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Ajuda de custo para CLT ou reembolso de despesas, qual usar?

5 minutos de leitura

O deslocamento constante de funcionários, inclusive com transferências, é uma realidade para muitas empresas. E, em algumas situações a mudança de local de trabalho é inevitável. É aí que podem surgir algumas dúvidas sobre ajuda de custo CLT. 

O que diz a lei? Qual a diferença do reembolso de despesas, você sabe?

Entender o que é ajuda de custo e quais são as suas implicações na gestão da empresa é fundamental para manter a companhia dentro da lei e evitar dores de cabeça futura, inclusive processos judiciais.  

Portanto, se você tem dúvidas sobre essas questões e quer saber mais sobre ajuda de custo, como funciona e quando é obrigatória, temos algumas informações bem relevantes para você nesse artigo. Confira! 

O que é a ajuda de custo na CLT e como ela funciona?

A ajuda de custo prevista na CLT é um determinado valor que a empresa repassa ao seu funcionário para arcar com custos da mudança, especificamente, quando ele é transferido para trabalhar em outra cidade, estado ou país, diferente do estipulado em seu contrato de trabalho.

Ou seja, é uma verba indenizatória para que o funcionário possa arcar com as despesas provenientes da mudança. Como: cobrir gastos com aluguel de um imóvel, transporte de seus móveis, entre outras despesas.

A forma como o funcionário irá utilizar esse valor não exige a prestação de contas à empresa. Portanto, ele pode utilizar a ajuda de custo mensal da maneira que lhe for mais conveniente.

Então, a ajuda de custo CLT pode ser entendida como uma contribuição que a empresa oferece ao funcionário que vai precisar mudar do seu lugar comum de trabalho para exercer suas atividades em outro local. Seja de forma definitiva ou provisória.

O cálculo da ajuda de custo CLT vai depender da situação para qual o valor será destinado e de um acordo entre a empresa e o funcionário.

Também é muito comum que se fale sobre ajuda de custo para viagens corporativas. 

Nesse caso, trata-se de um adiantamento que a empresa faz ao funcionário para que ele possa arcar com as despesas enquanto estiver exercendo atividades à disposição da empresa.

Porém, nem sempre essa é a melhor opção. Ao fazer adiantamentos para situações de viagens a trabalho, é preciso ter muito cuidado para que a quantia não acabe sendo nem excessiva, gerando uma despesa desnecessária para a empresa, e nem insuficiente, garantindo o bem estar do funcionário em viagem.

Em situações como essa, é mais vantajoso optar pelo reembolso de despesas.

Quais são os tipos de ajuda de custo?

A ajuda de custo pode ser feita de duas formas:

1. Ajuda de custo substituta

Ocorre quando a empresa oferece uma quantia definida para custear determinada situação. Seria como uma alternativa ao reembolso de despesas. 

Por exemplo, o trabalhador que vai de carro para o trabalho pode optar pelo vale transporte ou ajuda de custo no combustível. Nesse caso, a ajuda de custo funcionará como uma espécie de vale combustível, sendo uma alternativa ao reembolso de despesas.

2. Ajuda de custo complemento

Caracteriza-se como complemento quando a ajuda de custo tem um valor definido independente de como será usada. 

Por exemplo, dois funcionários foram transferidos de estado e vão receber a ajuda de custo da empresa. 

Um vai usar para custear o aluguel de um imóvel, mas o outro vai utilizar para pagar as despesas com deslocamento. Nesse caso, a quantia será a mesma para os dois e a empresa não faz o controle de como ela foi gasta e nem solicita recibos de ajuda de custo.

Qual a natureza jurídica da ajuda de custo? 

Como dissemos anteriormente, algumas empresas utilizam a ajuda de custo para cobrir as despesas com viagem corporativa. Ou mesmo para substituir o vale transporte, por uma quantia que vai custear toda ou parte da gasolina.

Entretanto, a Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) é clara em relação à ajuda de custo: trata-se de uma verba indenizatória com o objetivo específico de cobrir despesas do funcionário em decorrência de mudança do local de trabalho.

Além disso, a ajuda de custo na nova lei trabalhista (Lei nº 13.467/17) passou a ser determinada da mesma forma das diárias de viagem, do auxílio-alimentação, dos prêmios e abonos no que diz respeito à integridade ao salário do funcionário.

Ou seja, a ajuda de custo não integra salário. E, dessa forma, não há incidência de verbas trabalhistas e previdenciárias sob esses valores.

Então, veja o que diz a lei sobre ajuda de custo na reforma trabalhista:

  • tem a finalidade de ressarcir os gastos obtidos pelo funcionário por causa de uma transferência a trabalho, conforme concepção nos artigos 469 e 470;
  • deve ser paga em ocasião única, sem ter natureza salarial, mesmo que o valor seja superior ao da remuneração mensal do funcionário, conforme parágrafo 2 do artigo 457;
  • é uma obrigação compulsória, devida pela companhia que deslocar o seu funcionário para local diferente do estabelecido em contrato de trabalho, desde que também configure mudança de residência, como determina o artigo 470. 

Ajuda de custo para CLT ou reembolso de despesas, qual a diferença?

As diferenças entre ajuda de custo e reembolso de despesas são bem pontuais. Mas é importante que sejam bem observadas para evitar conflitos na hora de decidir qual das duas utilizar.

Como você já sabe o que é ajuda de custo, vamos explicar rapidamente o que é reembolso de despesas!

O reembolso ocorre, essencialmente, quando o funcionário custeia, do próprio bolso, alguma despesa que deveria ser paga pela empresa. 

É muito comum de acontecer com viagens corporativas, por exemplo. Nesse caso, o funcionário deve prestar contas à empresa, apresentando as notas fiscais para comprovar os gastos e, assim, solicitar o reembolso dos gastos para a empresa.

Agora, veja as principais diferenças entre ajuda de custo e reembolso de despesas.

1. Comprovação de gastos

  • Ajuda de custo: Segundo a legislação, não é obrigatório que o funcionário comprove como a quantia foi gasta;
  • Reembolso de despesa: obrigatória a apresentação da nota fiscal para identificação de cada um dos gastos e aprovação do reembolso devido.

Isso acontece uma vez que a empresa é obrigada a arcar com todos os custos de sua operação e, assim, necessita que o funcionário comprove que a despesa realizada ocorreu nesse sentido.

2. A origem das despesas

  • Ajuda de custo: essencialmente para ressarcir a troca de cidade ou estado em função do trabalho. Seja para ajudar com aluguel ou mudança. Também pode ser usada para custear despesas de home office, com aquisição ou manutenção dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura.
  • Reembolso de despesa: origens mais abrangentes, como transporte, alimentação, hospedagem, almoço com cliente, quilometragens percorridas com carro particular, etc. 

Empresas que apostam no reembolso de despesas normalmente tem uma política bem definida em relação ao que pode ou não ser ressarcido pela empresa, bem como os limites de gasto de cada funcionário e o que será reembolsado, permitindo um controle mais assertivo do financeiro da empresa.

3. Despesas que podem não ter ressarcimento

  • Ajuda de custo: As regras sobre o que pode ou não ser ressarcido com ajuda de custo normalmente são combinadas entre empresa e funcionário;
  • Reembolso de despesa: conforme estabelecido na política de reembolso das empresas, existem algumas situações que não caracterizam a obrigatoriedade do custeio da empresa

Locomoção não relacionada ao trabalho designado, compra de bebida alcoólica ou de objetos pessoais são exemplos de custos não reembolsados pela empresa.

Uma dica para proteger o caixa da empresa contra gastos indevidos é contar com um sistema de reembolso de despesas,como o VExpenses, queverifica automaticamente se as políticas da empresa estão sendo cumpridas, detectando quando qualquer tipo de despesa irregular é lançada para reembolso, ou mesmo quando utiliza-se uma mesma notinha para comprovar mais de um pedido de reembolso.

Como foi possível perceber, nem sempre a ajuda de custo CLT é a melhor opção. A ajuda de custo deve ser utilizada em situações específicas como previsto em lei. Em outras situações mais corriqueiras, o reembolso de despesas se apresenta como solução muito mais eficiente.

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