Segundo o levantamento de dados feito pela Track Resources, 8% das licenças de software são usadas apenas uma vez por mês, e de 20% a 40% do financiamento de tecnologia corporativa é gasto fora do alcance de TI.
Apesar dos desafios enfrentados pela gestão de custos em TI, otimizar essa gestão nem sempre precisa ser uma missão impossível.
Se você quer aprender como tornar sua gestão de custos em TI em um processo eficaz, acompanhe nosso artigo até o final e confira 5 dicas práticas para otimizá-la!
Quais são os objetivos da gestão de custos em TI?
O passo zero para conseguir otimizar a gestão de custos em TI é entender seus objetivos. Afinal, para poder otimizar um processo, primeiro é preciso conhecer onde se quer chegar, para então ser possível pensar os caminhos alternativos para se chegar ao destino.
A gestão de custos em TI tem como objetivos planejar, analisar e controlar os custos de TI.
Assim, uma gestão de custos em TI eficaz gera benefícios como:
- Transparência das despesas de TI;
- Otimização do uso de orçamento;
- Melhor eficiência na gestão de TI;
- Maior controle financeiro;
- Melhor alinhamento estratégico entre o setor de TI e demais departamentos;
- Tomada de decisão orientada a dados;
- Redução de custos de TI.
Assim, a gestão de custos em TI permite identificar ociosidades e recursos mal utilizados, possibilidades de redução de gastos e otimização da gestão de TI e financeira.
É importante que a gestão de custos em TI seja constante.
São atividades essenciais da gestão de custos em TI:
- Planejar e projetar custos;
- Controlar orçamentos;
- Controlar gastos realizados;
- Prestação de contas.
Quais os custos que envolvem uma estrutura de TI?
A gestão de custos em TI deve considerar todos os custos associados à infraestrutura de TI e ao departamento de TI em si, além dos custos de sistemas de informações de outros departamentos.
Alguns exemplos de custos de TI são:
- Gastos relacionados à infraestrutura de TI;
- Servidores;
- Armazenamento (sistemas data center);
- Largura da banda;
- Licenças e softwares empresariais;
- Manutenções.
Veja mais detalhes sobre quais são os custos de TI, como gerir e mensurar o retorno da infraestrutura de TI!
Quais são os indicadores de TI?
Um dos desafios da gestão de TI é a mensuração de resultados, já que é uma área que influencia no trabalho das demais, mas muitas vezes é difícil tangibilizar esse impacto e provar valor.
Portanto, a gestão de custos em TI é importante para tornar os custos mais transparentes e aumentar a eficiência no uso de recursos de TI, impactando tanto os processos de trabalho quanto a gestão financeira.
É um desafio tangibilizar o impacto da TI no negócio, mas indicadores de TI podem ser utilizados para melhorar o desempenho da área e fornecer maior controle, e para que de fato, se extraia informações para análise de desempenho.
A definição e análise de indicadores depende do contexto do negócio, sendo necessário considerar a relevância dos indicadores para a realidade da empresa.
Alguns exemplos de indicadores de TI são:
- Custo de TI por departamento;
- Custo de TI por tipo (manutenções, licenças, infraestrutura, etc);
- Custos fixos e variáveis;
- Custo por ticket atendido;
- Tempo médio de atendimento;
- Tempo médio de reparo;
- Ticket churn (taxa de cancelamento de tickets);
- Índice de tickets reabertos;
- First call resolution (tickets resolvidos em primeiro contato);
- Tempo médio entre falhas de sistemas;
- Taxa de bugs críticos.
Como otimizar a gestão de custos em TI?
Confira dicas práticas para otimizar a gestão de custos em TI!
1. Inventário de ativos e licenças de softwares
Como os custos de TI envolvem outros departamentos, ativos e licenças de software podem estar dispersos pelo negócio e serem subutilizados.
Faça um inventário de ativos e licenças ativas, que permitirá identificar possíveis ociosidades e oportunidades de otimizar a gestão de custos em TI.
É interessante que essa análise seja feita de maneira periódica, no intuito de tornar mais eficiente a gestão de custos em TI.
No inventário de licenças de software, é interessante levantar detalhes como finalidade e data de expiração. Assim, com base nesses dados é possível analisar os custos de TI, bem como contratos e fornecedores.
2. Uso de ferramentas de gestão e monitoramento
Para manter atualizado o inventário de ativos e licenças de softwares e monitorá-los, ferramentas de gestão como SAM (software asset management) são excelentes aliadas.
Para otimizar a gestão de custos em TI, é necessário deixar de monitorar recursos individualmente e adotar uma postura de governança corporativa em TI. Ou seja, adotar um processo padronizado para basear a gestão dos custos de TI dentro da empresa.
O uso de ferramentas de gestão de serviços, no modelo SaaS, permite com que a empresa pague de acordo com os módulos que precisa. Essas ferramentas podem automatizar tarefas de monitoramento, além de unificar informações e tornar mais prática a gestão de recursos.
Os mesmos benefícios de automatização e praticidade também são gerados por ferramentas de gestão de despesas.
Para aplicar na gestão de custos em TI na sua empresa, você pode optar por ferramentas de gestão de despesas, como o VExpenses, que facilitam processos de prestação de contas e análise de custos com relatórios gerenciais automatizados, acompanhamento em tempo real, além de promover ganho de tempo para a equipe.
3. Revisão de contratos
Para otimizar a gestão de custos em TI, pode ser interessante revisar contratos e fornecedores conforme o monitoramento das despesas e o uso dos recursos.
A padronização e consolidação de fornecedores, serviços e plataformas também é interessante.
Quando os serviços são integrados em uma mesma plataforma ganha-se em controle e agilidade nos processos e também é possível obter descontos, promoções e outras vantagens que podem ser relevantes para a gestão de custos em TI.
4. Monitoramento e análise de custos
Faça, de fato, o monitoramento dos custos. Ou seja, não fique apenas nos planos, procure adotar ferramentas que irão facilitar esse processo para você.
Para te auxiliar neste controle, os cartões PJ são ótimas opções.
Um cartão PJ pré-pago te permite ajustar o teto de gastos de acordo com o orçamento e as necessidades que aparecerem. Assim, você garante que as despesas estarão sempre dentro do orçamento.
Além disso, quando o cartão PJ é pré-pago e também funciona como uma ferramenta de gestão — e não apenas como meio de pagamento, como os cartões comuns — é ainda mais vantajoso para sua gestão de custos em TI.
Existem soluções no mercado que disponibilizam cartões PJ pré-pagos nativamente integrados à plataforma de despesas e prestação de contas.
Com essas ferramentas, além de aumentar a transparência das despesas de TI — já que é possível fazer a atribuição de despesas a um departamento, projeto ou colaborador muito mais fácil no momento da prestação de contas —, também aumenta a segurança na gestão. Comentaremos mais sobre isso no próximo tópico.
Aliás, você também precisará de um processo bem consolidado para o monitoramento e a análise na gestão de custos em TI. Isto é, defina responsáveis pelo monitoramento e análises, modelos de relatórios e a periodicidade em que as atividades e relatórios devem ser realizados.
No acompanhamento de custos, não deixe de monitorar também custos relacionados a consertos e manutenções. Custos não frequentes tendem a passar despercebidos, gerando falta de previsibilidade financeira.
Conforme monitoramento e análises periódicos na gestão de custos em TI, é possível realizar projeções e orçamentos mais próximos da realidade e melhorar a previsibilidade na gestão de custos.
5. Otimização na gestão de pagamentos
Como comentamos anteriormente, uma das formas mais práticas de otimizar a gestão de custos em TI é melhorar a gestão de pagamentos em TI com o uso de um cartão PJ pré-pago, integrado nativamente a plataforma de gestão de despesas.
O uso de cartão PJ pré-pago promove uma série de benefícios para a gestão de custos em TI, que vão desde melhorar a autonomia em TI a fornecer indicadores de custos para as análises.
Um cartão PJ pré-pago permite agendar pagamentos recorrentes dos fornecedores de estrutura de TI, além de contar com a função de teto de gastos.
Entre os diversos benefícios do cartão PJ pré-pago para a gestão de custos em TI, estão:
- Otimiza o monitoramento de custos, com a centralização do controle de custos em TI, que ficam reunidos em uma mesma fatura;
- Promove maior controle sobre custos orçados x realizados para CTO e DevOps, principalmente se integrado nativamente a plataforma de gestão de despesas e prestação de contas;
- Facilita análises de custos de TI, pois com a integração à plataforma de despesas permite conciliação automática e acesso a dashboards gerenciais para a gestão de custos em TI;
- Melhora a autonomia do departamento de TI, que tem maior liberdade para gerir o orçamento disponível para o departamento de TI no pré-pago, sem precisar de aprovação do financeiro para cada investimento e pagamento de fornecedores;
Para entender melhor sobre o funcionamento de cartões pré-pago, acesse o guia: tudo sobre cartão pré-pago.
Confira também outras dicas sobre gestão de custo em TI no nosso artigo “Redução de custos de TI: como preservar a qualidade e segurança?”.
E se quiser ficar por dentro de mais dicas e novidades sobre como melhorar a gestão de custos, não deixe de assinar o Panorama Financeiro, a newsletter quinzenal do VExpenses!
