A classificação de despesas é essencial para a gestão financeira do negócio, uma vez que proporciona uma visão mais analítica dos custos da organização.
Não é novidade que os agrupamentos de despesas e informações, com a criação de categorias de gastos, melhora a velocidade para a análise de dados. E assim, gera embasamento para a tomada de decisão em relação à gestão financeira.
Por exemplo, a classificação de despesas permite identificar quais das despesas não podem ser eliminadas, quais podem ser reduzidas, quais departamentos têm maiores custos e assim por diante.
Mas, uma dúvida que ainda surge mesmo no gestor financeiro mais experiente é sobre a questão dos gastos com reembolso de funcionários.
Afinal, como fazer a classificação de despesas de uma empresa? E as despesas de reembolso, como podem ser classificadas? Como são contabilizadas as despesas de reembolso?
No texto a seguir vamos ensinar como classificar despesas e como classificar e contabilizar despesas de reembolso. Acompanhe!
Como classificar as despesas de uma empresa?
A classificação das despesas varia de negócio para negócio, podendo ser categorizadas conforme as particularidades de cada um.
No entanto, existe uma classificação básica e essencial para as despesas. Nela categorizamos despesas fixas e despesas variáveis.
1. Despesas fixas x variáveis
As despesas fixas são aquelas que ocorrem mensalmente, sem variar conforme a produção dos produtos ou o oferecimento de serviços.
Ou seja, não varia conforme as horas trabalhadas, a produção e as vendas.
Por exemplo, o aluguel do escritório, os salários sem horas extras, o plano de internet, o plano pós pago de telefone, entre outras.
As despesas variáveis, por sua vez, são aquelas em que o valor vai variar conforme o consumo e o volume trabalho desenvolvido.
Por exemplo, horas extras, comissões, consumo de água, consumo de energia, entre outras.
2. Despesas obrigatórias x não-obrigatórias
A classificação de despesas conforme a obrigatoriedade é autoexplicativa.
Uma despesa é obrigatória quando a empresa não pode deixar de pagá-la e não-obrigatória quando é uma despesa que pode ser cortada sem que atrapalhe qualquer processo dentro da empresa.
3. Despesas regulares x extraordinárias
Em relação à periodicidade, a classificação das despesas pode abranger essas duas categorias.
As despesas regulares são aquelas que são previsíveis, as quais as empresas são capazes de projetar seus gastos e periodicidade.
As despesas extraordinárias, por outro lado, são gastos não previstos, como multas e gastos com processos, por exemplo.
Essa classificação é importante para identificar a quantidade de despesas extraordinárias ocorrendo dentro da empresa.
A recorrência e alto valor de despesas extraordinárias pode indicar falta de preditividade na gestão financeira e falta de gestão de riscos, o pode prejudicar o desempenho e o fluxo de caixa.
4. Por centros de custos
Outra forma de classificação de despesas é por centros de custos. Centros de custos são unidades para agrupar categorias de gastos (custos e despesas) para melhor análise de partes do negócio.
A maneira com que os centros de custos são definidos varia de empresa para empresa.
Por exemplo, é possível considerar como centro de custos os departamentos (marketing, administrativo, produção, etc), clientes e projetos.
Definindo um centro de custos para cada cliente, por exemplo, você consegue identificar quais clientes geram mais custos e despesas para serem atendidos.
Ou seja, a classificação de despesas em centros de custos, garante uma gestão de despesas mais eficaz, permitindo que gestores possam tomar decisões estratégicas, baseadas em dados financeiros sólidos.
Como classificar as despesas de reembolso de funcionários?
Para a classificação de despesas de reembolso, normalmente, é válido utilizar as categorias mencionadas acima.
No entanto, a seguir destacamos algumas particularidades desse tipo de despesa.
1. Classificação de despesas de reembolsos em obrigatórias ou não-obrigatórias
Quanto à obrigatoriedade, a classificação de despesas de reembolso vai variar de empresa para empresa conforme a política de reembolso.
É válido lembrar que existem, por lei, despesas de reembolso obrigatórias de serem arcadas pela empresa, conforme o regime de contratação dos funcionários e as convenções coletivas.
Por exemplo, as despesas com refeição durante o período de trabalho são previstas na CLT como responsabilidade da empresa. O valor que deve ser destinado ao vale refeição do colaborador, por sua vez, costuma ser definido nas convenções coletivas da categoria, variando de uma categoria para outra.
Uma prática bem comum em viagens corporativas é utilizar o processo de reembolso de despesas.
Nele, o funcionário arca com as despesas de alimentação, hospedagem, km rodado e outras diretamente relacionadas ao trabalho, e posteriormente, solicita o reembolso à empresa.
Nesse contexto, a classificação de despesas de reembolsos em obrigatórias ou não é essencial.
O ideal é que a equipe financeira e/ou gestor não passem tempo analisando individualmente a obrigatoriedade de cada despesa de reembolso, conforme o reembolso é solicitado.
Para que não haja confusão a respeito de obrigatoriedade dos reembolsos, é essencial ter uma política de reembolso.
Caso você ainda não possua uma, você pode conferir o nosso passo a passo para a estruturação de uma política de reembolsos. Mas,se a sua empresa já tem uma, veja se ela segue as melhores práticas para aprimorar a sua política de reembolsos.
Existem plataformas de gestão de reembolsos corporativos, como o VExpenses por exemplo, onde a classificação de despesas em reembolsáveis ou não acontece de maneira automática conforme a política de reembolsos da empresa.
Isto é, o viajante corporativo escaneia pelo celular o comprovante fiscal e solicita o reembolso à empresa. O app verifica automaticamente se as políticas de reembolso da empresa estão sendo cumpridas e emite alertas para os responsáveis, poupando tempo da equipe financeira.
2. Classificação de despesas de reembolso quanto à natureza
As despesas de reembolso, por serem gastos de responsabilidade da empresa, não possuem natureza salarial.
Desse modo, as despesas de reembolso possuem natureza indenizatória.
No entanto, as despesas de reembolso podem ser classificadas como de natureza salarial quando o funcionário recebe diárias de viagem e essas ultrapassam 50% do salário.
Fizemos um artigo explorando a diferença entre reembolso de despesas e diárias de viagens que você pode conferir para entender melhor sobre o assunto.
3. Classificação de despesas de reembolso por centros de custos
A classificação de despesas por centros de custos torna-se essencial em relação às despesas de reembolso.
Por exemplo, considerando que os centros de custos são clientes atendidos, é possível identificar quais clientes geram mais ou menos despesas de reembolso com visitas/reuniões.
No VExpenses, por exemplo, você consegue definir quais são os seus centros de custos dentro do próprio app.
Sempre que um colaborador realizar uma despesa relacionada àquele centro de custos – como um almoço corporativo com o cliente, deslocamento até uma filial ou visita técnica para algum evento – a despesa será imediatamente alocada ao seu centro de custos.
Em tempo real, a equipe financeira tem acesso a uma dashboard em que a classificação das despesas é exibida por centros de custos e projetos – tornando o controle das despesas ainda mais organizado e útil para a tomada de decisões.
Por último, é possível ainda classificar despesas criando categorias de gastos conforme as necessidades do seu negócio, como: alimentação, hospedagem, passagens aéreas e rodoviárias, reembolso de km rodado, seguro viagem, entre outros.
Como contabilizar despesas de reembolso de funcionários?
Agora que falamos tudo sobre a classificação das despesas de reembolso, podemos falar sobre a contabilização dessas despesas.
Como vimos, reembolso de despesas é uma devolução de valores que a empresa faz aos funcionários que tiveram algum gasto durante uma viagem de negócios, no intuito de cobrir despesas.
Na contabilização, os valores de reembolso devem ser lançados primeiramente na conta de passivos, devido ao fato de que o gasto é realizado antes e apenas posteriormente reembolsado pela empresa.
Como o lançamento correto de reembolsos é essencial para manter a área fiscal e tributária da empresa sempre em dia, criamos um artigo bem explicado sobre como contabilizar reembolso de despesas.
Nesse guia, damos exemplos práticos sobre a contabilização de reembolso e ensinamos o passo a passo para realizar esse processo. Não deixe de conferir!
Ficou alguma dúvida sobre como fazer a classificação de despesas de reembolso corporativo? Nos mande nos comentários que tentaremos te ajudar! Aproveite e confira mais conteúdos sobre departamento financeiro no nosso blog!