O custo de um funcionário é uma informação estratégica que você precisa saber. Afinal, esse valor impacta diretamente no planejamento orçamentário da empresa e dita quantos novos colaboradores poderão ser admitidos dentro de um período de tempo.
Além disso, o investimento em pessoas deve ser visto como qualquer outro tipo de investimento do qual se espera um retorno. Para isso, além dos indicadores de desenvolvimento pessoal, também é preciso considerar os KPIs financeiros, mais especificamente o ROI de cada colaborador.
Assim, saber realizar o calculo de custo de funcionario é o que vai te guiar na hora de montar os indicadores financeiros da gestão de pessoas da sua empresa, e tornar o controle financeiro do seu negócio ainda mais estratégico.
Continue com a gente e aprenda como calcular o custo de um funcionário corretamente eo que deve incidir sobre o valor do salário bruto.
Qual a importância de saber exatamente o custo de um funcionário?
Uma das partes mais vitais para a sobrevivência de uma empresa é estar muito atenta à sua situação financeira. E, como dissemos anteriormente, para ter total controle dessa situação é preciso saber, também, qual é o custo mensal com toda a equipe de pessoal.
Só esse motivo já diz muito sobre a importância de saber quanto custa um funcionário. Pois, caso contrário, o empreendimento pode perder rentabilidade e deixar de dar lucro.
Mas vamos um pouco mais além.
Ao identificar quanto se gasta com cada funcionário, o RH consegue mensurar o orçamento necessário para o seu setor. E, com isso, receber a quantia adequada para realizar os pagamentos correspondentes, tendo mais eficiência e controle da situação.
Sem conhecimento dos custos, ocorre uma desorganização e atrasos que podem resultar em possíveis problemas com a legislação trabalhista.
Outro ponto interessante em calcular o custo de funcionario mensal é que este cálculo pode ajudar a reparar a necessidade de readequação do regime tributário da empresa em busca de redução de custos.
O RH aparece, portanto, como setor estratégico que precisa ser munido de informação para poder fazer diferença para os resultados.
O que compõe o custo de um funcionário?
O primeiro critério para começar a entender o que compõe o custo de um funcionário CLT é ter em mente que esse custo não é limitado ao salário bruto.
Na verdade, o valor total de um funcionário depende de diversos fatores, como encargos trabalhistas (como férias e INSS), tempo de contrato, regime tributário, benefícios (vale transporte, vale alimentação e plano de saúde, por exemplo).
Além de custos sazonais, como afastamento por doença, por licença maternidade ou paternidade, custeio de uniforme, custo de admissão, capacitações e os treinamentos.
Esses são valores que, embora não pareçam relevantes de forma isolada, quando juntos podem representar uma boa parcela do salário do colaborador e que deve ser pago a mais pela empresa.
Porém, ao falarmos de custos com encargos trabalhistas, é necessário levar em conta que cada empresa se enquadra em um tipo diferente de regime tributário e isso diferencia os valores pagos ao governo. E isso acontece uma vez que as taxas e tributos incidem de forma diferente em cada regime. Veja a seguir:
1. Simples nacional
Este regime tributário trabalha com alíquotas diferenciadas, sendo indicado para pequenas empresas, com faturamento de até R$ 4,8 milhões.
Empresas registradas neste regime estão isentas de alguns encargos como INSS patronal, seguro acidente do trabalho (SAT), salário educação e contribuições ao SEBRAE, SESI, SENAI ou Incra. Dessa forma, entra no cálculo de custo de funcionário do simples nacional:
- Férias: 11,11%
- 13º salário: 8,33%
- FGTS: 8%
- FGTS/Provisão de multa para rescisão: 4%
- Previdenciário sobre 13º/Férias/DSR: 7,93%
- Total: 39,37%
Isso significa que, a empresa precisa desembolsar, no mínimo, 40% a mais custear cada colaborador.
2. Lucro Real e Lucro Presumido
A base do cálculo de custo de funcionário segue praticamente o mesmo. Entretanto, com acréscimo do INSS patronal, alíquota de terceiros (SEBRAE, SESI, SENAI ou Incra) e outros encargos que não são cobrados de empresas do simples nacional. Assim, entram na conta:
- Férias: 11,11%
- 13º salário: 8,33%
- INSS: 20%
- Seguro acidente de trabalho (SAT): 3%
- Salário educação: 2,5%
- Incra / SENAI / SESI / SEBRAE: 3,3%
- FGTS: 8%
- FGTS/Provisão de multa para rescisão: 4%
- Previdenciário sobre 13º/Férias/DSR: 7,93%
Total: 68,18%
Vale lembrar que esse cálculo é somente sobre os encargos trabalhistas, pagos ao governo. Além deles ainda são acrescidos os benefícios, caso a empresa oferte aos funcionários.
Como calcular o custo de um funcionário?
- Calcule o salário bruto do funcionário: salário + benefícios
- Calcule os encargos trabalhistas e contribuições sociais
- Some tudo e terá o custo de um funcionário
Para exemplificar o cálculo do custo de um funcionário, vamos considerar o salário base de R$ 1000,00. Considerando uma empresa que se enquadra no simples nacional e que as obrigações fiscais e encargos serão obedecidos à risca, o cálculo fica da seguinte forma:
Gasto Mensal:
- Salário base: R$ 1000,00;
- 8% de FGTS: R$ 80,00;
- Provisão Mensal: (8% de FGTS anual/12 + férias + 1/3 sobre férias + 13º): R$ 210;
- Vale-refeição: R$ 15,00 por dia = R$ 330,00 (mensal/22 dias úteis);
- Vale-transporte: R$ 8 por dia = R$ 176,00 (mensal/22 dias úteis – O funcionário arca com 6% do seu salário e a empresa com o restante).
Custo total: R$ 1796,00
Desse montante, a empresa arca com R$ 1656,00. O funcionário assume o pagamento de 8% de INSS (R$ 80,00) e 6% do vale-transporte (R$ 60).
Parece bem simples, e realmente é. Mas isso se você tiver apenas um funcionário. Imagina ter que fazer o cálculo deste custo para cada um dos seus colaboradores, ainda mais quando apresentam salários diferentes.
Para facilitar o processo, ajuda muito utilizar uma planilha de custo de funcionario. Entretanto, contar com a ajuda da tecnologia é disparada a melhor solução para manter tudo em ordem, evitar atraso no pagamento e conseqüentes custos extras com o pagamento.
Software para calcular o custo de um funcionário
Hoje em dia, existem diversos softwares de departamento pessoal que simplificam a rotina administrativa do RH. Inclusive em relação ao cálculo de custo de funcionário para a empresa, folha de ponto, distribuição de holerites e controle complementar como gestão.
Para deixar o trabalho ainda mais otimizado, é possível integrar diversos programas para economizar tempo, evitar a transferência manual de informação e a perda de dados.
Se você possui uma equipe externa ou que faz muitas visitas técnicas ou mesmo viagens corporativas, por exemplo, o VExpenses é a plataforma ideal para controle de gastos.
Além de oferecer transparência sobre o consumo das equipes externas, que registram tudo diretamente no sistema, ele ainda auxilia o gestor a controlar esses gastos através do dashboard, sem prejudicar o bem estar e o desempenho dos colaboradores. Sem falar que a ferramenta permite integração com diversos outros softwares de controle, como ERPs, tanto através de integração nativa quanto por API pública.
Ou seja, é vantajoso para os funcionários, que conseguem registrar seus gastos praticamente em tempo real e poupar tempo ao fazer o registro das notas fiscais pela câmera do celular. Assim como também é muito vantajoso para a empresa que conta com um suporte especializado, tendo mais rapidez e eficiência nas rotinas burocráticas.
No fim das contas, sobra mais tempo para que o gestor possa se dedicar a tarefas estratégicas e ter melhor eficiência diária.
Agora que você já sabe como calcular o custo de um funcionário corretamente, está na hora de colocar a mão na massa e melhorar a estratégia financeira da sua empresa!
Não se esqueça de contar com o VExpenses na hora de fazer a gestão de gastos de reembolso corporativo e facilitar a prestação de contas de seus funcionários!