Apesar de ter ganhado muita popularidade nos últimos anos, o home office tem uma regulamentação recente. Foi formalizado na Reforma Trabalhista de 2017 e teve aspectos atualizados na Lei 14.442, de 2022.
Como a inclusão do home office na CLT é muito recente, ainda há lacunas, e dúvidas sobre as obrigações financeiras da empresa em relação a colaboradores que trabalham em regime de home office CLT.
Como deve acontecer a ajuda de custo para home office CLT? Como calcular o valor? Os funcionários precisam comprovar os gastos? Como é a melhor forma de pagar ajuda de custo para home office CLT?
Para te ajudar a entender um pouco mais sobre a ajuda de custo para home office CLT, vamos falar sobre as disposições da lei e como fazer o cálculo desses custos. Acompanhe!
O que a empresa tem que pagar no home office CLT?
De forma simplória, o funcionário que possui um contrato de trabalho home office CLT tem os mesmos direitos e deveres de todos os outros colaboradores da empresa também CLT.
Isso porque o art. 6 da CLT determina que, seja a atividade profissional realizada dentro das dependências do empregador ou em domicílio do empregado ou a distância, se esta for regida por um contrato de trabalho do regime CLT, os efeitos jurídicos são os mesmos.
Em relação à ajuda de custo para home office CLT, o princípio da alteridade, previsto no art. 2º da CLT, assegura que o empregador tem a obrigação de custear as despesas de seu negócio.
Na situação de home office CLT, também há o entendimento que a empresa deve arcar com os gastos que o colaborador tenha a fim de desempenhar sua atividade profissional.
O gasto com trabalho home office é toda e qualquer despesa extraordinária que o colaborador venha a ter em função da atividade que exerce para a empresa no regime de home office CLT.
Por exemplo, o uso de dados de internet em um nível acima do consumo pessoal é considerado gasto extraordinário e deve ser reembolsado pela empresa.
Porém, a lei flexibiliza a questão do custeamento desses gastos em home office CLT e não impõe nenhuma diretriz rígida a ser seguida pela empresa em relação ao pagamento de ajuda de custo de home office CLT.
O intuito é deixar livre para que essa negociação ocorra entre as partes a respeito dos gastos de infraestrutura.
No entanto, respeitando o art. 75 da CLT, o contrato de trabalho de home office CLT deve formalizar essa negociação, determinando quais despesas serão responsabilidade da empresa ou empregado, e no caso destas últimas quais serão consideradas reembolsáveis.
Uma dica importante é já ter uma política de reembolso de despesas definida para a empresa no momento dessa negociação, na qual seja possível se respaldar legalmente.
Na prática, os custos que não são possíveis de serem medidos de forma direta, como luz e água, são efetivamente pagos pelo trabalhador.
As despesas adicionais intrínsecas à execução da atividade devem ser consideradas como custos da empresa, e devem ser ressarcidas ao empregado seja por meio de ajuda de custo ou reembolso, sempre mediante apresentação de recibos.
Aliás, a ajuda de custo home office CLT não integra salário ou incide INSS – tendo caráter indenizatório.
Ou seja, o que define o que a empresa deve pagar no regime de home office CLT é o contrato de trabalho individual.
É válido lembrar que apesar da legislação não detalhar questões sobre ajuda de custo para home office CLT, tribunais trabalhistas entendem que é responsabilidade da empresa custear as despesas de infraestrutura adequada para o trabalho em home office CLT.
Por isso, a ajuda de custo para home office CLT é também uma boa prática empresarial, que evita problemas com a legislação trabalhista, além de contribuir para a qualidade e satisfação no trabalho.
Como calcular ajuda de custos para home office CLT?
O aumento do gasto de energia elétrica devido ao uso das ferramentas de trabalho e o maior consumo de internet são os exemplos mais comuns de gasto de trabalhar em home office.
Em relação à energia elétrica, uma das formas de calcular os custos do home office CLT é fazendo a média de gastos dos últimos seis meses relativos ao tempo no qual ainda não estava exercendo o teletrabalho, e compará-lo com o momento atual.
Porém, como esse tipo de despesa costuma ter flutuações em decorrência de políticas regionais, como a aplicação de bandeiras diferentes para diferentes localidades, a forma mais certeira de realizar esse cálculo é descobrir o consumo dos aparelhos.
Para este cálculo, você pode seguir os seguintes passos:
- Encontre a indicação de potência do seu aparelho eletrônicos, por exemplo 1000 watts ou 1000W;
- Caso você tenha um aparelho que consome 1000 W, divida o valor por 1000 para saber em kW;
- Agora, você precisa multiplicar o consumo do aparelho (em kW) pela quantidade de horas que esse aparelho fica ligado por dia e, também, pela quantidade de dias;
- O resultado obtido no consumo total, em kWh, deve ser multiplicado pelo valor do kWh cobrado pela empresa fornecedora de energia da sua região. Por exemplo, o valor residencial é próximo de R$0,30, no interior paulista, em regiões atendidas pela CPFL paulista.
Por exemplo: durante 30 dias do mês seu aparelho, que consome 1kW, fica ligado durante duas horas, você terá um consumo de:
1kW x 30 dias x 2 horas = 60kWh
60kwh x R$ 0,30 = R$ 18,00
Assim, você obtém o valor exato do custo de energia utilizado pelo colaborador à serviço da empresa.
É importante mantermos em mente dois aspectos importantes:
- O valor de consumo diz respeito a quando o aparelho está ligado. Aparelhos em standby, ou seja, que ficam ligados na tomada, porém desligados, consomem pouquíssima energia, mas não deixam de consumir;
- O reembolso do valor gasto com energia elétrica só acontecerá se constar como despesa reembolsável na política de reembolso de despesas da empresa, e for combinado mediante contrato.
De forma análoga, é possível calcular o uso de um pacote de dados de internet utilizando o consumo médio de dados de algumas tarefas comuns:
- enviar um e-mail de texto: 5 KB;
- enviar uma mensagem de texto por WhatsApp: 5 KB;
- acessar uma página de website: 300 KB;
- enviar um e-mail com anexo: 350 KB;
- baixar um aplicativo: 15 MB
Existem também alguns simuladores de consumo de internet capazes de oferecer um valor mais exato para esse tipo de consumo.
Como você pôde perceber, calcular o valor exato para indenizar os funcionários pelos custos do home office é um trabalho quase impossível. Por isso, muitas vezes as empresas optam pelo reembolso de despesas.
Outro método comum é calcular uma média mensal de valores e criar um valor fixo de ajuda de custo de home office CLT, formalizando em contrato como orientado pela lei.
Mesmo com o pagamento de valor fixo de ajuda de custo de home office CLT, é necessário um processo de prestação de contas – conforme definido pela Receita Federal no final de 2022.
É necessário comprovar os gastos da ajuda de custo de home office CLT?
Recentemente, a Receita Federal, na Solução de Consulta 63/2022 – COSIT, definiu que os reembolsos de despesas com internet e energia elétrica no home office CLT podem ser excluídos da base de cálculo das contribuições previdenciárias e do imposto de renda (IRPF e IRPJ para empresas no regime de lucro real).
Para isso, exigiu que as despesas possam ser comprovadas com documentação hábil e idônea.
A Solução de Consulta da Receita Federal deixou muitas dúvidas em aberto, já que não especificou como essa comprovação de despesas deve ser feita.
Para evitar problemas com o fisco, é ideal que a responsabilidade pelo armazenamento de comprovantes de despesas com home office CLT seja da empresa.
Por isso, é interessante contar processo de prestação de contas claro e com ferramentas aliadas, como o VExpenses, que armazena comprovantes em nuvem – garantindo a segurança das informações.
O VExpenses também permite automatizar processos de prestação de contas e gestão de despesas home office CLT.
Além disso, oferece soluções com o Cartão Controle Corporativo, para o pagamento facilitado dos gastos operacionais e a gestão de ajuda de custo de home office CLT – integrados à plataforma de gestão – ajudando na visualização de relatórios e comprovantes sempre que necessário.
Entenda mais sobre novas atualizações de leis sobre home office CLT e sobre ajuda de custo em ajuda de custo home office: tudo o que você precisa saber.
Olá bom dia, eu trabalhei o mês de dezembro todo de home Office, e voltei pra empresa em janeiro, porém a empresa estáva me dando uma ajuda de custo de 80.00$ porém, não veio esse valor referente a dezembro. Fui informado que foi feito um reembolso. E esse valor iria vim no salário de fevereiro. Porém não veio, fui desligado da empresa agora no mês de março e me informaram que não tem a obrigação de me devolver esse valor onde não existe isso de reembolso. Como posso recorrer??
Olá, Ewerton! Tudo bem?
Como a ajuda de custo não chega a ser uma obrigação legal, e sim uma boa prática corporativa a decisão de pagar ou não a ajuda de custo aos colaboradores e o valor a ser pago fica a critério da empresa.
Para que haja reembolso de despesa é preciso ter prestação de contas. Caso isso não tenha ocorrido, não é possível alegar a obrigatoriedade da indenização do valor desse gasto.
Caso não tenha nenhuma prova formal desse acordo em contrato ou em política de despesas da empresa, acredito que, infelizmente, não há meios de recorrer legalmente.
Espero ter ajudado!
Até mais!
Olá. No caso de professor, já tenho smathphone, chip , internet 100Gb, notebook, mas que está sendo usado absolutamente para o trabalho home office, e alguns dias também no presencial. Ou seja, o trabalho só perguntou no início “vc tem whatsapp?”. E o desrespeito ao horário fixo de trabalho e aos dias: são constantes recados manhã/tarde/noite /feriado/ponto facultativo/ sábado/ domingo. Mudanças aleatórias de dias e horários de reuniões (como htpc e formação). Meu smathphone não o busquei na escola, meu chip é pessoal (quase não consigo visualizar contatos pessoais; fotos da família se misturaram com vídeos/fotos de alunos). Não querem nos propor sequer a plataforma (lógico, desse jeito é bem econômico). A SE economiza muitíssimo só por não ter que contratar professor substituto para os dias de abonadas dos inúmeros professores; detalhe ,mesmo abonando recebemos os mesmos recados e até devolutivas de alunos)
Enfim, toda essa bagunça, fica complicado, porém nítido, o cálculo de despesas extras.
Olá, Gabi! Tudo bem?
Realmente no cenário da urgência do home office, algumas relações de trabalho e rotinas ficaram mais complicadas.
Porém, aquilo que já era previsto pela CLT, como as horas de trabalho, se mantém de forma normal. Outras questões, como a oferta da ajuda de custo para home office já é fruto da deliberação da empresa e uma negociação entre empregado e empregador.
Espero que sua situação tenha melhorado!
Até mais!