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Viagem a trabalho aos finais de semana: o que muda?

6 minutos de leitura

O mercado vive, atualmente, um momento com cada vez menos barreiras e mais integração. Por isso, para muitas empresas, a viagem a trabalho é uma situação rotineira dos seus funcionários. Mas, como fica a questão de horas extras e pagamento de despesas quando a viagem envolve trabalho aos finais de semana?

As regras sobre viagens de trabalho envolvem muito acordos feitos entre empresa e funcionário. Por isso, é comum que surjam algumas dúvidas, especialmente sobre o trabalho aos finais de semana e como remunerá-lo.

A legislação dispões algumas especificações sobre os direitos dos trabalhadores e o pagamento de despesas que precisam ser levadas em consideração nesse cenário, e que todo gestor deve ter ciência.

Se você também tem dúvidas sobre como lidar com esse contexto e como arcar com as despesas dos seus funcionários, este texto vai te ajudar a entender melhor como funciona a lei e as suas obrigações nessa situação. Confira!

Como funciona viagem a trabalho?

Viagens a trabalho caracterizam qualquer situação na qual o funcionário tenha que se deslocar para exercer uma atividade à disposição da empresa, sejam elas intermunicipais ou não.

Quando essas viagens não estão previstas no contrato de trabalho ou quando ocorre como trabalho aos finais de semana, é importante que o funcionário e a empresa fiquem atentos ao pagamento das horas extras.

Ao tratar desse assunto, as diretrizes presentes na Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) acabam não sendo tão claras. Entretanto, decisões comuns levam em conta dois fatores:

  • empregados com registro de horas: quando existe controle de carga horária trabalhada, é obrigatório o pagamento das horas extras;
  • empregados sem registro de horas: como não há controle de carga horária, o pagamento de horas extras passa a não ser obrigatório.

O que é considerado hora extra e como é o pagamento?

De acordo com as convenções trabalhistas, o período de trabalho é de 8 horas diárias e 44 horas semanais. Podendo chegar a 12 horas conforme estabelecido por sindicatos de algumas categorias.

Dessa forma, se o funcionário faz uma viagem a trabalho, mas mantém o seu horário de trabalho dentro da carga horária permitida, não se configura hora extra. 

Porém, se esse tempo for excedido, então o funcionário fez hora extra. 

Assim, para calcular diárias de viagem, deve ser levado em consideração:

  • pernoites são consideradas como intervalo de descanso e, portanto não são contabilizadas como hora extra;
  • também não é contado como hora extra o tempo de deslocamento do funcionário;
  • em viagem realizada em dia de semana depois do expediente, devem ser pagas o valor da hora trabalhada do funcionário com acréscimo de 50%;
  • para trabalho aos finais de semana e feriados, deve-se contar o valor da hora trabalhada mais acréscimo de 100% em cima do salário.

Então, é simples: quando está trabalhando ou está à disposição da empresa, as horas devem ser remuneradas. 

Quando não está trabalhando ou está em descanso, não é contabilizado como hora extra. E essa lógica é válida mesmo em viagens de trabalho no final de semana.

É importante observar que não são todas as empresas que trabalham com pagamento de horas extras. Algumas optam por banco de horas, concedendo folgas, aos funcionários,que compensem as horas de trabalho excedidas.

Quando a viagem for de fim de semana, o que muda? 

Todas as considerações que citamos anteriormente são válidas também para as viagens que envolvem trabalho aos finais de semana. 

Porém, assim como acontece com os feriados, deve ser contabilizado o valor da hora trabalhada acrescida em 100%.

Pernoites e o tempo de deslocamento não entram na contabilização das horas trabalhadas. 

O período em que o funcionário está no hotel, mas livre de obrigações com a empresa, não é considerado como horas trabalhadas, mas se ele estiver de plantão, à disposição da empresa, então se configura horas de trabalho aos finais de semana.

Como as regras da CLT em relação às horas extras em viagem de trabalho não são perfeitamente claras, o melhor é ter essas informações bem alinhadas entre funcionário e empresa, antes da viagem acontecer. Assim, evita-se qualquer tipo de conflito posterior e também problemas na justiça.

Como remunerar em caso de viagem a trabalho aos finais de semana?

O salário é um valor fixo estipulado como contraprestação de serviço, e não deve incluir os gastos com viagens, mesmo quando esses deslocamentos estão previstos no contrato de trabalho e ocorrem de forma recorrente.

A legislação trabalhista estabelece que os gastos com viagens corporativas são despesas de trabalho. 

Ou seja, elas não devem integrar o salário do funcionário e, portanto, não tem sob si encargos trabalhistas como 13º ou INSS. 

Estão inclusos como gastos com viagens as despesas com hospedagem, alimentação, transporte, deslocamento e qualquer outro custo necessário para a realização do serviço externo, seja em dia de semana ou no trabalho aos finais de semana.

Esses custos, portanto, são de responsabilidade da empresa, que pode fazer escolher ressarcir o colaborador através da ajuda de custo, diária de viagem ou reembolso de despesa.

Lembrando que a forma como esse pagamento será feito dependerá da política da empresa e do acordo com os funcionários.

De acordo com as novas regras da CLT, os valores extras de cada viagem devem, ainda, constar na folha de pagamento, mas não como parte do salário. 

Mas, para isso, é fundamental que o funcionário possa comprovar todas as despesas como parte de sua viagem de trabalho. Por isso, usar um bom sistema de gestão de reembolso, como o VExpenses, acaba sendo a melhor opção.

Vamos agora ver um pouco sobre cada modalidade possível de ser empregada para ressarcir os colaboradores que tiveram gastos em viagem:

1. Ajuda de custo

A ajuda de custo diz respeito a um valor indenizatório pago ao funcionário quando este precisa se transferir para um local diferente de seu domicílio. 

Ou seja, é uma ajuda financeira para arcar com as despesas provenientes da mudança. 

Por exemplo, quando o funcionário é transferido para trabalhar em uma unidade da empresa em outra cidade, de forma definitiva.

Apesar desta definição, é muito comum que empresas considerem, de forma equivocada, como ajuda de custo o valor adiantado ao funcionário para cobrir suas despesas com a viagens a trabalho.

2. Diária de trabalho

É um valor que o funcionário recebe antes de viajar para arcar com as suas despesas enquanto estiver viajando à disposição da empresa.

Normalmente, este é um valor fixo e previsto na política de viagens da empresa.

Quando opta-se por essa modalidade, a empresa precisa se assegurar que o cálculo da diária de trabalho oferecida seja preciso o suficiente para cobrir todos os custos da viagem.

Porém, quando ocorre de a quantia oferecida pela empresa não ser o suficiente, o funcionário pode custear as despesas e posteriormente pedir o ressarcimento desses gastos

Nesse caso, é indicado que a empresa tenha um sistema de reembolso, como o oferecido pelo VExpenses, para agilizar o processo de ressarcimento do funcionário e evitar conflitos.

Entretanto, é importante que o funcionário se atente aos gastos excedentes que não são reembolsáveis e ficam definidos pela política de reembolso da empresa.

Também é fundamental que guardem todas as notas fiscais para comprovar os gastos e prestar contas ao final da viagem.

Se tiver gasto excessivo deverá ser ressarcido, se tiver quantia que não foi usada, ela deverá ser devolvida.

3. Reembolsos de despesas

Outra forma bastante eficiente de custear uma viagem a trabalho, seja no trabalho aos finais de semana, seja durante o expediente convencional, é optar pelo reembolso corporativo.

Nesse caso, o funcionário faz a viagem e arca com as despesas do próprio bolso. Quando retorna, ele apresenta as notas fiscais para comprovar os gastos e solicita o reembolso dos gastos para a empresa.

Quando a empresa possui uma política de reembolso de despesas bem estruturada e um sistema para gerir o processo, esta pode ser a melhor opção dentre todas as outras para cobrir os gastos das viagens corporativas.

Isso porque, ao utilizar o reembolso como forma de ressarcir os funcionários que tiveram gastos em viagens, você consegue usufruir de algumas vantagens como:

  • Melhor controle do orçamento e caixa da empresa, uma vez que não há desembolsos excessivos;
  • Processo mais seguro, por necessitar de prestação de contas para comprovar os gastos;
  • Maior garantia de compliance com as políticas internas da empresa

Uma dica para deixar o reembolso corporativo ainda mais vantajoso para a empresa é contar com sistemas de gestão de reembolso de despesas.

Um sistema, como o VExpenses, permite que todas as conferências de despesas sejam feitas de forma automática de acordo com a política de cada empresa.

Além disso, os funcionários conseguem enviar as notas fiscais escaneadas diretamente pelo aplicativo para o aprovador dos gastos, evitando o acúmulo de papéis, ou mesmo a perda dos comprovantes de despesas.

Como você pôde perceber, as regras para viagens corporativas com trabalho aos finais de semana seguem as mesmas regras para as viagens em dia de semana, porém com o adendo do valor de pagamento ser acrescido em 100%.

Outro fator importante para levar em consideração é a forma como os gastos da viagem serão custeados. Atualmente, a forma mais eficiente e segura é optar pelo reembolso corporativo.

E, para isso, é fundamental contar com um sistema igualmente eficiente e intuitivo, como o VExpenses! Acesse nosso site e comece seu teste grátis!

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