A conciliação bancária é o processo de comparar e verificar os registros financeiros internos de uma empresa com os extratos bancários, garantindo que todas as transações estejam corretas e contabilizadas.
Uma gestão financeira bem feita é um dos pilares para uma empresa organizada, mas, para isso, é preciso contar com ferramentas que ajudem a otimizar esses processos. Nesse contexto, a conciliação bancária tem um papel fundamental para que as finanças estejam em ordem.
Por meio dessa solução, fica mais fácil ter clareza sobre o saldo bancário, as vendas e os serviços prestados aos clientes. Neste artigo, explicaremos o que é a conciliação bancária, sua importância e como fazer. Para saber mais, continue a leitura!
O que é conciliação bancária?
A conciliação bancária é o processo de comparar os registros financeiros da empresa com os dados das movimentações da conta corrente. Nesse caso, há uma verificação de todos os valores que, de acordo com o extrato bancário, entraram e saíram da conta. Essa é uma forma eficiente para comparar receita e despesas, entender o saldo disponível e avaliar se existe alguma divergência nas informações.
Qual é a diferença entre conciliação bancária e fluxo de caixa?
É muito comum que os empreendedores acabem confundindo a conciliação bancária com o fluxo de caixa. O fluxo de caixa é o controle de tudo o que uma organização recebe de seus clientes e das contas que paga.
Isso serve para identificar como está a saúde financeira da empresa, já que ajuda a comparar os valores que estão saindo com os que estão entrando. Outro ponto importante é que essa atividade deve se repetir diariamente para garantir que todos os valores sejam lançados.
Já a conciliação bancária é o processo de comparar o controle interno da companhia com os valores disponíveis no extrato da conta PJ. A ideia é verificar se os números lançados no sistema da empresa estão realmente na conta bancária.
Por que a conciliação bancária é importante?
O setor financeiro é um dos mais importantes em uma empresa, afinal, ele é o responsável por mostrar se o negócio é ou não sustentável. Com a conciliação em dia, a empresa consegue identificar possíveis fraudes internas, controlar suas movimentações financeiras e efetuar um planejamento orçamentário, além de ter mais clareza sobre o saldo disponível.
Portanto, fazer a conciliação bancária é essencial para evitar prejuízos, principalmente para empresas que efetuam vendas por meio de boletos, cujo pagamento só compensa após alguns dias, sendo necessário acompanhar se o crédito caiu ou não na conta PJ.
Quais são os principais desafios na conciliação bancária?
Encontrar discrepâncias durante a conciliação bancária é mais comum do que se imagina, principalmente quando essa atividade é realizada manualmente. Afinal, lidar com grandes valores é algo desafiador. A verdade é que, quando há divergências de números no controle interno da empresa e no extrato bancário, o processo se torna mais complexo e exige muita atenção aos detalhes.
Como mencionamos acima, algumas formas de pagamento demoram mais para serem processadas, como boletos, cartões de crédito e débito, cheques e transferências via DOC.
Por isso, é importante lembrar que esse dinheiro pode cair na conta apenas dias depois do pagamento. Outro problema comum é a duplicidade de valores, principalmente em vendas menores. Um exemplo disso são as compras processadas duas ou mais vezes.
Além disso, hoje, boa parte dos pagamentos são realizados por meio de Pix e cartões de débito ou crédito. Nesses casos, há uma chance maior de estornos, principalmente quando o cliente contesta uma compra em seu nome. Dessa forma, também é preciso verificar se algum valor consta como devolvido no extrato.
Para enfrentar esses desafios e garantir a precisão dos registros financeiros, é essencial entender em detalhes as atividades envolvidas nesse processo. No próximo tópico, vamos trazer um passo a passo prático da conciliação bancária. Continue a leitura!
Mas, afinal, como fazer a conciliação bancária?
O processo de conciliação bancária é simples. Basicamente, o empreendedor deve verificar se o saldo bancário e da contabilidade estão iguais e pedir ao banco um extrato do período em análise para conferir cada um dos valores de entrada e de saída. Com esse documento em mãos, é preciso verificar:
- se todos os valores sacados foram informados no sistema da empresa;
- se os boletos emitidos foram pagos;
- se os depósitos foram compensados;
- se as contas programadas foram realmente pagas.
A seguir, entenda melhor o passo a passo!
Reúna os documentos necessários
Antes de iniciar o processo de conciliação, é imprescindível estar com os documentos necessários em mãos. Por isso, faça a emissão do extrato bancário do período desejado, além de ter todos os registros internos das transações financeiras, podendo ser o livro-caixa ou até mesmo o sistema de gestão financeira da empresa.
Compare o saldo inicial
Essa fase é simples. Você precisa conferir se o saldo inicial informado no extrato bancário é o mesmo que consta nos registros internos da companhia. Vale destacar que qualquer discrepância deve ser analisada e corrigida. Além disso, caso haja diferença nos valores iniciais, pode ser necessário investigar também períodos anteriores.
Verifique cada transação
Analisar cada uma das transações registradas no extrato bancário é uma das etapas mais importantes da conciliação bancária. Compare-as com as operações do registro interno. Para isso, marque aquelas que coincidem e investigue as que não têm correspondência.
Faça ajuste nos registros
Caso você encontre divergências nos dados, saiba que é importante corrigir seus registros ou entrar em contato com o banco para esclarecê-las. Vale ressaltar que todas as transações bancárias devem estar registradas e categorizadas para evitar discrepâncias.
Compare o saldo final
Depois de fazer todos os ajustes necessários nas transações, verifique se o saldo final do extrato bancário é o mesmo dos registros internos da empresa. Caso esteja tudo certo, não há mais nada a ser feito. Mas, se os valores estiverem diferentes, é necessário revisar novamente até que tudo esteja correto.
Registre a conciliação bancária
Por fim, você precisa manter um registro detalhado de todo o processo de conciliação bancária. Isso inclui informar as discrepâncias encontradas e quais foram as ações que tomou para a correção. Ter esse registro é muito importante para novas conciliações e possíveis auditorias no futuro.
Como a VExpenses pode transformar a conciliação bancária da sua empresa?
É muito comum que as tarefas de conciliação bancária sejam executadas de forma manual, com o funcionário responsável avaliando cada entrada e cada saída.
Com a VExpenses — maior empresa de gestão de despesas corporativas da América Latina —, porém, você consegue importar a fatura do banco para a nossa plataforma, garantindo, assim, um processo de conciliação mais rápido, seguro e automatizado. Além disso, a partir do cadastro de cada colaborador e o registro das despesas no nosso sistema, também é possível cruzar dados e ter ainda mais eficiência na conciliação bancária.
A VExpenses ainda permite a integração com os principais ERPs do mercado. Assim, as informações de despesas são enviadas diretamente para o sistema contábil, reduzindo o trabalho manual de inserção de dados.
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