Nota de débito no reembolso de despesas: saiba como funciona

O reembolso de despesas, quando não é bem administrado, desvia os recursos empresariais para dois caminhos: fraudes e tributação. Caso os gastos reembolsáveis não sejam acompanhados através de ferramentas eficientes, tanto o profissional ou prestador de serviço, quanto a empresa contratante podem sofrer perdas financeiras.

Um levantamento recente da ACFE, entidade norte-americana que representa auditores fiscais, aponta que reembolsos irregulares correspondem a 17% do total de fraudes corporativas. As perdas médias com esse tipo de irregularidade chegaram a US$ 40 mil por empresa nos EUA.

Quando as despesas a serem reembolsadas não são devidamente comprovadas, é quando são geradas autuações e multas para a empresa. Isso ocorre, uma vez que o fisco entenda que as despesas fazem parte do custo do serviço, assumindo natureza remuneratória e não indenizatória.

Nesse tipo de situação, a nota de débito pode se sair como a melhor forma de prevenção e controle dos gastos de acordo com as políticas de reembolso da empresa. Acompanhe o texto e entenda o que é essa ferramenta contábil e como utilizá-la.

Custos x despesas

Antes de entrarmos mais fundo no assunto notas de débito, vamos te explicar um pouquinho mais sobre as principais diferenças entre entradas, custos e despesas.

O que é receita?

É todo o capital que entra na empresa a partir de sua atividade fim, como venda de produtos ou serviços. Dessa forma, é um dinheiro que contribuirá como parcela positiva na hora de fazer as contas do lucro gerado. A receita, de fato, gera aumento patrimonial da empresa.

O que é custo?

São todos os gastos da empresa diretamente com o produto ou serviço final oferecido por ela. Alguns exemplos de custos nas organizações são:

• matéria-prima;
• mão-de-obra;
• embalagens;
• energia elétrica;
• manutenção dos equipamentos e máquinas.

O que é despesa?

Já a despesa é todo gasto que a empresa tem para manter suas atividades funcionando, para além de sua atividade fim, como, por exemplo, pagamento do pró-labore, impostos, o aluguel da sala, material de escritório ou salários do pessoal administrativo. Desse modo, as despesas são custos indiretos para com o produto ou serviço final da organização. A despesa não resulta em acréscimo patrimonial para a empresa.

O que é nota de débito?

As notas de débito são um tipo de documento amplamente utilizado para custear despesas que ocorrem por fora do serviço – como as despesas de viagem a trabalho.

Quando uma empresa contrata outra, como no caso de consultorias, a comprovação do pagamento de despesas é feita por meio da emissão de nota fiscal do preço do serviço. E é no momento da emissão que o valor da nota fiscal é utilizada como base de cálculo e o imposto é cobrado.

No entanto, há situações ao longo da prestação de serviços em que surgem despesas que não podem ser incluídas na cobrança via nota fiscal, uma vez que não estão relacionadas à atividade-fim da empresa contratada. Ou seja, tratam-se de despesas e não custos. Esse é o caso dos gastos com deslocamento, hospedagem e alimentação.

Essas despesas, no primeiro momento, são pagas pela prestadora de serviço. Ao final do contrato, a cobrança de valores para reembolso deve ser feita através da solicitação por meio das notas de débito.

A notas de débito costumam ser utilizadas até mesmo pelas entidades públicas que expressam em seus editais a necessidade de os participantes emitirem notas de débito para reembolso. As empresas privadas, por sua vez, devem deixar isso previamente acordado entre as partes mediante contrato.

No entanto, o Fisco e as secretarias municipais de tributação podem sustentar o entendimento de que o reembolso está embutido no preço e, portanto, deve ser tributado, ainda que do ponto de vista contábil não exista aumento patrimonial. Aqui considera-se que o reembolso é um custo e não uma despesa.

Como evitar problemas com as notas de débito?

Para evitar problemas com a Receita, é importante ter cuidados na emissão das notas de débito. Algumas dicas de como evitar (muitos) problemas com o Fisco são:

• prever em contrato o reembolso das despesas;
• limitar as contas a gastos estritamente necessários e passíveis de comprovação;
• tratar direto com o fornecedor o pagamento de despesas que puderem ser antecipadas, sem passar pelo prestador de serviço (hospedagem, por exemplo);
• evitar que o valor total das despesas se aproxime ou exceda o valor do serviço prestado;
• jamais contabilizar os recursos de reembolso em contas de resultado, mas sim em contas patrimoniais;

Como já dissemos, sob a ótica da contabilidade, o reembolso das despesas não deve ser tributado. Afinal, não há faturamento ou ganho patrimonial por parte do negócio contratado. A nota de débito dá transparência à relação financeira entre empresas, estimula a geração de negócios e garante mais flexibilidade aos contratos.

Todavia, não é impossível que o Fisco, mesmo diante das evidências de que não houve incremento patrimonial, decida autuar a prestadora de serviço e fazer a cobrança do imposto sobre o ressarcimento como se fosse lucro. 

Se isso acontecer, as notas de débito são meios legais para comprovar os gastos e reembolsos, tanto na esfera administrativa quanto na judicial.

Por fim, é importante lembrar que o reembolso de algumas despesas, como viagens, devem ser declarados no IRPF pelo colaborador ou prestador de serviços, embora haja isenção do ressarcimento.

Quais as vantagens e desvantagens do uso da nota de débito para a empresa?

Mesmo com seu valor comprobatório, a nota de débito ainda apresenta desvantagens? A resposta rápida é: sim.

Entenda abaixo as razões para usar ou não as notas de débito para comprovar os gastos da sua empresa.

Vantagens

Prestadores de serviço e organizações que priorizam a transparência nos negócios, podem contar com o uso das notas de débito para garantir esse atributo. Além disso, as notas de débito também ajudam a evitar disputas insolúveis com a Receita e as secretarias fazendárias dos municípios.

Sem esse instrumento, o reembolso das despesas teria de correr como pagamento, o que gera incidência de impostos e, consequentemente onera o serviço e derruba a competitividade das empresas. A alternativa seria arranjar o ressarcimento à margem da legalidade ou buscando alternativas em prejuízo à entrega do serviço final.

Outra grande vantagem das notas de débito é que a Justiça reconhece seu valor comprobatório e, em muitos casos Brasil afora, decide em favor do contribuinte. Assim, o documento resguarda as empresas e protege a atividade comercial.

Desvantagens

As relações de negócios estão cada vez mais dinâmicas e a emissão de notas de débito para cada despesa é uma forma antiquada e pouco produtiva de comprovar gastos. No fim, os negócios se tornam extremamente burocráticos e ficam travados, prejudicando a entrega do serviço contratado.

Basta imaginar uma situação hipotética: quando um profissional terceirizado precisa se deslocar de avião para prestar determinado serviço à contratante, seus gastos incluem passagens aéreas, diárias em hotel, refeições e deslocamento urbano.

Emitir notas para cada uma dessas despesas tem um custo em tempo. Além disso, o acúmulo de papéis gera outros custos para a empresa contratante, incluindo armazenamento físico e gestão documental.

A solução é a utilização de softwares de gestão de reembolso, como o VExpenses, que automatizam todo o processo. O programa integra os computadores do setor financeiro da organização e o prestador de serviços, que pode capturar e armazenar os recibos no app e enviá-los diretamente para o banco de dados.

Para que a tecnologia funcione bem, é importante que a empresa tenha políticas de reembolso claras e assertivas, definindo qual o teto de gastos para cada categoria de despesa. Essas regras são aplicadas ao software, que bloqueia o cadastro de despesas acima dos limites.

Por fim, são gerados relatórios que permitem analisar detalhadamente os gastos de todos os prestadores de serviço e colaboradores, o que resulta em uma drástica economia com reembolsos, além de evitar fraudes.

As notas de débito são funcionais. Por meio delas, é possível controlar gastos com ressarcimentos e evitar autuações por razões de ordem tributária. Entretanto, em organizações mais complexas, é fundamental gerenciar os reembolsos com tecnologias que permitam maior agilidade e transparência.