Segundo a Statista, o uso de softwares corporativos pelas empresas mais do que dobraram na década entre 2010 e 2020. Só em 2021, as despesas com assinatura de software corporativos somaram 605 bilhões de dólares no mundo todo.
Para 2022, espera-se que os gastos de TI com software empresarial apresentem um crescimento de 11% e cheguem a cerca de 672 bilhões de dólares.
Como você pôde perceber, as despesas de assinatura de software têm aumentado, ano após ano, seu impacto no orçamento das empresas e, por isso, é preciso monitorar esses gastos mais de perto para conseguir ter uma gestão de custos mais eficiente.
Se você quer melhorar seu monitoramento de despesas com assinatura de softwares, você precisa saber quais são as formas de aquisição de software e entender como contabilizar uma das principais delas: a assinatura de software.
Veja também dicas sobre como otimizar a gestão financeira de assinatura de software e outras despesas!
O que é aquisição de software?
A aquisição de software é basicamente a obtenção de um software, que pode ocorrer por meio do desenvolvimento ou obtenção de licenciamento – gratuito ou pago.
Existem vários tipos de licenciamento de software – que é um tipo de contrato entre o fabricante e a pessoa/empresa que utilizará, a fim de proteger os direitos autorais do proprietário e garantir as funcionalidades contratadas.
Os principais tipos de licenciamento são:
- Licença para aquisição perpétua (ganho de direito de uso vitalício);
- Licença para software livre (licença mais ampla para instalações e modificações de funcionalidades e distribuições);
- Licença open source (permissão para uso, sem necessidade de arcar com custos de desenvolvimento);
- Licença para uso temporário (direito de uso por tempo limitado, conforme acordado na assinatura, armazenado em máquinas);
- Licença para aluguel (semelhante à de uso temporário, mas nesse caso, o software fica na nuvem e paga-se uma taxa fixa);
- Licença para SaaS (semelhante à de aluguel, mas paga-se conforme a quantidade de usuários ou recursos contratados).
É possível também obter softwares gratuitos. Nesse caso, há um licenciamento sem custos.
O SaaS é um dos tipos de assinatura de software mais comuns nas empresas, sendo bastante vantajoso. Nessa modalidade de aquisição, o software funciona como um serviço e paga-se taxas proporcionais às funcionalidades utilizadas, número de usuários ou outras métricas conforme o contexto.
O VExpenses, por exemplo, é uma plataforma de gestão de despesas e cartões corporativos, na qual a assinatura de software é feita pelo usuário conforme os planos disponíveis, e a plataforma fica responsável por manutenções, atualizações, disponibilidade e segurança dos dados.
Alguns outros exemplos comuns de software por assinatura são Netflix, Drive, Dropbox, softwares de CRM e ferramentas de email marketing.
A assinatura de software gera diversas vantagens em relação ao desenvolvimento, como: economia ao pagar apenas pelo que é utilizado, personalização, segurança, investimento inicial pequeno e suporte.
Como classificar despesas com assinatura de softwares?
A assinatura de softwares é classificada no elemento 40 – Serviços de tecnologia da informação e comunicação – pessoa jurídica, conforme a alteração da Portaria Interministerial nº 163/2001 pela Portaria Conjunta STN/SOF nº 2/2017.
Também faz parte dessa classificação: desenvolvimento e manutenção de softwares, serviços relacionados à computação em nuvem, capacitação em tecnologia da informação e comunicação, conteúdo de web e outros.
A assinatura de software também é classificada como despesa corrente, que é quando não impacta diretamente na formação ou aquisição de bens de capitais. Diferente do desenvolvimento de software, que é classificado como despesa de capital, já que faz parte do ativo intangível.
Como contabilizar assinatura de software?
A contabilização varia conforme é uma assinatura de software ou a liquidação da despesa com o desenvolvimento de software.
Isto porque o software desenvolvido representará um aumento do ativo intangível, sendo um investimento que contribui diretamente para a formação de bem de capital.
No caso da assinatura de software, o efeito patrimonial é diminutivo, já que a assinatura de software é uma despesa de serviço que não incrementa o patrimônio diretamente.
Assim, a assinatura de software, que é despesa corrente, deve ser contabilizada da seguinte forma:
No ativo:
D – ativo / variação patrimonial diminutiva / serviços / locações
No passivo:
C – passivo / fornecedores e contas a pagar a curto prazo
Como otimizar a gestão financeira de despesas de assinatura de softwares na prática?
A gestão de custos de TI apresenta grandes desafios, como a dispersão de assinatura de softwares por departamentos e a dificuldade em provar o retorno em TI.
Veja algumas dicas para otimizar a gestão financeira de assinatura de software e outras despesas da gestão em TI.
1. Faça um inventário de assinatura de software
O inventário de licenças ativas permitirá identificar possíveis ociosidades e assinatura de softwares que não são mais utilizados.
Com isso, há a possibilidade de redução de custos de TI sem perder em qualidade.
Nesse inventário considere também detalhes sobre a assinatura de software, como finalidade, recursos, data da expiração e outros dados que forem pertinentes para evitar desperdício financeiro.
2. Adote centros de custos
Centro de custo é uma forma de divisão interna que cria unidades independentes em relação à apuração de despesas e receitas. Essa divisão associa custos e pagamentos a cada um dos projetos, departamentos da empresa ou filiais da companhia.
Na gestão financeira de assinatura de software, é interessante considerar os departamentos da empresa ou projetos como centros de custos.
Assim, é possível ter maior transparência dos custos de assinatura de software e outras despesas conforme o departamento ou projeto.
A transparência nos gastos é essencial para maior controle financeiro e otimização de recursos.
3. Use uma ferramenta de gestão financeira
O uso de ferramenta de gestão financeira permite automatização de tarefas, maior controle financeiro e transparência nos custos de TI. Também abrange dashboards e relatórios gerenciais sobre as despesas.
Na gestão de assinatura de software e outras despesas de TI é importante contar com uma ferramenta que já faça a atribuição de despesas por centros de custos.
Assim, o levantamento de custos e indicadores de TI fica mais preciso e ganha-se tempo para realizar análises mais aprofundadas na gestão financeira.
4. Use cartão corporativo nos pagamentos
O uso de cartão corporativo traz vantagens diversas para a gestão financeira, não só de software por assinatura.
O cartão PJ pré-pago, por exemplo, permite agendar pagamentos recorrentes de assinatura de software, além de contar a função de teto de gastos.
É um meio de pagamento corporativo interessante para a gestão financeira por centro de custos como indicamos. Alguns dos benefícios são:
- Facilita a divisão de despesas por centros de custos, sendo possível utilizar um cartão pré-pago para cada centro de custo (departamento ou projeto) com saldo referente ao orçamento pré-aprovado;
- Promove maior controle de custos com a centralização de gastos de assinatura de software e outras despesas do departamento/projeto em uma mesma fatura;
- Maior controle sobre os custos orçados e realizados em departamentos e projetos.
Com a adoção de um cartão PJ pré-pago por departamento, por exemplo, fica muito mais fácil a identificação da origem das despesas em tempo real – minimizando gastos fantasmas comuns quando há um mesmo cartão corporativo para diversos departamentos.
Por funcionar também como teto de gastos, um cartão PJ pré-pago também evita estouro de orçamento.
Quando o cartão PJ pré-pago é integrado à plataforma de gestão financeira, os benefícios são ainda maiores.
Nesse caso, a conciliação de despesas é automática. Ou seja, quando uma despesa é realizada no cartão PJ pré-pago, ela já é automaticamente atribuída ao respectivo centro de custo na plataforma de gestão financeira.
Conforme as despesas são atribuídas automaticamente ao seu centro de custos, o fechamento de mês do financeiro também é facilitado.
Essa modalidade de pagamento também melhora a autonomia dos departamentos, que possuem maior liberdade para gerir seu orçamento disponível, reduzindo pedidos de aprovação ao financeiro para cada investimento/pagamento.
Assim, a gestão de despesas e prestação de contas, não só de assinatura de software, torna-se muito mais prática – com ganho de tempo para o financeiro e os demais departamentos. Para entender melhor sobre o funcionamento dos cartões pré-pago, acesse o guia: tudo sobre cartão pré-pago.
