O relatório de viagem ou relatório de despesas descreve, essencialmente, os gastos que os colaboradores tiveram enquanto estavam em uma viagem corporativa.
Para o funcionário, o relatório de viagem é importante para prestar contas e solicitar reembolso das despesas.
Para a empresa, o relatório de despesas é importante para a conferência da conformidade desses gastos com a política interna, além do registro e análise dos custos do negócio.
O reembolso de despesas é uma prática muito comum em empresas em que há funcionários que viajam a trabalho – afinal é obrigatório que as empresas cubram as despesas de viagem.
O relatório de viagem promove, portanto, o embasamento necessário para que o funcionário peça reembolso à empresa. Além disso, é importante para sua própria declaração de imposto de renda de pessoa física (IRPF).
Despesas de viagem a trabalho reembolsadas pela empresa são isentas de imposto de renda, conforme a legislação.
No entanto, elas precisam ser explicadas na sua declaração de IR e devem respeitar algumas particularidades. Saiba mais sobre essas questões e a importância da prestação de contas para a declaração de IRPF!
Benefícios do relatório de viagem para a empresa
Para a empresa, o relatório de viagem é importante para o controle financeiro e a otimização da gestão financeira do negócio.
Com uma base de dados sobre as viagens corporativas, é possível analisar as despesas de viagem e o custo do serviço prestado conforme a região, a equipe, o período. Ou seja, da forma que for pertinente para analisar o desempenho dos serviços e dos viajantes.
Este tipo de análise é essencial para verificar a viabilidade de tais viagens e também para tomar decisões estratégicas sobre a prestação de serviços em determinadas regiões.
O uso de dados para a tomada de decisões estratégicas é uma das principais características da gestão financeira moderna.
Assumir este papel estratégico, por sua vez, é essencial para que a equipe de finanças otimize a gestão financeira do negócio e alcance melhores resultados para o negócio.
Criar a cultura de gestão de dados e análises estratégicas é importante também para implementar análises mais ricas que agregarão mais valor à gestão – como a análise preditiva financeira.
O relatório de viagem é uma das fontes de dados sobre as viagens corporativas e por isso, deve ser usado também de maneira estratégica.
Além disso, o relatório de viagem é importante para evitar fraudes no processo de reembolso de despesas.
Conforme pesquisa realizada por consultorias, as fraudes no ambiente corporativo não se restringem a sistemas de corrupção complexos.
Assim, ações como arredondar valores de reembolso na prestação de contas e uso indevido de cartão corporativo podem se tornar corriqueiras.
Por isso, o relatório de viagem também auxilia na prevenção de fraudes, ao detalhar e comprovar as despesas de viagem.
Desafios no relatório de viagem
Mesmo sendo benéfico para funcionários e empresas, grandes desafios surgem envolvendo o relatório de viagem.
Um dos entraves mais comum é a falta de um modelo de relatório de viagem ou a falta de padronização.
Esse tipo de desorganização toma tempo do viajante corporativo, que fica sem orientações precisas do que deve conter em seu relatório de despesa. Ademais, dificulta o trabalho de quem o revisa e aprova os reembolsos.
A GBTA (Global Business Travel Association) realizou um estudo em que 1 a cada 5 relatórios de despesas eram enviados com erros ou informações faltantes.
Na pesquisa, o tempo para a correção de um relatório de despesa era praticamente igual ao tempo médio para fazê-lo – indicando expressivo desperdício de tempo e recursos com retrabalho.
A desorganização na prestação de contas também pode prejudicar o envio de notas fiscais – que comprovam efetivamente as despesas.
Assim, a falta de padronização do relatório de viagem pode tornar o processo de prestação de contas mais caro e impreciso – impedindo de desfrutar completamente dos benefícios que enumeramos.
Outro desafio dos viajantes corporativos e equipe financeira é elaborar relatórios de despesas de maneira que fazê-lo e revisá-lo não seja um processo engessado, que tome tanto tempo.
A seguir, você pode conferir nossas dicas de ações e ferramentas para lidar com esses entraves!
Dicas essenciais para melhorar os relatórios de viagem
Você não tem ideia de como transformar o relatório de viagem de mera burocracia para uma rica fonte de dados sobre as viagens corporativas?
Confira a seguir, duas dicas essenciais para aprimorá-lo.
1. Estabeleça uma política de reembolsos
A política de reembolsos é fundamental para que os funcionários conheçam quais despesas são reembolsáveis, os valores de reembolso, o processo de solicitação de reembolso, os prazos e o método de prestação de conta.
Assim, ela deve servir de base para o processo de prestação de contas e reembolso.
Sua estruturação também auxilia na redução do tempo gasto com processos desorganizados e confusos. Veja como elaborar uma política de reembolso de despesas em 10 passos.
2. Padronize o modelo de relatório de despesa
A padronização ajudará a economizar tempo de quem o faz, de quem revisa e de quem aprova o reembolso das despesas descritas no relatório de viagem, além de diminuir o retrabalho.
O conteúdo pode variar e é necessário observar quais são as informações valiosas que você deseja captar.
Julgamos essencial conter:
- Data;
- Destino;
- Nome do viajante corporativo;
- Nome do responsável;
- Despesas com descrição e valores;
- Além de anexos de comprovantes fiscais.
Falaremos mais sobre as informações essenciais do relatório de despesas de viagem a seguir.
Antes, você pode baixar nosso modelo gratuito de relatório de despesas, que criamos para te ajudar com a padronização do documento!
Ao recebê-lo, não se esqueça de nos mandar um feedback e eventuais dúvidas sobre relatórios de despesas de viagem.
Como fazer um relatório de despesas de viagem?
Como dissemos anteriormente, assim como as políticas de reembolso das empresas possuem característica e informações referentes às necessidades de cada negócio, o relatório de despesas deve seguir o mesmo raciocínio.
Ou seja, cada empresa deve elaborar seu modelo padrão de relatório de despesas de acordo com as características do negócio.
Porém, é preciso tomar cuidado para não exigir informações em excesso nos relatórios de despesas, e acabar transformando-os em meras burocracias que atrapalhem o processo de reembolso e a capacidade de análise financeira estratégica da empresa.
Para te guiar na hora de criar o modelo de relatório de despesas padrão para a sua empresa, você deve procurar abarcar 4 grandes grupos de informações:
- Do colaborador;
- Da despesa;
- Da atribuição de gastos;
- De aprovação das despesas.
A seguir, comentaremos mais detalhes sobre como essas informações devem constar no relatório de despesas de viagem corporativa. Confira:
1. Informações do colaborador
Esta parte do relatório de despesa é necessária para identificar quem é o colaborador que originou os gastos a fim de, principalmente, realizar o reembolso para a pessoa certa.
Além disso, as informações do colaborador no relatório de despesa de viagem ajudam a:
- Fazer alocação de centro de custo;
- Identificar o responsável pela aprovação da despesa;
- Fazer a conferência da política de gastos em casos que existam diretrizes diferentes conforme a hierarquia dos cargos;
- Conferir orçamento pré-aprovado;
- Entre outras análises.
Assim, os dados referentes ao colaborador que consideramos mais importantes de constar no relatório de despesa são:
- Nome;
- Departamento;
- Número de identificação dentro da empresa – caso tenha;
- Cargo.
Para casos gerais, as duas primeiras informações devem sempre estar presentes nos relatórios de despesas. Já as duas últimas informações nem sempre são necessárias, e são mais úteis para empresas de grande porte e que possuam muitas pessoas realizando viagens corporativas.
2. Informações da despesa
Quando se tratam das informações dos gastos realizados em viagem, os principais dados que precisam conter no relatório de despesa são:
- Data;
- Valores;
- Descrição do tipo da despesa;
- Anexos de comprovantes fiscais.
Todos esses dados serão fundamentais na hora de verificar os gastos apresentados no relatório de despesa de acordo com a política de gastos da empresa.
Vale destacar que é preferível que o campo de descrição do tipo da despesa tenha finalidade única para detalhar se trata-se de um gasto com alimentação, hospedagem, deslocamento, etc.
Assim, para justificativas adicionais ou observações importantes sobre os gastos, deve ser adicionado um campo específico do relatório de despesa destinado para esse fim.
Dessa forma fica mais fácil para o departamento responsável fazer a conferência dos gastos do relatório de despesa de viagem.
3. Informações para atribuição dos gastos
Para fazer a alocação dos gastos do relatório de despesas, você irá precisar, principalmente, de informações sobre:
- Departamento – que também já constará para identificação do colaborador;
- Destino/finalidade da viagem.
Essas informações são importantes para conseguir fazer a alocação do gasto como um custo do departamento comercial, por exemplo, ou de um projeto específico, no caso do preenchimento da finalidade da viagem.
Ou seja, são informações importantes na hora de atribuir o centro de custo da despesa.
Além disso, a partir desses dados apresentados no relatório de despesa é possível calcular o ROI de viagens corporativas, além de outros indicadores de controle de vendas externas.
4. Informações de aprovação das despesas
No quesito da aprovação dos gastos, a principal informação é que tenha, no relatório de despesa, um campo com o nome do aprovador e espaço para a assinatura.
Assim, fica registrado que o relatório de despesas de viagens foi conferido e aprovado para reembolso pelo responsável designado na alçada de aprovação.
Antes, recomendamos que você consulte nosso artigo “Como montar um fluxo de processo de reembolso eficaz” para entender um pouco mais sobre o assunto.
Para quem quer dar um passo além no aprimoramento dos relatórios de viagem, temos uma dica ainda mais especial, confira:
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Além da padronização, é possível alcançar resultados ainda melhores nos relatórios de viagem com a automatização.
A automatização de processos e o aproveitamento da transformação digital é uma das nossas principais dicas para modernizar a gestão de despesas e reduzir custos em sua empresa.
Na elaboração do relatório de viagem e no processo de prestação de contas, não poderia ser diferente.
Com a escolha de um software adequado como o VExpenses, é possível tornar o preenchimento do relatório de viagem automático e padronizado – economizando tempo e dinheiro.
Usando o VExpenses, o funcionário pode fotografar as notas fiscais para reembolso e as informações são lidas pelo app, que preenche o relatório de viagem automaticamente.
Mas, o VExpenses é muito mais do que um aplicativo de relatório de despesas!
A plataforma conta com funcionalidade GPS para cálculo de reembolso de km rodado – despesa comum nas viagens corporativas.
Para a equipe financeira e gestores, também fica mais fácil, rápido e prático. A automatização dos relatórios de viagem centraliza as notas fiscais e exibe relatórios em tempo real.
Assim, é possível aprová-los em seus celulares em apenas alguns cliques – diminuindo o tempo gasto com retrabalho e burocracias.
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