Guia completo de reembolso de quilometragem

O reembolso de quilometragem é um dos assuntos mais recorrentes em empresas que trabalham com viagens corporativas.

Dar atenção ao tópico de reembolso de despesas é importantíssimo para otimizar a gestão das despesas de viagem.

Sendo o reembolso de quilometragem uma dessas despesas e tão relevante para o cotidiano das empresas, decidimos criar um guia completo de reembolso de km!

Acompanhe!

O reembolso de km é obrigatório?

A quilometragem rodada é um dos tipos de despesas de trabalho que os viajantes corporativos costumam ter, assim como hospedagem, alimentação, entre outras.

As empresas têm obrigação de arcar com as despesas de trabalho, porque, na maior parte dos casos elas não possuem natureza salarial, e sim indenizatória – como você pode conferir mais a fundo no nosso artigo sobre reembolso de despesas e a legislação.

Para arcar com essas despesas, as empresas possuem algumas possibilidades, sendo elas:

• Pagar diárias de viagem, com base em cálculo prévio que estabelece um valor a ser pago ao funcionário por dia de viagem;

• Realizar reembolso de despesas arcadas pelos funcionários, mediante à comprovação;

• Liberar adiantamento – tendo os funcionários que realizar prestação de contas após a viagem, podendo solicitar reembolso caso as despesas tenham excedido ou devolver a quantia caso tenha sobrado.

Assim, caso o funcionário não receba as diárias de viagem, é obrigatório que a empresa realize reembolso de km mediante prestação de contas do viajante corporativo.

Trabalhar com o método de reembolso de km para esse tipo de despesa corporativa é vantajoso pois permite controle financeiro mais assertivo dos gastos com quilometragem rodada, uma vez que o valor reembolsado será exatamente o valor gasto.

A prestação de contas envolvida nesse processo, por sua vez, é benéfica para evitar fraudes no processo de reembolso e otimizar o controle financeiro.

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Como é o processo de reembolso de quilometragem?

O processo de reembolso pode ser dividido em algumas etapas, sendo elas:

• Mensuração da km rodada;

• Aprovação da prestação de conta da km rodada;

• Cálculo do reembolso de km;

• Pagamento do reembolso.

1. Mensuração da quilometragem

Na mensuração da quilometragem rodada, a precisão é muito importante.

Medir o km rodado checando a distância entre um lugar e outro tornou-se uma prática obsoleta, e que deixa muitos espaços para ocorrência de fraudes e irregularidades.

Nem toda empresa possui um planejamento rígido de rotas que serão percorridas, podendo estas ser manipuladas pelos viajantes. Situações adversas como tráfego intenso também podem interferir nas rotas e impactar no custo do km rodado.

Assim, havendo ou não um planejamento de rotas, é essencial que haja uma boa gestão dos custos de viagem. Para isso, é importante que a prestação de contas entre o colaborador e a organização seja um processo claro, organizado e otimizado.

O ideal é utilizar ferramentas de geolocalização (GPS), por possuírem uma precisão rigorosa e evidenciarem, em detalhes, a rota realizada pelo colaborador.

Mensurar a quilometragem com a ajuda de aplicativo que calcula em tempo real a rota percorrida otimiza esse processo, além de garantir que o reembolso de km seja justo tanto para a empresa, quanto para o funcionário.

Mas então o reembolso de km é feito só com base na quilometragem percorrida? Não. Vamos ver a seguir como calculá-lo!

2. Cálculo do reembolso de quilometragem

É só contabilizar o valor gasto com o combustível e dividir pela quantidade de km rodado? Nada disso!

Para a empresa, a precisão não é só essencial na mensuração, mas também no cálculo do reembolso de quilometragem.

A precisão no cálculo é importante para:

• Garantir uma boa gestão de reembolsos;
• Fornecer dados para auxiliar no cálculo do serviço prestado e verificar a viabilidade dele nas diferentes regiões;
• Possibilitar a otimização da gestão financeira e rentabilidade da operação a curto e longo prazo.

No cálculo completo do reembolso de quilometragem diversas variáveis influenciam: modelo do veículo, preço do combustível, depreciação, revisões, alinhamento e balanceamento e manutenção.

Você deve levar em conta, por exemplo, que os modelos de veículo podem mudar conforme a hierarquia do cargo e que modelos diferentes geram despesas diferentes.

Assim, você pode adotar um modelo padrão intermediário e considerar calcular um valor de reembolso de km para cada cargo. Isso precisa estar bem definido e comunicado também com a sua política de reembolso de despesas.

A política de reembolso de despesas, além de deixar claro quais são as diretrizes para esse processo, evita brechas e fraudes, além de tornar o processo mais justo e sério.

Se sentindo meio perdido para começar a calcular? Não se preocupe!

Acesse nossa calculadora de valor do km rodado para reembolso agora mesmo e faça o cálculo em poucos minutos!

Confira os detalhes do cálculo de reembolso de quilometragem e explicações sobre cada tipo de despesa envolvida.

Como tornar o processo de reembolso de km mais eficiente na prática?

Para tornar o reembolso de quilometragem mais eficiente é essencial mapear e estruturar este processo para entender quais falhas estão ocorrendo no processo da sua empresa e assim, estabelecer ações de otimização.

Para realizar essa análise, questione:

• O processo de reembolso de km é informal demais?
• Como os viajantes corporativos solicitam o reembolso de quilometragem?
• Como é feita a mensuração da quilometragem rodada?
• Você está considerando todas as despesas envolvidas no cálculo do valor de reembolso de quilometragem?
• O valor km rodado em sua empresa está entre os padrões de mercado?
• Existe prestação de contas? Como ela é feita?

• Quem é o responsável pela análise dos reembolsos solicitados? O fluxo de trabalho neste processo está fluindo bem? Quais problemas são enfrentados?

• Você conhece as tecnologias disponíveis para facilitar o reembolso de km da mensuração à efetuação do pagamento?

Aqui vão algumas dicas importantes para tornar mais eficiente o processo de reembolso de quilometragem:

• Entenda sobre a obrigatoriedade e as questões legais envolvidas no reembolso de quilometragem e outras despesas de viagem.
• Estabeleça uma política de reembolso bem estruturada. 
• Comunique a política de reembolso para os viajantes corporativos;
• Preocupe-se com a precisão na mensuração da quilometragem rodada e no cálculo do reembolso de km;
• Formalize o processo de prestação de contas;

Abuse da tecnologia: facilite e automatize o que for possível no processo de reembolso de quilometragem.

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Quais são os benefícios da automação do processo de reembolso de quilometragem?

A transformação digital veio para ficar e trazer grandes benefícios para empresas dos mais variados setores.

Embarcar na era digital e desfrutar de seus benefícios exige capacidade de se adaptar às mudanças e otimizar processos e estruturas em sua empresa. O processo de reembolso de quilometragem não foge à essa regra.

A automatização de processos é um excelente caminho para quem deseja otimizá-los e parar de perder tempo com burocracias.

Assim, a automatização do processo de reembolso de quilometragem aprimora o controle financeiro e a precisão, reduz fraudes, gera economia, além de otimizar a gestão de tempo e tarefas.

Vamos falar desses benefícios na prática?

O VExpenses, possui funcionalidade de GPS, para os viajantes marcarem automaticamente a quilometragem percorrida. Não só isso: integra todo o processo de reembolso – desde a mensuração da quilometragem à confirmação do pagamento.

Entre suas outras funcionalidades, permite:

• Cadastrar o valor de reembolso de quilometragem da empresa;

• Escolher se o viajante pode ou não alterar esse valor ao lançar um percurso;

• Deixar trechos recorrentes cadastrados, para facilitar o controle da quilometragem a ser reembolsada e o lançamento do trajeto para o viajante;

• Cadastrar diferentes políticas de quilometragem para áreas e cargos da empresa;

• Controlar adiantamentos;

• Cadastrar a forma de pagamento utilizada no pagamento das despesas de viagem corporativa para melhor controle de cartões corporativos.

Não para por aí! O VExpenses possui workflow completo para todas as etapas do reembolso de quilometragem:

• Além das funcionalidades para reembolso de km, o VExpenses faz o reconhecimento dos dados de notas fiscais de outras despesas e preenche relatórios automaticamente;

• O app verifica automaticamente se as políticas de reembolso da empresa estão sendo cumpridas e emite alertas para os responsáveis;

• Os responsáveis recebem relatórios de despesas para aprovação pelo próprio app e acompanham os gastos dos funcionários onde quer que estejam;

• A área financeira da empresa monitora todo o processo em tempo real e analisa as informações de maneira inteligente, para otimizar a gestão financeira;

• Os analistas conseguem otimizar sua gestão de tempo para se dedicar a tarefas estratégicas e implantar mais práticas de uma gestão financeira moderna.

Quer ver como funciona na prática? Teste o VExpenses com todas as funcionalidades e comece a melhorar seu reembolso de quilometragem!