Guia completo com tudo sobre Classificação de Despesas

A classificação das despesas é uma prática importantíssima em empresas de diferentes tamanhos e setores de atuação, já que ela permite uma gestão financeira mais estratégica e eficaz.

Umas das razões é que esse processo proporciona uma visão mais clara sobre onde os recursos financeiros são direcionados, identificando setores com gastos elevados e também as possíveis oportunidades de economia.

Com a correta classificação das despesas, sua empresa consegue tomar decisões mais bem embasadas em casos de investimentos ou na alocação de recursos, por exemplo. Tudo isso de acordo com as metas e prioridades da sua companhia.

Quer saber mais detalhes sobre o assunto? Então, vem com a gente e descubra como fazer a classificação das despesas, a importância desta prática e como executá-la de maneira adequada. Confira!

O que são despesas?

As despesas estão relacionadas aos gastos que uma empresa tem com  a compra de bens, serviços ou recursos fundamentais para a manutenção das atividades ou metas da companhia. 

No entanto, elas não possuem ligação direta com a produção de bens ou serviços, estando associadas apenas com a administração do negócio.

O que pode ser classificado como despesa?

As despesas são, portanto, todos os gastos necessários para a manutenção das atividades de uma companhia e que não fazem parte dos custos ligados à produção. 

Podemos classificar como despesas, então, o aluguel de espaços físicos, os salários dos colaboradores nas áreas administrativas, os investimentos em publicidade, marketing e demais promoções, além de materiais de escritório, etc.

Soma-se a isso, os gastos com energia e serviços públicos, viagens, manutenção e licenças que também são classificadas como despesas. 

Qual a diferença entre custos e despesas?

Embora estejam relacionadas, os conceitos de despesas e custos não possuem o mesmo significado e, portanto, devem ser diferenciados em uma análise financeira. 

Os custos estão diretamente ligados à produção de bens ou serviços, abrangendo investimentos em mão de obra, aquisição de equipamentos e outros componentes para a fabricação de um produto ou serviço.

Por outro lado, as despesas são gastos necessários para manter as operações de uma companhia, e não estão associadas com a produção. 

Como são classificadas as despesas de uma empresa?

Para fazer a classificação das despesas de uma empresa, é importante que você entenda que elas podem ser categorizadas como despesas fixas e variáveis.

Além disso, há ainda outros tipos de despesas, como despesas regulares, extraordinárias, administrativas e operacionais. Confira como fazer a classificação correta:

Despesas fixas

As despesas fixas podem ser consideradas aquelas que não têm relação direta com o custo do produto. Isso significa que elas não dependem das vendas ou dos custos. Elas sempre serão as mesmas. 

A despesa fixa refere-se aos gastos que são constantes, isto é, a empresa sabe que eles devem ser pagos mensalmente. 

É importante ter em mente que o termo fixo não impede a alteração do valor pago. Dessa maneira, a despesa fixa é caracterizada pela periodicidade. 

Podemos citar como exemplo de despesas fixas os seguintes itens:

• Contas de água, energia e telefone;
• Honorários;
• Salário fixo de colaboradores;
• Aluguel dos espaços onde o negócio funciona;
• Ações de propaganda;
• Salário dos funcionários;
• Taxas de contas bancárias e outros gastos frequentes da empresa.

Despesas variáveis

Já as despesas variáveis são aquelas que têm relação direta com a produção. Elas são consideradas como variadas porque o valor gasto com tais despesas pode mudar de acordo com algumas características, como as vendas, a produção, etc.

Além disso, diferente das despesas fixas, as variáveis estão ligadas ao volume de vendas e produção. Essa relação não é direta. 

E lembre-se que nenhuma despesa tem impacto no produto final. 

Confira alguns exemplos de despesas variáveis:

• Impostos  sobre o faturamento;
• Comissões;
• Pagamento de serviços como frete;
• Fretes e multas por atraso na entrega de produtos aos clientes;
• Comissões de venda;
• Gasto com combustível dos veículos da empresa;
• Incidentes ou acidentes na produção;
• Reparo de avarias;
• Manutenções não programadas;
• Materiais de escritório.

Outros tipos de despesas

Além disso, dentro dessa classificação de despesas, é possível incluir outras categorias, como despesas regulares, administrativas, comerciais e operacionais. 

Despesas regulares

Despesas regulares são os gastos recorrentes e previsíveis que acontecem em um período, que pode ser mensal ou anual.

Elas fazem parte das necessidades básicas ou operacionais, que incluem aluguel, contas de serviços públicos, salários, seguros, etc.

Despesas extraordinárias

Já as despesas extraordinárias são gastos não recorrentes e imprevisíveis que podem ocorrer de forma esporádica, normalmente, em razão de situações excepcionais, como emergências médicas, reparos estruturais, multas ou outros incidentes. 

Despesas administrativas

Chamamos de despesas administrativas os gastos associados ao funcionamento da empresa como, por exemplo, materiais de escritório, telefonia, pacotes e mensalidades de serviços. 

Despesa operacionais 

Esses gastos são essenciais para manter a operação. Apesar de não impactar diretamente na produção dos bens ofertados pela empresa, a redução dos valores não é possível como nas despesas comerciais e administrativas. 

Como despesa operacional, podemos citar o pagamento de aluguel, por exemplo. Aqui, é importante fazer um adendo: não existe diferença conceitual entre as despesas administrativas, comerciais e operacionais.

Qual a importância da Classificação de Despesas?

A classificação de despesas é uma prática importantíssima na gestão financeira, já que, por meio dela, é possível ter uma visão clara sobre onde os recursos são direcionados, permitindo uma identificação das áreas com gastos elevados e das possibilidades de economia. 

Somado a isso, a classificação de despesas também auxilia no cumprimento das obrigações fiscais e regulatórias,  na elaboração de relatórios financeiros precisos e transparentes, além de ajudar no cálculo dos custos reais, margens de lucro e rentabilidade. 

Sem contar que essa classificação facilita a identificação de tendências de gastos, o que permite ajustar as estratégias para otimização de recursos.

Como fazer a Classificação de Despesas na sua empresa? 

Para fazer a classificação de despesas, é preciso levar em consideração alguns aspectos. Confira quais são eles: 

Escolha um sistema de gestão

Investir em um sistema de gestão é essencial para fazer a classificação de despesas de forma mais eficiente e precisa. 

Isso porque esses sistemas costumam oferecer uma plataforma centralizada que faz o registro, a organização e a categorização das transações financeiras.

Com isso, as despesas são registradas em tempo real, evitando erros humanos e proporcionando uma visão mais clara de todas as atividades financeiras.

Defina as classificações de despesas

Você precisará também categorizar as despesas da sua empresa. Sendo assim, divida as despesas entre fixas e variáveis e defina as categorias para cada uma delas conforme a natureza do gasto e o centro de custos. 

Em seguida, determine qual área será responsável por gerir cada grupo de despesas. Depois disso, é hora de iniciar os lançamentos. Então, não se esqueça de garantir o lançamento de cada gasto conforme a categoria a qual ele pertence. 

Faça revisões constantes na Classificação de Despesas

Faça revisões regulares na classificação de despesas para garantir a precisão, a consistência e a relevância dos dados. 

Isso é especialmente importante porque as despesas podem ser modificadas ao longo de um período, por ocasião de diversos fatores como: expansão do negócio, mudanças operacionais, sazonalidade, etc.

Ao realizar revisões, sua empresa consegue ajustar as categorias de despesas conforme as mudanças que foram feitas.

Conclusão

Como você pôde ver, a classificação de despesas é uma etapa essencial para o funcionamento de qualquer negócio e também para entender os pontos de economia. 

Gostou do nosso artigo? Então, se você se interessa por esse e outros assuntos do universo financeiro empresarial, não deixe de acompanhar o nosso blog, pois trazemos conteúdos relevantes sobre o setor semanalmente.