Confira a seguir para que serve a política de uso de cartão corporativo e como definir regras para uso do cartão corporativo.
Veja também o que deve constar no termo de responsabilidade de uso de cartão de crédito corporativo.
O que é e para o que serve a política de uso de cartão de crédito corporativo?
A política de uso de cartão de crédito corporativo é um documento no qual se define e formalizam regras para utilização de cartão corporativo e outros aspectos relacionados a esse uso.
As regras para utilização de cartão corporativo são essenciais para controlar os gastos e manter a saúde financeira da empresa.
Além disso, regras para uso do cartão corporativo auxiliam na redução de fraudes empresariais.
No setor público, por exemplo, o uso indevido de cartão corporativo é crime, configurando peculato continuado, podendo também caracterizar ato de improbidade administrativa.
Para trabalhadores no regime CLT, por exemplo, o desrespeito às regras para utilização de cartão corporativo podem levar à demissão por justa causa.
Ou seja, o trabalhador perde direito a 13°, férias, aviso prévio, seguro desemprego e não pode sacar seu FGTS.
Além de prejuízos financeiros, em grandes empresas, principalmente as de capital aberto, o uso indevido de cartão corporativo pode levar a escândalos, danificando também a imagem do negócio.
Ou seja, a política de uso de cartão de crédito corporativo serve para deixar claro como ele deve ser utilizado e quais as penalidades para o uso indevido.
Aprimorando a transparência do uso de cartão corporativo, a política de uso é essencial para controle financeiro e para a saúde do caixa da empresa.
Apesar de o uso indevido de cartão corporativo configurar um dos principais tipos de fraude nas empresas, o uso de cartão corporativo nas empresas fornece grandes vantagens para o negócio.
Continue a leitura para saber mais sobre regras para utilização de cartão corporativo.
Quem pode usar cartão corporativo?
Em síntese, todo colaborador de uma empresa está apto a ser usuário de um cartão corporativo.
Quando muitos funcionários usam o cartão corporativo, o ideal é que cada um possua um cartão próprio para melhor controle.
De qualquer forma, quem define os usuários do cartão corporativo é a própria empresa, formalizando nas regras para utilização de cartão corporativo.
Assim, quem poderá usar o cartão corporativo depende totalmente dos interesses de cada empresa.
Algumas empresas podem ainda requisitar a assinatura de um termo de responsabilidade de uso de cartão corporativo.
No caso de cartão de crédito pré-pago, torna-se mais fácil o uso por muitos funcionários, facilitando o processo de conciliação bancária e o controle em si.
De qualquer maneira, definir e formalizar quem pode usar o cartão corporativo é um dos itens que deve constar na política de uso do cartão corporativo independente do tipo de cartão adotado.
Qual o limite do cartão corporativo?
O limite do cartão corporativo vai variar de empresa para empresa e também conforme o tipo de cartão.
Em um cartão de crédito PJ, por exemplo, o limite do cartão varia conforme o aprovado na análise de crédito realizada pelo banco ou fintech na qual você adquiriu o cartão.
Há certa burocracia envolvida na aprovação de crédito, mas normalmente os limites são menores e as taxas de juros reduzidas para empresas, em relação a pessoas físicas.
No caso do cartão de crédito pré-pago, o limite varia conforme o estabelecido pela própria empresa.
Uma das principais vantagens de cartão pré-pago para empresas é garantir as mesmas vantagens do cartão corporativo tradicional, mas sem precisar passar por aprovação de limite de crédito.
Afinal, o limite de gastos dependerá do valor de saldo disponibilizado no cartão.
Normalmente, as instituições demandam uma série de exigências para liberar cartões/crédito corporativo.
O cartão pré-pago viabiliza o limite e a quantidade de crédito que a empresa precisar – além de ser mais fácil de adquirir.
Há ainda soluções mistas, que permitem a aquisição de cartão pré-pago vinculado a contas digitais, ou mesmo com as plataformas de gestão de prestação de contas.
Saiba como funciona, as vantagens e como ter um cartão de crédito pré-pago corporativo no nosso guia tudo sobre cartão pré-pago corporativo!
Como construir uma política de regras para utilização do cartão corporativo?
Entre as regras para utilização de cartão corporativo, você irá definir, por exemplo:
quais são os gastos permitidos, quem pode utilizá-lo e o limite de gastos por trabalhador, por despesa ou centro de custo.
Além disso, devem ser definidas as penalidades de descumprimento às regras para utilização de cartão corporativo.
Veja a seguir os itens essenciais para construir uma política de regras para utilização de cartão corporativo.
1. Defina quais despesas podem ser pagas com cartão corporativo
As despesas com o cartão corporativo variam conforme o negócio.
São alguns exemplos de gastos que podem ser pagos via cartão corporativo:
- Compra de insumos;
- Reposição de estoque;
- Materiais para escritório;
- Despesas de viagens corporativas (hospedagem, passagens, translado, alimentação);
- Reuniões com clientes (jantares, cafés e almoços, por exemplo).
Assim, conforme o seu negócio, defina quais são as despesas permitidas no cartão.
Para que as regras para utilização de cartão corporativo fiquem mais claras, é interessante que você faça uma divisão de despesas por departamentos.
Por exemplo, um viajante corporativo costuma usar cartão corporativo para custear as despesas de viagem, enquanto departamentos administrativos costumam usá-lo para compra de materiais de escritório.
Ou seja, as despesas variam conforme os departamentos e as regras precisam estar claras para todos eles.
Além disso, defina quais despesas não são permitidas.
Por exemplo, é obrigatório que a empresa arque com despesas de alimentação durante viagens a trabalho. No entanto, não deve arcar com itens extras como bebidas alcóolicas em um jantar.
Por isso, deixe claro também quais despesas não são permitidas no cartão corporativo, como bebidas alcoólicas, gastos com lazer, entre outras.
Para facilitar a criação das regras para utilização de cartão corporativo, é possível pautar-se pela política de reembolso de despesas da empresa.
Assim, as despesas reembolsáveis já estão definidas e você apenas precisará incluir as peculiaridades do pagamento com cartão corporativo.
Outro documento de apoio para a definição de regras para utilização de cartão corporativo é o plano de contas.
Nele você terá listado a maior parte das despesas projetadas para o negócio.
Ainda que sejam listadas as despesas permitidas ou não no cartão corporativo, pode acontecer despesas extraordinárias. Nesse caso, deixe claro na sua política como o colaborador deve proceder.
2. Defina os limites de gastos
É crucial que exista um limite de gastos previamente avisado aos colaboradores. Algumas empresas delimitam o teto por setor ou mesmo por funcionário.
Todavia, organizações maiores permitem que seus executivos e funcionários de alto escalão tenham um cartão corporativo ilimitado.
Ou seja, os limites de gastos também vão variar conforme o negócio e os cargos.
Todas essas diretrizes e exceções devem constar tanto na política de gastos com cartão corporativo, quanto na política de reembolso de despesas da empresa.
Quando há despesas recorrentes, como o caso de despesas com viagens corporativas, é possível definir também um limite por despesas.
Por exemplo, qual o limite de gastos para refeições, qual o limite para hospedagem, entre outros.
Para viagens corporativas, é interessante considerar esses limites por tipo de despesa e trabalhar com cartão de crédito corporativo pré-pago. Assim, o controle das despesas de viagem será facilitado.
Para cartão de crédito pré-pago, deve-se definir as periodicidades de recarga e como deve ser feito em caso de esgotamento do saldo.
Por isso, novamente é essencial ter também uma política de reembolsos de despesas.
Há situações em que o reembolso pode ser necessário mesmo sendo utilizado um cartão corporativo. Prever regras para esse tipo de situação é essencial para a previsibilidade na gestão financeira. 3.
3. Defina regras sobre saques
É essencial que todas as despesas sejam descritas na fatura. Se o cartão permitir saques, esse controle se perde, afinal, como saber se o dinheiro foi gasto realmente com a empresa?
Caso haja essa opção, deixe claro que só poderá ser utilizada em casos de emergência e estabeleça limite para saque.
Além disso, nessas situações o processo de prestação de contas deve ocorrer da maneira convencional, para que seja possível realizar a conciliação bancária posteriormente.
4. Defina quem tem acesso ao cartão corporativo
O mais comum é que o cartão corporativo não fique acessível a todos os funcionários da empresa, sendo mais utilizado pelos seus executivos.
Porém, nada impede que você disponibilize para os demais funcionários da sua empresa se for de interesse estratégico.
No entanto, é recomendado deixar esses pontos bem claros na política de uso do cartão corporativo, além de realizar um controle de perto desses usuários, para que não ocorram prejuízos para a empresa.
Em caso de muitos funcionários que necessitem de cartão corporativo, pode ser ideal que cada um possua um cartão.
É interessante também criar um termo de responsabilidade de uso de cartão de crédito corporativo, principalmente em casos de viagens corporativas.
Nesse termo, o colaborador deve comprometer-se a cumprir as regras para utilização do cartão corporativo e zelar pela guarda do cartão e senha.
Alguns colaboradores não ficarão sempre com o cartão corporativo. Nesse caso, junto ao termo de responsabilidade, soma-se um termo de entrega de cartão de crédito corporativo.
Nesse caso, o colaborador confirma o recebimento do cartão e se compromete a devolver o cartão ao final da viagem junto ao relatório de despesas e notas fiscais, se for o caso.
Além de definir quem tem acesso ao cartão corporativo, deixe claro o que o colaborador deve fazer em caso de roubo, furto ou perda do cartão.
5. Defina o processo de prestação de contas
Além de regras sobre despesas, limites e usuários, é necessário formalizar o processo após os gastos com o cartão corporativo.
Na fatura, não é possível ter certeza de que as regras para utilização de cartão corporativo estão sendo cumpridas, devido ao pouco detalhamentos dos gastos.
Assim como no processo de reembolso de despesas, todas as despesas realizadas com o cartão corporativo devem ser justificadas com a apresentação de documentos fiscais.
Ou seja, para cada gasto realizado, o usuário deve apresentar um relatório de prestação de contas com todos os recibos e notas fiscais.
O processo de prestação de contas também varia conforme o negócio.
Por exemplo: algumas empresas pedem relatórios manuais de despesas com o cartão, onde elas são detalhadas.
Outras empresas, utilizam softwares de prestação de contas como o VExpenses, que possui conciliação bancária automática com cartão corporativo pré-pago – solução na qual se fornece um cartão corporativo com controle de despesas.
Na sua política de uso do cartão corporativo, considere também aspectos como:
- Periodicidade para relatórios de prestação de contas;
- Como eles devem ser feitos;
- Qual o formato;
- Para quem devem ser enviados e por qual meio.
6. Defina penalidades para o descumprimento das regras para utilização de cartão corporativo
Em sua política, aborde também o que deve ser feito e quais as penalidades para o descumprimento das regras para utilização de cartão corporativo.
Por exemplo:
- Quais as penalidades para despesas não permitidas? O funcionário deve reembolsar a empresa?
- Quais as penalidades para o uso indiscriminado do cartão corporativo?
Nessa etapa, você pode se informar com um assessor jurídico sobre quais são as medidas cabíveis para fraudes relacionadas ao uso indevido do cartão corporativo.
Na política de uso do cartão corporativo, também constarão detalhes como regras para envio de relatórios de prestação de contas.
Por exemplo, se o colaborador não enviar o relatório dentro do prazo, a penalidade não deve ser a mesma para um saque não permitido.
Por isso, não seja vago definindo uma penalidade única para o descumprimento das regras, já que são diversas e os graus de gravidade do descumprimento são diversos também.
7. Fiscalize
Para que as regras para utilização de cartão corporativo sejam cumpridas, você deve formalizar o documento com as regras e divulgá-lo para os usuários dos cartões.
No entanto, é sempre necessário fiscalizar para garantir o cumprimento das regras.
Por isso, não negligencie essa etapa, e esteja atento e monitorando as despesas realizadas com cartão corporativo.
Ficou com alguma dúvida sobre como criar regras para utilização de cartão corporativo na sua empresa? Deixe nos comentários que iremos te ajudar!
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