O reembolso de quilometragem é uma prática utilizada para ressarcir os gastos que os funcionários têm com o deslocamento a trabalho, usando veículo próprio. Normalmente é calculado a partir da distância percorrida. Você sabe o que é km rodado e como realizar o cálculo do custo para reembolso?
Empresas que trabalham com saídas externas ou que precisam visitar filiais e clientes em outros estados vivem, constantemente, tendo que reembolsar os seus funcionários. Principalmente quando eles usam veículos próprios para essas atividades.
Mas, uma questão fundamental nesse hábito é saber calcular o custo do km rodado para reembolso. O combustível é um fator determinante nessa conta, mas não é o único que deve ser levado em consideração.
Veja a seguir qual o valor médio do mercado pago por km rodado e como calcular o custo de uma viagem por km.
O que é km rodado?
O km rodado nada mais é do que a distância percorrida pelo veículo em determinado trajeto, ou em todo o tempo de uso.
É uma unidade de medida que pode ser observada no odômetro, instrumento que mede as distâncias percorridas, presente no painel de todo automóvel.
Mas por que é tão importante ficar atento ao km rodado?
O monitoramento do percurso é uma necessidade para empresas que têm funcionários exercendo atividades externas ou viagens corporativas com veículo próprio, principalmente.
Ou seja, quando a companhia não oferece um veículo corporativo e os funcionários precisam se deslocar com seus próprios carros para desempenhar alguma tarefa para a organização.
Nesses casos, é de responsabilidade da empresa arcar com os custos do deslocamento, incluindo o combustível e pedágio. Por isso, é importante saber o que é km rodado e realizar o monitoramento do km rodado em cada trajeto.
Ou seja, o monitoramento do km rodado é fundamental para fazer o cálculo do custo do valor do reembolso ao funcionário.
E, isso significa, incluir essa despesa no planejamento financeiro da empresa para que não haja risco de impactar negativamente o caixa da organização.
Por isso, para a empresa, esse controle é essencial para atestar uma boa gestão financeira e de reembolsos, evitando erros e fraudes.
Já para o funcionário, é fundamental para garantir o direito de ressarcimento correspondente às suas despesas.
É importante registrar que o valor desse reembolso não deve estar presente na folha de pagamento do funcionário, pois não faz parte da remuneração fixa.
Trata-se de um valor indenizatório, uma compensação pelo uso do bem particular. Logo, não deve entrar nos cálculos do INSS e FGTS e nem nos impostos.
Qual o valor médio de mercado pago por km rodado?
Para que a empresa e o trabalhador possam ter controle do valor devido, é fundamental que a política de reembolso defina qual o valor médio do km rodado de quem trabalha com o próprio veículo.
Esse é um levantamento que deve ser feito pela própria empresa considerando fatores como tipo de automóvel, desgastes e manutenção e, claro, preço do combustível utilizado (etanol, gasolina ou diesel).
Para se ter uma ideia, em São Paulo, o valor médio de mercado para reembolso por km rodado nas empresas, é na faixa de R$0,62 a R$0,88 para veículos de passeio e R$0,25 a R$0,35, para motos.
Com o passar do tempo, os fatores que implicam no valor do km rodado (combustível, seguro e impostos, manutenção, limpeza, entre outros) sofrem alteração, e por isso é fundamental rever esses números com frequência de, pelo menos, uma vez ao ano.
Também é importante observar que esses valores tratam-se mesmo de uma média. O valor do km rodado de quem trabalha com o próprio veículo varia de acordo com o automóvel utilizado (marca, modelo, ano do veículo, etc.).
Além disso, diverge entre os estados, principalmente considerando preço do combustível e questões geográficas.
Como calcular o custo de uma viagem por km?
Calcular o custo do km rodado, determinante para o valor de reembolso por km, não é algo tão complicado quanto parece.
O segredo é não deixar de fora nenhum fator, como:
- combustível;
- depreciação;
- revisões;
- alinhamento e balanceamento;
- manutenção;
- seguro e impostos;
- entre outros.
Entretanto, muitos gestores esquecem de contabilizar fatores importantes para o reembolso. Considerando apenas o cálculo do combustível gasto no trajeto rodado pelo funcionário.
Você pode conferir o cálculo completo no nosso post: Custo do km rodado: aprenda a calcular o valor do reembolso por km, onde oferecemos um passo a passo utilizando nossa planilha gratuita.
Aqui, discutiremos um pouco sobre o cálculo do valor do reembolso do combustível.
Para fazer este cálculo, é preciso ter em mãos as seguintes informações:
- quantos km o veículo percorre por litro (consumo médio = distância percorrida / quantidade de litros utilizada);
- distância que será percorrida;
- valor médio de consumo na estrada;
- valor médio de consumo na cidade.
Agora, vamos para o cálculo:
Combustível necessário = distância até o destino/consumo médio do carro.
Por exemplo, considerando que o consumo médio do automóvel é de 10km/L e a distância percorrida é de 200km, a conta ficaria assim:
Combustível necessário para a viagem: 200/10 = 20 litros
Essa é quantidade de litros necessários para o trajeto. Falta saber o valor desse combustível:
Combustível necessário X valor de preço médio do combustível.
Seguindo o mesmo exemplo, e considerando o preço do combustível a R$4,10, o valor do combustível para essa viagem seria de R$82,00 (20 litros x 4,10).
Pronto! Agora você já tem o valor do reembolso, certo? Errado!
Como falamos anteriormente, é sempre bom lembrar que calcular o custo do km rodado vai muito além do cálculo do gasto de combustível.
Afinal, por lei, a empresa é obrigada a arcar com todos os custos da prestação de serviços, e por isso é preciso indenizar o trabalhador por todas as despesas que ele teve (e terá, no caso da amortização) ao realizar sua atividade profissional em função da empresa.
Demonstração
Conheça a Gestão de Quilometragem da VExpenses na prática
Como a tecnologia pode ajudar no reembolso de despesas?
Uma forma de monitorar o km rodado em cada trajeto é verificando o odômetro analógico do veículo. Entretanto, essa não é uma maneira muito segura e confiável, o que pode prejudicar o cálculo do reembolso de despesas.
Outra forma é utilizar a tecnologia a favor. Utilizar uma ferramenta que mensura essa informação através do GPS, como o VExpenses, facilita o Reembolso de Quilometragem.
A plataforma indica com precisão os quilômetros rodados e quais as rotas percorridas, garantindo a assertividade no cálculo da distância e do combustível gastos para fins de reembolso.
Agora que você já sabe o que é km rodado e a importância desse monitoramento quando o funcionário utiliza o veículo próprio para trabalho, siga o nosso blog e entenda mais sobre reembolso de quilometragem por GPS.
