Quando o assunto é reembolso de viagens corporativas, existem muitas dúvidas que ainda permeiam tanto os viajantes, quanto os responsáveis do setor financeiro envolvidos neste processo. E uma das dúvidas mais frequentes é em relação aos documentos válidos para comprovação de gastos: Afinal, recibo vale como comprovante de pagamento?
Vamos esclarecer essa e outras dúvidas sobre comprovante de pagamento para reembolso:
- O que é comprovante de pagamento?
- Quais documentos servem como comprovante de pagamento para reembolso?
- O que faço quando perdi o comprovante?
- O que posso fazer para não perdê-lo?
Acompanhe!
O que é comprovante de pagamento e comprovante de pagamento para reembolso?
Antes de mais nada, precisamos entender o que é comprovante de pagamento, e qual a diferença do comprovante de pagamento para reembolso.
O comprovante de pagamento é um documento que comprova que um pagamento foi realizado na compra de um produto ou serviço prestado.
Portanto, o comprovante de pagamento para reembolso é o documento que o colaborador usa, ao solicitar reembolso, para comprovar que pagou com verba própria por um produto ou serviço relacionado ao trabalho.
É muito comum em viagens corporativas e reuniões que o funcionário arque com despesas como alimentação, hospedagem, km rodado, uber e outras diretamente relacionadas ao trabalho e, posteriormente, solicite o reembolso à empresa.
Como vimos, para esse tipo de despesa, o reembolso, perante a lei, costuma ser obrigatório.
Para a empresa, o comprovante de pagamento é importante para legitimar o reembolso aos colaboradores, uma vez que o documento já detalha o que foi gasto, evitando fraudes no reembolso de despesas.
Dependendo do regime de tributação, o comprovante de reembolso é obrigatório.
Mas afinal, recibo vale como comprovante de pagamento? Ou só nota fiscal? E fatura de cartão? Vamos aprofundar a seguir!
Recibo vale como comprovante de pagamento? O que diz a lei
Diversos são os documentos que podem comprovar pagamento. Nesse sentido, o recibo vale como comprovante de pagamento em grande parte das situações.
Conforme a Lei 8.846/94 (Art. 1º), para efeito da legislação do imposto sobre renda, deve ser efetuada a emissão de nota fiscal, recibo ou qualquer documento equivalente, relativo à venda de produtos, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis.
Assim, não se estabelece em lei uma lista de documentos específicos que valem como comprovante de pagamento, tampouco comprovante para reembolso.
No entanto, existem dados básicos que devem conter em um comprovante de pagamento para que, de fato, se comprove uma operação. São eles:
- Data da transação;
- Valor;
- Forma de pagamento;
- Nome do fornecedor;
- Descrição do que foi adquirido.
Para fins tributários, a empresa deve levar em consideração o seu regime.
Somente empresas de Lucro Real podem deduzir despesas como viagens, transportes e alimentação em seu imposto de renda.
Por isso, para esse tipo de empresa, há necessidade de armazenar comprovantes fiscais, uma vez que pode haver auditoria do fisco para verificar fraudes.
Nesse caso, o recibo não vale como comprovante de pagamento.
Esse armazenamento de comprovantes de reembolso pode ser feito de maneira física ou digital, usando aplicativos como o VExpenses.
Para os demais regimes (Simples Nacional ou Lucro Presumido) não há obrigatoriedade de apresentar comprovante de pagamento de despesas de reembolso ao fisco.
Assim, fica a critério da empresa definir na sua política de reembolsos quais tipos de comprovantes de pagamento entre os seus formulários e recibos de negócios são válidos ou não.
Mesmo que não haja obrigatoriedade em lei, definir os comprovantes de pagamento válidos para reembolso é essencial para:
- Evitar fraudes no reembolso corporativo;
- Seguir melhores práticas no fechamento de mês;
- Reembolsar justamente as despesas
Se você é funcionário e deseja saber se recibo vale como comprovante de pagamento para reembolso, ou quais são os documentos válidos, consulte a política de reembolso de sua empresa.
Se sua empresa não possui uma política de reembolso, veja a seguir quais documentos podem te ajudar a solicitar reembolso.
Então, o que serve como comprovante de pagamento para reembolso?
Como já falamos anteriormente, em geral, os documentos aceitos para comprovar despesas no processo de reembolso devem conter obrigatoriamente as informações de data, valor do produto/serviço, a forma de pagamento, o nome do fornecedor e a descrição do que foi adquirido.
Veja abaixo alguns exemplos de documentos que obedecem a essas exigências e são considerados válidos para comprovação de gastos para reembolso corporativo:
1. Cupom Fiscal e Nota Fiscal
Cupom e nota fiscal são documentos equivalentes.
Uma das principais diferenças entre eles é que o cupom fiscal é emitido por impressora fiscal especial (ECF) ou quando é eletrônico (CF-e-SAT), por um sistema (SAT) diferente dos de notas fiscais.
Além disso, a nota fiscal é um comprovante que possui informações mais detalhadas do consumidor e do vendedor/prestador de serviços, conforme exigências legais.
Assim, como o cupom fiscal, a nota fiscal também pode ser física ou eletrônica (NF-e).
Além disso, a nota fiscal digitalizada possui o mesmo valor que a física ou eletrônica.
O cupom fiscal é muito utilizado em estabelecimentos como restaurantes e são impressos em papéis muito sensíveis.
Embora tenham validade como comprovante para reembolso, os dados essenciais se apagam facilmente e é muito fácil perdê-los.
Por isso, é essencial digitalizar cupom fiscal para solicitar reembolso e evitar perdas financeiras. Você pode fazer isso facilmente através de aplicativos como o VExpenses.
ATENÇÃO: Para que o cupom ou nota fiscal sejam válidos para solicitar reembolso, você não deve inserir o seu CPF no comprovante.
2. Então o recibo vale como comprovante de pagamento?
Sim, recibo vale como comprovante de pagamento e pode ser usado no reembolso de despesas.
No entanto, ele deve ser emitido em duas vias (uma para o consumidor e outra para o vendedor/prestador de serviços, comprovando pagamento e recebimento).
Além disso, deve conter as mesmas informações obrigatórias que os outros documentos de comprovação:
- Quem fez a compra;
- Quem realizou o serviço;
- Descrição detalhada do que foi feito;
- Data da transação;
- Valor cobrado
A diferença entre recibo e os comprovantes fiscais (nota e cupom) é que o recibo não serve como meio de arrecadação de impostos, não sendo considerado um documento de faturação.
Além disso, possui menos detalhes que a nota fiscal, por exemplo.
Normalmente, é mais utilizado por profissionais liberais e prestadores de serviços.
Um exemplo comum de recibo que vale como comprovante de pagamento para solicitar reembolso são recibos de Uber e outros serviços semelhantes.
3. Outros documentos
Os 3 documentos citados acima são os mais comumente aceitos como comprovante de reembolso.
No entanto, na ausência de algum deles e conforme a política de reembolso da empresa, outros documentos podem ser aceitos, como fatura do cartão de crédito e extratos de checkout de hotel.
Não é uma prática ideal, já que na fatura de cartão de crédito, as despesas não são discriminadas por itens.
Em caso de dúvidas, sempre peça comprovantes fiscais ou recibos de pagamento.
Além disso, mantenha-se atualizado sobre a política de reembolso de despesas da sua empresa.
4. E comprovante para reembolso de km rodado?
O reembolso de km rodado em deslocamento corporativo é um pouco mais complexo porque não deve considerar apenas o combustível consumido.
Por isso, não basta apenas os comprovantes de pagamento do posto de combustível.
Nesse caso, a empresa também deve determinar em sua política de reembolsos, formulários e recibos de negócios que serão necessários para comprovar os gastos com km rodado na hora da prestação de contas.
Uma das possibilidades é utilizar uma planilha de reembolso de km.
Porém, a melhor maneira de comprovar reembolso de km rodado, ainda é usando aplicativos como o VExpenses.
Isso porque o VExpenses possui apontamento de km por GPS, indicando os quilômetros rodados a trabalho. Assim, garante a precisão no cálculo da distância e do combustível gastos para fins de reembolso – que ocorre de maneira automatizada dentro do app.
Perdi o comprovante, e agora?
Se você não possui o comprovante de pagamento, empresas de regime de Lucro Real ficam impossibilitadas de realizar o reembolso, devido a exigências legais.
Já empresas no regime de Simples Nacional ou Lucro presumido, não são exigidas, por lei, comprovante para que a realização de reembolsos aconteça.
Portanto, a resolução do caso fica à critério da própria empresa, que pode ou não realizar esse pagamento, conforme sua política de reembolsos.
Mas, se você perdeu o comprovante, o primeiro passo é buscar um meio de recuperá-lo, através da obtenção da segunda via junto ao estabelecimento.
Saiba mais sobre como é possível recuperar uma nota fiscal em nosso artigo Perdi a nota fiscal: como comprovar despesas para reembolso?
No entanto, o ideal tanto para a empresa, quanto para o funcionário, é garantir que não haja a perda de comprovantes de reembolso. E isso é mais fácil do que você imagina!
Bônus: dica para nunca mais perder comprovantes
Desde de 2016, os fiscais da Receita Federal podem descartar documentos físicos que possuam sua versão eletrônica.
Portanto, os documentos físicos e eletrônicos têm a mesma validade para comprovação de despesas.
Como comprovantes de pagamento físicos são muito fáceis de perder, o ideal é optar pela digitalização dos comprovantes e armazenamento eletrônico.
Mesmo que você seja cuidadoso com seus comprovantes, os dados podem ser facilmente apagados com o tempo.
O VExpenses é um app de gestão de reembolso e despesas corporativas, que reduz os gastos com prestação de contas em até 88% e economiza tempo dos funcionários.
O app faz a leitura automática de recibos com a câmera do celular. Reconhece os dados do comprovante e preenche uma despesa automaticamente, através do uso de tecnologia OCR.
Basta escanear o comprovante e solicitar, em alguns cliques, o reembolso da despesa.
Para a empresa, ele verifica automaticamente se as políticas de reembolso estão sendo cumpridas e emite alertas para os responsáveis.
E o responsável pode aprovar o reembolso em apenas alguns cliques também, além de obter contar com um dashboard e relatórios completos sobre as despesas.
