Como as empresas se organizam em relação à gestão financeira impacta diretamente em seu sucesso.
Veja sobre as responsabilidades da gestão financeira, o perfil desse tipo de gestor e 10 dicas para se organizar!
O que é gestão financeira?
A gestão financeira é o conjunto de atividades de planejamento, análise, controle e monitoramento de recursos e indicadores financeiros de uma empresa.
Os principais objetivos da gestão financeira são:
- Honrar os compromissos financeiros da empresa;
- Gerir os recursos financeiros;
- Gerar rentabilidade no negócio;
- Alcançar metas da empresa.
Uma gestão financeira de sucesso ajuda a melhorar o lucro da empresa, aumentar o patrimônio e ainda, indicar o caminho para que isso aconteça.
Portanto, como a gestão financeira se organiza impacta diretamente na sobrevivência e no crescimento do negócio.
Confira a seguir as atividades e o perfil do gestor financeiro.
Vamos mostrar ainda como se organizar financeiramente e como se organizar no trabalho para que haja sucesso na gestão financeira!
O que faz o gestor financeiro?
O gestor financeiro é o líder do departamento financeiro de uma empresa.
As obrigações do gestor financeiro e como ele se organiza vão variar conforme o tamanho da empresa.
Por exemplo, em pequenas empresas, além de realizar planejamento e análises, o gestor financeiro também é responsável por atividades operacionais e rotinas administrativas.
Em empresas maiores, o gestor financeiro possui uma equipe maior, que o permite se dedicar mais às atividades estratégicas de planejamento, análise e controle.
De maneira geral, as obrigações dos gestores financeiros podem incluir:
- Planejar o uso de recursos financeiros;
- Analisar demonstrativos da empresa;
- Analisar a viabilidade de projetos, serviços e produtos;
- Fazer aplicações rentáveis;
- Analisar a viabilidade novos negócios;
- Monitorar e analisar indicadores de desempenho e de objetivos (KPIs e OKRs);
- Monitorar e gerir processos do departamento financeiro;
- Gerir a sua equipe (liderar, delegar atividades, acompanhar desempenho e resultados);
- Ser responsável pelo controle do fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, e faturamento;
- Acompanhar tendências do setor;
- Prestar contas e apresentar relatórios financeiros para a direção da empresa;
- Administrar os recursos do próprio departamento;
- Relacionar-se com fornecedores ;
- Participar de processos de tomada de decisão na organização;
- Realizar análises de mercado;
- Otimizar o orçamento;
- Aprovar transações financeiras;
- Realizar auditorias internas;
- Manter em dia obrigações fiscais.
As atividades mais valiosas do gestor financeiro são as atividades de análise e planejamento – as quais conduzem a mudanças e otimizações.
Quando o gestor financeiro se dedica a esse tipo de atividade estratégica ele pode identificar informações valiosas, por exemplo, a viabilidade de cada projeto e as atividades mais onerosas que podem ser otimizadas.
Assim, é o gestor financeiro quem fica responsável por apontar mudanças, atividades e ferramentas que permitam melhorar a produtividade, reduzir custos e maximizar valor. Além disso, se organiza para que essas sejam implementadas.
Dessa forma, o gestor financeiro impacta diretamente em como as empresas se organizam.
Por isso, é importante que esse profissional se mantenha atualizado e desenvolva diversas habilidades.
Não deixe de conferir nosso artigo sobre dicas de cursos para se atualizar dentro da carreira financeira.
Qual o perfil do gestor financeiro?
Além de conhecimento técnico sobre atividades relacionadas a planejamento financeiro, orçamento, fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, faturamento e outras, o gestor financeiro é antes de tudo um gestor.
Assim, o gestor financeiro deve ter competências como:
- Facilidade em trabalhar com números;
- Saber se organizar;
- Conhecimento do cenário econômico da empresa;
- Perfil análitico;
- Boa comunicação interpessoal;
- Pró-atividade
- Saber delegar tarefas
- Ter uma visão holística do negócio
Além disso, os tempos mudaram e todo líder de finanças deve saber que seu papel não é mais apenas cuidar dos custos da empresa e liderar a equipe financeira.
O CFO (Chief Financial Officer) moderno tem diversas novas tarefas para liderar a inovação no departamento financeiro de sua empresa.
O CFO tem assumido cada vez mais um papel estratégico fundamental nas organizações, e se tornado um importante catalisador de mudanças e inovação.
Em empresas pequenas, é muito comum que o diretor seja o próprio gestor financeiro e/ou ainda realize atividades operacionais.
Nessas organizações é ainda mais primordial se organizar e buscar formas de otimizar a gestão financeira.
Confira a seguir dicas para se organizar melhor na gestão financeira!
10 dicas para se organizar melhor na gerência financeira
1. Invista em atividades de planejamento
O planejamento tem um poder expressivo em uma empresa nas mais diversas áreas.
Mesmo que possua atividades rotineiras que tomam tempo, um bom planejamento pode ajudar a economizar tempo.
Isso porque o planejamento estrutura melhor as atividades e faz com que até mesmo as atividades de rotina tornem-se mais organizadas e menos onerosas.
É durante o planejamento financeiro que se organizam os recursos e que se definem as metas de faturamento, limite de gastos e outros tópicos.
Não é só o planejamento financeiro que importa, mas também o planejamento das atividades da equipe.
Este serve para definir as entregas, as atividades, cronograma e recursos necessários para realizar as tarefas.
2. Defina indicadores para acompanhar
A definição de KPIs (Key Performance Indicator) é essencial para avaliar o desempenho da gestão financeira e auxiliar em projeções e planejamento para o futuro.
Os KPIs são as métricas mais relevantes para a sua estratégia. Ou seja, varia conforme os objetivos de cada negócio.
Faça um levantamento de quais são os indicadores mais importantes para a gestão financeira.
Definir os KPIs ajuda a se organizar em relação a quais atividades e indicadores merecem mais atenção para alcançar metas e objetivos.
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3. Estruture e otimize o processo de fechamento de mês
Ter um processo de fechamento de mês bem definido ajuda a equipe financeira a se organizar.
Como o fechamento de mês é um período de alta demanda, organizar e otimizar esse processo faz com que o fechamento de mês seja realizado sem prejudicar demais tarefas que devem estar em andamento.
4. Faça orçamento empresarial
O orçamento empresarial é uma espécie de documento que reúne tudo sobre as finanças da empresa: quais são os seus gastos, projeção de recebíveis e cenário geral para os próximos meses.
Ou seja, é uma atividade de planejamento que impacta em como se organizar financeiramente.
Confira mais em nosso guia Tudo sobre orçamento empresarial!
5. Mantenha controle sobre entradas e saídas diariamente
É durante o processo de conciliação e na elaboração do fluxo de caixa que se organizam as entradas e saídas do negócio.
O controle de entradas e saídas, bem como do fluxo de caixa deve ser feito diariamente. Não deixe para depois.
Conferir entradas e saídas depois de certo tempo pode demandar mais tempo e pode haver perda de informações, como a perda de comprovantes fiscais.
Além disso, reduz-se o risco de desconsiderar pequenas despesas cotidianas.
6. Invista em atividades de análise
Como organizar um negócio? As atividades de análise de processos são essenciais para entender como se organizar.
As análises de indicadores, livros e relatórios financeiros são primordiais para entender como se organizar os recursos, por sua vez.
Assim, crie relatórios relevantes, avalie o desempenho dos processos e da equipe. Faça também autoavaliação.
Além disso, tenha um processo bem definido para a elaboração de relatórios financeiros – com prazos, indicadores e padrões pré-estabelecidos.
7. Invista em tecnologias e automatize processos
Investir em tecnologia ajuda a se organizar no trabalho.
Tecnologias de gestão de tarefas, por exemplo, permitem definir fluxos de trabalho, acompanhar o andamento das atividades e os prazos.
Softwares de gestão financeira, por exemplo, permitem integrar contas bancárias, cartões, faturamento e outras variáveis e documentos da gestão financeira – centralizando informações.
Há também apps de análise que ajudam a criar relatórios financeiros relevantes.
Apps de gestão de despesas, como o VExpenses, facilitam o processo de prestação de contas e aprovação de reembolsos.
Ou seja, a tecnologia é uma grande aliada para se organizar e organizar recursos – bem como poupar tempo.
As tecnologias permitem automatizar processos para que a equipe dedique-se a atividades mais relevantes.
Portanto, faça um mapeamento de processos e identifique quais etapas podem ser automatizadas com o auxílio de tecnologias.
Investir em tecnologias é uma das maneiras de se organizar e aumentar a produtividade na gestão.
Sem falar no alto potencial de economia que o investimento em inovações tecnológicas traz para a empresa.
8. Organize suas próprias atividades e as da equipe
Como você se organiza no dia a dia? E a sua equipe?
É essencial organizar prazos de atividades fixas para que sua equipe tenha maior liberdade para organizar as rotinas diárias. Assim, você favorece a autogestão e foca em monitorar as entregas em si.
Além disso, você deve se organizar. Normalmente, o cotidiano dos gestores sofre interrupções e envolve maior contato com outras pessoas.
Por isso, faça uma lista de atividades próprias diária e organize suas prioridades.
Faça reuniões apenas quando necessário. Para a equipe, que realiza mais atividades operacionais, muitas reuniões podem sugar o tempo de “deep work” – ou seja, o trabalho aprofundado, prejudicando a produtividade.
No entanto, reuniões de 10 a 15 minutos no início ou fim do dia, entre você e sua equipe, pode ser interessante para alinhamento sobre as atividades.
Defina também checkpoints de projetos. Os checkpoints são entregas parciais de um projeto, nos quais realizar conferência e alinhamento podem ajudar no desenvolvimento de outras etapas. Assim ajudam a se organizar e a organizar os próximos passos.
9. Organize as informações
Organizar as informações ajuda a equipe a se organizar no trabalho.
As informações necessárias para as atividades devem estar claras e disponíveis, o que economiza tempo dos envolvidos.
Para organizar informações, priorize armazená-las em ambiente eletrônico, como armazenamento em nuvem. Ordene os arquivos conforme for coerente e invista na redução de papéis na empresa.
Além de melhorar a segurança das informações, o armazenamento eletrônico facilita encontrar as informações no dia a dia.
10. Delegue atividades e compartilhe responsabilidades
Como se organizar no trabalho quando não há tempo para isso?
Avalie suas atividades e veja quais você pode delegar a outras pessoas e quais responsabilidades podem ser compartilhadas.
Às vezes, tendemos a querer resolver coisas simples sozinhos: “é rapidinho”, “é muito simples”.
No entanto, o conjunto de atividades simples, podem se tornar tarefas invisíveis e sugar o nosso tempo para atividades mais relevantes.
Por isso é importante compartilhar responsabilidades e delegar atividades para se organizar melhor.
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