Em um negócio é fundamental acompanhar o faturamento e conferir se o montante das taxas cobradas pelas empresas de cartões de crédito e débito correspondem com o fluxo de caixa.
Por isso, para manter a saúde financeira das transações comerciais, é necessário que se faça a conciliação de cartões.
Muitas vezes, principalmente entre empreendedores iniciantes, taxas extras ou descontos podem passar despercebidos durante o fechamento do caixa.
O próprio empreendedor pode fazer a conferência para a manutenção do equilíbrio da empresa. Mas também é possível contar com a ajuda de um funcionário do setor de contabilidade ou usar a facilidade oferecida pelos aplicativos e ferramentas que automatizam o serviço.
O que é um conciliador de cartões?
A conciliação de cartões nada mais é do que a conferência de lucros e recebimentos dos cartões de crédito e débito, passando pelo saneamento de taxas cobradas em cima de cada transação.
Isso significa, na prática, fechar o caixa de maneira adequada, conferindo cada lançamento registrado pela máquina de cartões, também chamadas de adquirentes.
A conciliação pode ser feita com o auxílio de um conciliador de cartões. O conciliador costuma ser um software ou aplicativo específico para realizar o trabalho de conferências automáticas de taxas, levantando a receita de forma simples.
Seu objetivo é evitar repasses errados entre a operadora e os vendedores. Sendo assim, o sistema compara as informações de contrato e valores repassados e registra no software.
Importância da conciliação de cartões
Sem a conciliação, os erros podem não ficar visíveis de imediato, mas a longo prazo podem gerar mais problemas, como:
- Erros no fechamento de caixa;
- Problemas com a contabilidade;
- Gerar desconfiança sobre a competência e honestidade dos funcionários.
Desinformações correm o risco de passarem despercebidas pelo empreendedor, que ao se acumularem serão bastante prejudiciais ao faturamento total.
Por isso, é preciso analisar cada operação e promover a conciliação de recebíveis com as taxas totais, diante das taxas inseridas no lançamento.
A conciliação de vendas é um trabalho que exige extrema responsabilidade. Com atenção redobrada, devem ser feitas consultas diárias e sistemáticas aos portais dos adquirentes.
É possível, pelo site, baixar as informações sobre vendas anteriores e pagamentos recebidos. É um sistema complexo, que pode ser realizado manualmente, mas também de forma automatizada a partir de uma boa planilha de conciliação bancária.
Como é feita a conciliação de cartões
Para fazer a conciliação de cartões de uma maneira eficiente para o seu negócio, você pode seguir alguns passos e tornar o processo um pouco mais simples. Separamos, abaixo, um guia. Olha só!
1- Identifique as taxas cobradas
As taxas cobradas são diversas. Elas podem diferir de bandeira, de adquirente e até da máquina. Não há um valor fixo que reúna todas elas.
Por esse motivo, seu caixa pode apresentar valores diferentes de acordo com o tipo de recebimento, seja em vales, pagamentos parcelados ou feitos no débito.
Sabendo disso, você pode fazer um levantamento das diferentes taxas cobradas para já ter isso mapeado. Tal organização facilitará na hora de fazer a conciliação, te dando os valores finais corretos.
2- Organize os valores por data
Para ter um controle adequado e fácil, separe as contas de cartão que serão tratadas como pagamento à vista, parcelados ou feitos com vales.
Assim, você terá melhor noção para mapear as contas da empresa sem desequilibrar os recebimentos em dia.
3- Analise as taxas cobradas e o que foi previsto em contrato
Embora se presuma honestidade em uma transação comercial, é fundamental que sua empresa esteja ciente de todos os pormenores que envolvem as taxas cobradas pelas empresas.
A conciliação é uma segurança para o empreendedor ter certeza se está ganhando dinheiro ou não com seu negócio.
Deve-se evitar as discrepâncias que podem resultar em perdas financeiras.
4- Separe os lançamentos correspondentes a cada cartão
Quanto mais frequentes forem suas negociações e transações comerciais, mais complexo fica para acompanhar os lançamentos sem se confundir entre as bandeiras e empresas de cartão.
Sabendo disso, a melhor maneira de compreender o fluxo diário de caixa é separar os repasses e as transferências, de modo que o extrato bancário se torne menos complexo e sua leitura seja de fácil entendimento.
5- Observe e refaça as contas caso encontre erros de operação
A partir da conciliação também é possível concluir se houve erros de operação durante as vendas do mês.
Em todas as empresas pode haver casos de falha humana, como venda em duplicidade ou cancelamento imprevisto na hora de passar o cartão pela máquina. Pequenos erros podem passar despercebidos durante a contabilidade, porém, poderão fazer a diferença ao final do somatório de um levantamento maior.
Além de um desequilíbrio nas contas, um erro não contabilizado pode ainda gerar o prejuízo de um ajuste de contas com algum cliente, prejudicado ou até mesmo gerando um processo contra sua empresa.
6- Insira os dados no sistema
Para fazer a conciliação, você deve estar com todos os dados em mãos, ou ao menos em fácil acesso.
Reserve um tempo do seu dia para se dedicar a essa tarefa e insira os dados com bastante atenção. É preciso registrar os valores de taxas, prazos, recebimentos, modalidade de cartão, parcelas, entre outros fatores.
Também é preciso catalogar a bandeira do cartão, a máquina adquirente, data da venda e quaisquer outras informações importantes referentes aos repasses, pois a partir dessas informações é que será determinado o controle.
Agora que você já sabe o que é e como fazer a conciliação de cartões, que tal continuar aprendendo sobre gestão financeira? Confira tudo sobre o assunto em nosso artigo “Sistema de Gestão Financeira: o que é, quais os benefícios e como aplicar na empresa”. Acesse!
