Pequenas falhas no monitoramento e na transparência de ações internas e externas são umas das maiores responsáveis por abrir lacunas para que as fraudes ocorram. Por esse motivo, é preciso compreender o quanto antes sobre prevenção a fraude, o que faz e de que modo realizar uma gestão para evitar esses riscos.
Por mais que as ações pareçam pequenas e inofensivas no primeiro momento, com o tempo podem gerar prejuízos enormes para as empresas, chegando até mesmo a ter graves implicações legais e prejuízos à reputação.
Por isso, realizar treinamentos e saber como fazer prevenção a fraude é algo que qualquer companhia deve ter sempre como objetivo principal para se estabelecer no mercado e atingir um crescimento contínuo, não importando seu tamanho ou área de atuação.
Nesse artigo, você vai entender tudo sobre esse tema, além de aprender 8 dicas práticas para que a sua empresa consiga minimizar as fraudes. Vamos lá e boa leitura!
Prevenção a fraude o que faz e o que é?
Prevenção a fraude pode ser conceituada como um conjunto de ações e medidas que agrega procedimentos, políticas, treinamentos e comunicação.
O objetivo é identificar, acompanhar, prevenir e sensibilizar os funcionários sobre práticas impróprias, além de definir estratégias para eliminar essas fraudes e desvios, aprendendo a lidar com os possíveis danos que elas causem nas empresas.
O que é a fraude?
A fraude pode ser entendida como qualquer omissão ou ato intencional promovido com o objetivo de enganar ou lesar uma organização, gerando prejuízos para ela e ganhos irregulares para quem a pratica.
Ou seja, são ações ilícitas e desonestas, com o propósito de enganar o proprietário para garantir benefício próprio ou de terceiros.
Existem inúmeros tipos de fraudes, como falsificação de produto, marca, documento, etc. Dentre as ações fraudulentas mais recorrentes no âmbito corporativo destacamos:
- Apropriação indevida de recursos da empresa (peças, produtos, insumos ou recursos financeiros);
- Superfaturamento de notas e pedidos;
- Alteração de valores e informações em notas fiscais;
- Desvios;
- Falsificação de documentos;
- Acordos paralelos ou que não atendem aos interesses da empresa.
Qual a importância de se fazer gestão de fraudes?
Agora que você já entende um pouco sobre a prevenção a fraude, o que faz e seus conceitos, chegou o momento de entender também a sua importância e como aplicá-la na sua empresa.
A gestão de fraude tem como premissa desenvolver ações e atividades com o objetivo de reduzir ameaças que possam, eventualmente, prejudicar uma empresa.
A verdade é que nenhuma companhia vai conseguir blindar completamente todos os atos e eliminar todos os processos irregulares.
Por mais eficiente que seja a gestão de fraude, os métodos não eliminam 100% o risco, mas ajudam a minimizar significativamente as fraudes. O que na prática já é muito importante e necessário.
Afinal, a perda financeira, uma das principais consequências de processos fraudulentos, prejudicam os resultados e os lucros da organização.
Além disso, existe uma perda de credibilidade no mercado, a qual, não pode ser medida em números, mas que também é extremamente prejudicial a qualquer companhia.
Portanto, ter uma gestão de riscos eficiente é essencial para identificar onde as fraudes estão sendo praticadas.
E, dessa forma, ser possível atuar para acabar com as ações ilícitas e, como consequência, minimizar a exposição a riscos e permitir a manutenção da continuidade dos negócios, garantindo maior segurança, integridade e credibilidade para processos.
Nesse contexto, implementar processos de compliance é uma necessidade cada vez mais urgente para envolver a equipe nessa contínua responsabilidade de identificar e mitigar vulnerabilidades.
O que fazer para evitar fraudes nas empresas?
Para compreender como as empresas deveriam focar as suas preocupações e direcionar as suas ações contra fraude, a The Economist Intelligence Unit realizou uma pesquisa mundial sobre os efeitos da fraude nos negócios.
O resultado apontou que as maiores ameaças não vêm de fontes externas, mas sim internas.
Ou seja, ações que funcionários, de qualquer nível ou cargo, realizam para obter vantagem e que envolva omissão ou inverdade para se atingir algo.
Veja os dados:
- 80% dos casos envolviam pelo menos uma pessoa de dentro da empresa;
- 36% aconteciam por alguém da mesma equipe, em nível sênior ou pleno;
- 45% aconteciam por funcionários de nível júnior.
O processo de reembolso de despesas corporativas é um dos cenários que costumam abrigar fraudes com essas características.
Quando a prestação de contas é realizada de maneira muito manual e dispendiosa, sem ajuda de tecnologias apropriadas, torna-se uma tarefa quase impossível analisar e detectar irregularidades em cada caso.
Ainda, esse tipo de fraudes costuma ocorrer na apresentação de notas fiscais para reembolso de despesas.
Um exemplo clássico disso é quando, por exemplo, o funcionário que está em atividade externa pela empresa apresenta uma nota fiscal com um valor acima do que realmente consumiu ou usufruiu, em decorrência do serviço, e receba um reembolso acima do que era de fato seu direito.
Ou então, ao solicitar o reembolso de km, aumenta-se a distância percorrida para que o valor reembolsado seja maior.
Nesses exemplos, a incidência de fraude indica a necessidade de melhorar e aprimorar os processos de reembolso de despesas.
De preferência, utilizando processos transparentes, com o auxílio de ferramentas como o VExpenses que permite automatizar os processos, reduzindo o tempo gasto, e aumentando os controles sobre os gastos de funcionários.
Você pode conferir nosso artigo de estudo de caso de como a Ourofino Agrociência conseguiu reduzir as irregularidades do processo, aumentar o nível de compliance na empresa e ainda economizar R$5000,00 ao mês com o processo de reembolso de despesas.
Mas, além de contar com a ajuda da tecnologia, alguns processos internos também são fundamentais para a gestão de fraude. Confira!
1. Crie um conselho administrativo
Com uma visão mais ampla e completa do negócio, o conselho administrativo ajuda a garantir transparência, isenção e segurança nas ações e decisões.
Para isso, é importante que o conselho seja plural, isento e representativo em todos os aspectos da empresa.
2. Conheça os seus parceiros e colaboradores
Conhecer todos os funcionários, de todos os níveis da empresa, além dos parceiros e fornecedores é importante para verificar se o perfil comportamental, posicionamento e conduta estão de acordo com os objetivos, normas e visão da companhia.
Qualquer tipo de relação com pessoas corruptas pode prejudicar os resultados dos negócios e rebaixar a reputação da empresa.
3. Monitore os processos
Para ter uma defesa eficiente contra fraudes, é fundamental monitorar todos os processos e operações.
Uma boa forma de fazer isso é ter documentos e criar relatórios sobre todos os aspectos envolvidos em uma operação.
Por exemplo, se o problema envolve o reembolso de despesas corporativas, é necessário ter uma política de reembolso bem definida e ter ferramentas para auxiliar a gestão, como o VExpenses, que registra detalhadamente cada etapa do processo.
Além disso, o VExpenses também conta com um módulo de compliance capaz de detectar qualquer fraude no processo de reembolso. O aviso chega para o gestor responsável, dispensando a necessidade de uma triagem manual para realizar o monitoramento do processo.
4. Invista na gestão de riscos
As vezes ignorada pelas empresas, a gestão de risco é primordial para prever, antecipar e solucionar riscos e fraudes na organização.
Esse controle ajuda a conhecer todos os pontos fortes e fracos do negócio e mapear os fatores prejudiciais antes mesmo que eles aconteçam.
E tendo ciência sobre o que pode comprometer o funcionamento da empresa, é mais fácil elaborar um plano de risco, com ações preventivas e que sejam eficazes.
Confira nosso manual completo de gestão de riscos financeiros para tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto e colocar a mão na massa!
Outro ponto importante do gerenciamento de riscos é conhecendo bem a dinâmica da empresa e todos os seus processos internos e externos.
Assim, o comitê de risco também ajuda muito a solucionar problemas internos como desvio de conduta, comportamentos antiéticos, conflitos de interesse, etc.
5. Invista em auditorias
As auditorias externas e internas funcionam como instrumento regulador que pode atuar de forma complementar à gestão de riscos.
Além de ser uma estratégia corporativa que passa mais segurança e transparência.
Visite nosso artigo sobre auditoria financeira de reembolso de despesas, nele você encontrará uma checklist gratuita para te auxiliar nestes momentos.
6. Mantenha uma política de segurança
A segurança da informação é uma questão importantíssima para impedir ataques externos e compartilhamentos indevidos de informações sigilosas, seja por parceiros, funcionários ou mesmo invasores.
Por isso, toda empresa precisa criar mecanismos rigorosos de proteção e controle para evitar ficar vulnerável aos ataques.
7. Implemente políticas internas e construa uma cultura de compliance
Código de conduta e políticas de controle rígidas e claras são essenciais para evitar ações fraudulentas na empresa.
Mas, não adianta muito ter essas políticas internas bem definidas, se elas ficam apenas no papel.
Desse modo, é fundamental construir uma cultura de compliance para que todos os funcionários, de todos os setores e níveis hierárquicos, possam contribuir para a integridade e a transparência da empresa.
Mas essa cultura não se constrói de uma hora para outra. É necessário uma intensa abordagem de comunicação interna, treinamentos e conscientização da equipe.
Essas são as dicas fundamentais para uma gestão de fraudes eficiente. Mas, tenha em mente que cada tipo de organização deve encontrar a sua própria maneira de lidar com as fraudes.
Isso porque cada uma tem um perfil e um campo de atuação diferenciado.
Agora que já deu para entender sobre prevenção a fraude, o que faz e a importância de criar essa gestão, use as estratégias como base para sua gestão de fraudes e seja capaz de evitar processos irregulares e mitigar riscos na sua empresa!
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