O que é recibo de reembolso de viagens e qual a importância?

Início » Viagens e Reembolsos Corporativos » Reembolso de Despesas » O que é recibo de reembolso de viagens e qual a importância?
4 minutos de leitura

Viagens a trabalho, sejam elas simples visitas a clientes ou mesmo deslocamentos internacionais, são práticas que demandam responsabilidades e obrigações extras às empresas, como o ressarcimento dos funcionários mediante recibo de reembolso.

Nesse cenário, uma das principais obrigações da empresa é de indenizar seus colaboradores pelos mais variados gastos ocorridos durante o deslocamento. E isso inclui transporte, alimentação, hospedagem, combustível, entre outros. 

Mas, por mais diferentes que possam ser essas despesas, elas têm em comum a necessidade de serem comprovadas para que ocorra o reembolso ao funcionário.

Esse passo é fundamental para que, assim, as despesas sejam ressarcidas de forma correta e legal, contribuindo para um controle eficaz de despesas e recibos.

Aqui neste post explicaremos o que é recibo de reembolso, quais informações devem constar no documento e dicas para realizar facilitar o processo de reembolso de despesas e sua gestão. Acompanhe!

O que é e para o que serve o recibo de reembolso de despesas?

Com a necessidade de realizar viagens corporativas ou visitas externas, muitas empresas utilizam o processo reembolso de despesas de funcionários, por ser a forma mais certeira e segura de arcar com esses custos.

Essa prática nada mais é do que ressarcir o empregado que teve gastos durante compromissos da empresa mediante a apresentação de documentos comprobatórios das despesas.

Ou seja, toda vez que o funcionário faz um deslocamento pela empresa, ela tem a obrigação de arcar com as despesas. Incluindo transportes, passagens, alimentação, hospedagem, entre outras despesas.

Mas para receber esse benefício, é necessário comprar as despesas através de recibos e notas fiscais. Portanto, o funcionário precisa solicitar esses documentos em todos os serviços adquiridos.

Por lei, a falta de comprovação dos gastos tira da empresa a obrigatoriedade de ressarcir os gastos. Mesmo que tenham sido feitos em viagem de negócio. 

Em posse desses documentos, o funcionário pode solicitar o reembolso. 

Após o pagamento, é importante que ele entregue ao gestor um recibo de reembolso, que comprove o recebimento da quantia. Esse passo é importante para resguardar a empresa e ajudar a evitar duplicidade de pagamento.

Como fazer um recibo de reembolso?

Impresso ou escrito de próprio punho, o recibo de reembolso é um documento que deve ser assinado pelo funcionário após o recebimento do reembolso. 

Veja também:  Controle de combustível: como fazer e dicas para economizar!

Nele devem conter informações sobre as despesas que estão sendo ressarcidas, bem como os dados pessoais do funcionário, dados da empresa, data que foi realizado o reembolso.

A seguir, vamos deixar dois modelos de recibo de ressarcimento que podem ser preenchidos e adaptados conforme a necessidade. Confira!

1.   Exemplo 1: Recibo de despesas de viagem

Eu, (nome), (nacionalidade), (estado civil), (profissão), inscrito(a) no CPF sob o nº (informar) e no RG nº (informar), recebi de (nome da empresa), pessoa jurídica de direito privado, inscrita no CNPJ sob o nº (informar), a importância de R$ X.XXX,XX (valor por extenso), referente ao pagamento de (quantidade) diárias referente a viagem à (cidade) – (UF), incluindo hospedagem, alimentação e combustível, no período de (data inicial) à (data final), com a finalidade de (objetivo da viagem).

(cidade) – (UF), (dia) de (mês) de (ano).

(assinatura)

(nome do recebedor)

2. Exemplo 2: Recibo de despesas de viagem

Recibo: R$

Recebi de (nome da empresa ou funcionário responsável), a importância de R$ ______________ (____________________________________________), referente ao reembolso pelo pagamento das despesas (especificar), conforme documentação anexa.

Cidade, ____ de ________________ de _________.

Nome: ______________________________________

____________________________________________

(assinatura)

Nº documento de Identidade:

Passaporte nº:

Placa do Carro:

Endereço (Rua/Av./Pça):

Bairro:

Cidade:

O que serve como comprovante de pagamento?

Conforme já falamos anteriormente, todos os gastos realizados em uma viagem corporativa devem ser devidamente comprovados para que o funcionário possa solicitar o reembolso.

Entretanto, nem todos os documentos servem como comprovantes

Para saber o que conta ou não para o reembolso é importante estar ciente sobre a política de reembolso de despesas da empresa.

Normalmente, são aceitos aqueles que constam nome do estabelecimento, data, descrição do produto adquirido ou serviço usufruído. Como, por exemplo:

Boas práticas para melhorar o processo de reembolso de despesas

Independente do porte e do segmento, viagens corporativas e eventos externos são atividades comuns em diversas empresas. E quando é uma prática comum, é fundamental adotar algumas medidas para simplificar o processo. 

1. Política de reembolso de despesas

O reembolso de despesas corporativas é uma obrigatoriedade garantida por lei. Entretanto, isso não significa que deva ser feito sem critério.

É importante ter regras e acordos muito claros tanto para os funcionários quanto para os gestores. A falta de clareza no processo de reembolso abre espaço para confusões desnecessárias, como despesas acima do limite de gastos.

Veja também:  Nota de débito no reembolso de despesas: saiba como funciona

Por isso, ter uma política de reembolso de despesas é uma dica de ouro para que processo de ressarcimento funcione adequadamente e de acordo com a lei.

Nas normas, é importante ter informações como:

  • despesas reembolsáveis:
  • despesas não reembolsáveis:
  • prazo para apresentação de recibos:
  • prazo para reembolso:
  • forma em que ocorrerá o reembolso.

2. Armazenamento de documentos

Para pedir o reembolso, o funcionário precisa solicitar o comprovante de pagamento, recibo ou nota fiscal de todos os estabelecimentos e serviços. Entretanto, ele não é o único que precisa armazenar esses documentos.

A empresa também precisar guardar os documentos comprobatórios, normalmente pelo período de 5 anos, conforme estabelecido por lei. 

Isso porque, em caso de fiscalização ela consegue comprovar para onde foi a quantia de reembolso.

3. Automatização do processo

A tecnologia é ótima aliada no processo de automatização de reembolsos. 

Com uma plataforma eficiente é possível fazer a leitura automática de recibos através do reconhecimento digital de dados da nota fiscal, além do preenchimento automático de informações.

Também é possível realizar aprovação de despesas com mais facilidade graças à mobilidade. 

Ou seja, através de plataformas, como o VExpenses, que oferecem além do formato web, o formato de aplicativo mobile, de qualquer lugar pode-se acompanhar os gastos dos funcionários e relatórios de gestão em tempo real.

O que diminui significantemente a morosidade do processo e aumenta o grau de acertividade das aprovações de reembolso de funcionários.

4. Sistema anti-fraude

Uma plataforma de gestão de reembolsos também pode ser muito útil para evitar fraudes no ressarcimento. 

De forma automática é feito a verificação das políticas de reembolso para verificar se estão sendo cumpridas, emitindo alertas aos gestores em caso de desconformidade.

O sistema do VExpenses, por exemplo, detecta itens não reembolsáveis, como bebidas alcoólicas e doces, no instante em que a despesa é lançada na plataforma e prontamente notifica o gestor responsável pela aprovação do gasto sobre tal irregularidade.

Então, com a ajuda de softwares e plataformas de gestão, como o VExpenses, é possível garantir o compliance e o cumprimento das políticas de reembolso, validação de gastos, revisão e otimização de processos.

Além de diminuir os riscos com extravios de recibos, calcular gastos de combustível através de GPS e contribuir significativamente no planejamento e controle financeiro da empresa.


Quer saber como o VExpenses pode ajudar sua empresa a ter um processo de reembolso de despesas de forma mais eficiente? Preencha o formulário abaixo para receber um contato da nossa equipe de especialistas!

Carolina Crumo


Apaixonada por marketing e por aprender e poder compartilhar conteúdos que engajam e informam. Sou parte do time VExpenses e ajudo a construir um mundo mais empático através de soluções financeiras.

Leave a Comment

Esse site utiliza o Akismet para reduzir spam. Aprenda como seus dados de comentários são processados.