Confira as etapas para um Processo de Compras ideal

O processo de compras é composto por um conjunto de procedimentos que uma empresa deve seguir para a aquisição de produtos.
26 de setembro de 2023
7 min de leitura

A sua empresa tem um processo de compras adequado, estruturado e eficiente? Ter esse procedimento bem desenhado é essencial para um crescimento sustentável da sua companhia, diminuindo custos operacionais e melhorando a sua produtividade

Além disso, ao implementar uma gestão de compras eficaz, sua empresa garante a disponibilidade constante de produtos e insumos para as operações, diminuindo a possibilidade de atrasos e interrupções de atividades.

Quer conhecer todas as etapas para ter um processo de compras ideal? Então, continue lendo o artigo!

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O que é o Processo de Compras em uma empresa?

O processo de compras é composto por um conjunto de procedimentos que uma empresa deve seguir para a aquisição de produtos, serviços e matérias-primas essenciais para suas operações.

Sendo assim, esse processo é vital para assegurar que o negócio tenha recursos necessários para as suas necessidades operacionais.

Quais os benefícios em ter um bom Processo de Compras?

A implementação de um bom processo de compras é crucial para o sucesso do negócio, principalmente porque a sua empresa poderá reduzir os custos operacionais, o que possibilita a economia de valores bem significativos.

Isso é possível por meio de negociações de preços com os fornecedores e também a partir de um monitoramento do estoque para diminuir ou até mesmo evitar desperdícios com produtos parados, que podem se deteriorar ao longo do tempo.

Ao ter uma gestão de compras correta, sua empresa terá acesso aos produtos e insumos sempre que necessário, evitando paralisações nas operações por falta de recursos e mercadoria.  

Quais são as responsabilidades da gestão de compras?

A gestão de compras envolve o planejamento, controle e coordenação de todas as atividades relacionadas à aquisição de bens, serviços e matérias-primas para uma empresa.

Entre as principais responsabilidades da gestão de compra está a pesquisa de bons fornecedores, levando em consideração critérios como preço, qualidade, confiabilidade, histórico de entrega e capacidade de atender às demandas da companhia. 

Além disso, outra responsabilidade dessa gestão é elaborar um plano de compras, tendo como referência as necessidades da empresa, as demandas de mercado e o orçamento disponível.

O setor que faz a gestão de compras do seu empreendimento precisa ter boas habilidades de negociação para conseguir preços favoráveis, prazos de pagamento flexíveis e garantias de qualidade.

Para um processo de compras eficiente, o acompanhamento de todas as etapas é essencial, desde a pesquisa de fornecedores até a entrega do produto, no intuito de garantir que os prazos sejam cumpridos e que os produtos sejam enviados sem danos.

Como criar um Processo de Compras?

Para criar um processo de compras estruturado e eficiente, é preciso seguir algumas etapas importantes. Listamos todas elas abaixo, confira:

Entender as necessidades e fazer o pedido

O primeiro passo deste processo é compreender as necessidades de compra da sua empresa. Dessa forma, é preciso identificar todos os itens necessários, determinando especificações técnicas, quantidades e prazos. 

Com isso, você evita compras desnecessárias, minimiza desperdícios e otimiza seus recursos. Depois de definir os produtos, é preciso enviar a solicitação de compra aos responsáveis pela aprovação. 

Aprovação do pedido

Com o pedido em mãos, o gestor analisa todas as solicitações, entendendo se os itens listados, de fato, devem ser adquiridos e se cabem no orçamento disponibilizado pela empresa. 

Essa etapa é essencial para que as compras estejam alinhadas com a estratégia e o planejamento orçamentário da companhia, evitando compras impulsivas ou não autorizadas. 

Ordem de compra

A ordem de compra é um documento que oficializa o pedido e traz também todos os detalhes da compra, como termos e condições da transação entre a empresa compradora e o fornecedor.

Nesse sentido, o documento deve incluir dados como produtos a serem adquiridos, quantidades, preços, prazos de entrega, condições de pagamento, etc.

Entrega e verificação

A etapa de entrega e verificação é crucial no processo de compra, já que ela garante que os produtos adquiridos atendam às necessidades  da empresa no que se refere à qualidade, quantidade e prazos. 

Logo, é preciso verificar se todos os itens adquiridos foram recebidos de forma adequada e na quantidade correta, além de averiguar se a documentação referente à transação atende às necessidades da empresa.

Conclusão de pagamento

Após a verificação completa dos produtos recebidos, a última etapa do processo de compras é a conclusão do pagamento. 

Nesta fase, é preciso assegurar que o pagamento seja feito dentro do que foi acordado em termos de valor, prazo e demais condições específicas. 

Essa etapa é importante também para o controle financeiro e o cumprimento de obrigações fiscais e regulatórias.

O que um bom Processo de Compras deve conter?

Um bom processo de compras deve conter alguns aspectos importantes, como a definição de regras claras para garantir que as necessidades e preferências do negócio sejam atendidas de maneira precisa.

Sendo assim, ao adquirir um produto, é preciso determinar especificações técnicas dos itens, quantidades, prazos e condições de entrega e de pagamento. 

Além disso, o acompanhamento completo de toda a operação é primordial para assegurar a qualidade da compra. Por isso, é preciso que haja um monitoramento de todas as etapas, desde a identificação da necessidade até a entrega do produto. 

Outro cuidado essencial para um processo de compras eficiente é adotar estratégias para momentos de adversidade, como atrasos na entrega, problemas de qualidade, etc, para evitar impactos negativos que comprometam a operação da empresa. 

Fazer avaliações regulares de fornecedores também é uma medida importante no processo de compras, já que elas permitem compreender o desempenho dos fornecedores, garantindo boas parcerias. 

Sendo assim, avalie aspectos como qualidade dos produtos, prazos, confiabilidade e preços praticados para identificar oportunidades de melhoria e manutenção das parcerias. 

Como melhorar o Processo de Compras da sua empresa?

Uma das dicas é padronizae as etapas no processo de compra para melhorar a consistência e a eficiência das operações. Com isso, todos os envolvidos terão conhecimento dos detalhes que envolvem cada fase, reduzindo erros, mal-entendidos e retrabalho.

Lembre-se também de adotar uma boa gestão de estoque, pois isso contribui para a redução de custos e a eficiência operacional, evitando compras em excesso ou até mesmo a falta de produtos essenciais para a sua operação. 

Para melhorar o processo de compras da sua empresa, uma alternativa é automatizar as etapas de aquisição de produtos, já que assim você consegue otimizar a capacidade de aumentar a eficiência e a precisão das operações

Isso porque, ao automatizar as tarefas, esses sistemas tornam os processos mais ágeis, contribuindo para a redução dos custos operacionais.

Uma solução eficiente em casos como este, é o VExpenses, que combina a gestão de despesas corporativas com cartões flexíveis capazes de agilizar compras e pagamentos. 

Com o nosso sistema, você consegue centralizar todos os gastos, ter registros mais precisos das despesas e organizar todos os pagamentos diretamente em uma plataforma vinculada ao cartão corporativo

página de cartão corporativo

Agora que você já entende como funciona um processo de compras e já sabe o que fazer para torná-lo mais eficiente, a dica é acessar o site do VExpenses para conhecer melhor as nossas soluções e assim tornar as etapas de compras do seu negócio mais eficientes.

Tarina Lemmi
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