A infraestrutura de TI (tecnologia da informação) é um instrumento indispensável para a organização, gerenciamento e execução dos serviços prestados por esse setor dentro de uma empresa.
Dentre as principais despesas associadas à gestão e infraestrutura de TI encontram-se os treinamentos, o suporte, a atualização das tecnologias envolvidas e a segurança. Por isso, a má administração desses fatores pode provocar desde a indisponibilidade de softwares, até a falta de profissionais qualificados.
Além disso, um dos maiores desafios de qualquer CTO ou DevOps é tangibilizar os resultados da área, para assim, conseguir provar o valor do investimento em infraestrutura de TI. Porém, o uso de indicadores financeiros pode ser uma boa solução para esse problema.
Fizemos este artigo para te ajudar a melhorar o monitoramento das despesas de TI da sua empresa, e conseguir traduzir os resultados em indicadores financeiros. Acompanhe!
Quais os componentes da infraestrutura de TI?
Inicialmente, antes de entrar no processo de gerenciamento em si é importante entender com clareza o que é a infraestrutura de TI e o que a integra.
A infraestrutura de TI são os componentes de aspecto físico ou virtual que formam a estrutura tecnológica de uma empresa, possibilitando a execução de atividades como troca de informações entre diferentes áreas e colaboradores ou o compartilhamento de documentos.
Dessa forma, os principais elementos que integram essa infraestrutura são:
- Softwares;
- Sistemas operacionais;
- Gerenciamento de dados;
- Hardwares;
- Servidores de internet;
- Redes.
É a qualidade da estrutura de equipamentos e profissionais de TI quem dita o desempenho e integração da empresa, impactando diretamente no seu desenvolvimento e produtividade.
A seguir, veremos em mais detalhes quais custos envolvem a infraestrutura de TI que você precisa ficar atento.
Quais os custos que envolvem uma estrutura de TI?
Dentre os principais custos envolvidos com a estrutura de TI, encontram-se:
1. Infraestrutura
Assim como nos demais setores de uma organização, a infraestrutura é essencial. Isso inclui, máquinas atualizadas, ferramentas e a adequação do ambiente de trabalho para o suporte e manutenção das máquinas.
Dentre os principais benefícios de uma infraestrutura adequada, estão:
- Aumento da produtividade;
- Redução dos custos;
- Aumento da qualidade do serviço prestado.
2. Serviços
Além dos gastos com infraestrutura física, o setor de TI também carece de investimentos para operar as atividades virtuais, sendo a maior área de investimentos e gastos desse departamento.
Entre os principais tipos de serviços demandados, cabe citar:
- Servidores;
- Licenças;
- Armazenamento;
- Bandwidth (capacidade de transmissão);
- Infraestrutura tecnológica.
3. Manutenção
Uma demanda de custo comum para o setor de informática e tecnologia são as manutenções constantes em máquinas, equipamentos, servidores e outras ferramentas indispensáveis para a execução desse tipo de serviço.
Diante dessa necessidade constante, a empresa deve estar atenta ao controle de gastos com esse processo para não impactar a receita ou seus ativos.
Nesse sentido, é interessante investir sempre nas manutenções preventivas, respeitando os prazos e identificando problemas de maneira precoce, antes que danos maiores comprometam o funcionamento do sistema ou até do negócio.
4. Equipe
Além do suporte tecnológico e estrutural, é indispensável que o setor de tecnologia tenha um time experiente e capacitado para atender tanto às necessidades da empresa como do cliente.
Assim como os serviços, a equipe é um dos maiores gastos nesse setor, visto que cada colaborador recebe uma parcela da receita da empresa, com pagamentos de salários, capacitações e outros encargos relacionados à contratação de um funcionário de TI.
Como gerir os custos de TI e mensurar o retorno do investimento em infraestrutura?
No geral, a gestão financeira de TI inclui atividades comuns à gestão financeira de qualquer departamento, como controle de orçamentos x realizado, planejamentos, projeções, etc.
Porém, como se trata de uma área onde muitas vezes é difícil tangibilizar resultados, esse desafio costuma ser grande.
Por esse motivo, contar com soluções financeiras que permitam centralizar e controlar os custos de forma assertiva – como por exemplo um cartão PJ -, viabiliza o uso de indicadores e faz com que a gestão financeira de TI seja mais eficaz. E o mais importante, consiga provar o valor do investimento em TI à toda empresa.
Atualmente, existem no mercado, algumas soluções em cartões corporativos, como o Cartão VExpenses, que é nativamente integrado à plataforma de gestão de despesas e prestação de contas. Essa integração é responsável por facilitar o acompanhamento dos gastos em tempo real, e ainda descomplicar a conciliação de despesas – que ocorre de forma automatizada.
Dessa forma, usando ferramentas de controle financeiro que possibilitem uma gestão mais orientada a dados, como ocorre com o uso do Cartão VExpenses, você poderá fazer uma administração mais analítica e eficiente.
Confira a seguir algumas dicas de como gerir os custos de TI e quantificar os investimentos necessários para obter os retornos esperados desse setor.
1. Faça previsões anuais de investimento e controle de gastos
Segundo o Centro de Tecnologia de Informação Aplicada da Escola de Administração de Empresas de São Paulo (FGV-EAESP), os gastos com TI atingem cerca de 8% das receitas das empresas em todo o país.
Diante dessa realidade, uma das formas de gerir os custos de TI é trabalhar com a elaboração de planos.
Assim, realizar o planejamento anual dos custos demandados por esse setor no que diz respeito a equipamentos, manutenção e recursos, permite a previsibilidade e organização dos gastos, exigindo menos do orçamento.
2. Utilize um cartão corporativo
Além da previsão anual de investimento, a empresa deve planejar os gastos e manter o controle sobre as despesas e demandas do setor, buscando reduzir os dispêndios e salvaguardar os lucros.
Conforme comentamos anteriormente, utilizar um cartão corporativo pode ser a forma mais inteligente de controlar os gastos do setor.
O cartão corporativo, também conhecido como cartão PJ, centraliza todos os gastos em um único lugar e, assim, melhora o monitoramento e cálculo dos indicadores financeiros aplicados à TI.
Além disso, contar com recursos como um cartão PJ pré-pago, garante mais autonomia de atuação para o setor de tecnologia da informação da sua empresa. Como esses cartões costumam ser atribuídos aos gastos de um departamento específico da empresa, eles permitem que a aquisição dos serviços e a realização das despesas necessárias para o trabalho ocorra de forma mais facilitada, sem precisar passar por longos processos de compras que acabam atrasando os projetos da empresa.
Além disso, por meio desse recurso, tanto os gestores de departamentos, quanto o próprio financeiro conseguem manter o controle dos gastos mais facilmente, classificá-los nas contas contábeis corretas, fazer conferência de orçado x realizado, liberar ou bloquear saldo com facilidade, garantindo um fechamento de mês mais rápido e seguro.
No geral, as vantagens do uso de um cartão PJ para financiar os gastos de TI são:
- Gerar autonomia para o departamento, que deixa de contar com barreiras financeiras de pagamento para conseguir realizar suas atividades;
- Mais e melhor controle dos gastos/custos para o CTO e o DevOps, fazendo controle do orçado x realizado em tempo real;
- Melhorar o controle dos gastos por departamento para o financeiro da empresa;
- Facilitar a conciliação contábil;
- Agendamento de pagamentos recorrentes.
3. Tenha uma governança de TI
A governança de TI é um conjunto de diretrizes, habilidades e competências assumidas tanto pelos gestores quanto pela própria equipe de TI para guiar as ações da instituição, controlando processos, recursos demandados e garantindo a segurança das informações.
Dessa forma, a união entre equipes busca garantir o bom uso da tecnologia da informação na empresa, alinhando normas e funcionamento à visão e às metas da organização. Dentre os principais objetivos da governança de TI, estão:
- Controlar os processos internos;
- Garantir a segurança das informações;
- Otimizar a aplicação de recursos.
Logo, as prioridades de investimento são determinadas por colaboradores e administradores, alinhando-os aos objetivos e estratégias do negócio.
4. Identifique falhas operacionais
Além de supervisionar e controlar gastos, o monitoramento correto e constante dos serviços deve ser feito para identificar as principais falhas operacionais relacionadas às despesas elevadas e à redução dos lucros da instituição.
Dessa forma, garantir o correto funcionamento dos setores e o alinhamento das práticas e metas permite reduzir os possíveis prejuízos.
Além disso, as falhas em tecnologia também podem atrasar projetos, reduzir a produtividade e a qualidade dos serviços e produtos oferecidos ao cliente, ressaltando a importância das manutenções preventivas.
5. Opte por tecnologias que otimizam processos
Para além das funções de supervisão e controle exercidas por membros da própria empresa, a busca por tecnologias e inovações que contribuam com o desenvolvimento das atividades operacionais e melhorem a produtividade dos colaboradores é essencial.
Um dos exemplos de métodos de otimização mais eficazes, é a adoção de um sistema ERP (Enterprise Resource Planning).
Trata-se de uma ferramenta que permite que o seu negócio cresça, se mantenha estável ou ainda que você realize novos investimentos, através da otimização dos processos dentro da sua empresa.
Dessa forma, o setor de TI estará intimamente conectado com o ERP, tanto na escolha, implantação e configuração do sistema de otimização, como no suporte à geração de algumas análises, no controle de gastos e relatórios de outros setores, ajudando-os a obter os melhores resultados.
Agora que você já conhece as melhores formas de mensurar e controlar as despesas de infraestrutura de TI, que tal saber um pouco mais sobre como o Cartão VExpenses pode ajudar a melhorar os processos financeiros da sua empresa?
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