Viagens a trabalho, sejam elas simples visitas a clientes ou mesmo deslocamentos internacionais, são práticas que demandam responsabilidades e obrigações extras às empresas, como o ressarcimento dos funcionários mediante recibo de reembolso.
Nesse cenário, uma das principais obrigações da empresa é de indenizar seus colaboradores pelos mais variados gastos ocorridos durante o deslocamento. E isso inclui transporte, alimentação, hospedagem, combustível, entre outros.
Mas, por mais diferentes que possam ser essas despesas, elas têm em comum a necessidade de serem comprovadas para que ocorra o reembolso ao funcionário.
Esse passo é fundamental para que, assim, as despesas sejam ressarcidas de forma correta e legal, contribuindo para um controle eficaz de despesas e recibos.
Aqui neste post explicaremos o que é recibo de reembolso, quais informações devem constar no documento e dicas para realizar facilitar o processo de reembolso de despesas e sua gestão. Acompanhe!
O que é e para o que serve o recibo de reembolso de despesas?
Com a necessidade de realizar viagens corporativas ou visitas externas, muitas empresas utilizam o processo reembolso de despesas de funcionários, por ser a forma mais certeira e segura de arcar com esses custos.
Essa prática nada mais é do que ressarcir o empregado que teve gastos durante compromissos da empresa mediante a apresentação de documentos comprobatórios das despesas.
Ou seja, toda vez que o funcionário faz um deslocamento pela empresa, ela tem a obrigação de arcar com as despesas. Incluindo transportes, passagens, alimentação, hospedagem, entre outras despesas.
Mas para receber esse benefício, é necessário comprar as despesas através de recibos e notas fiscais. Portanto, o funcionário precisa solicitar esses documentos em todos os serviços adquiridos.
Por lei, a falta de comprovação dos gastos tira da empresa a obrigatoriedade de ressarcir os gastos. Mesmo que tenham sido feitos em viagem de negócio.
Em posse desses documentos, o funcionário pode solicitar o reembolso.
Após o pagamento, é importante que ele entregue ao gestor um recibo de reembolso, que comprove o recebimento da quantia. Esse passo é importante para resguardar a empresa e ajudar a evitar duplicidade de pagamento.
Como fazer um recibo de reembolso?
Impresso ou escrito de próprio punho, o recibo de reembolso é um documento que deve ser assinado pelo funcionário após o recebimento do reembolso.
Nele devem conter informações sobre as despesas que estão sendo ressarcidas, bem como os dados pessoais do funcionário, dados da empresa, data que foi realizado o reembolso.
A seguir, vamos deixar dois modelos de recibo de ressarcimento que podem ser preenchidos e adaptados conforme a necessidade. Confira!
1. Exemplo 1: Recibo de despesas de viagem
Eu, (nome), (nacionalidade), (estado civil), (profissão), inscrito(a) no CPF sob o nº (informar) e no RG nº (informar), recebi de (nome da empresa), pessoa jurídica de direito privado, inscrita no CNPJ sob o nº (informar), a importância de R$ X.XXX,XX (valor por extenso), referente ao pagamento de (quantidade) diárias referente a viagem à (cidade) – (UF), incluindo hospedagem, alimentação e combustível, no período de (data inicial) à (data final), com a finalidade de (objetivo da viagem).
(cidade) – (UF), (dia) de (mês) de (ano).
(assinatura)
(nome do recebedor)
2. Exemplo 2: Recibo de despesas de viagem
Recibo: R$
Recebi de (nome da empresa ou funcionário responsável), a importância de R$ ______________ (____________________________________________), referente ao reembolso pelo pagamento das despesas (especificar), conforme documentação anexa.
Cidade, ____ de ________________ de _________.
Nome: ______________________________________
____________________________________________
(assinatura)
Nº documento de Identidade:
Passaporte nº:
Placa do Carro:
Endereço (Rua/Av./Pça):
Bairro:
Cidade:
O que serve como comprovante de pagamento?
Conforme já falamos anteriormente, todos os gastos realizados em uma viagem corporativa devem ser devidamente comprovados para que o funcionário possa solicitar o reembolso.
Entretanto, nem todos os documentos servem como comprovantes.
Para saber o que conta ou não para o reembolso é importante estar ciente sobre a política de reembolso de despesas da empresa.
Normalmente, são aceitos aqueles que constam nome do estabelecimento, data, descrição do produto adquirido ou serviço usufruído. Como, por exemplo:
- cupom fiscal;
- nota fiscal;
- recibo de pagamento;
- fatura (com certas ressalvas).
Boas práticas para melhorar o processo de reembolso de despesas
Independente do porte e do segmento, viagens corporativas e eventos externos são atividades comuns em diversas empresas. E quando é uma prática comum, é fundamental adotar algumas medidas para simplificar o processo.
1. Política de reembolso de despesas
O reembolso de despesas corporativas é uma obrigatoriedade garantida por lei. Entretanto, isso não significa que deva ser feito sem critério.
É importante ter regras e acordos muito claros tanto para os funcionários quanto para os gestores. A falta de clareza no processo de reembolso abre espaço para confusões desnecessárias, como despesas acima do limite de gastos.
Por isso, ter uma política de reembolso de despesas é uma dica de ouro para que processo de ressarcimento funcione adequadamente e de acordo com a lei.
Nas normas, é importante ter informações como:
- despesas reembolsáveis:
- despesas não reembolsáveis:
- prazo para apresentação de recibos:
- prazo para reembolso:
- forma em que ocorrerá o reembolso.
2. Armazenamento de documentos
Para pedir o reembolso, o funcionário precisa solicitar o comprovante de pagamento, recibo ou nota fiscal de todos os estabelecimentos e serviços. Entretanto, ele não é o único que precisa armazenar esses documentos.
A empresa também precisar guardar os documentos comprobatórios, normalmente pelo período de 5 anos, conforme estabelecido por lei.
Isso porque, em caso de fiscalização ela consegue comprovar para onde foi a quantia de reembolso.
3. Automatização do processo
A tecnologia é ótima aliada no processo de automatização de reembolsos.
Com uma plataforma eficiente é possível fazer a leitura automática de recibos através do reconhecimento digital de dados da nota fiscal, além do preenchimento automático de informações.
Também é possível realizar aprovação de despesas com mais facilidade graças à mobilidade.
Ou seja, através de plataformas, como o VExpenses, que oferecem além do formato web, o formato de aplicativo mobile, de qualquer lugar pode-se acompanhar os gastos dos funcionários e relatórios de gestão em tempo real.
O que diminui significantemente a morosidade do processo e aumenta o grau de acertividade das aprovações de reembolso de funcionários.
4. Sistema anti-fraude
Uma plataforma de gestão de reembolsos também pode ser muito útil para evitar fraudes no ressarcimento.
De forma automática é feito a verificação das políticas de reembolso para verificar se estão sendo cumpridas, emitindo alertas aos gestores em caso de desconformidade.
O sistema do VExpenses, por exemplo, detecta itens não reembolsáveis, como bebidas alcoólicas e doces, no instante em que a despesa é lançada na plataforma e prontamente notifica o gestor responsável pela aprovação do gasto sobre tal irregularidade.
Então, com a ajuda de softwares e plataformas de gestão, como o VExpenses, é possível garantir o compliance e o cumprimento das políticas de reembolso, validação de gastos, revisão e otimização de processos.
Além de diminuir os riscos com extravios de recibos, calcular gastos de combustível através de GPS e contribuir significativamente no planejamento e controle financeiro da empresa.
Quer saber como o VExpenses pode ajudar sua empresa a ter um processo de reembolso de despesas de forma mais eficiente? Preencha o formulário abaixo para receber um contato da nossa equipe de especialistas!
