Seu guia de gestão empresarial e financeira
Seu guia de gestão empresarial e financeira
custo de um funcionário

Como e por que calcular o custo de um funcionário?

5 minutos de leitura

O custo de um funcionario é uma informação estratégica que você precisa saber. Afinal, esse valor impacta diretamente no planejamento orçamentário da empresa e dita quantos novos colaboradores poderão ser admitidos dentro de um período de tempo.

Além disso, o investimento em pessoas deve ser visto como qualquer outro tipo de investimento do qual se espera um retorno. Para isso, além dos indicadores de desenvolvimento pessoal, também é preciso considerar os KPIs financeiros, mais especificamente o ROI de cada colaborador.

Assim, saber realizar o calculo de custo de funcionario é o que vai te guiar na hora de montar os indicadores financeiros da gestão de pessoas da sua empresa, e tornar o controle financeiro do seu negócio ainda mais estratégico.

Continue com a gente e aprenda como calcular o custo de um funcionário corretamente eo que deve incidir sobre o valor do salário bruto.

Qual a importância de saber exatamente o custo de um funcionário?

Uma das partes mais vitais para a sobrevivência de uma empresa é estar muito atenta à sua situação financeira. E, como dissemos anteriormente, para ter total controle dessa situação é preciso saber, também, qual é o custo mensal com toda a equipe de pessoal.

Só esse motivo já diz muito sobre a importância de saber quanto custa um funcionário. Pois, caso contrário, o empreendimento pode perder rentabilidade e deixar de dar lucro.

Mas vamos um pouco mais além. 

Ao identificar quanto se gasta com cada funcionário, o RH consegue mensurar o orçamento necessário para o seu setor. E, com isso, receber a quantia adequada para realizar os pagamentos correspondentes, tendo mais eficiência e controle da situação.

Sem conhecimento dos custos, ocorre uma desorganização e atrasos que podem resultar em possíveis problemas com a legislação trabalhista.

Outro ponto interessante em calcular o custo de funcionario mensal é que este cálculo pode ajudar a reparar a necessidade de readequação do regime tributário da empresa em busca de redução de custos.

O RH aparece, portanto, como setor estratégico que precisa ser munido de informação para poder fazer diferença para os resultados.

O que compõe o custo de um funcionário?

O primeiro critério para começar a entender o que compõe o custo de um funcionário CLT é ter em mente que esse custo não é limitado ao salário bruto.

Na verdade, o valor total de um funcionário depende de diversos fatores, como encargos trabalhistas (como férias e INSS), tempo de contrato, regime tributário, benefícios (vale transporte, vale alimentação e plano de saúde, por exemplo).

Além de custos sazonais, como afastamento por doença, por licença maternidade ou paternidade, custeio de uniforme, custo de admissão, capacitações e os treinamentos. 

Esses são valores que, embora não pareçam relevantes de forma isolada, quando juntos podem representar uma boa parcela do salário do colaborador e que deve ser pago a mais pela empresa.

Porém, ao falarmos de custos com encargos trabalhistas, é necessário levar em conta que cada empresa se enquadra em um tipo diferente de regime tributário e isso diferencia os valores pagos ao governo. E isso acontece uma vez que as taxas e tributos incidem de forma diferente em cada regime. Veja a seguir:

1. Simples nacional

Este regime tributário trabalha com alíquotas diferenciadas, sendo indicado para pequenas empresas, com faturamento de até R$ 4,8 milhões.

Empresas registradas neste regime estão isentas de alguns encargos como INSS patronal, seguro acidente do trabalho (SAT), salário educação e contribuições ao SEBRAE, SESI, SENAI ou Incra. Dessa forma, entra no cálculo de custo de funcionário do simples nacional:

  • Férias: 11,11%
  • 13º salário: 8,33%
  • FGTS: 8%
  • FGTS/Provisão de multa para rescisão: 4%
  • Previdenciário sobre 13º/Férias/DSR: 7,93%
  • Total: 39,37%

Isso significa que, a empresa precisa desembolsar, no mínimo, 40% a mais custear cada colaborador.

2. Lucro Real e Lucro Presumido

 A base do cálculo de custo de funcionário segue praticamente o mesmo. Entretanto, com acréscimo do INSS patronal, alíquota de terceiros (SEBRAE, SESI, SENAI ou Incra) e outros encargos que não são cobrados de empresas do simples nacional. Assim, entram na conta:

  • Férias: 11,11%
  • 13º salário: 8,33%
  • INSS: 20%
  • Seguro acidente de trabalho (SAT): 3%
  • Salário educação: 2,5%
  • Incra / SENAI / SESI / SEBRAE: 3,3%
  • FGTS: 8%
  • FGTS/Provisão de multa para rescisão: 4%
  • Previdenciário sobre 13º/Férias/DSR: 7,93%

Total: 68,18%

Vale lembrar que esse cálculo é somente sobre os encargos trabalhistas, pagos ao governo. Além deles ainda são acrescidos os benefícios, caso a empresa oferte aos funcionários.

Como calcular o custo de um funcionário?

Para fazer a conta, primeiro é preciso considerar o salário bruto do funcionário, somado aos benefícios que são ofertados. Em seguida, devem ser acrescentados os encargos trabalhistas pagos ao governo e contribuições sociais. Pronto esse é o custo de um funcionário.

Para exemplificar o cálculo do custo de um funcionário, vamos considerar o salário base de R$ 1000,00. Considerando uma empresa que se enquadra no simples nacional e que as obrigações fiscais e encargos serão obedecidos à risca, o cálculo fica da seguinte forma:

Gasto Mensal:

  • Salário base: R$ 1000,00;
  • 8% de FGTS: R$ 80,00;
  • Provisão Mensal: (8% de FGTS anual/12 + férias + 1/3 sobre férias + 13º): R$ 210;
  • Vale-refeição: R$ 15,00 por dia = R$ 330,00 (mensal/22 dias úteis);
  • Vale-transporte: R$ 8 por dia = R$ 176,00 (mensal/22 dias úteis – O funcionário arca com 6% do seu salário e a empresa com o restante).

Custo total: R$ 1796,00

Desse montante, a empresa arca com R$ 1656,00. O funcionário assume o pagamento de 8% de INSS (R$ 80,00) e 6% do vale-transporte (R$ 60).

Parece bem simples, e realmente é. Mas isso se você tiver apenas um funcionário. Imagina ter que fazer o cálculo deste custo para cada um dos seus colaboradores, ainda mais quando apresentam salários diferentes.

Para facilitar o processo, ajuda muito utilizar uma planilha de custo de funcionario. Entretanto, contar com a ajuda da tecnologia é disparada a melhor solução para manter tudo em ordem, evitar atraso no pagamento e conseqüentes custos extras com o pagamento.

Como usar a tecnologia a seu favor?

Hoje em dia, existem diversos softwares de departamento pessoal que simplificam a rotina administrativa do RH. Inclusive em relação ao cálculo de custo de funcionário para a empresa, folha de ponto, distribuição de holerites e controle complementar como gestão.

Para deixar o trabalho ainda mais otimizado, é possível integrar diversos programas para economizar tempo, evitar a transferência manual de informação e a perda de dados.

Se você possui uma equipe externa ou que faz muitas visitas técnicas ou mesmo viagens corporativas, por exemplo, o VExpenses é a plataforma ideal para controle de gastos.

Além de oferecer transparência sobre o consumo das equipes externas, que registram tudo diretamente no sistema, ele ainda auxilia o gestor a controlar esses gastos através do dashboard, sem prejudicar o bem estar e o desempenho dos colaboradores. Sem falar que a ferramenta permite integração com diversos outros softwares de controle, como ERPs, tanto através de integração nativa quanto por API pública.

Ou seja, é vantajoso para os funcionários, que conseguem registrar seus gastos praticamente em tempo real e poupar tempo ao fazer o registro das notas fiscais pela câmera do celular. Assim como também é muito vantajoso para a empresa que conta com um suporte especializado, tendo mais rapidez e eficiência nas rotinas burocráticas.

No fim das contas, sobra mais tempo para que o gestor possa se dedicar a tarefas estratégicas e ter melhor eficiência diária.

Agora que você já sabe como calcular o custo de um funcionário corretamente, está na hora de colocar a mão na massa e melhorar a estratégia financeira da sua empresa!

Não se esqueça de contar com o VExpenses na hora de fazer a gestão de gastos de reembolso corporativo e facilitar a prestação de contas de seus funcionários!

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Esse site utiliza o Akismet para reduzir spam. Aprenda como seus dados de comentários são processados.